文件管理程序范文

姓名职位签名日期制定刘彭喜品质部主管审核刘彭喜管理者代表同意总经理文件修订记录序号修订版次修订页数修订内容修订/生效日期1A1.01-7初次发行2B1.01-6二次发行.03.09/.04.153B2.01-6质量手册编号、修改部分表述.03.26/.04.011.目的对我司和质量与环境管理体系有关的文献进行控制，保证和质量与环境管理体系有关的文献处在受控状态，保证各工作场所使用的文献为有效版本。2.合用范围合用于和质量与环境管理体系有关的文献的控制。3.定义3.1【文献】质量与环境管理体系文献、技术类文献和外来文献的合称。质量与环境管理体系文献包括管理手册、程序文献、第三层次文献和记录；技术类文献包括产品原则、工艺文献等；外来文献包括技术性国际原则、国标、行标与有关法规，及质量与环境体系有关的国际原则、国标，供应商或客户提供的文献等。3.2【文献要素】指文献必须具有的基本信息，如：标题、文献编码、生效日期、版本号、拟制人、审批人，以及内容构成、版面格式等。3.3【受控文献】发放范围有限制，更改、回收受到追溯的文献。3.4【非受控文献】受控文献范围之外的文献。3.5【文控】“质量与环境体系文献控制室”的简称，从属于品质部。3.6【引用文献】应以其为根据的，或应完全服从的上一级规定性文献。3.7【支持性文献】为目前文献作深入细化，或起分解、阐明、配合、辅助作用的文献。3.8【受控号】受控文献的分发号，也是文献发放点（或部门）的代号。受控号由品质部确定，其他部门不得任意更改。若有新增或撤并部门应报请品质部开号或注销。3.9【文献清单】由本部门拟制的受控文献（三级文献）目录。3.10【记录清单】由本部门编制的质量记录目录。3.11【程序文献】在我司亦称二级文献、第二层次文献。用于阐明质量与环境管理体系的重要活动和过程的途径，从而指导企业运作的形成文献的程序。3.12【第三层次文献】包括作业指导等文献，一般用于指导或阐明某一详细工作怎样做，由谁在何时、何地做的文献。4.引用文献卓华精密组件有限企业ZHQM—《质量与环境管理手册》5.职责5.1总经理：负责审批管理手册，制定、同意方针。5.2管理者代表和/或副总经理：负责审核管理手册，审批程序文献。5.3品质部：负责质量与环境管理体系文献的控制及质量与环境体系有关的国际原则、国标、文献的控制；b)管理、控制与企业产品有关的技术类文献、外来原则；c)维护程序文献及第三级文献清单，并提供使用服务。5.4有关部门：a)制定文献并及时修订、改善文献与实际实行的符合性。b)管理本部门的文献。6.实行纲要6.1假如没有形成文献的程序就不能保证质量和环境管理时，则应制定形成文献的程序。6.2文献的范围和详略程度应取决于工作的复杂程序、所用的措施，以及开展这项活动波及的人员所需的技能和培训。6.3按规定标识和公布文献，保证需使用文献的场所都能迅速得到对应文献的有效版本。6.4按规定实行文献的更改，及时撤出失效或作废文献，并按规定处理这些文献。7.工作程序和规定7.1质量与环境管理体系文献的构造层次：一级文献：质量与环境管理手册；二级文献：程序文献；三级文献：流程指导、管理规范、原则和作业指导类等文献；四级文献：质量与环境记录。7.2文献的拟制：7.2.1质量与环境管理手册由品质质量与环境体系的范围，及任何删减的细节与合理性；为质量与环境管理体系编制的形成文献的程序或对其引用；质量与环境管理体系过程之间的互相作用的表述；结合企业实际运作的对整个质量与环境管理体系各要素作出的简朴、明了的论述。7.2.2程序文献由品质部组织有关部门编写、会审，文献编号及格式由品质部负责控制，程序文献用于阐明7.2.37.2.47.3质量与环境管理体系文献及其所附表格的编号：a)《质量与环境管理手册》编号: 企业代号+手册代号+“”+发行年号，如：ZHQM；b)程序文献编号：企业代号+程序文献代号+“–”+序列号，如：ZHQP01；c)工作指导性文献编号：企业代号+文献代号+部门代号+“”+序列号，如：ZHWIPZ02；d)登记表格编号:企业代号+记录代号+部门代号+“”+序列号，如：ZHQRSC01；e)ZH为卓化精密组件有限企业代号；QM为手册代号；QP为程序文献代号；WI为三级文献代号；QR为记录代号；f)部门代号:厂务﹙CW﹚；业务﹙YW﹚；采购﹙CG﹚；品质﹙PZ）；模房（MF）；生技（SJ）；生产﹙SC﹚；技术﹙JS﹚；货仓﹙HC﹚；生产计划部（JH）.g)其他各类受控文献编号措施由各部门参照以上制定。7.4质量与环境管理体系文献的更改7.4.1各职能部门每年对质量与环境管理体系文献进行一次评审，需要时予以修订，以保证质量与环境管理体系文献的合适性。当如下状况时必须对有关文献及时进行修改：a)管理政策、原则变革；b)系统组织构造调整、职能变动；c)流程优化、模式变革；d)对其有冲突影响的上级或支持性文献公布或修订；e)明显的误导性错误；f)弥补空白及其他非常重要的原因。7.47.4.3a)文献更改由原公布部门控制。b)文献修订再次发放时必须回收旧版废止文献，并作记录。d)合理提议者认为有必要进行改善时，可对文献需修订部分以书面方式提出提议，并交文控和主管部门进行审核。7.4a)文献版次分为“发行版次”与“修订版次”；b)发行版次发行版次用英文大写字母A～Z表达，初次发行则为第一版（A），当文献经多次更改或有重要更改而须整份文献重发时，则发行版次升为第二版即（B），每次文献重发则发行版次升高一级；c)修订版次文献第一次发行则修订版次为第一版，即（1.0）。文献的修改以页作为单位，当某页经修改后重新发行，则此页修订版次再升高一级，如原先为1.0版，则现升为2.0版，依此类推。当修订版次上升为10.0版时，则整份文献重发，所有修订版次均为1.0,发行版次升为B版。7.5质量与环境管理体系文献的审批：7.57.5.27.5———组织拟制会审批准质量与环境管理手册品质部管理者代表总经理程序文献和计划书品质部或指定的部门程序对象所波及重要职能部门管理者代表（或总经理与副总经理）作业指导等第三层次文献各职能部门业务所波及和需要的部门主管部门领导7.6质量与环境管理体系文献的发放：质量与环境管理体系文献的发放状况分为受控发放和非受控发放两种。7.6由文控室加盖“受控文献”印章后进行发放，并保持发放记录。7.6非受控文献发放不做发文记录，也不做更改、废止的追踪。b)非受控文献的发放用于培训、提供应合资合作厂及顾问机构参照等。7.6.3当使用的文献因破损严重或文字不清晰等原因而影响使用时，应到文控室更换7.6.4当文献使用人将文献丢失后，应到文控室7.7废止与销毁回收的废止文献和母本文献在确认无保留价值时，应予销毁，销毁时应留取有关签证记录；因法律和积累知识