信息系统开发项目管理中沟通管理问题和对策

信息系统开发项目管理中沟通管理问题和对［摘要］项LI管理作为一种先进的管理技术，已在信息工程等众多工程领域得到广泛应用。沟通管理是项LI管理的九大知识体系之一，在项U整体管理中有着极其重要的意义和作用。文章分析了信息系统开发项U中沟通管理所涉及的主要问题及其影响，并山此探讨了信息系统开发项U中强化沟通管理的对策和方法。信息系统开发项U管理是为了使开发项U能够按照预定的成本、进度和质量顺利完成，根据管理科学的理论，对项LI的需求、成本、人员、进度、质量、风险等进行科学分析和有效管理及控制，并利用工程化开发方法所进行的系统活动。但LI前，许多信息系统开发项U管理还没规范化，并且不少项U经理和项U组成员缺乏现代项U管理相关知识，致使信息系统开发过程中，从项U管理所涉及的九大知识领域，即范圉管理、时间管理、成本管理、质量管理、人力资源管理、风险管理、采购管理、沟通管理、集成管理进行分析，都程度不同的存在各种各样的问题，从而导致许多项口延期、超预算棋至失败。从本职看，项目九大管理紧密相关，不可分离，但是项目管理中时间、成本、质量、人力、风险、采购等很大一部分的工作是与人的沟通、涉及人的管理。因此，分析信息系统开发项U管理中，造成项LI不成功或失败的首要原因很多是山于缺乏良好的沟通管理造成的。故管理信息系统开发项目管理中，要对沟通管理引起高度重视。一、信息系统开发项目中沟通管理涉及问题分析信息系统开发项口管理中，从系统规划、系统分析到系统设计，乃至项LI的整个生命周期中，都存在大量的且涉及各种任务层次的沟通管理工作。分析通常情况下，信息系统开发项U中沟通管理所涉及的问题及其影响，可归纳为以下儿个方面：.项忖经理与用户主管之间的沟通项LI组与用户是对立的统一体，双方均希望将开发项U做好。但用户可能对信息开发技术缺乏全面的了解，而项U组对用户的需求U标、基础、条件等细节了解不充分，使得双方对项U开发过程的理解存在着差异。而这种认识上的差异与理解的不同会导致开发成果与实际需求偏差其远。因此，沟通管理的首要LI标便是要建立一个便于项U经理与用户主管之间进行交流的环境。.项LI组成员与用户之间的沟通信息系统开发项U从立项开始，就要求项U组成员与用户就其现有的以及所需要的管理功能、业务流程、操作要求等进行认真细致的调研和交流，但山于此项工作琐碎，需要花费的时间和精力较多，故项U组成员很多人不大愿意：去多做相关方面的沟通工作。事实证明，这些方面沟通工作的不到位，将会给后续开发工作带来很多麻烦或造成返工。.项U经理与项U组成员之间的沟通信息系统开发项L1管理中，项LI经理与项U组成员之间的良好沟通是直接影响到项U成败的关键。项U过程中沟通的U的是为了保持项U进展，识别潜在问题，征求建议以改进项LI绩效。但在项LI实施过程中，不少项U经理不重视经常性的、随时随地的与项U组成员的沟通或交换意见，喜欢（续致信网上一页内容）在办公室听汇报，或自以为是，凭个人印象或经验办事。而项U成员在具体工作中，清楚项LI笫一线各方面的情况、问题和困难，但不善于及时与项忖经理及相关成员沟通。如果在项LI管理中，项LI经理与项口成员之间的沟通不畅，就会在很多方面影响项LI的进度、成本和质量。.项忖组成员与项U干系人之间的沟通信息系统开发项LI管理中，与项目关联最多，涉及活动最多的是项目干系人。项II干系人一般包括客户或者用户、项忖团队、项LI公司的管理层等一些主要的利害关系者。项U组成员应站在这些项LI干系人的角度，从他们的需要及利益出发，最大限度的通过项LI实现他们的价值，如果脱离这些，那么项目也是很难获得成功的。.项口组成员与软件开发人员的沟通项U组成员与软件编程人员的关系处理得如何将直接影响软件编程人员的积极性。当使用人员对系统提出问题，并改动要求时，软件开发人员往往找出各种理由予以否定，而这正是引起项U组与用户矛盾的最经常的原因。在信息系统开发项口管理中，项口组成员需要经常协调用户和软件开发人员的沟通，既要满足用户的需求变化，乂要充分调动开发人员的积极性。否则，项U结束过程中的验收、评价和移交等工作难以顺利完成。二、信息系统开发项目中强化沟通管理的对策1•提高沟通管理作用的认识项LI沟通管理就是要保证项LI信息及时、正确的提取、收集、传播、存储以及最终进行处置，保证项U团队内部的信息畅通，沟通的好坏直接关系到团队的U标、功能和组织结构，对于项LI的成功有着重要的意：义。因此，首先要提高项口组成员特别是各方主要领导人对沟通的必要性和重要性的认识，从而保证沟通工作严格按计划、按要求、按步骤、按规范进行，以及取得领导对沟通工作给予必需的人员、经费和时间等的大力支持。.构建项LI型组织机构信息系统开发项口管理中，如何协调各方，如何使得相关信息能够在各方共享是一个非常需要关注的课题。在沟通上容易犯的一个错误就是项LI组的人员各自为政。另外一个比较容易犯的错误为在定期的例会中，许多项U成员不能准时参加，这也导致一些信息在例会中不能共享，一些决策在会议中不能决定。针对这两方面的问题究其原因，承担开发任务的项U团队是弱矩阵型的组织机构，才导致了沟通存在着这些障碍。只有项U的组织机构能够成为项U型的组织机构，才能保证项U管理的其他方面得以顺利实施。.制定项U沟通计•划信息系统开发项LI从立项开始，就要在了解项忖相关角色与人物的基本情况，了解他们对项口的期望，需要得到的项LI信息及时间的基础上，制定一份详细的沟通计划，用以确定和指导项U实施中信息的沟通工作。项U沟通讣划是对项U实施过程中需要沟通的内容与工作进行科学合理的安排，比如对包括信息名称、信息类别、相关角色、时间、沟通方式、频率等要素进行充分的考虑和充分的准备等。.做好项LI实施过程中的沟通在项U实施过程中，项U相关人都不同程度地需要且及时得到项U的各种状态信息和进展信息。而这方面沟通的方式应该包括：定期会议，其忖的是要让项LI相关人等通过会议得到项U执行过程与阶段性的结果，包括在项口当前时刻，花了多少时间、成本和资源、还需要花费多少时间、成本和资源等;周期性文档沟通，意:指项Id主要负责人和相关人之间定期的以电子邮件等形式进行沟通，以保证项LI实施过程中有关决策问题和管理问题的及时解决;项LI组成员之间的沟通，以保证系统在实施过程中的细节问题实时解决;还有项口组成员与项11相关骨干业务人员的沟通。运用各种方法和技巧，做好这些沟通，对于保证全员参与项U管理，使得所开发系统更好地满足用户需求有着相当重要的作用。同时能最大程度地减少项目实施阻力。.及时化解沟通管理中的冲突项LI实施过程中难免会有或大或小的各种冲突发生，冲突解决不好，对于项LI实施的影响不可估量，也可能会造成危机和风险。化解冲突的方法和技巧应该是首先本着相互理解、解决问题的态度与相关人员进行开诚布公的沟通。其次，是在坚持大原则的基础上，可做适度的妥协，比如，在用户提出项U某方面内容变更请求时，可以采用期望值转移的方法获得用户的认可。值得强调的是，当沟通陷入僵局时，适当的妥协往往是最有效的化解冲突方式。.注重尽早沟通和主动沟通在信息系统开发项忖管理中，很多人也重视去沟通，可效果却不明显，似乎总是不到位，山此引起的问题也层出不穷。其实要达到有效的沟通有很多要点和技巧需要掌握，尽早沟通和主动沟通就是其中之一。尽早沟通要求项U经理要有前瞻性，定期和项LI成员及用户建立沟通，不仅容易发现当前存在的问题，很多潜在问题也能暴露出来。在项U管理中出现问题并不可怕，可怕的是问题没被发现。沟通得越晚，暴露得越迟，带来的损失越大;主动沟通说到底是对沟通的一种态度。在沟通管理中，需要大力提倡主动沟通，尤其是沟通任务已经明确的时候。当沟通是项U经理面对用户或上级、项U组成员面对项U经理时，主动沟通不仅能建立紧密的联系，更能表明你对项LI管理的重视和参与，会使沟通的对方满意度大大提高，对整个项U非常有利。三、结语总而言之，信息系统开发项口中的沟通管理就是项U干系人之间传递和沟通信息的过程，它对于项LI取得成功是必不可少的。在信息系统开发项LI管理中如何正确地使用沟通管理这门艺术，灵活地运用沟通管理的方法和技巧，对保证项U最大限度地满足客户的需要、引导项U迈向成功的口标有着至关重要的作用。每个项U经理和项口组成员都应对此高度重视，并积极主动地去进行探索和实践。参考文献：［1］黄梯云:管理信息系统(第三版)加］.高等教育出版社，2004(10)［2］范黎波:项口管理［M］