管理文件管理制度

管理文献管理制度第一章

总则第一条

目的为加强集团管理文献的管理工作，通过对集团管理文献的立项、制定、公布、评估、修订、废止及立案等全过程进行控制，保证所有管理文献均在有效控制范围之内，增进集团各项经营管理活动规范、高效进行，特制定本制度。第二条

术语与解释（一）

管理文献：集团的各类管理制度、流程、工作细则及原则等规范性文本的统称；集团的管理文献共分三级：一级管理文献：集团管理手册；二级管理文献：集团各类管理制度；三级管理文献：集团各类工作细则；（二）

管理手册：集团管理的纲要性文献，包括但不限于愿景、使命、价值观、战略规划、管控体系等；（三）

管理制度：集团为规范组织性质、运作机制、员工的思想行为而制定的对某项工作、事务或活动带有约束性、规范性措施的文献；（四）

工作细则：保证管理制度贯彻贯彻的各类执行性管理文献的统称，包括但不限于流程、工作原则、作业指导、工作模板、表格、记录、图纸等；（五）

集团：除非尤其指出，本制度中集团指建业住宅集团（中国）有限企业；（六）

集团总部：指包括集团各职能部门在内的行政管理范围；（七）

都市企业：指集团下属房地产开发都市企业，包括多项目都市企业和单项目都市企业；（八）

多项目都市企业/单项目都市企业：多项目都市企业指同步运作2个（含）以上项目，并且受项目规模、产品业态、合作方式、区域分布等原因影响，需要若干相对独立的团体来运作各个项目的都市企业。除多项目都市企业之外为单项目都市企业；（九）

负责人：除非尤其指出，本制度中负责人指集团在投资发展、产品管理、营销管理、客户管理、运行管理、财务管理以及人力资源等职能领域的主管领导等。第三条

合用范围本制度合用于集团总部及各都市企业各类管理文献的管理工作。第二章

管理原则及职责第四条

管理文献的管理工作一般需要遵照如下原则：（一）

合法性原则：集团的各项管理文献均应符合有关法律法规及行业规定；（二）

规范化原则：管理文献的各项管理工作都应规范合理，不能随意的变动和更改；（三）

可操作性原则：应根据集团业务发展与实际经营的需要，开展各项管理文献的立项、制定、公布、评估、修订与废止等管理工作，保证管理文献可操作。第五条

集团管理文献的管理主体重要包括总裁、执行总裁、总裁办公会、计划考核部、各职能部门总经理、都市企业总经理。第六条

总裁在文献管理制度方面的重要职责是负责集团一级、二级管理文献的审批。第七条

执行总裁在文献管理制度方面的重要职责包括：（一）

审核集团一级、二级管理文献；（二）

审批三级管理文献或授权主管负责人审批其主管范围内的三级管理文献。第八条

总裁办公会由总裁负责召集，组员包括但不限于制度有关职能部门总经理、主管负责人、执行总裁。总裁办公会负责审核集团的管理手册及各类管理制度。第九条

各主管负责人在文献管理制度方面的重要职责包括：（一）

审核主管领域的二级管理文献；（二）

根据执行总裁授权审批主管范围内的三级管理文献。详细范围参见《建业集团决策权力划分表》。第十条

计划考核部在文献管理制度方面的重要职责包括：（一）

负责组织对集团管理文献体系的总体规划、制定、运行监督、评估与优化；（二）

负责组织协调集团各职能部门、都市企业在管理文献中的职权接口关系；（三）

负责定期搜集总部各职能部门、都市企业有关管理文献的提议和意见；（四）

负责管理文献的公布、评估、废止、立案等工作。第十一条

集团各职能部门总经理和各都市企业总经理在文献管理方面的重要职责包括：（一）

组织制定和修订职责所辖领域的二级、三级管理文献；（二）

负责职责所辖领域管理文献的执行监督；（三）

负责集团有关管理文献在本部门或本都市企业范围的传达。第三章

制度立项、制定与公布第十二条

集团各职能部门根据本部门职责及管理所需，按照《制度制定工作细则》的规定，填写《制度立项（修订、废止）申报表》（见附件一）报送集团计划考核部审核。第十三条

计划考核部对各部门立项申报表进行审核，通过后，提交运行管理负责人审核，执行总裁审批。第十四条

制度立项审批通过后，由提案部门负责制定。第十五条

制度重要内容应当包括但不限于如下几方面：（一）

总则：阐明制定目的、有关术语与解释以及合用范围。“目的”要务实地明确文献所管理各事项内容及所需要到达的重要目的；“术语与解释”要简要扼要地论述该文献所波及的关键名词术语；“合用范围”要明确该文献管理所波及的行政管理范围。（二）

管理原则及职责：阐明该项工作管理中需遵照的原则与制度有关责任主体及职责；（三）

主体内容：包括详细业务运作管理过程中的执行、监控、调整、评估等内容；（四）

附则：包括与该管理文献配套使用的流程、工作细则及原则或其他文献、解释权、施行日期、制定部门、签发人等；（五）

附件：重要包括详细实行过程中需要的表单、表格和模板等。第十六条

制度制定需严格遵照《制度、流程及流程描述文献的基本格式》（附件二）的规定。第十七条

在制度制定过程中，应与制度波及有关部门充足沟通，并通过《管理文献制定会签单》（附件三）会签。第十八条

由制定部门将制度送审稿以及会签单一并送交主推部门主管负责人审核，计划考核部审核，运行管理负责人审核，通过后提交总裁办公会审核，总裁审批。第十九条

计划考核部门根据第十五条规定对制度送审稿进行审核。第二十条

对总裁办公会上提出重大问题或者修订意见的，由制度制定部门进行修订，修订后按照第十七、十八条的程序重新送审。第二十一条

经审批通过后的制度，由计划考核部按照《制度制定工作细则》有关规定统一对外公布。第二十二条

计划考核部负责所有制度的立案，同步将有关资料（如电子文献、书面文献）送行政管理部存档。第二十三条

所有制度文献必须按照《管理文献编码规则》（附件四）统一编码。第四章

制度评估、修订与废止第二十四条

制度制定部门根据职责和管理所需，及时评估该制度的执行状况。第二十五条

计划考核部组织搜集、评估各部门对制度执行过程中的问题反馈及提议，并将评估成果提交制度制定部门。第二十六条

制度制定部门根据评估成果，综合考虑与否有必要修订该制度，如需修订，则按照第三章中条款之规定对需修订制度进行立项、制定及公布。第二十七条

修订后制度公布的同步，原制度废止，由计划考核部立案。第二十八条

制度制定部门根据第二十四、二十五条评估成果，综合考虑与否有必要废止该制度，如需废止，则提交《制度立项（修订、废止）申报表》（附件一）。经有关主管负责人、计划考核部、运行管理负责人、执行总裁审核，总裁审批后废止。第五章

工作细则立项、制定与公布第二十九条

集团各职能部门根据本部门职责及管理所需，按照《工作细则制定工作细则》的规定，填写《工作细则立项（修订、废止）申报表》（见附件五），根据《建业集团决策权力划分表》，审核并审批，并报计划考核部立案。第三十条

工作细则立项审批通过后，由提案部门负责制定。第三十一条

在工作细则制定过程中，应与有关部门充足沟通，并通过《管理文献制定会签单》（附件三）会签。第三十二条

由制定部门根据《建业集团决策权力划分表》，将工作细则送审稿以及会签单一并送交有关人员审核并审批。第三十三条

经审批通过后的工作细则由制定部门负责公布，并报计划考核部立案，行政管理部存档。第三十四条

所有工作细则须按照《管理文献编码规则》（附件四）统一编码。第六章

工作细则评估、修订与废止第三十五条

工作细则制定部门根据职责和管理所需，及时评估工作细则的执行状况。第三十六条

工作细则制定部门根据评估成果，综合考虑与否有必要修订该工作细则，如需修订，则按照第五章中条款之规定对需修订的工作细则进行立项、制定及公布。第三十七条

修订后的工作细则公布的同步，原工作细则废止，由计划考核部立案。第三十八条

工作细则制定部门根据第三十五条评估成果，综合考虑与否有必要废止本工作细则，如需废止，则提交《工作细则立项（修订、废止）申报表》（附件五）。根据《建业集团决策权力划分表》，审核并审批后废止。第七章

附则第三十九条

本制度与下列流程及流程描述文献配套使用：（一）

《制度制定流程》（编号：JH-ZD03-LC01）、《制度制定流程描述文献》（编号：JH-ZD03-LC01MS）；（二）

《工作细则制定流程》（编号：JH-ZD03-LC02）、《工作细则制定流程描述文献》（编号：JH-ZD03-LC02MS）；第四十条

本制度与下列工作细则及原则文献配套使用：（一）

《制度制定工作细则》（编号：JH-ZD03-XZ01）；（二）

《工作细则制定工作细则》（编号：JH-ZD03-XZ02）；（三）

《建业集团决策权力划分表》（编号：JH-ZD03-XZ03）第四十一条

本制度由计划考核部进行起草与修订，由运行管理负责人及总裁办公会进行审核，总裁同意后公布。第四十二条

本制度自公布之日起生效，原有有关制度同步废止，有关事项以本制度为准。第四十三条

本制度的解释权属于计划考核部。

附件一：制度立项（修订、废止）申报表表单编号：制定（修订）部门：报送时间：制度名称：制定（修订）负责人：参与制定（修订）人：制定（修订、废止）目的及所要处理的重要问题：

目前有关制度状况：

制定（修订、废止）根据：

重要内容：

制定（修订）计划：

部门（都市企业）总经理签字：

签名：日期：计划考核部总经理审核：

签名：日期：运行管理负责人审核：

签名：日期：执行总裁审批：（若制度废止，由执行总裁审核，总裁审批）

签名：日期：备注：1、如有需要，可另附阐明。附件二：制度、流程及流程描述文献的基本格式规定第一章制度格式第一条

制度是指集团为规范组织性质、运作机制、员工的思想行为而制定的对某项工作、事务或活动带有约束性、规范性措施的文献。第二条

制度文献页面设置规定（一）

上边距（天头）为30.5mm，下边距（地脚）25.4mm，左边距和右边距为31.7mm，页眉15mm，页脚14.7mm；（二）

页眉从第二页目录页开始设置直至最佳一页，页眉左边为建业集团LOGO，右边为制度全称：“建业集团XXXX管理制度”，字体使用宋体小五，页眉之下有一下划线；（三）

制度正文页脚有页码，居中，阿拉伯数字持续编页，打印字号为小五号罗马字体。第三条

首页（一）

制度首页包括集团LOGO、集团名称、制度名称、制定或修订日期、保密提醒等内容；（二）

详细内容字体及位置规定见模版阐明。第四条

目录页（一）

第二页一般为目录页，由制度章节及附件标题自动生成，详细的字体规定见模版的详细阐明。第五条

制度正文（一）

正文一般均包括总则、原则与职责、详细规定、附则、附件等部分；（二）

正文字体一律使用宋体五号字体、字间距设置为原则字间距，行间距设置为1.5倍；（三）

正文一般分为章、条、款三级描述；（四）

正文标题字体及位置详见模版阐明；（五）

正文各部分内容注意事项详见模版阐明。第六条

附件（一）

附件标题使用黑体四号字加粗，居中；（二）

附件正文内容的基本字体及字间距、行间距与制度正文一致；第二章流程格式第七条

流程是指以图形的形式直观体现管理制度中某特定事项的运作过程，明确运作各环节之间的互相衔接关系和衔接的条件，以及各责任主体和对应职权。第八条

流程文献规定（一）

一般状况下，应使用微软Visio流程编制软件进行流程的制定，基本格式见“流程模版及阐明”；（二）

流程模版分为背景模版及流程图主体模版。第九条

背景页格式（一）

背景内容及表格设置参看流程模版及阐明；（二）

背景页表格字体使用宋体8号字。第十条

流程图主体页格式（一）

职能带的排列一般的原则是从左到右职位等级依次上升，上报审核流程一般也是从左至右；（二）

流程图中的字体使用宋体10号字加粗。第三章

流程描述文献格式的基本规定第十一条

流程描述文献是指以文字的形式对流程图进行阐明，明确了流程输入输出、时间规定、流程接口阐明、流程环节、各责任主体及对应职权等内容。第十二条

页面设置规定（一）

流程描述文献的基本页面设置规定与管理制度的正文页面设置规定是一致的，详见以上详细内容及模版中的阐明。第十三条

描述内容格式（一）

流程描述文献正文内容包括集团名称、流程名称、流程编号、流程目的描述、流程输入输出、时间规定、流程接口阐明、流程环节等内容；（二）

流程描述文献各部分内容的字体及位置规定详见模版阐明；（三）

流程编号遵照“管理文献编码规则”的规定进行确定。

附件三：管理文献制定会签单表单编号：部门（都市企业）

管理文献责任方

报送时间

管理文献编号及名称

制定期间年月日（第版）管理文献制定阐明：提议人：日期：部门总经理：日期：有关部门意见部门总经理：日期：部门总经理：日期：部门总经理：日期：部门总经理：日期：主管负责人审核签字：日期：计划考核部审核签字：日期：运行管理负责人审核签字：日期：总裁办公会审核参会人员签字：日期：审批人签字：签发日期生效日期

备注：如有需要，可另附阐明。

附件四：管理文献编码规则第一条

将管理文献体系按照集团总部职能部门既有部门进行分类，用部门名称的拼音进行辨别。如招标采购部制度及流程统一用“ZB”来表达。第二条

同一功能板块下的制度用“ZD＋流水号”来辨别。如招标采购部的制度可表达“ZB-ZD01”。其他板块的依次类推。第三条

同一制度中包括的流程用“LC+流水号”来辨别。如招标采购部制度“ZB-ZD01”包括的流程可表达为“ZB-ZD01-LC01”。其他板块的依次类推。第四条

同一制度中包括流程的流程描述文献用“LC+流水号+MS”来辨别，如招标采购部采购管理制度的一种流程“ZB-ZD01-LC01”的流程描述文献可表达为“ZB-ZD01-LC01MS”，其他板块的依次类推。第五条

同一制度中使用的细则及工作原则用“XZ+流水号”来辨别，如招标采购部制度“ZB-ZD01”的细则可表达为“ZB-ZD01-XZ01”，其他板块的依次类推。第六条

同一制度中包括的附件及表单用“FJ＋流水号”来辨别，如招标采购部制度“ZB-ZD01”的附件可表达为“ZB-ZD01-FJ01”，其他板块的依次类推。管理文献编码示意表部门制度（ZD）流程（LC）流程描述文献（MS）工作细则及原则（XZ）附件（FJ）计划考核部JHJH-ZD01JH-ZD01