集团公司公文处理管理办法

20-19-集团公司公文处理管理办法第一章总则第一条为进一步提高**（集团）有限公司（以下简称“**”）公文处理质量和效率，实现公文处理精细化管理，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）和天**市、**区政府相关规定，结合**实际工作，特制订本办法。第二条本办法适用于**本部及所属单位，包括**全资、控股企业及相关经费单位，参股企业参照执行。第三条公文是实施管理、传达部署、履行职能、发布制度、报告情况、解决问题、指导工作、业务往来的重要工具。**办公室主管**公文处理工作，并对各部室、单位进行业务指导和督促检查。各部室、单位是公文处理工作的主体责任单位，要加强组织领导，强化队伍建设，配备专职或兼职人员负责公文处理工作。第四条公文处理工作主要包括收文办理、公文制发、公文归档等一系列相互关联、衔接有序的工作，应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则，以办公自动化系统（智慧工作平台）为主，以纸质文件为辅，积极采用先进技术手段以提高公文处理工作效率。第二章公文种类第五条**常用的法定公文种类主要有：（一）决定。适用于对重要事项作出部署安排、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。（二）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（三）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（四）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（五）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（六）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。（七）批复。适用于答复下级机关请示事项。（八）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（九）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。第六条**自有签报、情况专报、基层上报**公文、信息参阅等内部公文流程，按照有关规定要求，用于处理、协调、掌握和安排**有关工作。第三章收文办理第七条收文办理主要包括签收、登记、初审、提出拟办意见、承办、催办、办复等环节。第一节收文初审第八条主送**的各类纸质和电子公文，由**办公室（集团行政文书）统一接收，按规定做好签收登记，并进行初审。第九条外来公文的初审1.完整性。初审公文的整体内容，若存在要件不齐、内容不全、字迹不清、破损等情况，要及时向来文单位询取完整的公文。2.有效性。初审公文的各要素，若存在主送不对、行文不当、内容有误、办期已超等情况，要及时向来文单位询取准确的公文。3.唯一性。针对多次接受到的同一公文，在确定内容一致且已流转的情况下，不再重复进行收文处理。第十条内部公文的初审1.行文应符合行文规则（1）行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。行文应符合隶属关系和职权范围要求，一般不得越级行文。（2）向上级机关行文原则上只主送一个上级机关，根据需要可以同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。（3）下级机关的请示事项，如需以**名义向上级机关请示，应提出倾向性意见后上报，并将代拟稿一并上报。（4）请示应符合一事一报原则，事项必须明确，不得将请示内容夹藏于附件中，报告类公文不得夹带请示事项。（5）**可以对机关各部室和各单位行文；各单位可以向**报告工作和请示问题，亦可相互间行文。属于机关部室职权范围内的事项应当直接报送机关主管部室；机关各部室可以在自己的职权范围内对各单位的相关业务部室行文，除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向**各单位发布指令性公文。机关部室发文需报备集团分管领导。机关各部室之间遇有问题应当协调解决，原则上不相互行文。2.公文内容应符合格式规定公文一般由份号、内容提示、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。（1）（2）内容提示。含有重要信息、商业机密的公文，可以标注“内部资料、注意保密”等字样。（3）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。（4）发文机关标志。由发文机关全称或规范简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或规范简称。联合发文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独使用主办机关名称。（5）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。同一单位报送**的公文，发文机关代字部分应保持一致。（6）（7）标题。由发文机关名称（或规范简称）、事由和文种组成。公文标题应准确表达公文内容。发文机关名称不得省略。（8）正文。公文的主体，用来表述公文的内容，应无错字、别字、漏字现象，语言表述应简洁、规范、没有歧义。要严格控制公文篇幅，原则上不得超过1500字，确需详细阐述有关情况的，可附件说明。使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。请示类公文，应以“妥否，请批示。”“妥否，请批复。”收尾。批复类公文，以“特此批复。”收尾。报告类公文，应以“特此报告。”“专此报告。”收尾。禁止套用、杜撰其他表述形式。（9）附件说明。附件说明应与附件标题一致。附件顺序应根据与公文的关联程度，并结合附件成文日期，按照由近及远的原则排列。附件内容不应重复。（10）成文日期。署报文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。（11）印章。纸质公文应按规范要求加盖报文单位公章，并与署名机关相符。（12）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。上行文还要注明联系人和联系电话，联系人应为熟悉工作情况的负责同志，联系电话中应有移动电话号码。（13）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。公文中如涉及其他文件、集团领导批示、重大事件及相关政策法规等内容的，须作为附件一并上报。（14）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称。（15）印发机关和印发日期。公文印发机关原则为各单位公文管理部室。印发日期与成文日程原则上相差不得超过3个工作日。电子公文实际报送日期应与公文印发日期一致；纸质公文实际报送日期与公文印发日期相差不得超过1个工作日。3.各单位报送**的公文，应通过办公自动化系统报送，原则上不接收纸质公文。敏感公文不得通过系统报送。（1）电子公文标题应与公文标题一致。（2）制发电子公文时，应按要求填写公文标题、来文单位、文件编号、收文日期、拟稿人、基层公司领导批示意见、提示等。（3）4.初审不合格的公文，将退回报文单位进行修改。第二节公文拟办第十一条第三节收文流转第十二条拟办意见确定后，**办公室（“集团行政文书”）负责立刻将拟办意见及公文送主办联络员，由其按照如下原则进行分类流转：阅知性公文，采取“同步分送”方式，按照阅知范围，同时送各相关**领导、部室、单位阅。批办性公文，采取“自下而上”方式，根据拟办意见，先同步分送集团分管领导及办理部室、单位批办，最后送**主要领导批示。市区领导同志批示件及重大指导性公文等，采取“自上而下”方式，先送**主要领导批示，再送**分管领导批办，最后送办理部室、单位阅处。第十三条承办部室、单位对交办的公文应当及时办理，认真领会批示意见，认真审看公文内容，并按规定时限办理完毕。办理时限要求较长的，承办部室、单位要合理安排办件时间并认真落实，严防办件前松后紧，要为**领导留出足够的研究和决策时间。填写办理意见时，除填写必要的工作分配、任务指派意见外，需适当拿出指明工作方向、强调办理要点和注意事项的意见，不能简单以“请XX领导阅示”“请XX人员阅处（办）”等作为办理意见，更严禁用“已阅”“收到”来代替办理意见。办理过程中，主办与会办部室、单位各负其责，按照“谁主办、谁负责、谁反馈”原则，由主办部室、单位对事项办理负总责，并组织协调会办部室、单位，督促落实事项办理情况。会办部室、单位要积极主动做好配合，加强分工和协作。对于紧急公文，主办部室、单位应即收即办，采取多种方式提速办理。确保公文高质、高效办理。第十四条第十五条**办公室将及时了解掌握公文的办理进展情况，运用管理和技术手段督促催办主办部室按期办结，会办部室的催办工作由主办部室负责。第四章公文制发第十六条公文制发主要包括起草、初审、复核、签发、登记、校核、印发等环节。第一节公文起草第十七条1.符合国家法律法规、党的路线方针和上级机关相关政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关文件相衔接。2.一切从实际出发，分析问题实事求是，充分体现发文宗旨，所提政策措施和办法切实可行。3.内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。4.文种正确，格式规范。5.深入调查研究，广泛听取意见，不得照抄照搬上级公文。6.公文涉及其他部室、单位职权范围内的事项，起草部室必须征求相关部室、单位意见，力求达成一致。7.公文篇幅要符合字数要求。第十八条各部室、单位要根据职能分工、上级文件要求、集团领导指定和工作实际需要起草公文。会议纪要由主汇报部室、单位或与会议主题对应的部室、单位负责整体起草，起文时间原则上不超过会议结束后的5个工作日。第十九条拟稿部室、单位是公文起草的主体，按照“文责自负”原则拟稿发文，负有以下责任：1.拟稿人2.部室、单位负责人对本部室、单位拟制的公文负总责，对行文的必要性、内容的完整性、准确性进行审核把关，确保数字及逻辑关系的严密和基本结论表述准确。同时，应指导拟稿人提高公文撰写水平，保证文稿质量。3.部室、单位文书负责本部室、单位拟制公文的流转，对发文全过程进行跟踪催办，遇有会签意见不一致的，应及时通知部室、单位有关人员及负责人进行协商，达成一致，确保流转顺畅。部室、单位之间征求意见或会签公文时，除主办部室、单位另有时限要求的，相关部室、单位应在3个工作日内予以回复。如因特殊情况不能按期回复，相关部室、单位应主动与主办部室、单位沟通并商定回复时限及方式，否则可以视其为同意。第二节规格要求第二十条公文的制发应遵循“就低不就高”原则，严格控制发文规格及总量，不得以公文落实公文、以发文代替工作。拟稿部室、单位负责发文初审工作。第二十一条发文规格原则上根据拟印发公文所涉及内容的重要程度，并参考上级机关同类公文的印发规格予以确定。以**名义发文的事项主要包括：1.管理规范性公文（决定、规定、章程、办法、规则、实施细则等）、指导性公文（意见、批复等）、请求批准（请示）、知照性公文（通知、通报等）、汇报性公文（报告）。2.涉及**某一方面的政策规定，包括一级核心文件、二类核心文件、重要级文件。3.涉及**重大决策部署，重要问题的请示和报告，重要工作的商洽和答复（函），重要情况的通报、记载重要会议主要情况和议定事项（纪要）。4.向上级机关请示有关事项，汇报工作、反映情况和答复上级机关的询问。5.人事任免、机构设置、职能调整等。属下列情形的，一般不以**名义发文：1.国家法律法规和党内法规已做出明确规定的。2.现行公文规定仍然适用的。3.部室职权范围内的事宜,应由部室发文或部室联合发文能够解决的。4.贯彻上级文件精神，层层转发，没有新的具体政策措施的转发类公文。5.不需要发布的或者可以由各业务部室自行发布的公文。6.属于部室年度工作安排部署的。7.其他不适宜以**名义发文的。第二十二条**办公室公文是对**公文的补充，主要用于受**委托传达**关于某一方面工作的决定，通知有关事项以及办公室职权范围内的事项。第二十三条第二十四条经党委会、董事会、总裁办公会审议原则通过的文件稿，拟稿部门要在会后1个工作日内（需作较大修改的一般不超过3个工作日）修改完善，并起草公文履行发文程序。第二十五条外报公文应为**领导审批预留足够时间，特别紧急的应及时向集团领导汇报，并与**办公室沟通说明情况，抓紧办理，尽快完成公文制发。第二十六条涉及多个部室职权范围内的事务，必要时可以联合行文。若部门之间未协商一致的，不得行文。第三节公文复核第二十七条以**名义制发公文的，经拟稿部室、单位完成初审后，由部室、单位文书送相关联络员根据规定进行复核，并按规定程序流转。公文复核应主要审核以下方面：1.行文理由是否充分，行文依据是否准确，制度性文件是否依照规定履行完决策程序。2.内容是否符合国家法律、法规和党的路线方针、政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。3.公文写法是否符合文种要求。批复是否与原请示相对应；会议纪要是否符合会议原意。4.是否符合发文程序，拟稿部室、单位负责人是否签批。5.内容涉及其他部室、单位职权范围的事项，是否经过充分协商并达成一致意见，会签意见是否在文中得以体现。6.提请签发的领导是否适当。7.秘密等级、紧急程度、分发范围、主抄送单位是否恰当。8.是否符合公文格式或行文规则等其他要求。9.公文中的人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。公文中的年份应写全称。公文的成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全。使用阿拉伯数字时，一组数字不能移行。10.语言表述是否符合语法逻辑。11.所需要件是否完整、齐全。第二十八条公文复核应坚持严谨、高效的原则。对于紧急公文，采用即到即审的方式办理。经复核不宜发文的，由联络员退回拟稿部室、单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由拟稿部室、单位修改后重新流转。第二十九条**办公室是**公文格式及标准的归口管理部室，负责对经部室、单位初审合格、联络员复核通过的公文进行把关。同时，对公文中格式及逻辑的准确性负责，指导部室、单位进一步规范公文相关要素，提高公文的逻辑性。第四节公文签发第三十条复核后的公文,由联络员报请**领导签发。如遇**领导提出修改意见，应退回拟稿部室、单位修改。领导签发公文时，应明确签署“同意”等类似字样内容。签发后的公文由**办公室进行后续流转。联合发文由所有联署机关的负责人会签。以**名义向交通运输部、市政府、市国资委、市交通运输委、市港航局、滨海新区政府等上级机关报送的请示、报告，经**分管领导审核后，由**主要领导签发；一般管理规范性工作，需以**名义发文的，报**分管领导签发或由分管领导批呈主要领导签发。会议纪要按照“谁主持、谁签发”原则执行，部分专业会议根据实际情况酌定签发人。第三十一条公文签发后，由**办公室根据发文台帐确定发文字号，并对公文的审批程序、内容、文种、格式、附件、印发范围、印制份数进行印前核对、登记、排版。签发后如需做重大修改的公文，应报原签发人重新签发。第三十二条公文核对无误并经拟稿人校对后，由**办公室按规定程序印刷、装订、分发。电子公文，按规范操作通过办公自动化系统传输。纸制公文发出时间与印制时间不得超过1个工作日，紧急公文即印即发。第五章公文归档第一节归档依据第三十三条公文归档工作要根据《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）、《归档文件整理规范》（DB12/T127-2018）、《**（集团）有限公司文件材料归档范围和档案保管期限规定》、《**（集团）有限公司档案管理办法》（**）、《****归档文件整理标准》等相关规定，对具有保存价值文件材料进行收集、整理、分类、鉴定、归档。第三十四条**各单位应设立与本单位发展相适应的综合档案室，配备满足档案工作需要的人员，负责本单位档案工作，并对本单位各部室和所属机构的档案工作实行监督、指导和检查。各部室、各单位应配备文书处理人员，负责本部室文件材料的收集、整理、立卷（件）归档工作。第二节收集整理第三十五条公文的整理原则1.归档公文整理分为纸质公文和电子公文的整理。纸质公文整理是以件为单位进行。2.归档公文整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。3.归档公文整理应区分不同价值，便于保管和利用。4.归档公文整理应符合文档一体化管理要求，便于应用办公自动化手段进行档案管理。5.归档公文整理保证纸质公文和电子公文协调统一。第三十六条公文的归档整理要求1.立档单位在其职能活动中形成的具有保存价值的公文，办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2.归档的公文以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。3.归档的公文应是原件。完整的发文应有正文（加盖公章）、签发单（加盖公章）和修改稿；完整的收文应有承办单和文件正文。纸质流转的收文，要求必须归原件;办公自动化系统流转的收文，可以归打印件归档。4.发文办结后，由拟稿部室文书进行归档。公司级发文归档率应达到100%，部室级发文需通过鉴定再进行归档。5.收文办结后，上级政府的来文，由**行政文书统一负责归档，各部室文书负责本部室主办的公文归档。主办部室应汇总协办部室对形成的文件材料统一完成收集、整理、归档工作。6.归档公文的整理单位一般以每份文件为一件，或者以与一个事由紧密联系的相关文件为一件，文件正本与定稿为一件、正文与附件为一件、原件与复制件为一件、转发文与被转发文为一件、来文与复文为一件（请示与批复为一件）、报表、名册、图册（本）为一件，简报、周报等参阅材料一期为一件。7.归档公文以件为单位，按照事由结合时间、重要程度排列。在一份文件中，正文在前，签发单、定稿（发文稿纸、修改稿）在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后（批复在前，请示在后）；会议文件、统计报表、简报、刊物、处理信访及纪检监察案件形成的材料要分别集中排列。8.将公文按其形成的年度分类，对计划、总结、统计等归入文件产生的年度；请示与批复、来文与复文等来往文件，归入文件批复、复文（有结果）年度；跨年度形成的文件材料，如专项工作、专案、多年的统计表，归入事项的办结年度（如合同）；会议文件归入开幕年度。9.归档公文按件装订，要去掉金属物，用档案管理部室指定使用的装订材料装订（每件左上角），不得压字。10.以件为单位，登记每一件归档公文的实际页数。公文中有图文的页面为一页。以公文原有页码为序，无页码的文件要编制页码。页码编写位置：用铅笔书写，单面文件右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角。11.整理过程中对文件进行鉴定保管期限后，将文件按规定的不同保管期限分类。第三节归档要求第三十七条归档时间要求在每年6月底前完成上一年度纸质及电子公文的归档工作。第三十八条电子公文的归档工作，参照纸质公文归档的有关规定执行。归档前应确定电子公文最终定稿的真实性、完整性及有效性。第六章公文管理与保障第三十九条涉密公文不得上网，应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发