基于bs结构的资产实时验收系统的研究与探索

基于bs结构的资产实时验收系统的研究与探索

随着计算机和计算机的快速发展，资产网络化管理的实施已成为时代的趋势。同时，加强资产管理的科学、及时、安全性和准确性已成为时代趋势。为顺应这一时代发展的需要,我校研制开发的基于Web(B/S结构)的资产实时验收系统,应用于资产验收的全过程,使我校率先在资产管理工作中实现了与各职能部门、各院系的网络化办公,开启了资产管理的新篇章。1根据学校的实际情况,资产管理在企业随着国家“科教兴国”战略措施的实施,国家不断加大对高校的资金投入,使得高校科研综合实力有了明显的增强。学校的办学规模、质量和效益也有了明显的改善。学校的资产购置量每年都在飞速增长,北京化工大学2000年以后新购进资产数较2000年以前净增200%,由于高校资产管理是学校教学科研等工作中的重要组成部分,也是学校管理的一个重要方面。其突出特点是投资大、数量多、信息量大,而且是一个非常活跃的动态管理过程,因此,只有不断提高管理水平,充分发挥资产的使用效益,才能是合理利用资金的有效保证。虽然我校资产管理工作历来具有较好的基础,但是如何使资产管理适应学校教学、科研工作的迅速发展,始终是摆在我们面前的一个重要工作。通过多年来的具体实践,我们感到要使各项基础数据准确无误,必须首先针对资产验收入库这一最基础、最重要的环节,实行网络化管理。因此我们必须摒弃沿用多年的手工登记进行设备验收所造成的手续复杂、工作量大、出错率高、数据不准确、信息不及时的原始验收方法。2资产网上验收北京化工大学自行研制开发的基于Web的资产实时验收系统,采用B/S结构,可以实现浏览器方式,各院系管理人员只需像平时通过浏览器访问国内外互连网的网站一样,就能使用本系统。图1为基于Web的资产实时验收系统结构图。该系统填补了通过网络进行资产验收入库这一空白,真正意义地实现了资产验收网络化管理。基于Web开放式的资产管理系统,实质上是在校园网上实现预约信息数据库的异地Web访问。以Web为核心,构建成统一、便利的信息交换平台。该系统实现了远程管理、信息共享、文件传输、信息交换等功能,用户可以通过统一的浏览器进行信息检索,操作方便。更重要的是基于Web模式,可以建立起更加灵活高效的信息系统,通过网络同财务部门进行专线连接,两部门进行实时设备验收、入帐。图2为资产网上验收界面。(1)资产购买者持正规税务发票、产品使用说明书及与之相关的说明资料到国资部门登记验收入库。资产管理部门进行审核,如确认准确无误,审核通过即打印资产验收单(一式三份),国资部门验收人员签字、盖章,经手人签字,留下2份(其中1份国资处存档,另外1份定期返回给各院系管理员),另1份给经手人随发票到财务部门办理报销手续。国资部门在网上打完设备验收单后,要及时点击设备验收功能框,所输入画面立即实时地传送到财务部门负责报销工作的前台任何一台计算机屏幕上。财务部门在进行帐务处理时,只要打开IE浏览器,对照国资部门通过网络传送的该台仪器验收的实时画面,审核验收单,如确认准确无误,做好标记(打勾),完成点击操作。(2)资产购置验收入库,即通过资产网上验收。当财务部门对新入库的资产进行报帐时,可通过网络进行数据核对,做到基础数据必须准确。每季度末,资产部门通过点击“财务核对”这一功能框,及时了解财务报帐情况。国资、财务两部门通过该系统未审核库反馈的信息,及时跟踪和了解本季度已经入库却没有去财务部门办理报帐的资产情况,如确定由于客观原因无法在本季度报帐的设备,国资部门要将该设备从本季度设备库中做退库处理。确定与财务部门同步一致,保证与财务部门实时对帐。该系统的使用,很好地解决了国资与财务部门之间的未达帐问题,实现了真正的帐物统一。3主要成效和不足(1)网络化管理系统,应用于资产验收对帐环节,改变了传统的手工验收方式,彻底消除了多年来由于手工验收造成的各种弊端。以前手工验收经常出现数据不准确、信息不及时、与财务及各职能部门、院系无法沟通、严重脱节的现象,致使每年同财务部门都出现不可避免的未达帐问题,造成各部门动用大量的人力、物力、财力,耗费大量时间,进行手工对帐。但是却无法从根本上解决问题。该系统的使用,实现了真正意义上的网络化办公,使资产验收工作首次实现了网络化管理。(2)实现了资产验收的实时及动态管理。对仪器进行实时跟踪,实时反馈信息,达到了双向反馈的效果。解决了以往每季度、每年度与财务部门的数据不一致及多年来财务部门、国资部门各自一本帐的问题。(3)拓宽了与各职能部门之间的横向协调,信息交流,信息资源共享,职能部门之间的互动,提高了资产的信息流动。以往各部门要想查阅本单位的资产信息,必须到国资部门,这样不但加大了国资部门的工作强度,同时也给各部门工作带来许多的不便,各部门之间的信息流动更是无法实现。(4)纵向管理更流畅,各学院结束了沿用多年的所有仪器设备信息、设备入库数量、各种变动情况都来源于国资部门的历史,现在学院具备通过远程进行网上资产信息的查询、打帐、提交各种变动信息的职能,简化了工作程序,提高了工作效率。(5)提高了资产信息管理的准确性和完整性。改变了以前手工验收入库容易造成的重复入帐,金额易错,无法互相监督,互相反馈信息所造成的数据不准确、不完整等现象。该系统使用前,资产管理部门一旦手工开出验收单后,对该仪器是否去财务部门已经报帐,是否由于其它原因又到国资部门进行重复登记入库,根本无法跟踪,国资与财务部门之间管理上出现了脱节,因此该系统的使用真正达到了资产管理的准确性和完整性。(6)加强了资产信息的安全性。网上验收入库后,设备信息存放在临时库中,在确认所有数据与财务一致后,方可拼入资产主机库中,避免了由于误操作带来的数据混乱现象,使得数据信息安全可靠,为后期数据管理打下了良好的基础。4在系统数据同步做好安排工作使用Web资产管理系统后,我校实现了资产的全过程网络化管理。三年的实践证明,国资部门与财务部门的帐物做到同步一致,毫厘不差。彻底解决了困扰国资部