文件控制管理程序

版本编制日期编制记要备注A/0/10新版编制批准审核编制形成具有可行性和合适性的质量体系文献形成具有可行性和合适性的质量体系文献易于识别和检索的文献管理系统体系文献管理需求外来文献管理需求使用文献审批率100%文献更改时受控文献100%更改到位文献控制管理程序技术文献管理程序记录控制管理程序计算机系统打印机复印机企业网络办公软件文献管理控制过程文献编制人员文献保管员文献管理控制过程乌龟图1.目的：通过职责划分、明确工作程序及规定，保证企业管理体系有关的文献编写、修改、发行、废除和管制等得到有效控制。2.范围：本程序合用于与管理体系有关的所有文献的控制。3.职责：3.1文献编制（修订）、审核、同意权限文献类型编制（修订）审核批准系统文献授权人员管理代表总经理程序文献授权人员管理代表总经理作业原则/措施授权人员单位行政一把手管理代表表单记录授权人员单位行政一把手管理代表QC工程图授权人员单位行政一把手管理代表3.2质量部是管理体系文献控制的归口管理部门，负责同意后的文献分发、收回、销毁及管制，负责检查监督各单位管理体系文献的管理实行状况。其他管理性文献由各有关职能部门归口管理。3.3企业总经理负责制定颁布企业质量方针和质量目的，同意【质量手册】和第二层次程序文献的公布。3.4管理代表负责企业内使用的各线第三层次文献的同意公布。3.5管理代表负责组织有关人员对既有文献进行评审。3.6管理代表负责组织编制、修改、并审核质量手册和第二层次程序文献。3.7各单位单位行政一把手负责本部门内的文献、作业原则的审核。3.8技术部负责技术性文献的归口管理，负责检查监督各单位技术性文献的管理实行状况，适时安排文献修改的评审。3.9各单位负责建立本单位使用的与管理性有关的体系文献清单，并进行管制。4.有关术语和定义：4.1技术性文献：特指顾客工程原则/规范及其更改、产品图样及设计文献、工艺文献、检查作业指导书、技术原则、图样更改、工艺更改、工装模具图样等。4.2管理体系文献：除技术性文献以外的与管理有关的体系文献，如多种工作程序、工作规范等。4.3系统文献：【质量手册】将管理体系中各作业要项以书面文献形式作系统的规定。4.4程序文献：将管理体系中各管理程序以书面文献论述的文献。4.5指导文献：管理体系中各作业原则、措施、图面、阐明其作业措施的文献。4.6表单记录：将程序文献或工作作业原则所规定的执行事项﹐以数字、文字、图表或其他可明确体现内容的文献展现执行的成果。凡具有下列条件者称为正式表单：a．有效期及保留期超过三个月以上。b．正式附属于质量手册、程序文献、作业原则内并赋予编号列管。4.7外来文献:国际原则、国标、行业原则、客户提供之文献数据等非我司内部所发行的文献数据均属之。5.文献控制工作流程及工作流程阐明：5.1工作流程(见图表一)图表一：文献管理作业流程文献管理作业流程作业流程权责单位/领导表单文献需求文献需求文献起草/修改文献起草/修改NO评审NO评审YESNOYESNO批准批准外来文献接受YES外来文献接受YES文献归档管理文献发行文献归档管理文献发行 文献宣贯执行文献宣贯执行搜集各使用单位意见搜集各使用单位意见NOYES意见评审NOYES意见评审NONOAAAA文献废止审批文献废止审批废止文献处理废止文献处理各单位编写小组/有关部门管理代表/授权人员/单位行政一把手总经理/管理代表职能部门质量部/编制单位/使用单位职能单位文献编制单位/使用单位编制单位管理代表流程转接下一页流程转接上一页总经理/管理代表有关单位/质量部【文献修废申请单】【企业有效文献目录清单】【管理体系文献审批收发登记表】【文献修废申请单】【管理体系文献审批收发登记表】衡量指标：1、公布使用的文献100%经审批2、文献更改时受控文献100%更改到位5.2文献控制工作流程原则序号流程块工作内容或原则一文献需求各单位根据质量管理和体系原则规定，确定所需的文献清单。二文献编写/修订文献编写1、质量手册——由管理代表组织编写。2、程序文献——根据质量管理体系规定筹划，由管理者代表组织编制【程序文献】；3、三阶文献——由各单位一把手组织编制各作业原则／作业措施文献、表单、QC工程图。4、文献编写格式，按附件1～附件6格式规定规定编写。文献修订1.文献运行中，发现文献需要修订时，由原文献编写单位提出，并填写【文献修废申请单】，对其作出对应修订；2、文献经多次更改（修改状态从0到9时）或文献需进行大幅度修改时应进行换版，原版次文献作废，换成新版和新版次，新版次从0次开始。三审核1.质量手册和程序文献由管理代表审核.2.各部门内作业原则/措施﹑表单由各单位一把手审核。3.【管理体系文献审批收发登记表】的审核与对应的文献审核程序相似。四批准1.编制单位将质量手册、程序文献及其【管理体系文献审批收发登记表】送总经理同意。2.各部门内作业原则/措施﹑表单，由编制单位将文献原稿及审批发放表一起报管理代表同意。3.【管理体系文献审批收发登记表】的同意与对应的文献同意程序相似。五外来文献接受1.对于一般的外来文献，如国家、国际原则等统一由职能部门接受、登记、编号、转发，发放时加盖“外来文献”印章。2.对于顾客提供的技术资料，按【技术文献管理程序】的有关规定进行管理。六文献归档管理1、文献编号：程序文献的编号由质量部在编制【程序文献汇编】时按编号措施一编写。其他三阶文献的编号由编制单位按编号措施二编写。（技术资料的编号格式不包括在内）。编制人员应保证文献编号和发放号其唯一性。表单记录的编号措施由编制单位按编号措施三编写。编号措施一：质量手册、质量管理体系程序文献的编号措施为：QG/PJ□□□该类别文献的流水号文献类别号配司企业管理文献代号质量手册类别号为1，质量管理程序文献类别号为2.编号措施二：三阶管理性文献编号措施为：QG/PJ□□□—□文献编制单位代号编制单位内部的该类别文献的流水号文献类别号为3。配件制造有限企业企业管理文献代号文献编制单位代号为：单位代号单位代号单位代号单位代号质量部A物资部W铸一车间Q冷一车间Y管理部B财务部D铸二车间T冷二车间E技术部Z企业文化部I准备车间S转向泵车间H生产部J销售部X冲焊车间C编号措施三：①质量表单记录编号措施为：TSJL/PJ□□—□编制单位代号编制单位内部的质量记录流水号TS质量记录的代号②质量记录编号（NO：的编号）规则如下：□□□□□□□□□□年份月份流水号单位代号2.编制单位将审批后的系统文献、程序文献、三阶文献及各式表单的原稿、【管理体系文献审批收发登记表】及电子版一起报质量部，由质量部系统列帐管理。同步要及时在企业OA体系文献系统上维护，保证纸版文献与电子版文献的统一性。3.编制单位应对本单位编制的文献底稿进行台帐系统管理。4.各使用单位主管或授权人员，应建立本单位【有效文献目录清单】和有关记录，负责文献的归档管理。5.各类质量数据、记录及表单的保留期限根据【记录控制管理程序】的有关作业内容进行管理。6.任何人均不得于正式文献上加以标识、书写或涂改任何文字、符号，否则视为无效文献。7.有关部门设有专人管理，文献的管理纳入内部审核项目中，以保证数据的对的使用。七文献发行1.职能部门将审批后的文献，按【管理体系文献审批收发登记表】中由编制单位确定好的印制份数和发放范围，印发到有关人员及单位。2.经发行的文献，由质量部以【企业管理体系有效文献目录清单】列册管理，印合适份数，在纸质文献封面上加盖受控章后发行，并请收文单位于【管理体系文献审批收发登记表】上签收(表单除外)。电子版本的文献，设定审批及签收人员的权限，自行打印的无受控章的文献为非受控文献。3.各单位若有发现文献份数局限性需求、缺页、破损、字迹模糊，应填写【文献复制申请单】，向职能部门申请补发。4.当文献、资料已经丢失，持有人应填写【文献复制申请单】，向职能部门、文献编制单位（或外来文献的职能管理部门）申请补发。经核算无误，职能部门则重新印制、发放并记录。八文献宣贯执行1、文献编制单位负责组织本文献的培训，同步做好有关学习或培训记录。2、各单位组织本单位员工学习有关的文献，并作好有关学习或培训记录。3、各单位按文献规定指导、执行工作。九搜集各使用单位意见编制单位负责搜集各单位的反馈意见。十意见评审文献编制单位负责组织有关单位及领导参与文献意见的评审第一：应当修改，则接第二款“文献修订”第二：若不需修改则接第八款“文献宣贯执行”。第三：应当废止，则接“文献废止审批”。十一文献废止审批1.质量手册和程序文献的废止由管理代表审核.总经理同意。2.各部门内作业原则/措施的废止由各单位一把手审核。管理代表同意。3.外来文献的废止由管理代表审核.总经理同意。十二废止文献处理1、通过同意废止的文献,应由质量部根据【质量管理体系文献审批收发登记表】发放范围,收回旧版文献,并作好记录。2、质量部回收的旧版文献可于文献上画“【×】作费”标识供回收用纸，或进行销毁。若因需要保留作废文献时，保留单位应对这些文献进行标识，防止导致错用或误用。6.有关文献/数据序号文献编号文献名引用处1QG/PJ100【质量手册】2QG/PJ2