2021公文格式要素编排规则

—PAGE10——PAGE1—公文格式要素编排规则一、总体要求（一）用纸公文用纸必须符合国标（GB/T148）要求，公司公文用纸定量为60~80克/平方米的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80~90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，酸碱值为7.5~9.5。（二）开本采用国际标准A4型，成品幅面尺寸为210毫米×297毫米。（三）版心与页边公文用纸天头（上白边）页边距为35±1毫米，公文用纸订口（左白边）页边距为28±1毫米，版心尺寸为154毫米×227毫米。（四）字体与字号公文常用字体主要有5种，分别是方正小标宋体、仿宋体GB2312、楷体GB2312、黑体和宋体。其中，方正小标宋体、仿宋体GB2312和楷体GB2312不是Windows操作系统自带字体，用户须另行下载安装。如无特殊说明，公文格式各要素一般用三号字。特定情况可以作适当调整。（五）行数与字数一般每页22行，每行28个字。行间距固定28磅行距。特定情况可以作适当调整。（六）标点采用规范全角标点，符合中文排版规范。（七）文字的颜色如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。（八）制版版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1毫米。（九）印刷双面印刷，页码套正，2页误差不超过2毫米，印品着墨实、均匀，字面不花、不白、无断划。（十）装订公文应当左侧装订，不掉页，2页页码之间误差不超过4毫米，载切后的成品尺寸允许误差±2毫米，4角成90度。采用骑马订或者平订的公文，订位为2钉外订眼距版面上下边缘各70毫米处，允许误差±4毫米;骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3～5毫米。二、公文格式各要素编排规则版心内的公文格式各要素分为眉首、主体、版记3个部分。公文首页红色反线以上的部分称为版头，公文首页红色反线（不含）以下、公文末页首条反线（分隔线，不含）以上的部分称为主体，公文末页首条反线以下、末条反线以上的部分称为版记。页码位于版心外。（一）眉首部分（版头）1.份号。如需标注份号，一般用6位三号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第1行。2.密级和保密期限。如需标注密级和保密期限，一般用三号黑体字，顶格编排在版心左上角第2行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。3.紧急程度。如需标注紧急程度，一般用三号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。4.发文单位标志（文头）。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，主发文单位应当排列在前，联署发文单位名称以主发文单位名称为准上下居中等宽排布，如加“文件”二字，则“文件”二字不重复，在全部发文单位标志右侧上下居中排布。发文单位标志上距版心边缘35毫米（或设置空行行间距固定值99.25磅）。发文单位标志推荐以艺术字的形式插入，排列方式为嵌入型，段落设置行高固定值80磅，段前段后间距0行，左右无缩进，居中排布。使用小标宋简体字，字号一般为36号（可根据发为单位名称长短适当调整），颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。版头的等级、字号、行距按照一般习惯，应当一级小于一级。中共中央、国务院文件为“大版头”，字号2厘米×1.5厘米、版头红字与红色反线之间是2.8厘米。中央各部委及省、市、自治区党政机关的文件为“中版头”，字号为1.5厘米×1厘米、版头红色字与红横隔线之间是2.5厘米。县级及县级以下的机关使用小于“中版头”的“小版头”为宜。企事业单位原则上应自觉使用或参照使用“中、小版头”。公司公文版头不大于集团公司公文版头（40号字），基层企业公文版头不大于公司公文版头（36号字）。5.发文字号。发文字号编排在发文单位标志下空2行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空1字编排，与最后一个签发人姓名处于同一行。函件的发文字号标注在红色反文线下方右侧，且在代字后加“函”字。6.签发人。上行文应当在红色反线（分隔线）上方左侧标注发文字号，右侧注明签发人，如有会签单位（部门），应注明会签人姓名。由“签发人”3字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空1字，编排在发文单位标志下空2行位置。“签发人”3字用三号仿宋体字，签发人姓名用三号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文单位的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排2个姓名。7.版头中的反线。发文字号之下4毫米处居中印1条与版心等宽的红色反线，其高度一般不小于0.5磅。（二）主体部分1.标题。标题由“发文机关或通过决议、决定的会议名称+关于+事由+文种”构成，对有隶属关系的下级发文可省略发文机关。但“决议”“决定”等文种的标题不能省略发文机关或通过决议、决定的会议名称。标题应当确切、简明扼要地概括行文内容。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题一般用二号小标宋体字（不加粗），编排于红色反文线下空2行位置，分1行或多行正梯形、倒梯形或者菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形。2.主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称或者规范化简称。请示严禁多头主送或报上级单位领导同志个人。主送单位编排于标题下空1行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后1个单位名称后标全角冒号。涉及多个主送机关，其内部用顿号将其隔开。如主送单位名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送单位名称移至版记标注。3.正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。如无特殊说明，一般用三号仿宋GB2312字，编排于主送单位名称下一行，每段段前缩进2字符，回行顶格，段前段后间距0行，版心左右缩进0字符。4.附件说明。如有附件，在正文下空1行左空2字编排“附件”2字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，应使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.×××××”），附件名称后不加标点符号；附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。如公文只有一个附件，且在公文正文中进行了说明的（如印发方案、制度等），可以不再标注附件说明。5.发文机关署名、成文日期和印章。署发文单位全称或者规范化简称。一般在成文日期之上，以成文日期为准居中编排发文单位署名。联合发文时，发文单位署名根据文头发文单位顺序从左至右、从上至下排列。（1）加盖印章的公文。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。用印总的要求是“上不压正文，下骑年盖月”。有特定发文单位标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。联合下发的公文，联合发文的单位都应分别署名并加盖印章。成文日期应与发文机关署名居中对正，一般最少右空4字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在正文（或附件说明）下空2行右空2字，成文日期之上编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）1行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）1行之内。（2）不加盖印章的公文。单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空2行右空2字编排发文机关署名，在发文机关署名下1行编排成文日期，成文日期对准发文机关署名居中排布，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空2字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。（3）成文日期以签发人的签发日期为准；联合行文时，以最后签发单位签发人的签发日期为准，在发文单位署名最后一行居中排布；电报以发出日期为准；会议通过的文件，以通过日期为准。成文日期一般右对齐空4字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。（4）原则上，主办机关署名、成文日期及印章必须同在正文最后1页内，当公文排版后所剩空白处不能同时容下主办机关署名、成文日期、印章时，可以采取调整行距、字距的措施解决，正文行间距调整不超过规定值正负2磅。不得通过标注“此页无正文”在没有正文的页面署主办机关名、成文日期及用印。6.附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。“请示”公文必须在附注处注明联系人姓名和电话。如有附注，附注居左空2字加圆括号编排在成文日期下1行。附注主要有两种类型，一种是上行请示文时，注明请示事项联系人及联系方式。另一种是下行文时，注明文件发送范围或使用注意事项。7.附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件资料应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”2字及附件顺序号（阿拉伯数字）用三号黑体字（不加粗）顶格编排在版心左上角第1行，后不加冒号。附件标题居中编排在版心第3行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。详细的工作说明、部署、措施、方案、规章、制度等内容应作为附件发布。附件标题要求同发文标题。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”2字及附件顺序号。（三）版记部分1.反线（分隔线）。版记排布在公文最后另起一页的最下方。版记中的反线（分隔线）与版心等宽，用黑色线，其高度一般不小于0.5磅。首条反线（分隔线）位于版记中第1个要素之上，末条反线（分隔线）与公文最后一面的版心下边缘重合。2.主送单位。如需把主送单位移到版记，一般用4号仿宋体字，在印发单位和印发日期之上1行、左右各空一字编排。“主送”2字后加全角冒号和主送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个主送单位名称后标句号。3.抄送单位。除主送单位外需要执行或知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称或规范化简称。如有抄送单位，除将“主送”2字改为“抄送”外，编排方法同主送单位。“抄送”2字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。既有主送单位又有抄送单位时，应当将主送单位置于抄送单位之上1行，之间不加反线（分隔线）。“主送单位、抄送单位”和“印发单位名称、印发日期”之间要加分隔线。4.印发公司名称（部门名称）和印发日期。公文的送印单位和送印日期。一般用4号仿宋体字，编排在末条反线（分隔线）之上，印发公司名称（部门名称）左空1字，印发日期后加“印发”2字右空1字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应当标全称，月、日不编虚位。（四）页码公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下（页脚位置），数字左右各放1条“—”一字线；一字线上距版心下边缘7毫米。单页码居右空1字，双页码居左空1字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。三、公文中的横排表格（一）A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。（二）公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。（三）如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。四、公文的特定格式（一）信函格式。1.发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，主要编排规则同发文单位标志（文头）一致。联合行文时，使用主办机关标志。2.信函红色反文线格式同公文红色反文线位置、格式相同。3.公函在红色反文线下1行，右空一字符标注文号。便函不标注文号。4.如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格编排在版心第1行左边缘，按照份号、密级和保密期限、紧