优化手术排程系统提高手术医护人员满意度

优化手术排程系统提高手术医护人员满意度

精细管理来自精细生产，这是一种全球应用的管理形式。这是一个集企业管理、经营理念、方法、技术和工具于一体的科学体系。“消除浪费、提高效率”是精益管理的内涵与实质,它强调“杜绝一切缺陷,严格控制好质量”,并将“顾客需求拉动、准时且准确,强调协调、持续改善”的本质理念作为重点。搭建高效的手术麻醉信息系统是医院整体信息化建设与发展的一项重要内容,是顺应现代医院发展和满足患者就医需求的需要。2012年,卫生部《三级综合医院评审标准》明确将“手术麻醉信息化建设”作为等级医院评审的重要指标。手术排程系统作为手术麻醉信息化平台的子系统,是手术科室资源调配和控制的枢纽,对于提高手术科室工作效率,保证医疗护理服务质量,减少患者等待手术时间,缩短病房床位周转率至关重要。我院手术麻醉信息系统于2013年5月全面投入使用,为尽量减少人为出错概率,实现手术科室精细化的内部管理和动态管理,提升工作效率,创建现代化的手术管理模式,使手术室乃至医院整体资源能够更高效运转,2013年9月在医院领导的支持下,对手术排程系统进行基于精益管理的优化改善,取得良好效果,现报告如下。1数据和方法1.1手术专科设置我院为一所大型三级甲等综合医院,开放病床4300张,设国际标准的手术间48个,手术室护士172名,手术专科包括胃肠科、妇产科、胸外科、小儿外科、泌尿外科、心脏外科、骨科、眼科、神经外科、细胞移植中心、器官移植中心等,年手术量4万余台,全院手术和手术人员排程实行统一调配方式。1.2管理方法1.2.1培养总体认识的员工手术排程是多部门、多科室人力物力资源的动态协同调度与控制过程。在医院领导的大力支持下,由医院信息科和手术麻醉科共同组成跨部门合作的精益项目小组,成员包括大外科科主任、麻醉科主任、手术室护士长、一线护士以及信息科技术骨干等8人。大外科科主任、麻醉科主任负责项目的组织、指挥协调;手术室护士长、一线护士以及信息科技术骨干成员负责项目的现况调研、原因分析及技术的改进、实施、评价。聘请专业管理咨询顾问进行精益管理理论和应用相关知识的培训,使团队成员掌握精益管理的相关知识、技能和工具。通过培训-实践-再培训-再实践,逐步提高对精益管理核心思想的认识,增强不同部门员工对精益管理相关知识的了解,统一思想,形成目标一致的坚强团队,以便于在日后工作中的持续改善与创新。1.2.2对关键环节的分析,提出了基于精益管理“关注流程,提高总体效益,消除浪费,注重高质量、标准化,准时交货,持续改善,提高顾客满意度等”原则,项目小组成员深入临床一线,搜集关于现行手术排程系统运行流程的数据。小组成员对手术排程系统运行的全过程进行跟踪录像,观察、记录手术排程系统运行的整体流程、时间节点及工作人员的具体操作;与手术科室相关的管理人员以及部分一线员工进行深入访谈和交流,了解手术排程各个环节应用现状,运用精益管理工具“价值流图”进行分析,确定流程中哪些是增值环节,哪些是非增值环节,哪些是浪费环节。运用因果图分析影响工作效率的根本原因,根据“二八原则”重点聚焦当前影响手术排程效率的关键节点,提出了能够较快见效、短期内可改善的4个问题,包括:(1)手术申请信息有误或填写不完整,如手术级别、感染类型、特殊需求的手术,通知单上没有注明;提交手术通知单时同组医生的首台手术和接台手术排序错误等;(2)手术时间提交有误,主要表现在节假日提交的择期手术通知单时间错误,如规定周五必须提交下周一择期手术通知单,病房医生提交时往往将时间填写到第2天即本周六,造成手术安排遗失;(3)手术室护士安排遗漏、手术护士专业及能级调配错误等;(4)手术排班耗费时间长,手术查询不便。1.2.3精益管理及改善电子提交手术申请的措施针对存在的主要问题,项目小组成员多次深入一线,征求一线医护人员的意见和建议,遵循精益管理原则,采用头脑风暴法并经过反复论证,重新整合优化电子提交手术申请及手术室护士排班方式,制定并实施如下改善措施。1.2.3.申请流程及申请单填写针对提交的手术通知单信息有误或填写不完整问题,由医务处、临床科室、病案统计科、信息技术科共同讨论,重新制定出统一的标准化电子手术申请格式,并明确规定手术申请单填写内容,当内容填写不完整,如手术级别、感染类型、特殊需求等信息未填写,系统将拒绝提交并自动弹出提示框,提示需要补充填写的内容。1.2.3.程序自动判断及限制针对周五提交的择期手术通知单时间错误问题,信息技术科重新设计周五提交手术流程,将提交时间从系统上自动默认到下周一;针对提交时同一手术医生的首台手术和接台手术排序错误问题,信息技术科根据医院给各手术医生预先分配的手术间空间和时间的使用权限,新增设计“程序自动判断及限制”功能,如A组手术医生在本周一预先分配2个手术间使用权限,则A组手术医生最多只能在本周一同时提交2个第1台手术,否则系统将拒绝提交并提示需要重新填写手术排序;手术排程结束排程相关信息将通过HIS系统自动反馈给手术科室,手术相关人员用个人专用用户名及密码通过IE浏览器登陆固定网站手术查询系统,即可查询本科室已安排手术的情况,包括手术时间、手术间、接台次数、配合的护士及麻醉医生等。1.2.3.根据专科化需求,科学分类选用护士针对排程时手术室护士安排遗漏造成的人员闲置和人员忙闲不均,护士专业及能级调配错误造成手术物品准备不到位、手术不能准点下刀、术中手术配合效率低,排程人员手术排班耗费时间长等问题,信息技术科根据手术配合专科化需求及手术护士能级对应的原则,将手术室护士按照专业组分类,如将护士细分为心脏组、脑外组、骨科组等,依据手术室护士APN排班原则(A班8:00~15:00,P班15:00~21:00,N班21:00至次日8:00;手术排班时优先安排A班,其次为P班,最后为N班)将不同班次人员用不同颜色加以区分并显示在排班界面,A班为黑色,P班为蓝色,N班为红色,使排程人员对手术室护士不同的班次、不同的专业能级及APN排班先后顺序“一目了然”,能在接收预约申请后根据护士专业、能级及上班时间的需求迅速将合适的人员安排到合适的岗位,做到“人岗匹配”。1.2.3.实时个性化手术排程需求针对手术患者病情及医护人员手术排班的个性化需求差异,手术室联合信息技术科新增设计开发了排程系统线上交流平台,为手术科室医护人员、患者提供实时个性化需求服务,所有有权限的医务人员均可在此系统上提出合理的手术排程需求,排程系统管理人员则负责及时与其沟通,酌情安排手术时间、手术台次及相关手术人员。1.4统计方法所得数据采用SPSS17.0软件建立数据库,进行χ2检验,检验水准α=0.05。2结果2.1在排程系统优化前后的各观察指标的比较中2.2在排程系统优化和早期改进前后，医生和护士的满意率3讨论3.1精益管理为手术排程提供了市场、机制和规范我国医疗制度改革和医院自身管理要求在优质、高效、低耗的模式下,充分利用现代化的管理手段和工具,实现资源调配的最优化。随着外科手术越来越专业化和复杂化,现代化医院手术室的配置和运营也日益昂贵,大多数医院管理者越来越重视手术室所产生的利润和流程的优化,已经意识到规范、科学、明确、成功地管理手术室是医院发展和竞争的重要手段。手术排程是手术室流程管理的关键环节,手术排程不准确、过程缺乏监控和制度落实不到位、缺乏科学性,极易导致手术室运营效率低下甚至引发医患纠纷。我院应用精益管理的理论和方法,针对投入运行的手术排程系统运营管理现状进行分析并实施改进,通过相关科室的通力协作与排程系统相关权限等的修订,对个人的权利与义务有了明确的界定,不仅规范了临床医生提交手术申请单的内容和时间,也为手术室的提前准备工作提供了详实的依据。表1结果显示,优化后手术二次调整率、手术安排遗失率、周一手术提交出错率显著降低(均P<0.01),表明基于精益管理的手术排程系统优化有利于提高手术科室的整体工作效率。通过对手术室护士分级分层的功能划分,手术排程人员对手术室护士的专业、层级、班次有更为清晰的了解和掌握;与手术科室相关医务人员沟通交流机会增多,能在了解医务人员需求的基础上设置更为个性化的手术安排,减少了由于信息沟通不畅带来的差错,不仅满足了人性化排班的需求,也减少了手术人员调配不当造成的人力物力等资源的消耗。3.2精益管理得到了手术患者的高度认同有研究指出,评价任何信息系统需要考虑到硬件、软件、使用者和组织文化等因素,而护士满意度是评价护理信息系统的重要指标。精益管理的重要思想是“价值只能由终端的顾客定义”。因此,应高度关注手术排程系统的使用者———手术医生、护士的意见和建议。表2结果显示,排程系统优化后医生及护士的满意率显著高于优化前(均P<0.01),表明本次精益项目改善中,通过线上交流平台的开发不仅方便了科室联系和准确地提供信息,也为医护人员提供了更加个性化的服务,精益改善价值得到了手术医护人员的高度认同。现代化医院将是高度系统化、制度化、规范化、程序化、标准化、信息化的医院。我院运用精益管理对手术排程系统进行优化,通过标准化手术通知单的规范、清晰的人员职责划分,不必要的人力资源浪费的消除以及医护个性化需求的满足,不仅提高了手术排程的准确、准时性,也提升了手术医护人员工作效率和满意度,深受手术医护人员好评,充分体现了准时、准确、快速、高效的精益流通特点,实现了手术科室精细化的内部管理和动态管理目标。通过本项目的实践,我们认为精益管理应用于手术排程系统的改善,既能产生明显的改善效果,又具有较强的操作性。1.3调查问卷的建立采用便利抽样的方法,随机抽取排程系统优化前(2013年7~8月)后(2013年10~11月)各1000台择期手术排程情况进行比较,统计手术二次调整率(手术提交的相关信息发生差异需再次调整)