合同管理办法

XXXXXX协议管理暂行措施第一章总则第一条【目的】为明确各部门的协议管理的职责和规定，切实推进我司项目协议管理工作，有效控制成本和规避法律风险，维护企业利益，增进企业稳定、健康的发展，加强协议管理，防止失误，提高经济效益，根据《协议法》及其他有关法规的规定，结合企业的实际状况，制定本管理制度。第二条【合用范围】企业各部门不得以自己的名义对外签订协议，协议应当采用书面形式确认。

第三条【职责】（一）XXXXX部门---XXX业务销售协议打印及归档管理，并确定专人负责协议文档管理。需要协议复印件的部门指定专人按企业协议管理规定办理有关登记立案手续。（二）XXXXX---xxxx项目（含其他业务产品）销售，负责协议打印数量确认，在签协议台账记录，确定一名协议员负责协议文档管理工作；（三）法律合规部---对XXXX及业务企业销售协议原件实行统一管理，建立健全协议文档的形成、积累、整顿、归档工作体系，需要协议复印件的部门指定专人按企业协议管理规定办理有关登记立案手续。（四）XXXXXX--建立健全协议文档的形成、积累、整顿、归档工作体系，并确定一名专门人员负责协议文档管理，根据协议管理制度自行保管，于每月30日前协议台账上报xxxxx；（五）法务---负责在运行过程中法律风险的防备与规避，起草或审核企业有关的重要法律文献。第四条【印章管理】业务部门用章需按用章须按规定填写《印章使用申请表》，经领导审批签字确认后方可领取。（申请表见附件）（一）经办业务企业/部门----负责用章申请（二）XXX部负责盖章环节第二章协议的签订第五条【协议发起】XXX部门（XXX企业）根据需求进行发起。第六条【协议审核】协议审核算行分类专题管理，财务部负责协议的财务审核，有关业务部门负责协议的业务审核工作。第七条【责任制】企业协议管理实行承接人责任制，有关部门的承接人应对其职务行为负责。第八条【业务谈判】协议签订前，协议承接部门须确定一位详细负责的承接人。重大的或涉外的协议谈判，应由法务人员会同财务、技术等专业人员构成谈判小组参与，必要时外聘法律顾问参与协议谈判。第九条【主体审查】协议签订前进行对方主题审查（一）核算对方主体资格：对方当事人为自然人的，规定其提供身份证复印件；对方当事人为法人的，规定其提供企业营业执照复印件。（二）核算对方资质状况：法律、行政法规对特殊行业有关资质另有规定的，规定对方当事人提供资质证书。（三）核算对方履约能力：理解对方当事人注册资本、商业信誉、历史履约状况及银行账号等，协议标的额超过事业群管理措施的，必须对方当事人进行资信调查。（四）核算签约人资格：签约人为法定代表人的，规定其提供法定代表人身份证明；签约人为委托代理人的，规定其提供授权委托书。以上主体审查的有关资料应当作为协议的构成部分妥善保管。第十条【签约主体】签订协议的主体必须是企业或者分企业，不得以企业部门的名义私自对外签订协议，也不得与对方企业的部门签订协议。第十一条【协议准备】业务经办人选择协议版本时，应当遵照如下原则：（一）已制定企业示范协议版本的，采用企业示范版本，对特殊当事人需要修改个别条款的，应当经法务部门审核；（二）未制定企业示范协议版本的，采用官方颁布的行业示范版本；（三）既未制定企业示范协议版本也没有官方示范版本的，由法务部门协助业务经办人根据谈判要点起草文本，或者采用对方提供的协议版本，提交法务部门进行法律审查及条款修改；（四）最终由双方磋商确定正式协议文本。第十二条【协议卷宗】业务经办人应当按照“一份协议一种卷宗”的原则，即时建立协议卷宗，协议卷宗应当包括主体审查资料、正式协议文本及附件、会议纪要、来往信函等。第十三条【协议审批】（一）协议的审批程序：协议承接人准备好协议草案及协议有关资料→填写《协议审批表》→协议承接部门负责人审核→财务部负责人审核→（法务人员审核）→根据签批权限呈总经理、董事长、董事会审批。（二）协议的签具权：1）企业的法定代表人具有协议的签具权。2）企业法定代表人因客观原因无法行使协议签具权时，可签订书面授权委托书由其指定的授权代表代为行使。授权委托书应载明授权代表姓名、授权权限、授权期限，并由企业法定代表人签字方可生效。在无明确书面授权的状况下，任何人不得私自对外签订协议。3）授权代表应按照授权人的意图和企业有关制度的规定行使协议签具权，法定代表人须对授权代表的签具行为负责。（三）协议审核人员对出具的意见负责。审核的意见应明确、详细，严禁使用“原则同意”“基本可行”等模糊性语言，一旦使用，视为未对协议审核。（四）协议承接部门负责人、财务人员、法务人员在审核协议草案时，可根据需要规定承接人提供与协议有关的补充证明材料，承接人应予以配合。（五）对各审核部门审核意见不齐备的协议草案，签具人或授权代表应拒绝签订。（六）协议承接部门负责人对协议审核的内容包括：1）协议的经济性：（1）市场供应、需求状况经调研属实；（2）市场供应、需求价格预测可靠、合理；（3）应予考虑的其他经济原因。2)协议的技术性：（1）技术根据真实、可靠；（2）技术措施完备、可行；（3）技术原则和参数科学、真实、可行。3)协议的可行性：（1）整体项目技术具有可靠性；（2）经济效益或社会效益具有真实性；（3）协议履行具有可操作性。4)协议的安全性：（1）波及的知识产权已采用对应的保护或限制措施；（2）无损企业商誉、商业秘密及其他利益；（3）协议承接部门认为必须审核的其他内容。(七)财务部对协议审核的内容包括：1）协议波及资金的使用符合企业统一的资金调度计划。2)资金、资产的合法性：（1）资金来源合法，资产的所有权明确、合法；（2）资金使用和资产动用的审批手续合法；（3）资金、资产的用途及使用方式合法。3)价款、酬金和结算的合理、合法性：（1）价款、酬金确实定对的、合理、合法；（2）资金结算、酬金支付方式明确、详细、合法；（3）资产、资金使用效果的财务可行性；（4）与资金、资产等有关的其他事项。4)财务部门认为需要审核的其他内容，如发票开具条款等。(八)法务人员对协议的审核内容包括：1）合规合法性：（1）主体合法，签约各方具有签约的权利能力和行为能力；（2）内容合法，签约各方意思表达真实、有效，无悖法律、法规、政策及企业经营方略与计划，无规避法律行为，无显失公平内容；无明显属于采用欺诈、胁迫等手段签订协议的状况；（3）形式合法，签订协议的形式符合法律规定规定；（4）签约程序合法，订约等有关程序应符合有关法律、政策的规定。2）严密性：（1）协议条款完整、齐备；（2）文字清晰精确，不致产生歧义；（3）设定的权利和义务详细、确切；（4）对应手续完备；（5）有关附件完备；（6）附加条件合适、合法。（九）协议审批完毕后，由法定代表人或授权代表签订。（十）协议承接人向有关部门提交协议草案时，应预留至少2个工作日供其审核，同步审核人、审批人必须在接到协议草案后2个工作日内答复意见。各审核部门遇特殊状况需延长审核时间时，向协议承接人阐明状况后可以合适延长，但延长后合计审核时间最长不得超过10个工作日。涉外、重大协议的审核时限合计最长不应超过20个工作日。（十一）各审核部门在审核协议草案时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在审核意见中予以明确并提出修改意见，连同所有文献资料退还承接人。协议承接人修改之后应将修改后版本连同原版本一起重新提请审核，审核期限重新计算。各审核部门须及时地提出审核意见，不得迟延。（十二）协议对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的，不应与其签订协议。必须签订协议步，应规定其提供有效的担保。其中，以保证形式做出的担保，其担保人必须是具有代偿能力的独立经济实体或个人，并应对担保人进行必要的审查。（十三）法定代表人或授权代表签订协议后，由公章管理人员将协议文本加盖公章或协议专用章。第十四条【协议领取】（一）xxxx协议通过审批后由XXX进行协议打印数量确定，将需打印协议数量报给运行管理部，XXX部协议打印完毕后交付XXX，需填写表格以做记录（协议打印/归档交接表请见附件）（二）XXX空白销售协议归属XXXX管理并使用，负责空白协议的编号、发放、收取登记，并建立协议台帐。（销售协议台账请见附件）（三）XXX对已签协议，空白协议，作废协议于项目截止三日内与XXX部协议管理员进行交接（协议打印/归档交接表请见附件）（四）其他部门及业务企业协议暂行自行管理制度。第十五条【协议归档】(一)协议签订后，必须及时归档。归档资料包括与协议项目运作有关的多种文字、图表、单、证等协议附件。对已生效的协议要编号登记，按档案管理规定归档。法律合规部有权随时向经办部门提出归档规定。1）线上借贷协议到期后应当至少保留５年。2）线下借贷协议到期后不低于1年。

（二）XXX业务协议，XXX对已签协议及空白协议于项目截至三日内与XXX部协议管理员进行交接（协议打印/归档交接表），XXX部协议管理员确认后归档。XXX部协议管理员负责协议的分类、编号、登记，建立协议台帐，存档立案。（三）XX企业协议（线上，线下销售协议）根据协议管理制度自行保管，协议管理员负责协议的分类、编号、登记，建立协议台帐，存档立案。同管理员应当做好协议文本及有关资料的归档工作，并定期（30日）将协议管理状况汇报企业XX部。（四）XXX协议交至法律合规部，协议管理员负责协议的分类、编号、登记，建立协议台帐，存档立案。（五）XXXOA协议归档至XXXX有关部门；第三章协议履行监督第十六条【协议履行】（一）协议依法成立，即具有法律约束力。履行协议的部门必须严格履行协议所规定的义务，积极行使协议赋予的权利。（二）协议履行波及企业多种部门的，协议承接人应当及时、精确地向有关部门告知协议履行时需要协助的内容，有关部门应予以积极配合。（三）协议依法签订生效后，承接人建立台账做好记录，妥善保管好协议当事人之间已签订的、送货单、验收单、汇款凭证、发票收据以及业务往来传真、信函、对帐单等资料。（四）协议签订后，不得因协议承接人的变动而影响协议履行。在协议履行过程中，协议承接人变更时，应办理交接手续。第十七条【协议争议】协议履行发生异常状况时，应当以事实为根据、以法律为准绳，在既维护我司合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，友好协商，互谅互让，处理纠纷。第十八条【履行障碍】协议履行过程中，任何一方出现协议履行障碍，业务经办人应在五个工作日内汇报部门经理，分析协议履行障碍原因，确定初步处理意见，报总经理决定；协议双方在十个工作日内无法就纠纷的处理到达一致意见或对方当事人无意协商处理的，报请法务部门出具法律意见；协议双方在二十个工作日内仍未能到达一致意见的，报请总裁裁决。第十九条【协议转让】协议履行过程中，任何一方将自己在协议中的权利和义务转让给第三人时，应当经对方同意，并由协议双方及第三人签订债权债务转让协议。第二十条【协议条款补充】协议履行过程中，需要对协议未尽事宜补充约定的，应当签订补充协议。第二十一条【协议变更与解除】协议在履行过程中，需要进行变更或解除时，应与对方协商一致进行变更或解除。法律有尤其规定或协议有尤其约定的，根据法律规定或协议约定。（一）变更、解除协议的审批权限和程序，与协议签订的审批权限和程序相似。（二）变更、解除协议步，应在法律规定、协议约定或合理期限内与对方当事人进行协商，书面函告并限期答复。（三）协议承接人在收到对方规定变更或解除协议的告知后，应及时提请所在部门、人事行政部、法务人员处理。变更、解除协议应当采用书面形式。（四）协议变更、解除应注意如下事项：1）主体变更、解除应征得协议各方同意。2）有担保条款的协议变更，应征求原担保单位或个人的同意并在变更协议上加盖担保单位的印章或签字。3）经登记、同意、鉴证、见证、公证的协议，变更协议应重新登记、同意、鉴证、见证、公证。4）协议中订有保密条款或附有保密协议的，协议解除后，其效力并不受影响。协议变更时，假如波及到双方当事人的变更或协议内容的变更，应变更保密条款或保密协议。5）变更、解除协议的协议在到达之前，根据实际状况，应采用继续履行、补救或中断履行等措施。第二十二条【对方违约】协议履行过程中，若对方当事人出现违约行为或者预期违约行为，业务经办人应当立即查明状况，认真、稳妥地搜集证据，督促对方尽快采用补救措施，减少损失；若对方仍无意处理的，报请法务部门出具法律提议书。凡由法律顾问处理的协议纠纷，有关部门必须积极提供下列证据材料。1)协议的文本（包括变更、解除协议的协议），以及与协议有关的附件、文书、传真、图表等；2)有关方违约的证据材料；3)其他与处理纠纷有关的材料。第二十三条【已方违约】协议履行过程中，若我方接到对方当事人的违约索赔函，业务经办人应当立即查明已方违约的原因及责任，并告知法务部门，共同约定应对措施。第二十四条【告知送达】业务经办人应当按照协议中载明的当事人名称及地址，以EMS特快专递形式向对方送达对协议履行障碍的处理告知或者答复意见，挂号或签收凭证作为协议构成部分妥善保管。第二十五条【协议纠纷处理】（一）协议在履行过程中发生纠纷的，应按《协议法》、《民事诉讼法》等有关法律、法规和本措施处理。（二）处理协议纠纷的原则：1）及时处理。2）双方协商处理。3）维护企业合法权益。（三）纠纷发生后，承接人应及时向所在部门、法务人员和企业领导递交协议纠纷阐明，同步应迅速搜集下列有关证据(原件或复印件)：1）协议文献(包括变更、解除协议的协议、电报、电传、传真、信函、图表、视听资料、、授权委托书，简介信及其他有关资料等)。2）送货、提货、收货、托运、验收、发票等有关票证票据。3)货款的承付、托收凭证、信用证、完税凭证、有关财务账目。4)作为质量原则的法定或约定文本、封样、样品及鉴定汇报、检测成果等。5)证人证言。6)其他证据材料。(四)法务人员根据状况，在5个工作日内提出处理意见，提交企业领导审批。（五）协议纠纷经双方协商到达一致处理意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖企业公章。（六）对经协商无法处理的纠纷，如属对方过错或违约，经总经理同意，法务人员可向仲裁委员会申请仲裁或向人民法院起诉；若对方已经向仲裁委员会申请仲裁或向人民法院起诉，法务人员应积极参与仲裁或应诉，并应当在5个工作日内提出参与仲裁或应诉意见，提交总经理审批。（七）纠纷处理完毕后，由法务人员负责向总经理汇报。重大协议的纠纷处理，应随时向总经理及董事长汇报进展状况。（八）处理协议纠纷，应尤其注意下列问题：1）证据也许丢失或后来难以获得的状况下，及时向法院申请采用证据保全措施。2）发现对方当事人或利害关系人有也许隐匿、转移财产将使我方权利难以实现时，及时向法院申请采用财产保全措施。3）做好协议纠纷实况记录，存档备查。4）凡属我方责任的协议纠纷，应逐笔查明原因，分清责任，规定负责人员承担责任，并责令其提出补救措施。（九）双方已签订的处理协议纠纷协议书、仲裁机关的调解书，仲裁裁决书及法院的调解书、判决书，在正式生效后，应复印若干份，交法务人员、协议承接部门、人事行政部收执，督促该文书的履行。（十）对方当事人在规定期限届满后没有履行上述文书规定义务的，协议承接人应及时告知法务人员、人事行政部。（十一）对方当事人逾期不履行已发生法律效力的调解书、仲裁裁决书或判决书，企业应依法向人民法院申请强制执行。考核与奖惩第二十六条【执行考核】企业员工应当严格遵守本制度，有效签订、履行协议，切实维护企业的整体