现代企业共有的难题-如何共享你的知识

行业巨头，也需变革M研究院是国内IT业最大的研究所之一，拥有雄厚的科研基础设施和强大的科研开发团队。其所拥有的自主知识产权的科研成果在国内得到了广泛的应用，并获得了良好的经济效益和社会效益。而电信行业除了传统的电话主线，移动电话，互联网业务以外，国内包括固定宽带和3G移动通信在内的新的电信业务增长点也逐渐明朗，相信在今后很长一段时间内M研究院还将有较大的发展空间和提升潜力。X院长是研究院的新任院长，接受院长工作后最急迫也是最重要的任务就是要在最短的时间内熟悉并上手全院的工作，为接下来各项事务的快速展开作好准备。然而在随后对员工的调查访问中，X院长碰到了大量的知识困惑：“我们想了解一下我们院2003年以来做过的项目，看看哪些前人已经做过了，我们就可以少走一些弯路。”“各项目组分别进行的竞争情报收集和分析，要能充分共享的话，对我们的研发会产生极大的价值。”“以前购买过的报告、资料等内容，要是有一个统一的平台能够查阅就好了”“我有一个难题，怎么样才能尽快了解我们院这方面的专家是谁呢？”“部门之间太不了解，有时候到上头拿项目，我们一个院都会有撞车的，对我们院的形象会有比较大的影响。”事实上，M研究院碰到的这些现象都是由一个问题所引发的，那就是知识资产的共享难题。相信许多现代企业在经过了一段时间的快速成长，企业自身有了一定量的知识积累后，都会不约而同地遇到这个方面的问题。无形资产，绝非“鸡肋”！知识资产(IntellectualCapital)是指在企业中能给企业带来价值的无形资产，是无法在传统的财务报表中显示出来的。比如在M研究院中，其丰富的项目经验，科研报告，书籍资料等都是知识资产，把它们综合起来的话就是一座庞大的知识宝藏，如果研究院内每个人都能根据自己的需求不断地从宝藏中挖掘和汲取，那么其产生的价值将是十分可观的。在现代知识管理的理论中，企业的知识资产也需要重视起来。然而在所有知识管理的课题中，最重要也最困难的就是“知识共享”。那么为什么知识需要共享呢？其主要原因有：知识的共享能够使组织绩效指数增长。根据ArthurAnderson提出的知识增值的公式：K=(I+P)S其中K=Knowledge,I=Information,P=People,S=Share知识的共享能够将个人隐性知识外化为组织知识。知识的不共享会造成不必要的损失。网络化的工作环境使得共享成为趋势。一般来说，我们可以通过建立公共知识库来达到知识共享的目的，而一个好的知识库应当达到以下三个目标：连贯性(Linkage):知识库内的各部分内容之间应当有一定的关联，这样有助于对知识做有意义的连接和整合。灵活性(Flexibility):为了满足企业不同的需要，知识库的整体结构必须有一定的灵活性。以用户为中心(User-Oriented):在知识库的设计过程中，都应当以用户情况和需求为中心，符合用户的使用习惯。在听了源天专家关于知识共享的介绍之后，X院长意识到了问题所在，也下定决心要将研究院所

有的运作项目管控起来，在全院上下进行知识管理的改革。项目控制，实现知识共享电信行业在国内尚且属于相对垄断的行业，对于M研究院来说，凭借自身的经验和技术完全不会缺少项目和客户，重要的是如何把以往的项目经验和研究成果在院内共享。源天专家为研究院设计完成一整套项目实施方案，其中主要包括了启动和初步调研，知识清点和梳理，系统实施及数据导入，培训与上线四个步骤（如下图）。下面主要简单介绍知识清点和梳理以及知识库设计过程中的一些要点。«LlH«Wtt«|JMMH<Sdmu屮卯聪J,址|］中時川孟fJ)rtWfl|如;HHTj!«LlH«Wtt«|JMMH<Sdmu屮卯聪J,址|］中時川孟fJ)rtWfl|如;HHTj!廉餐也（4啡IK樓几jww*m»Tr坤沪出理!*廿席删吋上域:丄JV盘鼻器年眼按站坦徑fllzX新LJ询.MUtkK^Vw*nnifi^^A作戈i虬Kt创带vm♦期讷印盒内寿卅枠.ttfln^rTTJW■{viPPXbI丑■JL硏1・|仝x>!Mriq-rtiAM<业i菲Uli■即识側拥*序密诚辑討叫柯一XffiA+VM博就NMiUlMltiAillJtnfJ去呉畑课申JH.A,H・.■fflnirlWMTEliilL*.阳即处阳鼻哥0車幫引估用當和履卷左JM由諒Mfel-4^-1IMLA4IIHM品*ft左北1WK取阳t*馬更駆甌齐吊縊皆理Mr屁峥lit廉ifc昭户*■MlJ'-JHiNftMJft址忡护』M您的知识分类了吗？源天专家在对研究院的知识进行初步的整理之后，归结起来主要有如下几大类：科技管理部：300多个项目成果类知识各专业部门：300多个项目相关的过程类专业知识、经验与教训、灵感与创意、心得与体会外部专业类知识：不计其数的会议、培训、资料、报告、知识库等外部情报类知识：不计其数的竞争对手情报、集团最新动态、国际趋势等随后面临的首要问题是：如何对这么多纷繁复杂的知识进行分类？源天专家又为源天专家又为M研究院设计完成了一套多维度的分类体系。即运用分类学知识，使一篇文件可以属于多个分类的方法。源天专家在具体地设定分类细目时，针对M研究院的实际情况还设计出了扩展性，适用性，穷尽独立，颗粒度适中等分类原则，来更好的辅助和指导知识文档的分类共享下的知识安全然而知识共享也并不意味着企业知识完全的开放。因此，源天专家在知识库中还为其设计完成了一套完善的权限体制。除了相应的权限分配体制以外，为了满足其跨部门文档调阅的特殊需要，源天专家还为研究院设计完成了一套文档查看申请和审批流程（如下图），流程中结合了文档的查看权限和安全级别实现高效的检索和浏览介于研究院的信息量非常庞大，源天专家在研究院的信息系统平台上设计完成了一套多维的检索方式。这种检索方式与文档的多属性结合起来，可以按照多种方式和组合条件检索。系统具有三种不同形式的检索方法：目录方式，多维度属性检索方式和多条件检索方式，以满足不同部门中不同人员的不同需要。知识地图和部门看板M研究院对于知识库还有一些比较特殊的需求，例如研究院在对外介绍自身时，常常需要介绍某一领域内的专家。由于研究院覆盖的领域比较广，专家比较多，因而这样看似很简单的操作却往往会耗费大量的时间和精力。另外，研究院的各部门之间也缺乏沟通，常会发生的情况是，某一部门不清楚其他部门的项目状况而导致科研“撞车”情况的出现。为了满足研究院这两个特殊的需求，源天专家设计完成了两套工具：“专家目录”和不清楚其他部门的项目状况而导致科研“撞车”情况的出现。为了满足研究院这两个特殊的需求，源天专家设计完成了两套工具：“专家目录”和部门看板”“专家目录”中列出了研究院里所有专家的名录，根据专家所专注的领域进行分类。点击专家的名字，就会显示该专家的各类基本信息和经历经验，而且其项目经历是和知识库相连接的，会随着实际情况的变化而自动更新（如上图）。Hit计加璋金诂冶2(fid星rr工齐止iw■teTltiliii辿jEgjaixiiaa•21^3Jen*jTitim」口$12总V二H圣哋■jLFl右比左・4曲M口-JL曜炮匚！匚屮「嗣:口1圧・・!B1鼻氐站生MWCDCJA常舉五A-山畀H；1-Di理it疋；£聂ft他疋rW：1歲曲怦斷們・用科才舟・」IJHTI电豐血星*町算・上rAjixvif■.itnuFfuirwr*9“部门看板”的作用则是方便员工了解研究院中各部门的动态。里面包含了各个部门的实时信息，如部门的工作计划、会议纪要、项目动态等等。这里的信息是由知识库里的文档自动生成的，能够实时地进行更新（如上图）。知识共享由优秀的知识库体现知识库的建设工作对于知识共享而言同样是非常重要的，只有一个好的知识库才能给知识共享提供一个优秀的平台。源天专家在知识库的建设过程中，包括今后的持续改进过程中始终坚持以下原则：知识管理“自上而下”，企业文化成为核心知识管理体系的建立首先需要高层领导的推动支持，知识共享要真正发挥作用，随后还需要依赖基层员工的努力和配合。知识管理的最高境界是使知识的共享成为员工工作的一种习惯和方式，是员工一种自觉的行为。要做到这一点就必须把知识共享的观念深入到每个员工的头脑中，而这种观念的深入主要通过创造共享的企业文化来实现。源天专家不仅和企业高层管理人员进行及时透明的沟通交流，同时也通过培训、调研、座谈会等形式，注重对基层员工知识管理的渗透。制度准绳，“大小通吃”任何一项变革和创新都必须制度化才可能持久并发挥作用，因此知识共享的革新也需要制度化。例如有的企业明文规定员工需要在知识库中提交每天的工作日志和项目小结等等，这样的话无论员工在企业中的职位是高是低，在制度上都保证了知识共享的顺利进行。知识安全，尽在掌握知识是企业最重要的资产之一，因此知识的安全性是很重要的。在目前的知识管理体系中，源天专家为角色和级别分别做了相应的界定，“以人为本”，共同进步知识共享中有一个难题是对于拥有核心竞争力的员工而言