浅析图书馆自动化集成系统在流通工作中的应用

浅析图书馆自动化集成系统在流通工作中的应用

摘要：本文从图书馆流通工作的实践出发，阐述了图书馆自动化流通子系统的优越功能，提出了在流通借阅过程中出现的有代表性的问题及解决问题的措施。

关键词：图书馆流通子系统读者措施

随着计算机技术、网络技术的发展推动了图书馆自动化的普及与应用，各种集成系统软件的功能不断地完善。图书馆自动化集成系统是使用C语言编程，依据《中国图书资料分类法》准则，将以往手工使用采购目录、馆藏目录和流通借阅等信息存入计算机，由计算机管理的一套图书馆应用系统。该系统具有先进可靠、实用灵活、简便易检及标准完善等特点。系统从图书的订购、编目、入藏、检索、流通的基本流程流变为在计算机控制下有序的书目信息流。我馆早在十年前引进了深圳图书馆研发的ILSA，经过多年的实际应用改善了业务工作手段和服务水平，使读者服务工作更趋于科学化、规范化。尤其为读者外借工作更加方便、快捷、准确提供了可行性条件。笔者依据实际工作经验对ILSA流通子系统在我馆实际应用谈几点看法以与同仁商榷。

一、ILAS在流通工作中起着极为重要的作用

1、采用ILSA应用系统使馆藏书目数据建设更加完善

对于图书馆自动化系统，书目数据库建设有其特殊的意义和作用，也是应用图书馆自动化系统最基础的条件。书目数据建库是将本馆以往藏书根据馆藏特点和服务对象建立具有自己特色的数据库。我馆在2000年引进ILAS系统后，基于当时的资金和人力缺少的情况下，全馆工作人员排除困难，齐心协力用了近半年的时间，先后粘贴条形码，再根据题名、责任者、分类号等检索点查询标准书目数据源进行着录，生成条码库进入流通，完成了标准化的书目数据建库工作。通过书目数据库在我馆实际应用，我们感觉ILAS流通子系统功能比较完善、性能稳定可靠、应用灵活、可操作性强、易于掌握，而且书目数据库在内容上丰富，检索点多，便于检索，读者借阅图书更加方便、快捷、准确，使外借工作更趋向科学化、规范化。为更深层次读者服务工作起到了决定性的作用。

2、对传统文献的检索起到突破性作用

ILAS流通子系统中的检索功能，是它的显着功能之一，它给人以耳目一新的感觉。以往的手工检索既慢又费力，转换为计算机检索书目，既能检索文献的借阅史又能检索文献的当前借阅情况，提高了检索的速度，又实现了多途径检索功能。对于读者数据信息，可用读者条码进行检索，也可用读者姓名或单位进行检索。从而简化了相应手段，使检索结果更准确更简捷，降低了差借率，提高了工作效率和服务水平。

3、减轻工作人员的劳动强度，提高服务工作效益

以往传统的文献借阅系统中，读者从把借书证和索书单交到工作人员手中，到拿到所借的图书也要几分钟时间，每逢借阅高峰时就要出现排队等侯的现象，自从实现了利用ILAS流通子系统后，这种情形几乎少见。同时图书借阅实行全开架形式，读者可以自由选择，所需文献自选的范围大，更能满足读者所求，最重要的是简便读者借阅手续，也使工作人员从繁琐的手工操作中解脱出来，减轻工作人员程序化的劳动强度，提高工作效率和服务水平，从而工作人员更有精力投入到深层次的读者服务工作中。

二、ILAS在流通工作中常见的问题及解决的措施

1、书目数据输入性错误

在对图书进行外借或图书当前借阅查询过程屏幕上提示出错误信息“无相应条码记录”，最常见的是书目数据录入中条形码号的错误录入或遗漏。导致时常出现同书异条形码号、异书同条形码号及书名不对，张冠李戴的情况。也有部分新书在流通环节中因输入数据有误，计算机不识别而无法流通等现象。要杜绝这些现象的发生，笔者认为ILAS系统在书目数据录入过程中应设计能及时纠正失误的程序，即在出现错误时，能及时中止输入，并给出改正的提示，以保证馆藏数据的正确性，从而使错误信息的输入减少到最小的程度。在出现这些情况无法借阅时，工作人员应及时将此书送回采编部门修改之后再办理借阅，以确保读者需求，达到读者满意，真正体现“读者至上”的服务宗旨。

2、在借还过程中图书条形码易损、有误

条形码技术的应用，主要是在数据库内给图书定位，即每本图书都有自己特定的条形码号，我馆图书条形码号一般由八位数字组成，每个条形码号都代表特定的某本图书。条形码有误一般有几种情况：电脑显示条形码所标图书书名与读者实际所借阅的图书书名不符，当输入所借图书的条形码号时屏幕上出现的是另一本图书；图书实行开架借阅，图书流通频率高，条形码易破损、皱折、脱落，尤其是部分热门图书由于借阅率高，在借还过程中扫描仪器经常摩擦条形码，使之模糊不清；扫描仪器使用不当，失去了作用，导致扫描仪器无法正常读码或误读码现象，不能及时办理借阅手续，影响正常的借阅工作，降低了服务质量。为防止以上情况的发生应采取以下相应措施：一是图书条形码上粘贴一张透明胶带，胶带的面积要大于条形码的面积，以防条形码脱落、磨损，从而有效地延长条形码的使用寿命。二是正确使用扫描仪器。在借还过程中要将图书条形码铺平，无皱折，将扫描仪器由条形码上方向下方略悬空后一扫而过，不能抖动，更不能上下移动，仅用光点扫描条文，这样既不磨损条形码又不会误码。三是发现条形码破损或模糊不清及时更换条形码，特别是对出过错的条形码重新确认校正打印后更换，以免再出错。四是工作人员要树立良好的职业道德，增强责任意识，熟练业务技能，在借还图书时要认真、细致、严格把好每本图书所借还的质量关，以减少工作失误。

3、检索书目数据条件比较单一

在ILAS流通子系统查询功能中，只能从题名、责任者、索取号等检索项中选一项进行检索，这样检索经常查不出所需文献，特别是在输入内容与书目数据库的内容相差一个汉字、空格及标点符号时都检索不到所文献。因此建议ILAS系统在升级时，增加两个或两个以上的书目检索条件，这是完全必要的。再者还应设立模糊查寻系统，例如：查询《蚂蚁扳倒大象》，只需输入“蚂蚁”一词就可以把有关蚂蚁的所有书目数据全部出现在屏幕中。这不仅增加了检索的宽泛程度，同时也减少读者在所查找的信息中再进一步筛选有价值信息的时间，即节省了检索时间，又简化了检索程度，有利于提高检索效率，达到检索专指化。

4、ILAS系统操作权限的设置引起技术蔽障

图书经过采购分编加工后进入不同的借阅室进行外借流通。我馆设有社会科学借阅室、自然科学借阅室及文史借阅室等三个不同外借地点。当借还过程中出现文献馆藏地点有误时计算机拒借，这是由于给予各借阅室工作人员借还权限不同，使借阅室之间不能相互协作借还工作，尤其是给读者还书带来极大的不便，读者由于借出图书时间长了忘记所借地点，有时需跑几个借阅室才能还上，给读者造成不良的影响，甚至有些读者将图书还到不该还回的借阅室，当工作人员发现后应及时送到所藏的借阅室。解决这一问题首先要加强工作人员的责任心，在借还过程中发现读者还错地点的书及时解决处理。提示读者所借图书在哪里借就在哪里还，以免造成读者还错地点。其次建议结合本馆的实际设立公共还书处，真正解决错还书，还错书的问题。设置工作人员各种不同权限，本意是对ILAS系统的一种有益保护，也是对书目数据库的一种保护措施。但这种权限使读者服务工作受到一定限制，也给图书馆工作人员之间划上了一条不可逾越的鸿沟。图书馆工作人员由于各自工作性质不同再加之工作权限的限制，使图书馆知识与技术而被分割，在某种意义上图书馆工作人员只有分工，而没有协作可言。解决这个问题的办法是建立一个ILAS系统的虚拟操作系统使图书馆工作人员相互学习掌握图书馆知识和技能。让所有图书馆工作人员来熟悉和掌握整个ILAS系统工作流程和各子系统的操作办法，使图书馆计算机操作知识与ILAS流通子系统知识得到普及，有利于图书馆计算机管理和图书馆事业的发展。

总之，图书馆自动化集成系统促进了图书馆事业的发展，特别是流通子系统为流通工作和读者服务工作提供了先进的服务设施和手段，简化了工作程序，但流通工作主要还是要靠我们工作人员在工作中认认真真、全神贯注、一丝不苟的工作态度，正视前进过程中出现的各种问题和困难，积极探索解决问题的办法，逐步改善流通管理工作。让我们为把图书馆自