南京大学财务报销基本业务介绍

南京大学财务报销基本业务介绍财务处2013年10月25日一、财务报销票据的有关要求

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教学及科研活动中发生的支出应按照政策相符性、与教学科研任务相关性及经济合理性的原则，取得真实、合法的报销凭证进行财务报销。1、合理性：发票或收据上的付款单位、客户名称或交款人必须注明“南京大学”，其他要素如票据开具日期、内容及其数量、单价、金额、开票人签字等齐全；金额大小写应相符；发票上的内容一律不得涂改。2、合法性：要求“两章”齐全：即发票上应有税务局的发票监制章和开具单位的财务（或发票）专用章；收据上应有财政部门收据监制章和开具单位的财务专用章。

3、真实性：发票或收据开具内容与实际经济业务一致并与开票单位的经营范围相符；开票单位与付款单位相一致；开票单位与合同或协议上列明的单位一致。不得虚构经济业务或通过违规、违法手段取得票据或使用假发票套取现金。

二、财务报销手续的基本要求：

1、各类财务报销业务严格执行“三字一章”制度，即经手人、验收（证明）人、审批人签字，加盖单位公章；所有人（含经费审批人）签字必须以亲笔签名为准，不得使用签名章代替。2、对票据报销的时间要求：所有财务事项的报销应在经济业务发生或票据开具之日起一年内办理，超过一年的不予报销。

3、预借款项必须办理借款手续，根据实际用途填写借款凭据，借款金额、借款事由、借款时间及借款人等信息齐全。借款人应在规定报销时间内冲账报销，报销票据内容应与借款事由一致。借款人必须是校内在编或经身份认证的非编教职工或研究生。

4、网上购买物品的，除提供正式发票外还须附上商品发货单或购物清单。5、不论乘坐国内还是国际航班，报销时均须提供机票与登机牌原件。

6、各类项目经费支出必须严格按照项目预算或计划书规定的支出项目、范围和标准使用经费；不得违反规定自行调整预算。

7、按照国家现金管理条例规定，单位之间发生的经济业务结算起点金额在1000元以上，应当通过银行办理转帐结算，不得支付现金。根据目前的实际情况，特做如下规定：1000元以上付款，如不能通过银行转帐支付的，需通过银行POS机刷卡支付或网上银行支付，报销时提供刷卡记录单或银行支付凭据。提供刷卡记录单或银行支付凭据的零星购物、住宿、餐饮等业务事项金额在5000元以下的，可以直接办理报销手续；5000-10000元的，需财务处会计核算科科长签字；10000-20000元的，需财务处处长签字；20000元以上的须各业务分管校领导签字。银行转账支付时，收款单位名称、账号等信息必须与所提供发票上的信息一致。

凡在校内办理的各项经济业务，原则上实行校内转账，不得支付现金。

8、票据遗失的情况处理：①从外单位取得的发票或收据如有遗失，应当取得原票据记账联复印件，加盖开票单位财务或发票专用章并由教师本人注明“发票遗失，保证不重复报销否则责任自负”，经本单位批准后，才能作为报销凭证。②火车票、汽车票遗失需写情况说明，注明车次、卧铺等级、票价等事项，单位财务一支笔签字并加盖单位公章可予以报销。③飞机票遗失需写情况说明，取得售票单位出具的购票证明，单位财务一支笔签字并加盖单位公章，经财务处长签字后报销。

三、财务报销基本业务介绍

1、国内差旅费

●报销差旅费时，应按规定填写《出差旅费报销表》和《车船费详细记录表》，各要素填写齐全、完整。

●办理差旅费借款2万元以上，须财务处核算科科长签字，5万元以上须提交差旅费预算，财务处处长签字。

●学生出差原则上只能报销硬座车票，如因科研工作需要代替教师出差的，须导师注明“同意学生享受教师待遇”，方可按照教师待遇办理报销。

●住宿费标准：教授及相当职务人员：标准间或300元/人·天；处级、副教授及以下人员：两人一

个标准间或200/人·天；参加会议并由会议统一安排住宿的，原则上可凭票据实报销。

●乘坐飞机的规定：原则上从严控制，出差路途较远或出差任务紧急的，须书面说明情况，单位领导批准方可乘坐，副教授以下使用财政资金报销的，须财务处核算科科长审批。

●出差人员一般不得租赁车辆出差。如遇出差任务紧急且交通不便、路途较短的，须书面说明情况，经批准方可租赁车辆，须与出差旅费一并报销。

●具有野外工作性质的专业在外埠进行野外实习、工作、考察的，须提供野外津贴申请，根据野外实际工作天数发放伙食补助费。

●具体政策以国家和学校差旅费管理办法及补充规定为准。

2、市内交通费

●市内交通费要求全部在网上预约报账，需将小票横向粘贴在专用的票据粘贴单(A4复印纸的二分之一)上，排列顺序要与所列支出明细一致。●月票（50元定额）充值发票一般不予报销。●外地的交通费原则上不予单独报销，须与出差旅费一同报销。

●同一出租车号且时间连续明显不合常理的出租车票不予报销且予以收缴。3、国际旅费

●出国前须办理出国任务批件，出国目的地、天数、费用承担方式及经费来源渠道等应与批件一致，持因私护照不得报销出国费用。

●机票购买：因公出国人员在国内（外）购买国际机票，应凭售票单位出具的航空旅客运输行程单（发票）及登机牌办理报销手续；在国内购买国际机票，应以转账支票结算，

刷卡支付的应提供付款依据。

●借款：先到国际合作与交流处办理《出国用汇申请书》，再到财务处综合科核算外汇，再凭借

款单及《出国用汇申请书》办理借款手续。

●核销：出国回来后携带相关票据到国际合作与交流处办理《出国用汇核销单》，到财务处综合科核算外汇后办理报销手续。

●组团方式出国：参加上级单位组团出国的，凭上级单位相关通知函件办理付款手续；因特殊情况须通过旅行社组团出国的，应出具与旅行社签订的合同、预算（费用）明细，经国际处审核签字后办理借款或报销手续。

●出国人员费用报销标准按照国家和学校临时出国人员费用开支标准和管理办法执行。

4、租赁费

●租车费

租车费报销分以下几种情况：（1）市内租车：须提供出租方单位出具的费用清单，办理转账或付款手续；（2）去外地（含当地）租车：须填写《出差旅费报销表》，列明出差人员、地点、事由等信息，并附上出租单位或个人出具的费用清单或合同（金额超过两万元），与出差其他费用一并进行报销。（一事一报）

（3）去外地租车当天来回：须书写租车情况说明，包括出差人员、地点、事由等信息，并附租车费用报销清单。

（4）会议租车：须凭发票及租车费用清单与会议费用一并办理报销手续。（5）校外产学研平台、研究院等发生的交通用车：报销时须提供租车发票及费用清单。

●设备租赁费报销时须根据项目预算，提供设备租赁发票及租赁合同。

5、会议费

●在举办会议之前应做好会议预算，列明会议基本情况及会议经费来源（包括会务费收入），根据不同经费由相关管理部门和财务部门审批。●收取会务费收入的，应开具合法票据专户核算，实行收支两条线管理，不允许坐支现金。●会议不得在高档酒店、度假村、会所等举办，不得发放礼品及组织旅游、考察等活动。

●借款须带审批后的会议预算复印件办理。

●支出须与预算及不同经费管理规定相符合。

●会议结束后须及时进行会议决算。国际会议预算及决算均须经国际交流合作处审批。●会议费须一次性集中报销，不得分次拆零报销。

6、业务招待费、礼品费：●横向经费在一定额度（20%）内开支（与改善工作条件及汽油费额度打通使用）。●纵向经费一般不予列支，但有间接费用的按照学校间接费用管理办法及其实施细则执行。院系单位业务招待费在单位特支费专户中列支，捐赠经费应根据经费使用方向按照捐赠协议执行。●高档烟酒和贵重礼品及娱乐场所发票不予报销。●严格控制各类商业预付卡、购物卡的购买。●外事接待费须经国际合作与交流处审核后报销。

7、劳务费和专家咨询费。

●劳务费、专家咨询费支出均须填写专用申领表，包括姓名、工作单位、职称职务、身份证（护照）号、工作时间、发放事由等，本人签收或发至本人银行账户，不得由他人代签，并依法缴纳个人所得税。（专项经费须提供身份证或护照复印件）。

●科研经费支付劳务费（助研费除外）须科技处审批，专项经费须各经费管理部门审批。

●专家咨询费支付标准严格按相关经费管理办法执行。一般分为会议和通讯两种形式。也包括其他咨询方式。

●专家咨询费不得支付给参与项目研究及课题管理的相关人员。

8、助研费

●助研费自2011年3月全部实行网上自助发放。

●支付渠道主要是横向科研、纵向科研、教学经费及某些专项经费等。

●标准：横向经费取消上限，每人每月超过1万元，须报研究生院、科技处审批；纵向科研根据项目预算执行，实行总额控制；教学经费硕士每月≤800元，博士≤

1500元。

●网上自助发放须注意：每人每月只能发放一次，不能预发，不能跨年度发放。

9、论文答辩费

●论文答辩费是支付给参与论文评阅的校内外老师的劳务性费用，应按规定缴纳个人所得税。

●存在误区：有部分研究生认为论文答辩费是以其名义领取的，财务处不应该扣税。

●支付标准：硕士≤1100元，博士≤

4500元。

●支付渠道：教学经费、横向科研经费、纵向科研间接费用。由于该费用开支与科研工作缺乏一定的相关性，因此，不允许从纵向科研经费或专项经费支付。

10、维修费●仪器设备维修：金额较大的需提供维修清单。维修金额超过2万元，须附维修合同。维修更换配件如只有发票须做简要说明，不需要做固定资产增值。●公用房装修改造：（1）立项：需填写《南京大学公用房装修审批与竣工验收表》并审批；签订合同；单项合同预算10万元以上的装修项目，需由招标办组织招投标。（2）借款：须凭相关部门审批的《南京大学公用房装修审批与竣工验收表》及合同复印件（财务人员在合同原件上登记）办理借款手续。（3）装修项目预付款总额不得超过合同总价的60%，余款待工程决算后按合同执行。

（4）竣工验收：由相关部门组织验收，装修决算金额5万元以上（含5万元）的，须按规定送审计处审计。

（5）报销：凭装修（或维修）工程发票（须房产处综合科科长签字）、工程决算、《南京大学公用房装修审批与竣工验收表》及合同原件办理报销手续。决算金额在5万元以上的，须同时提供审计报告。（6）质保金：如合同规定有质保金的，报销时须根据质保金金额填写一式三联的《校内经费转单》，财务人员做暂存账务处理。待质保期满无质量问题时，由装修（或维修）单位出具质保金支付申请，并附《校内经费转账单》二、三联办理余款支付手续。

11、固定资产购置

●家具类：单价在500元及以上须办理固定资产入账手续；通过招投标购置的大宗办公家具等（批量总价5万元及以上）应按规定全部作为固定资产入账。

●通用设备单价超过1000元（专用设备单位价值在1500元以上），须办理固定资产建账手续。

●购置单价5万元以上的设备须进行可行性论证。

●购置2万元以上的设备须通过国资处签订合同，购置国产设备还须办理退税手续。

●购置单价1万元以上的软件须进行可行性论证，单价800元以上（含800元）的计算机软件，需在国资处办理软件资产验收手续。

12、两用物资的购置

●两用物资指既可用于教学、科研、行政等公用又可用于私人、家庭生活的物资。

●凡购买冰箱、彩电、洗衣机、相机等两用物资须写书面报告，注明用途、经费来源等，纵向科研须有项目预算，经财务处长审批后办理报销手续。

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