行文管理制度

行文管理制度一、目的：为规范企业各单位行文格式，使企业对内外行文原则统一，特制定本制度。二、合用范围：企业各单位对内对外公文皆合用此制度。三、名词解释：（无）四、内容：4.1公文使用时机及权责，详参附件。4.2公文编码原则4.2.1单位简称:4.2.1.1企业简称阐明:4.2.1.1.1湖北神鹭水产品有限企业：湖北神鹭4.2.1.2地区简称阐明：4.2.2.1.1神鹭：S－SHENLU4.2.1.3单位简称阐明：单位名称部门简称单位名称部门简称总经办（总）品控部（品）行政人事部（行）物流部（物）财务部（财）销售部（销）生产技术部（生）设备科（设）4.2.1.4编码原则4.2.1.4.1对外函编号原则：企业简称＋「年度（4码）」＋流水码（3码）＋号如：神鹭字「」001号4.2.1.4.2对外公文之收文编号原则：企业简称＋「年度（4码）」＋月份（2码）＋流水码（3码）」＋号如：神鹭字「07001」号4.2.1.4.3公告、对内函、告知编号原则：地区简称＋（发行单位简称）＋文献简称＋年度（2码）＋月份（2码）＋流水码（3码）」如：SL（总）异动0307001、SL（总）奖惩0309016、SL（总）内函0308013、SL（总）告知0308020、SL（总）联络03080154.3公文之收发管理4.3.1经核准之公文撰写完毕后:应登记于“发文记录”(附件1)上，并填写“公文分发签收单“（附件3），“公文分发签收单”随公文一同发出。4.3.2收文单位要在“公文分发签收单”上签上收文者姓名及日期，公文编号登记在“收文记录”（附件4）上。“公文分发签收单”由发文单位保留。4.3.3外来公文统一由行政人事部人员收文，登记于“外来公文收文记录”，并在收文上加盖收文章填写收文编号，由总经理批转有关承接单位或呈上级主管指示。4.3.4邮件收发文管理4.3.4.1使用对的行文原则格式，且用邮件发出的，须有对的的发文字号、收发文记录。4.3.4.2发文单位需外发之邮件须经单位主管（或代理人）核准后方可发出。并从邮件的寄件备份的“追踪”选项中查看邮件的接受状况，确定目的单位已读取。4.3.4.3如因网络或硬件的故障或其他原因，发文单位查出目的未读取此邮件，应查明原因，并以其他方式补发，保证文献的及时性与完整性。4.4公文之格式及编写原则4.4.1对内及对外公文须采用原则字体及格式，其原则样参照附件。4.4.2对内及对外公文之格式序号及打印纸张规格须参照“文献编写作业原则”（待确定）。4.5公文之保留及作废对内公文4.5.1公/通告：异动及管理公/通告张贴公告栏5天，超过时效公告由行政人事部收回；异动及奖惩公告记录于被公告人人事档案内：异动公告、奖惩公告、管理公/通告由行政人事部保留三年。4.5.2对内函件：4.5.2.1若公文内容为有关管理规定或作业方式，此类公文应保留到该文献之内容废止或取消时为止，但需作好收发文记录。4.5.2.2告知、协单等知会性非正式规定之函件由发文单位保留三个月时间，收文各单位与否留存自行确定，但收文单位需作好收发文记录。4.5.2.3汇报、会议记录则由有关主导单位呈上级主管，自行决定其保留基限和保留方式。4.5.2.4签呈：人员升职、加薪、异动之签呈，行政人事部门一般保留三年，对副主任级以上之签呈置于人力资源文献内并保留至人员离职。4.5.3对外公函：在所发行之公函内容处理完毕或失效后，公函制定单位自行保留（期限不限制），财务部影印件需长期保留。五、使用表格及保留期限5.1收发文记录5.2公文分发签收单5.3外来公文收文记录【保留五年】六、有关文献.6.1文献编写作业原则（待拟）七、附件7.1公告（稿）格式7.2通告（稿）格式7.3对外公函（稿）格式7.4对内公函（稿）格式7.5晋升、调薪、请购等签呈格式7.6汇报格式7.7告知格式7.8会议记录格式7.9协单元格式7.10会议告知格式附件：SL（总）奖惩031003奖惩公告一、奖惩主旨：奖二、奖惩阐明：1.2.行政人事部XXXX年XX月XX日×××通告为×××，决定××年×月×日时起，在×××，实行×××。一、×××。二、×××。××年×月×日湖北神鹭水产品有限企业（函）稿（“函”前冠以企业名称）神鹭字第【】号 （标题居中位置） ：对外公函稿使用A4(210mm*294mm)纸。在（函）字前面冠以企业名称，企业名称居中，采用PMINGLIU一号字体。距发文字号1.0公分。发文字型采用PMINGLIU小四号字体填写。标题居中位置,采用PMINGLIU小二号字体，其他内文采用PMINGLIU四号字体。第一行收文单位名称,文章采用段落式。企业签名：发文时间：行政人事部（函）（稿）发文者：发文日期：收文者：发文字号：副本： 附件：主旨：公文发行规定—对内函件格式阐明说明：1.使用A4(210mm*294mm)纸。2.标题居中位置,在（函）字冠以发文单位，采用PMINGLIU小二号字体，其他内文采用PMINGLIU小四号字体。公文位置见标示。3.收文者、发文者一般写单位名称，如无尤其必要不写姓名。4.发文日期暂不填写。5.对内函件之核准人为本单位之最高主管。审核：湖北神鹭水产品有限企业文号行字030101号签呈日期-01-16主旨：试用人员转正事宜阐明：试用期限。已满试用期限内工作体现。提议转正。并同步提议薪资予以调正。呈请核示！另注：1．主旨一项、下面核签各栏（及阐明二字）采用PMINGLIU四号粗体，其他内文采用PMINGLIU小四号字体。注：此为格式，敬请参照！！核准审核会签承接（标题）汇报汇报人：XXXXX部/张三汇报日期：XX月XX日呈：有关主管人员1.此汇报格式用于工作汇报、周汇报、月汇报、分析汇报、提议案等行文。2.汇报标题居中,距纸张上、下边缘为1.5公分,距纸张左、右边缘为2公分。3.标题字用PMINGLIU小二号字体,内文用PMINGLIU小四号字体可。审核：通知发文者：发文日期：收文者：发文字号：副本： 附件：主旨：内部行文告知之格式阐明说明：1.使用A4(210mm*294mm)纸。2.标题居中位置,采用PMINGLIU小二号字体，其他内文采用PMINGLIU号字体。3.收文者、发文者均需注明单位名称及姓名。4.发文日期按发文单位主管核签日期填写。5.告知应于本文结尾后之右下方加盖具有核准人职称、姓名之职章。审核：会议记录会议名称：会议主题：时间：地点：参与人员：主持人：记录：内容：1.使用A4(210mm*294mm)纸。2.会议记录标题居中,距纸张上、下边缘为1.5公分,距纸张左、右边缘为2公分。3.原则居中位置,采用PMINGLIU小二号字体，其他内文采用PMINGLIU小四号字体）。审核：公文使用时机及权责名称用途阐明明细拟稿单位拟稿人审核人核准人印信核准文献公告对全企业或全厂所宣布时使用核准人之直接下属单位发行生产单位行政人事部人事行政人事部部长总经理企业各级领导签呈生产单位奖惩单职等相称于副部长及以上人员奖惩职等相称于副部长如下人员奖惩管理公告总经办/行政人事部总经办/行政人事部拟稿单位最高主管拟稿单位或其最高主管公告稿通告有关事项通通告总经办/行政人事部总经办/行政人事部拟稿单位最高主管拟稿单位最高主管通告稿对外公告对企业以外之机构及其他企业行文时使用行政人事部承接人拟稿单位最高主管企业各级领导行政人事部加盖企业章稿财务部销售部物流部总经办对内函同级单位或不从属单位间互相行文用，内容以行政及管理方面事宜为主发出部门承接人直属主管单位最高主管稿签呈特殊案例，新规定、新职位，人员晋升、调薪，限对签呈人之