供应商管理制度

供应商管理制度第一章 总则为了规范供应商的选择与平常管理维护，明确操作细节，特制定本制度。供应商管理原则（一）保证企业的生产经营物资按需及时供应，防止产生缺货导致停产；（二）供应商开发的基本准则应遵照质量、成本、交付与服务并重的原则；（三）供应商管理实行战略合作管理，要和供应商保持长期合作关系；（四）供应商管理要实行动态管理，加强沟通、定期评估。合用范围：（一）供应商的管理包括供应商的选择、管理、评价、淘汰等方面，由采购部主导，矿管部及其他有关部门负责协助。（二）企业供应商管理的范围包括石场现金采购物资的供应商。（三）物资供应商分为固定资产供应商、材料配件供应商等。固定资产供应商由于采购频率低、单值大，只需进行供应商的选择，不进行平常供应商的评价。部门职责（一）采购部采购物资供应商由采购部负责进行管理，行政部采购物资供应商由行政部负责进行管理。（二）使用部门应负责协助提供供应商所供应产品质量、交货、服务等有关方面信息。（三）采购部应根据企业的供应商管理措施定期组织对供应商的考核，考核成果应形成材料，进行上报与存档。供应商选择采购执行主体负责进行市场潜在供应商的搜寻工作，分类登记《供应商状况登记表》。重要通过如下方式搜寻开发供应商：（一）互联网搜索；（二）同行简介；（三）供应商的积极问询和简介；（四）专业技术杂志；（五）供应商的专业媒体广告等。采购执行主体负责搜集供应商信息，会同使用部门剔除明显不适合深入合作的供应商后，确定一种《供应商考察名目》。被剔除的供应商应记录剔除原因，以备查阅。新供应商须提供的资料的复印件：（一）营业执照；（二）税务登记证；（三）组织机构代码证；（四）企业简介（或有关资料）；（五）认证体系证书；（六）特殊行业许可证；（七）代理商（贸易商）需提供代理证书等。采购执行主体应根据《供应商考察名目》规定供应商填写《供应商基本资料表》，对供应商的基本状况，设备状况，产品状况，人员状况、供应能力等进行理解。对于需要提供样品试用的供应商，应规定其提供样品，交由使用部门或设备部进行样品测试，并提供质量测试成果汇报。使用部门或矿管部无法独立进行测试的，应负责寻找专业机构进行测试。对于重要物资供应商，采购部可根据实际需求提出实地考察需求，报常务副总经理同意，经同意后，采购部负责组织有关部门的技术人员实地考察供应商，并向企业提交《实地评估登记表》。对不实地考察的供应商，应通过电话、传真、电子邮件等方式和供应商联络，深入获得供应商供应能力信息。采购执行主体根据供应商提供的信息，会同有关部门对供应商的产品质量、服务、生产能力及配合方面进行评估，根据《新供应商评审表》各项指标对供应商与否符合我企业规定进行评审，评审合格的供应商列入企业《合格供应商清单》。不合格的记录不合格原因，并立案备查。供应商档案管理供应商档案包括：（一）《供应商合格名目》（二）《供应商基本资料表》；（三）供应商营业资质（营业执照复印件；税务登记证复印件；组织机构代码证；认证体系证书复印件，特殊行业许可证，代理商（贸易商）需提供代理证书等）；（四）价格表；（五）关键技术资料；（六）评估、考核资料，包括：《实地评估登记表》，《新供应商评审表》，《供应商考核表》，《供应商异常联络单》，《供应商异常状况登记表》等。采购执行主体负责建立并定期更新供应商档案，使用部门予以配合。供应商档案由采购执行主体负责管理。供应商档案应实时进行更新，每年至少更新一次。在纸质供应商档案基础上，采购部应建立电子版《供应商状况登记表》与《供应商合格名目》，并对内容进行实时更新。供应商的平常管理采购执行主体需对供应商平常体现及到货品资使用状况进行记录，形成供应商评价的根据。对到货品资出现的品质异常，使用部门应及时发送《供应商品质异常状况表》给采购执行主体，表中描述清晰品质异常现象，并附照片，采购执行主体把异常信息转发供应商，并跟进供应商处理和后续改善工作。采购执行主体应定期对供应商的交货状况进行记录分析，其成果作为供应商评价的根据，并将成果传给供应商，敦促其不停的改善与提高。采购执行主体应定期对同类产品市场价格及供应状况进行理解，并作为与供应商谈判及供应商评价的根据。对于企业重要供应商，应加强与供应商的平常沟通与反馈，建立长期合作供应商关系，签订长期合作协议。供应商评价采购部负责组织供应商的年度评价，保证所采购物资质量、交货期、服务等满足规定规定。年度评价是指以年度为周期对供方进行综合评估。每年采购额排名前20的材料配件供应商，原则上应进行供应商年度评价。采购执行主体应对供应商平常异常状况做好《供应商异常状况登记表》，作为考核根据。使用部门负责为供应商评价提供基础数据，包括品质、交期与平常配合等方面。出现物资质量异常，质量异常状况严重或者对生产产生影响的，采购部要对供应商重新做出评估。考核项目及评分原则见附件《供应商考核表》，考核成果酌情通报给对应供应商，供其改善。供应商考核评估原则及运用：评价分数成果运用供应商等级85分以上可加大采购量A70～84分可正常采购B60～69分需进行辅导，减量采购C﹤60分提供整改汇报，可暂停采购D注意：质量得分不不小于25分者，参照D级奖惩；唯一供应商评为D级时仍可正常采购供应商淘汰D级供应商在收到整改告知一年内未配合整改的，可取消供应商资格。通过供应商评价认为不能继续合作的供应商，应当在协议结束后取消供应商资格或者和供应商协商解除协议。出现严重质量异常或影响项目生产的，且供应商不积极配合处理问题，采购部可不进行供应商评价，即取消供应商资格。供应商申诉处理采购执行主体在选择供应商时对所有供应商要一视同仁地看待，并且要明确告诉对方申诉渠道。行政部负责接待供应商申诉，根据供应商申诉的状况和采购部、石场、矿管部协调，必要时向常务副总经理通报状况，由常务副总经理审查处理。附则本管理制度由采购部负责草拟、修改和解释。本管理制度经总经理审批后，自颁布之日起正式实行。供应商评价管理规范编制时间：年月日1、总则1.1目的选择合格的供应商并对其进行持续监控，保证其为企业提供合格的产品与服务。1.2合用范围本方案合用于给企业提供产品和服务的所有供应商。1.3权责1.3.1采购部、质检部、技术部、生产部负责对供应商评价。1.3.2质检部、采购部负责对供应商的考核。1.3.3总经理负责合格供应商的同意。2、合格供应商的原则2.1应选择具有良好的质保能力和商业信誉的企业为本企业提供物料。2.2本企业有关人员对合格供应商的评价，应按照如下原则综合考虑（参照“供应商基础状况调查表”)。2.2.1供应商应有合法的经营许可证，应有必要的资金能力。2.2.2优先选择按国家（国际）原则建立质量体系并通过认证的供应商。2.2.3对于关键原料，应对供应商的生产能力与质量保证体系进行考察，其中大体包适下列4个方面的规定：（1）进料的检查与否严格。（2）生产过程的质量保证体系与否完善。（3）产品出厂的检查与否符合我方规定。（4）考察供应商的历史业绩及重要客户，其产品质量应长期稳定、合格、信誉较高，重要客户最佳是著名的大型企业。2.2.4具有足够的生产能力，能满足我司持续需求及深入扩大产量的需要。2.2.5能急顾客之所急，紧急订单能紧急处理。2.2.6有详细的售后服务措施，且令人满意。2.2.7同等价格择其优，现等质量择其廉，同价同质择其近。2.2.8样品通过试用且合格。供应商评价程序（见供应商评估流程及附注阐明表）3.1供应商的现场评审3.1.2对于供应甲级产品的供应商实行月考季评审，对于供应乙级产品的供应商的实行季考核六个月评审，对于供应丙级产品的供应商则实行六个月考核年终评审。3.2《供应商质量保证协议》的签定。3.2.1采购部负责与现场评审合格的关键材料供应商、重要材料的供应商和一般材料供应商签定《供应商质量保证协议》。3.2.2《供应商质量保证协议》一式两份，双方各执一份，作为供应商提供合格材料的一种契约。3.3样件需求与供应商送样3.3.1企业有样件需求，由采购部采购人员告知供应商送交样件，质量管理部有关人员需对样件提出详细的技术质量要注，如品名、规格、包装方式等。3.3.2样件应为供应商正常生产状况下的代表性产品，数量应多于2件。3.4样件确实认3.4.1样件送达企业后，由技术开发部门、质量管理部完毕样件的材料、性能、尺寸、外观质量等方面的检查，并填写《样品确认表》。3.4.2经确认合格的样件，需在样件上贴“样件标签”，并注明合格或不合格，标识检查状态。3.4.3合格的样件至少为两件，一件返还供应商，作为供应商进行生产的根据，一件留在质检部作为此后检查的根据。3.5确定合格供应商的名单3.5.1在《供应商基本资料表》、《供应商综合评审表》、《供应商质量保证协议》和《样品确认表》4份资料完毕后，质量管理部将供应商列入《合格供方名目》，交企业最高管理者同意。3.5.2对于唯一供应商或独占市场的供应商，或直接列入《合格供方名目》。3.5.3假如客户提供供应商名单，采购部采购人员必须按客户提供的供应商名单进行采购。3.5.4《合格供方名目》在每次的供应商考核成果得出后进行修订，删除不合格供应商，修订后的《合格供方名目》经总经理审批后生效。供应商的考核与监督4.1考核措施对供应商实行评分分级制度，满分为100分。4.1.1采购人员应规定供应商准时交货，同步应记录由于供应商原因采用分批发导致的超额费用。4.1.2考核频率关键、重要材料的供应商每月考核一次，一般材料的供应商每季度考核一次。4.2考核成果的处理（见供应商考核表—对应措施）。4.3对合格供应商的质量监督4.3.1质量管理部和采购部应保留合格供货方的供货质量记录，对于批量产品不合格应及时告知供应商，产品不合格时对供应商提出警告，持续两批产品不合格则暂停采购，另选供应商或待其提高产品质量后再行采购。4.3.2对不合格的供应商，应取消其供货资格，并修订《合格供方名目》。供应商政策的执行与反馈5.1采购部门与财务部门在接到供应商政策执行告知书后，按规定的执行日期执行，并严格执行保密制度。在政策执行的过程中，发现任何问题，应立即反馈给采购部门。5.2供应商政策的临时性变更5.2.1出现下列状况，通过企业运行总监的书面同意后，可对某些供应商的政策做临时调整：（1）某供应商的发展战略或地区销售政策发生对企业有利或不利的重调整。（2）供应商决定把我企业作为重要客户。（3）重要供应商出现临时性的重大经营危机。（4）市场供应价格发生剧烈震荡，使供应风险骤然加大，供需双方都应做重大的政策调整。（5）其他须作临时性调整的状况。5.3临时性供应商等级调整同样应填写供应商等级变动申请表，并有表格左上方注册“临时”字样和调整进限。5.4调整一旦结束，应立即恢复其原有等级，如仍需继续保留临时等级，需报总经理特批，并于该季度在供应商评审会议上通过。建立供应商质量体系6.1对供应商质量体系的开发，每年由采购部组织供应商有关人员学习质量体系原则，并规定供应商制定质量体系推行计划，原则上规定供应商通过质量体系的认证，并逐渐符合质量体系的规定。6.2供应商质量体系的评估6.2.1重要材料供应商、关键材料供应商每年评估一次，一般材料供应商两年评估一次。6.2.2质量管理部制定评估计划，采用评估小组（物控、开发、质量）现场评估，或供应商自我评估的措施。6.2.3评估内容按《供应商质量管理检查表》的规定。6.2.4假如供应商通过了质量体系的第二方或第三方认证，采购人员索取了供应商的认证证明资料后，可免除对其的评估。7附则7.1本制度由质量管理部、采购部联合制定，有关内容分别由有关负责人负责解释和修订。7.2本制度报总经理审批后，自颁布之日起执行。附件：《供应商质量保证协议》《供应商状况登记表》《供应商考察名目》《供应商基本资料表》《实地评估登记表》《新供应商评审表》《供应商合格名目》《样品确认表》《供应商考核表》《供应商综合评审表》《供应商质量管理检查表》《供应商异常状况登记表》《供应商品质异常联络单》附件：供应商质量保证协议书甲方：（供货方）乙方：（购货方）为保证化妆品质量，明确质量责任，保障消费者使用到安全、有效的产品，根据《化妆品卫生监督条例》等法律、法规，经甲、乙双方友好协商签订如下协议：1、甲方须向乙方提供加盖其公章的营业执照、生产企业还应提供卫生许可证、全国工业产品生产许可证等企业的合法资质复印件和提供开票资料。2、甲方应向乙方提供销售人员的法人委托书原件和加盖其公章的身份证复印件。甲方须向乙方提供所经营产品的注册批件或立案凭证、检查汇报书、质量原则、注册商标、样品等有关资料。甲方提供的以上资质证明文献须是合法有效的，伪造、假冒证明文献所引起的一切经济损失与法律责任由甲方所有承担。甲方提供的产品包装、标签、阐明书等必须符合有关法律法规的规定，产品包装和阐明书不符合有关法规规定引起的一切经济损失与法律责任由甲方所有承担。甲方提供的产品须是按法定原则经检查合格的，并随货附有对应批号的产品检查汇报书与合格证。在流通与使用中，如发生由于甲方产品质量引起的纠纷，甲方须派代表迅速赶到现场并承担由此引起被行政主管部门抽检的商品和费用以及导致的一切损失。产品在运送途中的破损、污染和乙方在销售过程中发现的非人为的破损，产品无批号、无生产日期、无有效期限等异常状况，甲方应无条件承担因此导致的一切损失包括但不限于退货费用、顾客投诉的赔偿费用、交通费用及手续费用等。因经营过程中发现甲方伪劣产品或假冒专利产品等侵犯第三人知识产权的，使乙方遭顾客投诉、被行政部门惩罚、或被媒体曝光等给乙方导致经济、声誉损失的，甲方应承担一切直接经济损失。甲方应提供合法票据，所供产品的有效期应在一年以上，特殊效期产品除外。乙方应向甲方提供加盖原印章的营业执照等有关企业资料复印件。乙方在经营或使用甲方所供产品的过程中发生质量问题应及时以书面形式与甲方联络通报有关状况，甲方应积极配合、妥善处理。乙方应有符合国家有关规定和产品存储规定的储存场所，因储存不妥导致的质量问题由乙方负责。本协议一式两份，甲乙双方各执一份，未尽事宜由甲乙双方协商处理。本协议自双方签订之日起生效，有效期从年月日至年月日。甲方（盖章）：乙方（盖章）：代表人：代表人：年月日年月日供应商状况登记表编号：供应商名称注册地注册资金企业性质重要产品产品品牌联络方式如被剔除（剔除原因）

供应商考察名目编号：供应商名称注册地注册资金企业性质重要产品产品品牌供货能力联络方式备注供应商基本资料供应商名称供应商地址邮政编码联络电话／传真联络人提供产品／服务企业概况企业性质□国营□合资□私营□其他员工构成员工总数，其中工程技术人员质量体系已通过□GMPC认证未通过□准备在月内认证□目前无认证计划重要生产设备重要生产工艺重要试验设备重要检测设备生产能力月供货能力正常交付周期重要客户简介客户提供的产品占生产比例实地评估登记表编号：评估项目评估内容评估计分评估部门备注交货保证能力（25分）1、产能充足和饱满程度（8分）采购部2、物流、仓储、运送能力（7分）3、交期承诺合理性（5分）4、计划、跟单安排（5分）品质保证能力（50分）1、体系完整和执行度（12分）采购部/矿管部2、IQC人员、设备、质量记录（6分）3、PQC质量记录和工序安排（6分）4、QA抽样原则、出货保证能力（10分）5、客户埋怨处理（8分）6、5S管理（8分）工程技术能力（25分）1、新产品开发、设计能力（7分）矿管部2、机器、设备的保养、计量与使用（8分）3、工艺保证能力（10分）合计记分：评估成果：采购部意见：签名：日期：矿管部意见：签名：日期：总经理意见：签名：日期：最终止果：□不合格□合格备注：签名：日期：新供应商评审表编号：供应商名称联系人电话产品执行原则传真序号基本状况质量体系质量体系认证□无□执行原则能执行原则□无标生产□企业注册资金三百万以上口一百万以上三百万如下口五十万如下口生产方式流水作业成批生产□单件生产□设计能力自行设计□能设计简朴产品□不能设计□企业历史十年以上口五年以上十年如下口三年如下口企业人员500-1000人口100-500人口0-100人口企业业绩年产量/产能100%-200%口70%-90%口60%如下口序号我司评审1.提供产品质量优□良□一般□2.服务状况优□良□一般□3.生产能力完全满足□基本满足□不满足□4.准时交货状况很好□一般□较差□评审意见：按照《供方评价准则》，对供应商资质、生产能力以及提供产品质量等进行评估，该供应商基本(符合/不符合)我企业合格供应商的规定，提议该供应商(列入/不列入)我企业《合格供应商库》中。评审人：年月日评审结论：同意将该供应商(列为/不列为)我企业合格供应商。生产副总经理：年月日年度复评记录年度与否继续列入合格供方名目同意时间年度与否继续列入合格供方名目同意时间年度与否继续列入合格供方名目同意时间供应商合格名目表日期：年月日序号供应商生产厂家供应物资名称规格质量评价联络人电话地址备注样品确认单物料供应商送样日期序号物料名称规格型号样品确认备注封样编码样品图片确认人采购部意见：鉴定：□合格□条件合格□不合格确认人：年月日总经理意见：最终鉴定：□合格□条件合格□不合格签名：年月日供应商考核表编号：考核项目考核内容考核措施分值分数备注质量40%来货质量[1－（进料不合格批数/总进料批数）]*40%0~40分合格率价格30%A、非常有优势13~15分B、较有优势C、较无优势7~11分D、无优势交货精确度15%交货状况[1-（逾期批数/总进料批数）]*30%0~30分到货率配合度

15%协议和票据处理的配合A、协议及时回传；票据如实、及时、完备4~5分B、协议不及时回传，票据处理很好2~3分C、协议及时回传，票据处理恶劣1分D、协议私自修改，票据处理恶劣0分不良品更换的配合A、准时更换4~5分B、偶尔迟延2~3分C、常常迟延1分D、置之不理0分埋怨处理的配合A、电函即到诚意改善4~5分B、偶尔迟延尚能改善2~3分C、常常迟延诚意局限性1分D、置之不理0分总得分等级总得分奖惩A85分以上可加大采购量。B70～84分可正常采购。C60～69分需进行辅导，减量采购。D﹤60分提供改善汇报，可暂停采购。注意：质量得分不不小于25分者，参照D级奖惩；唯一供应商评为D级时仍可正常采购矿管部承认/日期：其他有关部门承认/日期：常务副总经理承认/日期：供应商综合评审表编号：填写日期：供应商基本状况名称计划承接企业产品厂址波及加工工艺过程联络人电话职务传真评审内容优良中差劣得分54310综合项1．质量政策与否明确，目的与否量化2．特殊岗位的操作人员与否得到合适的培训3．工作场地与否清洁、整洁、定置摆放检查与试验1．进料检查与否有检查规范、检查记录2．过程检查与否有检查规范、检查记录3．最终检查与否有检查规范、检查记录4．与否有标识来标明检查与试验状态5．不合格品与否有处理程序并按程序处理6．质量出现异常时与否有信息反馈、纠正措施过程控制1．与否对承制产品具有足够的工序能力2．与否制定制造流程图和作业指导书3．产品与否有合适的标识4．机械设备与否认期保养、润滑、清洁5．工装工具与否保留，现场使用状态与否完好6．搬运工具与否能合适防止产品损坏出货安排1．仓库与否整洁，标识与否清晰，账物与否相符2．产品出货前与否进行出货检查并按客户规定作标识3．生产计划与否依交付期排定以保证能按期交付4．有无合适的紧急订单的处理方式与能力现场评审分数到达70分以上为合格得分合计评审结论□评审合格□评审不合格采购部质量管理部供应商质量管理检查表□协作厂商□试用厂商□原料供应商□外协加工厂商填写日期：检查员：厂商名称制程与否按规定的原则操作□是□否厂商的地址电话制程与否按规定的检查