中国石化零售信息系统项目润滑油业务标准汇编(完整版)资料

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中国石化零售信息系统项目润滑油业务标准汇编（完整版）资料(可以直接使用，可编辑优秀版资料，欢迎下载）天马行空官方博客：；QQ:1318241189；QQ群：175569632中国石化零售管理系统项目润滑油业务标准（第2．0版）编制单位：中国石化股份油品销售事业部石化盈科信息技术有限责任公司2021年1月

审定签字页《中国石化零售管理系统项目加油站润滑油业务标准V2.0》经省市专家审定，基本覆盖当前加油站日常经营业务，符合当前加油站润滑油日常管理需要，作为中国石化零售管理系统项目一期电子账表册系统设计的依据，随零售业务的发展深入，可在此基础上进行调整。审定专家签字：专家姓名单位签字确认栏目录1前言 51.1 编写目的 51.2 标准化意义 51.3 标准化过程 51.4 最终文档 52加油站账表说明 52.1加油站账表内容 52.2加油站账表人员 62.3加油站账表流程 6 6 83账表模版的标准化 103.1加油站基础账表 10润滑油进货申请表 10润滑油进货验收单 12 13 15 17 18 204账表管理的标准化 224.1班交接 224.2日结 234.3月盘点 254.4冲销 274.5审核 285数据采集的标准化 285.1数据采集的内容 285.2数据采集的时点 295.3数据采集的精度 295.4数据采集的方式 296润滑油管理报表的标准化 306.1站级管理报表 30 30

1前言编写目的中石化成品油零售管理系统润滑油业务标准根据前期需求调查情况及内容编写，其目的主要包括：统一中石化加油站润滑油业务流程。规范加油站账表册填写规范及运算逻辑，制定特殊业务的账表处理标准。梳理加油站润滑油管理流程，明确及规范岗位责任及职能规范加油站润滑油业务数据采集内容及方式。标准化意义为满足中石化在营加油站账表册电子化管理的需要，建立统一的电子账表册管理信息系统，实现加油站数据统一采集、汇总与分析，我们对部分账表格式进行了修改，对加油站润滑油业务流程进行了规范，形成了《中国石化零售管理系统项目润滑油业务标准》。《中国石化零售管理系统项目润滑油业务标准》是零售管理系统项目的重要依据，也是零售业务管理规范化和信息化的基础保证；零售管理系统项目的建设可减轻加油站人员工作强度，提高加油站管理水平，提升中石化零售的整体竞争力。标准化过程最终文档文档名称： 中国石化零售管理系统项目润滑油业务标准版本号：Version2.02加油站账表说明2.1加油站账表内容通过对各省零售业务模式和账务处理的差异性分析，标准化后的加油站账表册内容如下所示：《润滑油进货申请表》：每月请求补货时填写，发生临时补货申请时也需要填写，填写加油站的润滑油进货需求。《润滑油进货验收单》：记录加油站进货验收情况，发生进货时填写。《加油站润滑油交接班表》：记录加油站润滑油班交接情况，发生班结交时填写。《加油站润滑油销售日报表》：记录加油站润滑油每日销售情况，日结完成后填写。《加油站润滑油库存商品明细分类账》：记录加油站的润滑油商品库存情况，每日日结完成后填写。《加油站润滑油盘点月报表》：记录加油站润滑油的月盘点情况，每月月结完成后填写。《加油站润滑油附属品业务进销存台账》：记录加油站润滑油附属品业务的进货、销售、库存等情况，发生附属品业务时填写。2.2加油站账表人员加油站按实际情况可设置:站长、记账员、领班、安全员（设备管理员）、油料管理员（计量员）、开票员（收银员）、加油员、便利店售货员（兼润滑油管理员）等8个岗位。与加油站账表相关的工作人员有：站长、记账员、领班、计量员、开票员（收银员），其主要职责如下所示：站长：审核加油站账表册数据的准确性，监督管理加油站的日常运营。记账员：现金、票证的结算工作做到日清月结，及时填报各种报表，及时解交现金；正确反映商品流转情况，做到账账相符、账实相符；及时如实填制有关账、表、单。领班：负责本班台账管理工作，带领本班员工，做好交接班。油料管理员（计量员）：收油前，查验油品数量、牌号、质量，核对进油凭证；按计量操作规程进行测量、计算，做好数据记录，及时如实填制相关账、表、单；按规定每日对站内油品进行计量，每月进行实物盘点，并对非正常盈亏要做出原因分析。开票员（收银员）：做好本班加油员上交的现金、票证及其他加油凭证的核对、汇总工作，核对其他商品的销售额，填制本班交接班记录。2.3加油站账表流程加油站基础业务流程.1要货（1）描述：加油站根据实际业务需要向管理部门提出要货申请，上级管理部门审核后安排发货。（2）流程：1、提出要货申请。2、零售管理部门审核批准。3、润滑油部门审核批准。4、润滑油部门安排发货。5、出于某种原因，不能完全按加油站需求安排发货时，上级管理部门可在审批时通知加油站调整要货申请，或只部分批准要货申请，也可在审批时直接追加审批发货数（追加数量或追加品种）。6、审批结束后，上级管理部门通知加油站做好接卸准备或者告知申请不批准。（3）特殊说明：要货申请分两种，月度进货申请和临时补货申请。月度进货申请在固定时间段内每月申报一次。临时补货申请是除月度进货申请外的进货需求。上级管理部门可根据管理需要分别就月度进货申请及临时补货申请限定或不限定申报频次、批量及商品送达期限等。.2进货验收（1）描述：货物进站时，加油站对送达商品进行现场验收，验收完成后填写《加油站润滑油进货验收单》。（2）流程：（3）特殊说明：零售管理系统按原发数量记账。.3油品销售（1）描述：加油站按照客户需求付油、收款并记录销售数据。（2）流程：（3）特殊说明：非站内零售指提货提点不在加油站的润滑油零售业务。.4月末盘点（1）描述：加油站每月末对本站库存进行盘点。（2）流程：（3）特殊说明：润滑油月末盘点表需要打印留存，所有参盘人员及站长必须签字。站级特殊业务处理流程.1整装散卖（1）说明：整装油，由于实际业务需要，开桶零售。有整装散卖情况的油品零售价格按KG维护，销售按KG入账。（2）账表处理过程：加油站润滑油销售日报表：整装油销售按KG入账。.2润滑油附属品业务（1）说明：润滑油附属品指ERP系统内没有库存账但与润滑油业务密切相关的物料。润滑油附属品可作为润滑油促销品赠送客户也可作为商品销售。管理层可根据实际业务需要确定哪些物料须作为润滑油附属品线上管理。（2）账表处理过程：单独建立此类物料的进销存管理台账，台账每日一张。润滑油附属品若作为润滑油促销品赠送客户，须详细记录赠送原因，管理层可方便的查询到；若作为商品销售，销售方式必须为现金或银行卡，在《加油站润滑油交接班表》、《加油站润滑油销售日报表》中单独体现。所有润滑油附属品的销售数据均不在SAP导入模板中体现。.3站间调拨（1）说明：指在加油站之间对油品进行调入调出操作，实现油品在站间的物料转移。站间移库，由上级部门统一安排，加油站接到内部移库的指令后，移出站和移入站按照公司相关规定进行移库操作。（2）账表处理过程：润滑油进货验收单调入站：正常填写“润滑油进货验收单”。加油站润滑油库存商品分类明细账、加油站润滑油班报、加油站润滑油月盘点表：调出站：在调出栏体现；调入站：在调入栏体现。.4站库回调（1）说明：由于实际业务需要，油站油品回调入库。站库回调，由上级部门统一安排，加油站接到内部移库的指令后，移出站及油库按照公司相关规定进行移库操作。（2）账表处理过程：加油站润滑油库存商品分类明细账、加油站润滑油班报、加油站润滑油月盘点表：调出站在调出栏体现。.5油品调节（1）说明：在散油罐底尚有少量存油的情况下向罐内注入新油，注入后罐内所有油品作为新油销售。此时需要将原油品的剩余账面库存调整为新油品库存。（2）账表处理过程：上级管理部门在油品调节发生时需求时在ERP和零管系统上维护相应的油品调节数据。交接班表、盘点月报表、加油站润滑油库存商品分类明细账：调节数自动采集。.6盘点损溢处理（1）说明：润滑油盘点出现损溢后，需要核销。（2）账表处理过程：加油站润滑油盘点后生成《加油站润滑油盘点月报表》。《加油站润滑油盘点月报表》经上级主管部门审核后由主管部门在零管系统里进行核销损溢操作，完成后再将损溢情况导入ERP系统。《加油站润滑油交接班报表》、《加油站润滑油库存商品明细分类账》、《加油站润滑油盘点月报表》：损溢核销自动取数。.7价格报批（1）说明：本流程用于处理低于规定零售价格的商品的销售价格，由润滑油管理部门批准后执行销售录入的流程（2）账表处理过程：当加油站根据实际业务需要，要以低于规定零售价格销售时，由加油站提出价格许可申请，列明客户、品种、数量、单价，并说明原因。由润滑油管理部门核准后，加油站可以在规定期限内对申报油品按核准数量一次性录入特价销售。.8非站内零售（1）说明：非站内零售指提货提点不在加油站的润滑油零售业务。（2）账表处理过程：非站内零售业务发生时，加油站需单独上报要货申请。管理部门审核批准后安排油库发货。加油站在零售管理系统里做验收操作时，根据收货类型判断非站内零售。非站内零售验收数自动原发数，无需手工输入。验收的同时生成销售数据，要求填入销售方式，及确定是否计入当班销售。该笔销售业务若由当班人员负责并收款，则计入当班销售，在交接班报表中体现；若该笔业务不是由当班人员负责，则不计入当班销售，交接班报表中不体现，只在销售日报表中体现该笔销售。3账表模版的标准化3.1加油站基础账表润滑油进货申请表说明单据用途：填写说明填写人员：站长进货申请类型：月度进货申请、临时补货申请加油站名称：提报申请的加油站名称申请时间：申请提报的时间需求时间：需要进货的时间油品编码：需要进货的油品编码油品名称：需要进货的油品名称单位：需要进货的油品计量单位数量：需要进货的油品的数量现有库存：加油站在提报进货申请时的系统账面库存送货方式：客户自提、送达到站、送达客户客户名称：送达客户名称客户地址：送达客户地址联络人：送达客户联络人联络：送达客户的联络备注：要货申请的备注信息核准数量：上级管理部门审核同意的数量备注：上级管理部门审核审核备注信息填报环节月度补货时填写临时补货时填写数据来源数据项来源备注进货申请类型选择录入月度进货申请或临时补货申请加油站名称系统中取数根据系统用户名判断申请时间取数当前系统时间需求日期选择录入不早于申请时间油品名称选择录入选择系统中维护过价格的油品油品编码选择录入选择系统中维护过价格的油品计量单位系统中取数与所选油品价格维护单位一致数量录入现有库存系统中取数在选择了油品后自动生成送货方式选择录入客户自提、送达到站、送达客户客户名称录入在送货方式为送达客户时填写收货单位地址录入在送货方式为送达客户时填写联络人录入在送货方式为送达客户时填写联络录入在送货方式为送达客户时填写备注录入核准数量录入上级管理部门核准的发货数备注录入润滑油进货验收单说明单据用途：填写说明填写人员：站长/计量员站名：加油站名称到站日期：到站时间：进货方式：油库发油站、油库发客户、炼厂发油站、炼厂发客户、站间调拨提货单号：出库单号（ERP物料移动凭证号）验收数量：实际验收收入的数量损溢（+/-）：与原发数量的差异数商品质量外观情况：填写外观质量问题损溢分析：损溢产生的原因填报环节：油站收货数据来源表名数据项来源备注加油站进货验收单进货方式选择录入对应的进货方式提货单号录入提货地点取数R/3承运单位取数R/3承运车号取数R/3物料编码取数R/3油品名称取数R/3计量单位取数R/3原发数量取数R/3验收数量录入损溢（＋/－）计算原发数量-验收数量商品外观质量检验情况录入损耗分析录入数据流转流程加油站进货验收时，系统自动连接ERP系统获取需要验收的品种、站名、原发数量、提货地点、承运单位、承运车号，显示在进油验收单中。由加油站收货人员，在系统内填写实收数量，质量外观情况，损耗分析情况。加油站润滑油交接班表说明单据用途：.1填写说明填写人员：此表由交班班长填写，接班班长进行复核站名：加油站名称班次：当班班次日期：接班日期，用阿拉伯数字填写交接栏的填写规范：物料编码：SAP中的油品代码油品名称：SAP中油品的简称。单位：销售单位（如KG、桶、听、袋等）合计销售数量：本班中该油品的销售数量合计现金销售数量：本班中该油品的现金销售数量合计银行卡销售数量：本班中该油品的银行卡销售数量合计预付货款销售数量：本班中该油品的预付货款销售数量合计应收货款销售数量：本班中该油品的应收货款销售数量合计实存数量：为本班次中的最后盘点实物数量备注：签字栏填写规范：交班班长、接班班长、收银员：必须是本人签字，本交接班表方有效.2填报环节加油站交班时填写，需要交接班的情况：正常班次交接盘点清罐油品调节价格调整.3数据来源数据项方式备注物料编码系统内取数油品名称系统内取数单位系统内取数与价格单位相同合计系统内取数现金＋银行卡＋预付货款＋应收货款现金系统内取数银行卡系统内取数预付货款系统内取数应收货款系统内取数实存数量录入实际盘点数量备注录入油品若为附属品备注自动填入附属品加油站润滑油销售日报表说明单据用途：.1填写说明填写人员：此表由交班班长填写，接班班长进行复核台头填写规范：站名：加油站名称年月日：加油站销售的日期内容填写规范：物料编码：润滑油物料编码（与SAP物料编码一致）油品名称：润滑油品名单位：润滑油的销售单位销售方式：润滑油的销售形式（如现金、银行卡等）销售数量：以销售单位为标准的销售数量（听、桶等）重量：以销售单位为标准的销售重量（KG）单价：润滑油零售价格，同种油品价格不一致时分行填写金额：保留两位小数，即保留到“分”收入明细汇总填写规范：1)销售收入现金销售金额小计：当日现金销售量*单价的金额银行卡销售金额小计：当日银行卡销售量×单价的金额预收货款销售金额：当日预收货款方式的销售金额，为当日实际发生量应收账款金额：当日赊销形成的应收账款小计合计：合计=现金销售金额小计+银行卡销售金额小计+预收货款销售金额+应收账款金额。2)现金收入现金销售金额小计：当日现金方式的销售收入收到预收款小计：当日收到的预收货款收到应收款小计：当日应收账款回笼数合计：当日加油站所有现金收入签字栏填写规范：制表人：由制表人签字复核人：由复核人签字站长：由站长签字.2填报环节加油站日结时填写。.3数据来源物料编码、油品名称、单位、销售方式、销售数量、重量、单价、金额取自销售单据录入中每种油品的相同付油类型、单价的汇总数。销售情况数据项方式备注物料编码系统内取数从系统内取数油品名称系统内取数从系统内取数单位系统内取数从系统内取数销售方式系统内取数销售数量取数/录入重量计算单价系统内取数金额系统内取数备注录入若有附属品销售则在对应油品的备注中自动填入附属品收入情况销售收入现金销售金额小计系统内取数交接班表的金额汇总银行卡销售金额小计系统内取数本表银行卡销售部分金额合计预收货款加油金额系统内取数交接班表的金额汇总应收货款加油金额系统内取数交接班表的金额汇总现金收入现金销售金额小计系统内取数交接班表的金额汇总，记入现金栏收到预收款小计系统内取数取加油站定点客户台账金额收到应收款小计系统内取数取加油站定点客户台账金额加油站润滑油库存商品明细分类台账说明单据用途：本台账用于记录加油站润滑油库存商品的具体情况，反映各加油站每个品种的数量增减、流向和损溢等动态情况，是加油站管理实物库存的依据。.1填写说明填写人员：计量员台头填写规范：油站名称：发生业务的加油站名称油品编码：对应油品种的编码。油品名称：本账目所记录的油品名称。单位：该油品的计量单位。表格项目填写规范：关于建账和初始化：每年新建一次账套，期初数根据上年度的年终盘点数确定，在表格的第一栏记录。日期：根据业务发生的时间填写日期。摘要：填写业务发生的类型的说明期初：账务初始化时填写进销付存：本日发生进油、当日付油及库存计量汇总填写，每日一笔核销损耗：发生核销损耗业务时填写站间移库：发生站间调拨业务时填写油品调节：发生油品调节业务时填写本月合计：每月月底月结汇总本月数据后填写本年累计：每月月底月结后汇总本月数据到本年累计时填写调入，记录油品验收入库的数量。调出：记录库存油品发出的数量。销售：记录油品销售的数量，根据油品的四种销售方式：现金、银行卡、应收货款、预付货款对应填写，小计为上述各种销售方式的销售合计数。核销损溢：记录油品核销损溢的数量。结存：结算当日油品的库存数量。合计：合计该油品本会计期间各项的累计数量。签字栏填写规范：制表人：记账人员签字.2填报环节加油站日结时填写。.3数据来源数据项方式备注项目子栏油品名称——系统内取数从系统加油站配置信息取到站名信息油品编码——系统内取数建账时输入油品名称——系统内取数建账时输入日期——系统内取数业务发生日期调入——系统内取数加油站润滑油进货验收原发数量调出——系统内取数当日发生的润滑油站间调拨业务数量销售现金系统内取数交接班表的现金销量汇总销售银行卡系统内取数交接班表的银行卡销量汇总销售应收货款系统内取数交接班表的应收货款销量汇总销售预收货款系统内取数交接班表的预收货款销量汇总销售小计计算现金+预收货款+应收货款+预收货款调节——系统内取数核销损溢（+/-）——系统内取数结存——计算上日结存+调入-调出-销售－核销损溢-调节合计——计算列求和计算制表人——手工输入账务的负责人员输入加油站润滑油盘点月报说明单据用途：.1填写说明填写人员：记账员（核算员）台头填写规范：站名：加油站名称日期：加油站盘点时间段（一般为一个工作月）账面数量栏填写规范：物料编码：填写润滑油物料编码，因润滑油名称过于接近，必须填写。油品名称：油品名称，可写简称。计量单位：润滑油油品常用的计量单位。上期结存：上月《加油站商品盘点月报表》中的“本期结存”本期调入：本月各种油品进油的总的原发升数，分数量和重量填写。本期调出：本月各种油品站间移库的总的发出升数，分数量和重量填写。本期销售：本月各种油品销售的总数,分数量和重量填写。核销损耗：本月上级单位审批通过的核销损耗数量（损填“＋”号）。由于此格中核销的是上月的损耗数量，但是在本月进行的，所以此栏填写的就是上月《加油站润滑油盘点月报表》中盘点出的“损溢”，加油站超损处理通过加油站考核体现。本期结存：本期结存＝上期结存+本期调入-本期调出-本期销售－核销损耗。实际盘点库存：填写每种油品的库存实际测量数,分数量和重量填写。损溢：损耗＝本期结存－实际盘点库存，分数量和重量填写损溢率：损溢率＝损溢÷本期销售×1000‰（按重量计算）损耗分析栏填写规范：物料编码：填写润滑油物料编码，因润滑油名称过于接近，必须填写。油品名称：油品名称，可写简称。破损损耗：当月该油品发生的破损损耗数，分数量和重量填写变质损耗：当月该油品发生的变质损耗数，分数量和重量填写保管损耗：当月该油品发生的保管损耗数，分数量和重量填写损溢说明：分为“破损”、“变质”、“保管”三个方面。对超出规定损耗范围的油品进行文字性参盘人员、站长签字、加油站盖章须为参盘人员、站长本人签字，并盖加油站章。上级审批（签字）。由主管领导审批后签字，作为核销损耗的依据。.2填报环节每月通过库存盘点和损耗核销后填报。.3数据来源子表数据项方式备注站名系统内取数日期系统内取数物料编码系统内取数油品名称系统内取数计量单位系统内取数账面数量栏上期结存系统内取数上月《加油站商品盘点月报表》中的“本期结存”本期调入系统内取数本月各种油品进油的总的原发升数本期调出系统内取数本月各种油品调出的总的原发升数本期销售系统内取数本月各种油品销售的总升数核销损耗系统内取数本月上级单位审批通过的上月核销损耗数量调节系统内取数本月各种油品调节的总升数本期结存计算本期结存＝上期结存＋本期调入－本期调出－本期销售－核销损耗－调节实际盘点库存系统内取数盘点日末班实存数量损溢计算损耗＝本期结存-实际盘点库存损溢率计算损耗率＝损溢÷本期销售×1000‰加油站润滑油附属品业务进销存台账说明单据用途：本台账用于记录加油站润滑油附属品业务的具体情况，反映各加油站每个附属品的数量调入、调出、赠送、销售和结存等动态情况，是附属品业务的依据。.1填写说明填写人员：计量员台头填写规范：油站名称：加油站名称商品编码：对应润滑油品种的编码。商品名称：本账目所记录的油品名称。单位：该附属品的计量单位。表格项目填写规范：关于建账和初始化：每年新建一次账套，期初数根据上年度的年终盘点数确定，在表格的第一栏记录。日期：根据业务发生的时间填写日期。摘要：填写业务发生的类型的说明期初：账务初始化时填写进销付存：本日发生进油、当日付油及库存计量汇总填写，每日一笔本月合计：每月月底月结汇总本月数据后填写本年累计：每月月底月结后汇总本月数据到本年累计时调入数量：填写调入，记录油品验收入库的数量。调出数量：记录库存油品发出的数量。赠送数量：记录油品赠送的数量。销售数量：记录油品销售的数量。结存：结算当日油品的库存数量。合计：合计该油品本会计期间各项的累计数量。签字栏填写规范：制表人：记账人员签字.2填报环节加油站日结时填写。.3数据来源数据项方式备注油站名称系统内取数从系统加油站配置信息取到站名信息商品编码系统内取数建账时输入商品名称系统内取数建账时输入日期系统内取数业务发生日期调入系统内取数当日发生的加油站附属品调入的数量调出系统内取数当日发生的加油站附属品调出的数量赠送系统内取数当日发生的加油站附属品赠送的数量销售系统内取数当日发生的加油站附属品销售的数量结存计算上日结存+调入-调出-销售－赠送合计计算列求和计算制表人手工输入账务的负责人员输入4账表管理的标准化4.1班交接说明：本班次加油员下班、下一个班次上班前，将本班次所发生的业务数据按要求录入到系统中，形成相关的各个报表，在班交接时不能销售。处理流程：加油站人员录入交接班信息、实物交接、付油统计等数据，系统进行平衡检查和当班损耗的计算，产生符合要求的班报。业务规则：多次班交接必须按班次顺序进行，不能逆序，不能空缺。班交接并审核后，不能再对该班数据进行编辑、修改（包括该班的班交接信息和相应的进油核对、调入调出等业务单据信息），除非取消该班的审核。当日已做日交接后，不能再操作当日的班交接（包括制作、编辑、取消）。班交接审核时，要对当班数据进行平衡检查，有不平衡则提示用户纠正（或者填写特殊备注提供上级部门检查）当发生调价、更换油品、数据冲销时，要做班交接（班内交接）输入资料：班交接信息实物交接付油数量统计资金：班交接不需要进行资金交接，系统能分类统计出当班所收现金、银行卡等的数量、金额即可。注：以下班交接是以手工录入为主进行描述，手工录入的加油站在每班下班后进行手工填报，数据上报在末班交班完成后进行。.1油品交接（一）业务流程班结时，加油站记账员记录完当班润滑进货、销售和库存交接情况；将录入的润滑油相关数据计入润滑油交接班报表中；检查和确认润滑交接班报表数据，并提交上报。涉及岗位：记账员岗位职责：负责本班润滑数据上报，核对润滑油数据保证交接数据真实、准确，做好润滑油班结和上报工作。（二）账表流程1、记账员每日登录账表册系统，进入润滑油班结界面；2、班结时记账员在系统中进行班结操作；3、检查系统中自动生成的润滑油交接班表数据是否与记录数据一致。.2钱款上缴业务流程1、润滑油当班销售人员按客户销售量及规定销售价格足额收取现金；当班销售人员将收到的现金交当班收银人员，收银人员根据润滑油（包括润滑油附属品）销售数量，核对现金销售量及收到的现金，准确无误后由双方签字确认；2、当班收银人员将收到的营业款转交记账员，记账员清点核对无误后由双方签字确认。3、客户使用支票购油，加油站应建立支票购油登记册，涉及的岗位：加油员、收银员、记账员润滑油当班销售人员职责：辨别现钞、票据真伪，确保现金存放安全，当日及时上交收银员。收银员岗位职责:做好本班润滑油销售人员上交的现金、票证及其他加油凭证的核对、汇总工作，核对其他商品的销售额，在系统中填报好本班交接班记录。记账员职责：现金、票证的结算工作做到日清月结，及时填报各种报表，及时解交现金；正确反映商品流转情况，做到账账相符、账实相符。账表流程：1、记账员清点核对完每日的现金及凭证后，将收到的营业款缴存银行。2、记账员登录账表册系统，进入账表册营业款上交页面。3、根据当日缴存银行的营业款数据按结算类型进行逐笔手工录入。4、检查与核对系统中营业款上报数据，确认无误保存提交。4.2日结说明：从班交接中汇总加油站每日经营数据，包括加油站进货、销售、库存等数据，产生符合规范的相关销售日报表、润滑油库存商品明细分类账。处理流程：系统根据当日各班次交接数据汇总，系统进行数据平衡检查后保存，用户审核后，产生相关账表。业务规则：日交接必须按日期顺序进行，但可以跨天，比如停业等日不作。当日班交接未审核时，系统不允许做日交接上日日交接未审核时，系统不允许做日交接（系统第一次使用时例外）日交接审核后，不能再修改日交接数据和相关业务单据输入资料：.1日结（一）业务流程1、日结前，各班班长完成本班交接班工作，确保本班数据准确、完整。2、本日末班领班在完成班结后对各班班报数据进行汇总，并生成销售日报。3、日结时记账员汇总数据最后生成库存商品明细账报表。4、记账员对日报数据进行检查、核对，对当日账款日清日记，保证日报数据的准确性。涉及岗位：班长、收银员岗位职责：班长负责本班台账管理工作，带领本班员工，做好交接班，收银员做到日清日结，及时填报各种报表，及时解交现金，做到账账相符、账实相符。（二）账表流程1、记账员登录账表册系统进入日结操作界面；2、选择所需日结日期，对当日数据进行汇总生成日报；3、检查与核对日报数据，确保日报数据无误后审核提交上报。4、系统根据日结数据自动生成润滑油台账。.2预收货款收取（一）业务流程1、加油站收集定点客户（预收款类）申请，上报零管部门；2、零管部门对预收款业务申请进行审批，审批通过后，主管公司与客户签订合同；3、加油站在收到客户的款项后建立预收货款客户档案及台账。 4、预收货款客户在油站购油后，录入系统，班结时系统自动记入《定点客户台账》。涉及岗位：加油站站长岗位职责：负责按主管公司与客户签订的合同内容执行，建立健全客户档案。（二）账表流程：收到客户的预付货款后，记账员通过账表册系统添加预收货款客户，建立预收货款基础资料；记账员在定点客户界面将客户预付货款数据按要求手工录入；系统生成定点客户台账。（注：当加油站对预收款客户发生超额销售时，系统应予以提示。）.3信用客户结算（一）业务流程1、加油站收集客户信用额度申请，上报零管部门；2、零管部门对申请额度审批通过后，由加油站建立《加油站购油客户档案册》（信用销售客户档案）。3、信用客户在油站购油后，录入系统，班结时系统自动记入《定点客户台账》。涉及岗位：加油站站长、记账员岗位职责：主管公司负责信用客户合同签订，加油站负责建立健全信用客户档案；记账员负责审核信用客户使用额度。（二）账表流程1、信用客户额度得到主管公司审批后，记账员通过账表册系统添加信用客户，建立信用客户基础资料；2、记账员在定点客户界面将信用客户数据按要求逐笔手工录入；3、系统自动生成定点客户台账。（注：当加油站对信用客户发生超额加油时，系统应予以提示）4、定点客户台账建议轻油与润滑油分开.4营业款上缴（一）业务流程1、润滑油销售人员收取票款后转交收银员或投入投币式保险柜，交接班长和接班班长核对油品销售数量，当班班长填制《加油站润滑油交接班表》；2、收银员将《加油站润滑油交接班表》及钱款转交记账员，并由收银员和记账员双方签字确认。3、记账员日清日结营业款，并上交银行，营业款缴存银行时填写银行进账单，并做好交款记录，加油站营业款必须全额缴存银行，不坐支、挪用等。涉及岗位：记账员岗位职责：现金、票证的结算工作做到日清月结，及时填报各种报表，及时解交现金；正确反映商品流转情况，做到账账相符、账实相符。（二）账表流程1、记账员清点核对完每日的现金及凭证后，将收到的营业款缴存银行。2、记账员登录账表册系统，进入账表册营业款上交页面。3、根据当日缴存银行的营业款数据按结算类型进行逐笔手工录入。4、检查与核对系统中营业款上报数据，确认无误保存提交。.5当日末班班结（一）业务流程 1、当日末班领班完成本班班结工作，然后记账员做日结。 2、记账员核对报表、销售数量及销售票款，根据《加油站进货验收单》、《加油站润滑油交接班表》；然后由加油站站长复核系统生成的《加油站润滑油销售日报表》复核无误后完成日结；3、《加油站润滑油销售日报表》是否打印作为统计数据依据和记账依据按照相关规定执行。涉及岗位：班长、记账员岗位职责：班长负责末班交接工作，记账员负责日报账表生成，核对报表数据，确保账实平衡。（二）账表流程：1、末班班长在账表册系统中完成末班交班工作，生成末班班报报表；2、记账员根据各班数据，做日结操作，系统自动生成销售日报，根据日报自动产生库存商品明细账；3、检查报表数据，确认后保存提交。4.3月盘点说明：按油品品种规格进行盘点，反映损耗情况及原因分析：汇总当月的收入、付出，得到上期结存、本期结存、期间核销损溢、实际盘点库存，进一步得到当月损耗和损耗率，并由加油站站长填写损耗分析以供上级检查和进行核销损耗，产生加油站润滑油月盘点报表。处理流程：盘点时系统根据当月日交接数据自动汇总得到各油品的上期结存、本期收入、本期付出、核销损耗、本期结存，再根据月末的日交接得到实际盘点数量，计算损耗和损耗率（损耗除销售量）系统同时对当月各数据进行分类汇总，为各种统计、分析提供月数据加油站站长填写损耗分析，并进行审核，产生润滑油盘点月报表加油站将月盘点情况上报到上级部门，上级部门对月盘点情况进行审批（并填写上级意见）后，反馈给加油站.1月末盘点（一）、业务流程：1、月末盘点时，记账员记录当日的库存盘点情况；2、将记录的库存数据填写账表册系统中；3、检查和确认报表数据，并提交上报。涉及岗位：记账员岗位职责：负责本班月末盘点数据上报，核对月末盘点数据保证月末盘点数据真实、准确，做好月末盘点和上报工作（二）、账表流程1、记账员通过账表册系统进行班结操作；2、记账员通过账表册系统进行日结操作；3、账表册系统根据当月相关数据汇总出相应的《加油站润滑油库存商品明细分类账》及《加油站润滑油盘点月报》。4.4冲销当加油站发现油站上报的销售数据已经经过审核但存在错误时，需要对错误的数据进行冲销处理当加油站录入冲销数据后，需要加油站对冲销数据进行审核加油站的上级单位需要对加油站报送的冲销数据进行审核只有通过加油站上级单位审核过的冲销数据才能导入其他系统（一）业务流程1、加油站记账员上报冲销数据，并对冲销数据进行审核；2、加油站上级单位对加油站上报的冲销数据进行审核；3、冲销数据在经过加油站上级部门审核后自动导入其他系统。涉及岗位：记账员岗位职责：负责上报冲销数据的准确。（二）账表流程1、记账员通过账表册系统上报冲销数据；2、记账员通过账表册系统对冲销数据进行审核；3、加油站上级部门在账表册系统对加油站上报的冲销数据进行审核；4.5审核加油站操作人员需要对加油站上报的数据进行审核以证明数据的准确性加油站报送的冲销数据以及损耗数据必须由上级部门审核，如上级部门认为加油站报送的数据有误，则应由上级部门通知加油站修改报送的数据，上级部门认为油站上报数据无误时才对上报的冲销数据进行审核。（一）业务流程1、加油站记账员在确认油站的数据准确无误后，对数据进行审核确认；2、加油站上级部门在确认油站上报数据准确无误后，对加油站上报数据进行审核确认。（二）账表流程1、加油站记账员通过账表册系统对油站数据进行审核；2、加油站上级部门通过账表册系统对油站上报数据进行审核；5数据采集的标准化5.1数据采集的内容加油站润滑油业务数据要采集的加油站账表数据包括加油站基本账表，列举如下：《润滑油进货验收单》：《加油站润滑油交接班表》：《加油站润滑油销售日报表》：《加油站润滑油库存商品明细分类账》：《加油站润滑油盘点月报表》：《加油站润滑油附属品业务进销存台账》加油站润滑油管理数据5.2数据采集的时点润滑油进货验收单：加油站发生进油业务时候由计量员填报加油站润滑油交接班表：在末班交班时由记账员填报加油站润滑油销售日报表：每天早8：00点日结后生成昨日早8点到今日早8的销售日报加油站润滑油台账：每日日结完成后自动生成加油站润滑油盘点月报：月末盘点日结完成后生成加油站润滑油附属品业务进销存台账:每日日结完成后自动生成5.3数据采集的精度（1）计量单位的规范计量单位包括：升、公斤、吨、元、元/升等计量单位精度说明升2位小数公斤3位小数在财务核算时按公斤计算吨6位小数在统计报表中，因为数量比较大，所以经常将“公斤”换算为“吨”显示元2位小数元/升6位小数5.4数据采集的方式在进行数据采集时大致可以将加油站分为这几种情况：有无网络、有无电脑、有无液位仪、有无卡机联动、有无所有权。经过归纳后可以两个维度，即“软硬件条件”和“所有权形式”，在“软硬件条件”这个维度中又可分为“是否有网络传输条件”和“是否有外部软件”两种情况。软硬件条件对数据采集的影响硬件条件硬件条件主要是指有无网络和有无电脑等情况，如果有电脑和网络条件，这时由加油站自己上传数据。如果不具备网络条件，或者没有电脑这时可以让附近具备传输条件的加油站“代录”。软件条件主要是指已安装了其它加油站应用软件的情况，比如：已有自行开发的零管系统。如果加油站装有外部软件，那么可以通过接口将其产生的数据导入到系统中。所权制形式对数据采集的影响原则上除加盟站以外的其它所有制形式的加油站（全资、租赁、绝对控股、相对控股、参股（联营））的数据全部采集入系统，对于个别不希望上报联营油站，可以针对不同再情况进行讨论。6润滑油管理报表的标准化6.1站级管理报表加油站润滑油班报.1报表说明站名：加油站名称班次：当班班次日期：接班日期，用阿拉伯数字填写物料编码：SAP中的油品代码油品名称：SAP中油品的简称。单位：销售单位（如KG、桶、听、袋等）接班数量：为接班前的实物数量调入数量：为本班次中所有的收货数量调出数量：为本班次中不包括销售的所有出货数量。销售数量：为本班次中的销售数量调节数量：为本班次中的油品调节数量核销损耗：为本班次中的油品核销损耗数量交班数量：为本班次中的最后账面数量实存数量：为本班次中的最后盘点实物数量账实差异：为半班次中的最后账面数量与最后盘点实物数量之间的差额。本班溢耗：账实差异中本班产生的部分备注：账实差异原因及其他.2数据来源数据项方式备注物料编码系统内取数油品名称系统内取数单位系统内取数与价格单位相同接班数量系统内取数取上一个班次的账存数量调入数量系统内取数取进油核对单中原发数量调出数量系统内取数从系统录入的站间调拨数量销售数量系统内取数从系统录入的销售单据明细汇总数量调节数量系统内取数从系统录入的油品调节数量核销损耗系统内取数从系统录入的油品核销损耗数量交班数量计算接班数量+调入数量-调出数量-销售数量－调节数量－核销损耗实存数量录入实际盘点数量账实差异计算交班数量-实存数量本班溢耗计算本班账实差异-上班账实差异备注录入账实差异及其他天马行空官方博客：；QQ:1318241189；QQ群：175569632XXXX合同及法律事务管理信息系统可行性报告目录TOC\o"1-3"\h\z1. 项目背景 52. 项目概述 62.1. 项目简介 62.2. 建设目标 73. 功能简介 93.1. 合同管理基础工作 9 合同管理制度 9 合同管理机构 10 合同管理员 11 合同登记 12 合同会签 13 合同审查基础工作 14 合同授权基础工作 15 合同公证及签约基础工作 15 合同履行基础工作 16 合同专用章 16 合同档案库 17 法律顾问 17 合同自查 183.2. 合同动态监管 19 合同审查 21 合同授权 22 合同签约及合同公证 23 合同履行 23 合同纠纷 23 合同统计分析 243.3. 合同检查考核管理 25 合同管理责任追究 25 合同管理问题整改 253.4. 诉讼案件管理 26 案件受理 26 案件处理过程 26 案件信息统计 273.5. 网上法律咨询 283.6. 法律事务 28 合同年度授权 28 劳动合同授权 29 其他授权 29 授权统计分析 29 普法工作 30 各类模板库 30 重要经济活动和招投标工作 30 其他法律事务 31 律师包保情况 313.7. 督办系统 31 发布任务 31 待办、未办结、已办结任务 33 处理任务 33 完成情况分析 353.8. 系统管理 36 权限管理 36 数据备份 38 用户名密码 384. 系统构架 395. 建设意义 435.1. 架设起分局与下属各级管理机构之间沟通的信息公路 435.2. 极大提高办公效率。 435.3. 经营管理发展的需要 435.4. 实现合同管理的现代化、规范化 446. 投资预算 45项目背景XX行业作为一个服务行业，必然存在着与社会各个行业广泛频繁的互动关系。这种互动关系在中国法制建设日益完善、消费者维权意识日益增强的社会背景下必然需要各类法律规则来引导和约束。XX行业的各类合同不仅是这种互动关系的规范表现，也是对这种互动关系进行约束的手段。法律更是铁路部门保障社会经济秩序、维护自身经济利益的有力武器。对合同和法律相关事务加强管理和监督是铁路各级领导与时俱进、适应社会变革精神的具体体现。同时XXXX作为法人单位下辖为数众多的服务经营机构，其中大多数不具备独立法人资格，然而铁路分局每年签署的合同大多是这些机构代表分局所签署，所以铁路分局的合同及法律事务的管理相较其他企业显得更为复杂。在这种复杂情况下，如果对相关管理工作不够细致必然会导致漏洞出现，所以对合同和法律相关事务加强管理和监督是XXXX非常重要和迫切的工作之一。信息技术是对合同和法律事务加强管理的重要手段，其快速的数据传送准确的分析统计全面的事务跟踪功能可以在我们的日常工作中发挥重要作用。目前我分局的合同和法律事务管理模式基本依靠手工和纸制工具，信息化建设尚未起步。各级合同管理机构内部没有有效地充分利用信息技术，相互之间没有实现计算机网络互通和数据网络传递，日常合同管理工作缺乏信息化手段的有力支撑，给合同管理工作带来了诸多难题，已严重制约了合同管理工作向纵深发展。主要表现为：一由于每年签署的合同类型多、数量大，导致对合同签订、审核和履行情况进行跟踪控制的难度大；二是管理基本依靠手工作业，统计分析效率低下，无法对各类合同建立风险评估机制，难以提前采取措施，防范风险的发生。因此，如果要对合同和法律相关事务加强管理和监督，借助网络信息技术，加强合同的动态控制管理、提高履约率已成为我分局合同管理工作发展的当务之急。为了进一步加强合同管理工作、不断规范经营行为、避免和减少合同纠纷，同时全面提升法制化管理水平，适应分局实现跨越式发展的需要，应尽快建设一个基于计算机网络应用于全分局范围的合同及法律事务综合管理信息系统。项目概述项目简介XXXX合同及法律事务管理信息系统将应用于整个分局范围内，涵盖机关和下辖单位。该系统通过计算机网络系统实现具有铁路特点的合同信息化规范管理，将极大地提高分局对分局范围内发生的合同的监管力度。该系统对下辖单位的合同管理制度、机构、人员都进行了统一管理，相关部门可以随时通过系统提供的数据报表了解各个单位在这方面存在的问题并可以及时通过网络系统进行检查或督办。该系统的监管力度尤其体现对具体合同的管理上，系统提供规范的合同模板定义，对合同登记、会签、审查、授权、签约、公证、履约、纠纷、诉讼每个环节都进行了掌控，合同管理部门可以随时发现各个环节的问题，并通过督办系统和检查考核系统及时要求相关单位整改。系统还将对这些环节中发生的情况进行各种类型的统计分析，通过准确的数字图表发现问题更正问题，提高合同管理的工作质量，利用法律武器维护自身合法权益。系统还提供了一些功能方便职能部门加强各级单位的法制观念，提高分局法律工作的效率。建设目标在整个分局管理范围内，构筑一个基于广域网络的合同管理信息平台，该系统建成后，将为分局各级合同管理的相关部门和基层单位提供一个网络化的合同管理信息平台，将分局下属各单位纳入到一个统一的信息系统，分层次按类别处理合同管理上的相关工作，改变合同管理效率低下的被动局面。，实现信息共享，推动合同管理各项工作跃上新台阶。系统设计目标是基于分局现有网络系统，建立一个先进的合同管理信息平台，满足合同信息管理及交流的需要，具体设计目标如下：各种文本、数据、资料、报表等分单位登记录入，实行集中管理、分权限查询、自动跟踪和动态控制。系统目标：l、分局下属各级合同管理机构的信息能够通过分局网络及时准确地传输到上级决策部门和管理部门；2、全分局合同可实现动态化管理，各级领导能有效对合同各个环节进行有效控制；3、对合同履行过程中的一些重要环节及时间期限能实现自动警示功能，实现合同履行监管的智能化；4、各单位或部门在其职能权限范围内对系统的访问和操作具有相对独立性；5、提供友好的用户界面，使用方便，功能齐全、清晰而灵活；6、合同在系统流转过程中实现笔迹跟踪。7、对合同文本进行比对，方便发现合同问题。8、提供丰富的统计分析手段，准确快速地为各级领导提供统计图表9、在分局决策管理层办公区域建立完备的中心服务系统，下属各单位用广域网络连到中心服务器上，对系统进行权限内的相关操作。中心服务器提供高效、安全可靠的信息通道，并支持数据、语音和视频的传输；10、保证系统良好的扩展性，横向扩展，支持更多的用户接入、更大的应用负荷；纵向扩展，实现向更先进的技术升级，提供更为完善、有效的服务。11、系统采用高度缜密的安全技术防护措施，有效防止非法侵入，保证数据安全。同时具有强大的防病毒能力；12、服务器操作系统与网络操作系统保持高度的一致，可以很方便地通过网络实现资源共享与数据交换；功能简介合同管理基础工作合同管理制度该模块主要目的是为了监督分局下辖站段和多元公司在合同制度建设和实施过程，同时方便分局各级领导随时了解下辖站段和多元公司在合同制度建设方面的工作情况及表现。本模块提供对合同管理制度检索功能，授权用户可以通过关键字在合同管理制度库中直接搜索定位在自己授权范围内的所需要的合同管理制度。本模块还将按照全分局、主业（可以细分成主业的多个子系统及具体下辖单位）、多元等类别划分，对合同制度数量进行统计，并将各个单位或系统的该统计数据进行横向相互比较或与往年数据进行纵向比较分析，以方便领导掌握各个单位在合同管理制度建设方面的进展和变化。该模块的原始数据由各个站段或各个多元公司通过网络按照统一界面进行录入，需要传输的数据包括填报单位、单位负责人、填报人、填报日期、合同管理制度名称、发文字号、发文时间、实施情况、备注信息及合同制度文本。各个单位在新增合同管理制度后可以随时将数据录入并通过网络传递给分局进入分局合同管理制度库。在一个年度内填报单位名称、负责人及填报人信息会发生变化。该模块的检索及统计分析功能可以同时提供给分局和下辖单位，分局可以对全分局的情况进行检索统计分析，下辖单位只能对本单位的情况进行统计。授权用户还可以根据统计分析的数据特点，利用系统提供的工具通过表格、曲线图、饼状图等不同表现形式来显示统计分析结果合同管理机构该模块主要目的是为了了解分局下辖站段和多元公司在合同管理机构设置及人员配备方面的情况，同时方便分局各级领导随时了解下辖单位在在合同管理机构设置及人员配备方面的表现，比如人员数量和相关成员的文化程度及职称情况。本模块将按照全分局、主业（可以细分成主业的多个子系统及具体下辖单位）、多元等类别划分，对机构数量、人员定员、现员、人员文化程度、人员职称情况进行统计，并将各个单位或系统的该统计数据进行横向比较或与往年数据进行纵向比较分析，以方便领导掌握各个单位在合同管理机构设置和人员配备的进展和变化。该模块的原始数据由分局下辖各个单位通过网络按照统一界面进行录入，需要传输的数据包括填报单位、单位负责人、填报人、填报日期、合同管理机构名称、定员人数、现员人数、合同管理主管领导、职务、合同管理主管工作人员及其所在部门和职务、合同管理机构所有人员名单（包括人员姓名、职务、技术职称、文化程度、、专职或兼职情况）及备注信息。各个单位在机构或人员情况发生变化后可以随时将数据录入并通过网络传递给分局进入分局相关数据库。在一个年度内填报单位名称、负责人及填报人信息会发生变化。该模块的检索及统计分析功能可以同时提供给分局和下辖单位，分局可以对全分局的情况进行检索统计分析，下辖单位只能对本单位的情况进行统计。授权用户还可以根据统计分析的数据特点，利用系统提供的工具通过表格、曲线图、饼状图等不同表现形式来显示统计分析结果合同管理员该模块主要目的是对分局下辖单位的合同管理人员进行统一管理，对法制培训的情况进行登记统计，同时方便分局各级领导随时了解下辖单位的合同管理人员和法制培训的开展情况。该模块的原始数据由分局下辖各个单位通过网络按照统一界面进行录入上报。合同管理员申报表首先需要上报：合同管理员姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面貌、文化程度、专业、参加工作时间、工作单位、所属部门、职务、技术职称、联系方式、个人简历、工作表现、合同管理的起始截止时间（另：合同管理人员单位意见由分局下属单位填写，分局合同管理部门意见由分局相关部门填写）；合同管理员填写协管员情况表；每次培训完毕之后合同管理人员还需要填写法制培训情况表：培训项目、时间、人数。当分局下辖单位的合同管理员发生变化的时候，单位首先要通过本模块填写原合同管理员的工作截止时间，然后填写新任合同管理员的信息（含起始时间），这些数据都将通过网络上传到分局数据库。分局合同管理部门将根据上报的合同管理员和协管员和法制培训信息按照全分局、主业（可以细分成主业的多个子系统及具体下辖单位）、多元等类别划分，对合同管理人员的数量、合同协管员人员数量、合同管理人员性别和文化程度及其所属部门和职务职称情况、培训次数进行统计，并将各个单位或系统的该统计数据进行横向比较或与往年数据进行纵向比较分析，以便分局掌握各个单位在合同管理人员素质的变化。授权用户还可以根据统计分析的数据特点，利用系统提供的工具通过表格、曲线图、饼状图等不同表现形式来显示统计分析结果。合同登记该模块是合同管理基础工作的非常重要的部分，合同管理员必须认真使用该模块。分局管辖的合同都将通过该模块进入分局合同库，相关信息将成为合同动态监管的基础数据，分局有关合同的重要统计数据都将以此为依据。分局下辖单位在合同进入签约会签之前，合同管理员使用该模块进行登记工作，登记数据包括：合同编号、合同名称、合同类别、对方名称、标的物、标的额，如果有招投标工作的需要填写招投标时间和主办单位。该模块还将根据合同的类型及标的金额确定是否需要授权，当标的金额和类型发生变化的时候，系统将自动调整是否需要授权信息。该模块将根据以上数据在分局数据库上建立对应的合同条目。当该合同进入会签、审核、授权、变更、转让、解除、履行、纠纷、仲裁、诉讼、归档阶段，授权用户都将通过该条目进行对应操作。当该合同条目在进入审查阶段之前，该合同所属单位还可以对该条目进行删除和修改工作，当分局合同管理部门进入审核程序之后，该合同条目所属单位不得删除。合同会签在合同签约前，合同管理员需要根据合同性质按照要求通过本模块向分局相关合同管理部门提交会签情况。在履行过程中如果合同发生变更、转让、解除等事项，合同管理员也需要根据合同性质按照要求通过本模块向分局相关合同管理部门提交会签情况。在履行完毕进行结算的时候，合同管理员还需要根据合同性质按照要求通过本模块向分局相关合同管理部门提交会签信息。系统将自动记录每次会签信息，并为将来的统计分析使用。当合同工作在会签工作完毕之后，合同管理员通过本模块提供的本单位等待会签的合同条目表定位到该合同，并通过该模块提供的统一录入界面对会签信息进行录入。需要强调一点，考虑到将来有关部门查阅，合同的各个环节的材料都需要归档备查，所以各个负责人签字过后的会签表需要通过扫描仪将其扫描，并通过本模块提供的功能进行归档。分局合同库需要掌握的会签表信息包括会签内容、会签类型、承办部门、承办人、甲乙方、履行的期限地点方式、解决争议的方式、甲乙违约责任、有关部门的会签意见及负责人、合同管理员的意见、主管领导及纪委领导的意见、行政正职的意见。在签约前的会签意见提交完毕之后，合同管理员还需要根据合同性质按照要求通过本模块向分局相关主管部门和合同管理部门提交审查。合同审查基础工作在会签信息完毕之后，合同管理员还需要根据合同性质按照要求通过本模块向分局相关合同管理部门提交审查。在履行过程中如果合同发生变更、转让、解除等事项，合同管理员也需要根据合同性质按照要求通过本模块向分局相关合同管理部门提交审查。需要分局下辖单位通过网络上报的合同审查内容数据包括：报审单位、报审内容、报审人姓名、报审日期、附件名称、报审单位意见、合同电子文本及相关协议附件。在合同动态监管中，分局相关人员将对报审的合同进行审查，并将审查信息通过网络提交给报审单位，报审单位将在此模块中查看所收到的复审反馈意见。如果分局的审查结果出来，该模块将自动提醒用户通过网络收取审查结果。报审单位通过本模块在收到审查反馈意见之后，根据意见修正，然后可以将修订后的材料通过该模块再次上报分局相关部门。如此往复，直至合同最终审查完毕。审查次数和审查条数将根据往复次数和审查情况进行统计累加以便将来的统计分析使用。再审查完毕之后，分局下辖单位会通过本模块收到审查完毕稿，该完毕稿中含一个PDF文件，分局下属各单位需严格按照该文件打印合同文本。考虑到将来有关部门查阅，合同的各个环节的材料都需要归档备查，所以各个负责人签字过后的合同审查表需要通过扫描仪将其扫描，并通过本模块提供的功能进行归档。合同授权基础工作在审查完毕之后，相关单位按照分局规定严格依照审查结果进行授权申请。单位合同管理员通过该系统提供的待授权合同条目定位需办理授权合同，将授权工作需要的信息进行收集，并将数据上次给分局，请求授权。该模块自动将需要授权的合同进行整理，即标的大于或等于10万元人民币的合同和属于七大类的合同。授权需要上报的信息包括合同文本、相关单位签字、各级领导签字信息、相关人员信息。考虑到将来有关部门查阅，各类纸质材料需要通过扫描仪进行扫描归档。分局合同管理部门将根据上报的授权信息按照全分局、主业（可以细分成主业的多个子系统及具体下辖单位）、多元等类别划分，对授权中各要素进行统计，并将各个单位或系统的该统计数据进行横向比较或与往年数据进行纵向比较分析。合同公证及签约基础工作分局下辖单位对授权合同需进行公证，公证完毕之后将公证信息进行入库操作。签约完毕之后，合同单位需要将签约信息进行入库操作。签约时间和履行期限等内容将为分局监管使用。分局合同管理部门将根据上报的这些公证及签约信息按照全分局、主业（可以细分成主业的多个子系统及具体下辖单位）、多元等类别划分进行统计。考虑到将来有关部门查阅，各类纸质材料需要通过扫描仪进行扫描归档。合同履行基础工作当合同履行正常完毕之后，合同单位通过该模块填写履行情况。当合同履行延期的时候，合同单位需要对履行期限进行更正。当合同履行过程中发生变更、转让、解除等情况，合同单位必须通过该模块填写相关信息，包括合同变化类别、标的物变化、标的额变化、对方名称变化、变更之后的合同文本及附加材料等。履行期间发生以上情况，合同单位通过会签模块追加会签内容，通过审查基础工作模块进行审查申请。当变更、转让、解除情况多次发生的时候，每次信息都通过该模块进行入库，入库信息将被累积。分局相关部门需要动态监管该过程，同时对这些信息进行统计分析。考虑到将来有关部门查阅，各类纸质材料需要通过扫描仪进行扫描归档。合同专用章本模块的目的是为了规范分局下属单位合同专用章的使用。当合同签署之前，合同管理人员通过该模块提供的合同列表，选定需要合同专用章的合同，在该合同条款中的合同专用章栏目中录入合同专用章在此处的使用情况，需要上传分局的数据包括：合同名称、对方当事人、鉴定时间、承办人、主管领导、盖章时间、盖章个数、盖章人签名、备注信息。合同专用章的使用情况需要归档备查，在合同专用章使用之后需要将含签字的合同专用章的使用情况扫描，并通过本模块提供的功能进行归档。合同专用章使用次数及使用情况将进入分析统计项目。合同档案库该模块对每一份合同在发生过程中的每一份需要保存的数据文档进行管理，完整的合同管理档案应该包括：合同文本、各次会签表、审查单、授权单、签约对方的工商执照复印件、对方资质材料、合同变更附件以及各类需要备查的文档资料。在存档同时，还需要建立关键字系统。该模块还将提供文档检索查询功能，授权用户可以通过模糊查询的方式对该库进行检索，调阅自己授权范围内的合同档案文件。法律顾问法律顾问模块包括两个部分，其一对分局下辖单位获得法律顾问资格的情况进行管理，其二对分局下辖单位聘请法律顾问的情况进行管理。第一部分：由分局下辖各单位上报法律顾问信息，该信息包括：姓名、性别、民族、籍贯、年龄、政治面貌、文化程度、所学专业、工作部门、职务、技术职称、资格取得时间、被聘用时间、聘用单位及备注信息。资格证书及聘用单位聘书复印件需要归档入库，以备分局调阅。第二部分：由分局下辖各单位上报聘用法律顾问信息，该信息包括所顾律师的姓名、年龄、政治面貌、文化程度、所学专业、工作部门、职务、技术职称、资格取得时间、被聘用时间、聘用单位及备注信息。资格证书及聘用单位聘书复印件需要归档入库，以备分局调阅。以上两部分信息都将上传到分局数据库，分局相关部门将根据这两部分信息按照全分局、主业（可以细分成主业的多个子系统及具体下辖单位）、多元等类别划分，对获取法律顾问资格和被聘人员的数量、文化程度、聘用情况等相关信息进行统计，并将各个单位或系统的该统计数据进行横向比较或与往年数据进行纵向比较分析，以便分局掌握各个单位法律顾问的变化。授权用户还可以根据统计分析的数据特点，利用系统提供的工具通过表格、曲线图、饼状图等不同表现形式来显示统计分析结果。合同自查该模块主要方便监督分局下辖各单位对合同进行自查工作，该系统提供统一的合同自查登记表，各单位在进行合同自查之后，通过该表上报自查情况，主要数据包括：合同自查次数、合同自查参与人员、合同自查问题、解决措施、整顿效果等。分局相关部门将根据这部分信息按照全分局、主业（可以细分成主业的多个子系统及具体下辖单位）、多元等类别划分，对自查次数、解决措施及效果进行统计，并将各个单位或系统的该统计数据进行横向比较或与往年数据进行纵向比较分析。提供多种灵活模板，对原始信息进行分散记录，统一管理，并可对相关项目数据进行分类跟踪、统计。合同模板定义：用户定义合同文件的格式，作为新建合同的格式模板；用户也可以根据实际需求自由定义。合同动态监管本模块提供对合同的审查、授权、公证、签订、履行、结算等关键环节进行系统自动监测跟踪功能，还预留与分局计统部门项目计划数据接口。根据拟订合同进度计划中项目进展情况，确定合同的性质，提前提示用户合同性质是即将生效、已生效、即将到期、已到期、无法履行等等，便于用户及时采取各项措施，最大限度地减少您面临的合同违约造成的高额索赔损失。在分局对某单位下计划开始就对这部分资金进行跟踪式记录、查询。宏观上来说分为合同签订前跟踪、合同签订及执行过程的跟踪及合同执行完毕的相关情况跟踪（如有无合同纠纷或诉讼案件发生、其处理方式及结果如何等）。重点是在合同签订前的流程跟踪及合同执行流程跟踪，如合同审查、合同会签情况相关数据报表；执行过程中相关合同条款执行情况的跟踪等。检查与考核当分局的每部分计划资金下拨后，即对这部分资金的流转进行监控，在系统中由相关部门录入各项原始信息，做到项目资金使用的每个步骤，每步进展状态都是可查可纠的。合同执行的系统流程跟踪示意如下：合同审查分局下辖各单位通过基础工作系统进行合同会签及申请审查工作之后，下辖单位对应的分局包保律师将通过该模块与各站段进行动态交互工作。包保律师通过该模块可以看到所有待其审查的合同条目，然后通过灵活方式定位相应合同，并通过该模块填写审查意见，审查意见将作为合同过程中的数据存储起来，其中的审核条目将成为统计数据。当审查意见处理完毕之后，该模块将审查完毕意见自动通过计算机网络发送给该合同的相关单位，如果该单位合同管理员配有，系统还将通过移动通信网络发送短消息给该用户。当合同管理员收到审查意见之后，在本单位进行相应的合同修订工作，在合同修订完毕之后，通过基础工作系统中相应合同审查模块再次向分局合同审查部门提交审查要求，分局包保律师将再次提交审查意见，该审查意见再次入库，以上工作将多次往返。模块最终将对一个合同的多次审查意见分别进行处理，供其后的统计分析使用。当合同审查完毕之后，包保律师在该模块中结束审查操作，标志审查工作结束，这时系统将相应合同文本进行处理，形成PDF文件，传送给用户。在执行审查操作之后，审查时间将进入合同条目，同时标志该合同处于审查完毕状态。合同授权分局下辖单位严格按照审查之后的合同文本进行签约，并将相关文档入库之后，办理授权申请。分局合同管理部门通过该模块提供的界面接收定位需要授权的合同信息，并确定相关授权信息是否完备。在合同授权完毕之后，操作人员执行授权操作，授权时间将进入合同条目，同时标志该合同授权状态。为了防止个别单位不按照审查后的合同文本进行签约，系统还需要一个工具，该工具可以将打印文档扫描入库，然后与原有审查完毕之后的合同文本进行比对。比对结果提供给授权人分析查看。合同签约及合同公证当合同单位填写完合同签约及公证信息，该模块将提示其包保律师签约及公证完成，律师可以通过该模块查阅最新签约及公证合同信息。如果发现问题，律师可以通过督办系统把更正要求发给合同单位。合同履行当合同履行期限已到，合同单位还没有填写履行情况，该模块自动提醒该单位上报履行情况，提醒工作可以通过计算机网络或短信网络不同形式进行。当合同履行过程中发生变更、转让、解除等情况时，该模块把合同单位填写的有关信息提供给包保律师查阅以备工作之需。包保律师将根据变化的不同，对变更、转让过程中新出现的合同再次进行审查等工作，对解除的合同需要包保律师确定解除状态。合同纠纷当合同发生纠纷的时候，包保律师通过该模块填写纠纷情况及相关处理结果，需包保律师填写的内容包括纠纷原因、解决方式、结果、承办人信息，这些信息将入库，备统计分析使用。对于调解方式解决纠纷的，本模块提供界面包保律师填写详细的调解信息，包括人员、过程及结果、挽回及损失情况。对于仲裁方式解决纠纷的，本模块提供界面包保律师填写详细的仲裁信息，包括仲裁机构、仲裁人员、过程及结果、挽回及损失情况。对于诉讼方式解决纠纷的，本模块提供连接功能，诉讼经办人员执行转诉讼程序操作，该合同条目有关信息将直接转入诉讼案件管理模块。合同统计分析本模块对所有合同进行统计分析，涵盖授权合同和无需授权合同。从合同单位单位性质上划分，可以分为全分局、主业系统、多元系统，其中主页系统还需要划分成为车务、电务、工务、教育等多个子系统，同时还需要支持单位内部统计。从合同自身性质上划分，可以按照合同类别、标的金额区段、甲乙方、投标主办单位（管内、管外）等等。从需要统计的内容上看，需要统计的内容更加丰富：不同类别（如合同金额区段等，下同）的或不同单位的合同签订份数和标的额分计合计、不同类别的或不同单位的合同审查份数和标的额分计合计、不同类别的或不同单位的合同授权份数和标的额分计合计、不同类别的或不同单位的合同公证份数和标的额分计合计、不同类别的或不同单位的合同变更转让解除份数和标的额的分计合计（其中还需要统计再审查的数量和标的额）、不同类别的或不同单位的合同履行中上期结转本期履行接转下期的份数和标的额、不同类别的或不同单位的合同纠纷的次数和争议金额以及其中诉讼次数标的额挽回损失造成损失金额等等。从统计结果的表现形式上看，可以分为针对不同的统计结果采取不同的传统图表、曲线图或饼图等形式。考虑到本系统的数据由不同人员和不同时段分别采集的情况，还需要形成多种各类合成台帐表。合同检查考核管理合同管理责任追究分局下辖单位在发生合同问题之后，合同管理人员必须通过该模块上报合同责任追究情况，责任人员、性质、金额、处理结果等等数据需要上报分局，有关部门将形成统计数据。合同管理问题整改分局合同管理部门在临时检查和年终检查的时候都需要通过该模块向各个相关合同单位下发合同管理意见书，分局各个包保律师通过模块界面输入意见条目，年终检查还需要为各个单位的合同管理进行评分，评分依据为每次检查的意见条目。意见条目严格按照合同检查考核表的条目进行编号。当包保律师在发出合同检查意见书的时候，本模块会自动通知提醒接收单位查阅，提醒方式可以通过计算机网络或短信方式。接收单位通过本模块查阅合同检查意见书，据此生成问题整改表，合同意见书上的意见条目将自动转入问题整改表。整改单位通过问题整改表向分局合同管理部门传递的数据包括：整改依据、整改时间、整改内容、整改人、书面材料的电子文档（需要上传扫描后的整改书面报告）等等信息。分局包保律师通过本模块查阅问题整改表，并对每条意见进行复查，填写复查时间和复查意见，在最终确定问题得到整改之后，进行问题整改消号。最后，本模块将按照全分局、主业（可以细分成主业的多个子系统及具体下辖单位）、多元等类别划分，对违规类型、数量进行统计，并将各个单位或系统的该统计数据进行横向比较或与往年数据进行纵向比较分析，以方便领导掌握各个单位在合同管理上存在的问题。诉讼案件管理案件受理当分局律师事务所收到诉讼案件，将通过本模块进行案件受理处理。需要记录的数据包括：案发时间、报送单位、报送时间、受理人、案件相关材料，报送人、报送来源、领导批示意见等信息。对于报送人提交的材料如法院传票、应诉通知书、法人授权证明等材料受理人需一一记录，并给予报送人回执。回执签字单通过本模块扫描入库。在受理完毕之后，法律事务所将以上信息传递给案件经办人。从而进入诉讼案件处理过程。案件处理过程案件经办人收到案件信息之后，进入案件处理过程。经办人需要随时将案件进行情况通过本模块提供的界面进行记录，如原告、被告、大案合议的开会时间合参加部门、案由、开庭法院、一审信息、二审信息、挽回金额、损失金额、原合同审查人、原办理公证人等情况，另外必须随时通过状态选择框的选择来正确反映案件当前状态如一审休庭、一审结案等状态。考虑到一审二审的开庭次数不止以此，所有本模块还提供对每次开庭的详细记录，每次信息将逐次累计，为将来的统计工作使用。案件信息统计本模块对所有诉讼案件进行统计分析。从合同单位单位性质上划分，可以分为全分局、主业系统、多元系统，其中主页系统还需要划分成为车务、电务、工务、教育等多个子系统，同时还需要支持单位内部统计。从案件自身要素上划分，可以按照案件类别、标的金额区段、原被告方、等等。从需要统计的内容上看，需要统计的内容包括涉案金额、挽回损失、造成损失、案件数量等信息。从统计结果的表现形式上看，可以分为针对不同的统计结果采取不同的传统图表、曲线图或饼图等形式。考虑到本系统的数据由不同人员和不同时段分别采集的情况，还需要形成合成案件台帐表。网上法律咨询本模块为了方便监督分局律师与其包保单位之间进行法律咨询工作。分局下辖单位可以通过本模块向其包保律师提问，本模块将记录咨询单位、咨询人员、咨询时间、咨询内容和类别。分局律师通过本模块可以看到所有其包保单位所提交的问题，并通过本模块逐条回答问题。本模块律师回答问题之后，会自动提醒提问单位相关人员，提醒方式可以包括通过计算机网络通知和短信通知。提问单位在收到提醒信息之后，可以通过本模块看到律师对自己提问的咨询情况，在看完咨询信息之后，提问单位可以给其包保律师评分。本模块也可以将咨询情况在网上登记，以备查。分局合同管理部门将对咨询