山东建筑大学档案

PAGEPAGE1山东建筑大学档案实体分类法编号方法编制说明（讨论稿）一、编制目的为了实现我校档案实体分类，编号，排架，检索的标准化和规范化，加强档案和档案工作的科学管理，更好的为学校的教学，科研和其它各项工作服务，根据《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》，结合我校实际情况，制定本方法。二、编制原则1.本方法以国家有关档案工作法规，标准为根据，遵循档案学基础理论和形式逻辑原则，类目划分严格从总到分，从一般好具体。做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准一致。同位类目之间界限清楚，不相互交叉和包容；按照高等学校档案形成的领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为整体归于相同类别充分反映高等档案形成的规律，内容和特点，并具有相对的稳定性。2.一级类目的设置全部依照《高等学校档案实体分类法》；二级类目的设置基本上依据《高等学校档案实体分类法》，个别类目有所调整，增加了二级目录名称序号。细分时力求做到准确，简明，方便和实用。三、体系结构和档号的编制1.体系结构（1）一级类目是高等学校档案实体分类的最高层位。根据高等学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十三个一级类目，其名称，标识符号和内容如下：DQ党群：主要包括学院党群部门在工作中形成的文件材料。XZ行政：主要包括行政职能部门（教务，科研，产品生产与科技开发，基建，设备，外事，财务，出版等部门除外）工作中形成的文件材料。JX教学：主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。KY科研：主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的材料。JJ基本建设：主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。SB仪器设备：主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置，开箱验收，安装调试，管理使用，维修改造，申请报废等各个环节中形成的文件材料。CB出版：主要包括出版工作中管理和出版活动过程中形成的文件材料。WS外事：主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。CK财会：主要包括财务管理和会计核算活动过程中形成的文件材料.SX声像：声像档案是指学校各级组织和个人在社会活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值，以电子、光盘、照片、胶片、录音、磁盘等不同载体为记录形式的材料。RW人物:人物档案是指在学校工作或曾在学校工作过的国内外知名人士，在其教学、科研、党政管理及社会活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的材料。SW实物:实物档案是指以物质实体为载体，能够反映学校职能活动和历史真实面貌，对学校和社会有珍藏和利用价值的特定有型物品。ZD重大活动专题：重大活动档案，是指在学校重大活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的文字（含合同、协议、题词等）、照片、音视频文件、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录。一级类目的标识，采取类目名称主词的汉语拼音的第一个大写字母，如上所示。（2）二级类目名称序号的标识采用“双位制”，如“综合”为“11”其余二级类目依次为12.13·······99。2.档号编制、模式和标识（1）档号包括年度号，分类号，案卷号三部分。 年度号由四位阿拉伯数字组成。分类号是档号的主体，一般由一，二级类目代号组成，也可仅由一级类目组成。（2）档号模式为：年度号+分类号+案卷号。（3）档号的标识，采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。年度号，分类号，案卷号之间用连接符号“—”连接。例如：2013年内容是行政类人事管理的本校规章制度第一卷，可标为2013—XZ12—1。（4）档案的实体排架，原则上按年代，一级类目纵向排架，为维护档案的整体性和方便查找，可不考虑保管期限，按永久，长期，短期依次排列。四、各类档案类目设置，标识与归档范围1、DQ党群类二级目录：DQ11党务综合DQ12纪委、监察DQ13组织DQ14宣传教育DQ15统战DQ16工会DQ17团委党群类档案档号编制模式如下：2013—DQ11—1～n 案卷号 二级目录 一级目录（年度号）附件:山东建筑大学党群类档案归档范围和保管期限表DQ11党务综合序号类目名称保管期限1有关上级党组织关于党的建设的文件材料（如文件是针对本校的，则永久保存）;有关校领导分工的文件材料等。长期2学校党代会有关文件材料（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长代表和列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；永久大会选举办法，选举结果和上级批复等。（2）会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等，提案及办理情况。长期（3）参考文件；工作人员名单；工作证，代表证，列席证及选票式样。短期3学校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件。永久4党委工作计划、报告（包括调查报告和总结）。永久5党委发布的决定、方案、办法、指示、批转、通报和通知等永久6以党委名义召开的工作会议材料永久7校党委和上级党委调研，检查，巡视自查报告学校工作形成的文件材料永久8党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议的发言稿永久9党委工作简报永久10党委大事记永久11党群系统启用印章的文件和印模永久12党委系统重要统计材料永久13党委各部、委、各总支报党委的工作计划，总结，报告，请示及批复永久14有关党委保密、秘书工作的有关文件永久15重要的群众来信来访及处理结果材料长期16党委与有关机关联系、协商工作的来往文件长期17党总支、直属党支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍调查材料、会长期议记录和统计表18党总支、直属支部党建工作及有关材料长期19党总支、直属支部人员奖励及有关材料长期20成立领导小组长期21离退休有关材料长期DQ12纪委、监察序号类目名称保管期限1上级机关关于纪委、监察工作的文件长期2纪委、监察工作规章制度长期3纪委、监察工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计等永久4校纪委、监察工作会议记录、纪要、决定长期5党员处分、复查材料长期6群众来信来访及处理意见短期DQ13组织序号类目名称保管期限1上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报长期2本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料、规章制度永久3本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知永久4落实政策的有关材料长期5副处级以上干部任免、考核竞聘管理办法、调动和离休报告、决定、批复、通知等（包括上级批准的，要附任免呈报表）永久6副处级以上干部名册永久7总支、支部改选报告、审批材料长期8各总支、支部委员名册长期9党员名册及党员活动材料长期10关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料长期11发展新党员、预备党员转正的名册长期12评选先进党支部，优秀共产党材料长期13选拔、推荐后备干部材料长期14民主生活会材料长期DQ14宣传教育序号类目名称保管期限1上级关于宣传工作的文件长期2本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结永久3教职工政治思想工作动态调查材料及实施意见长期4理论学习的决定、通知、计划、总结长期5反映本校重大活动的简报及图表永久6上级有关思想政治工作的文件长期7本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例永久8学生工作部学生思想政治工作计划、报告、总结永久9学生思想政治工作典型调查材料和统计长期10关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件长期DQ15统战序号类目名称保管期限1上级关于统战工作的文件长期2本校统战工作计划、决定、报告、通告和总结永久3统战工作情况调查、典型材料、统计报表永久4本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料永久5台、港、澳和侨务工作材料长期6各民主党派成员和负责人名册及有关材料长期7统战工作重要会议记录长期DQ16工会序号类目名称保管期限1上级有关工会工作的文件长期2工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计材料永久3会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件）长期4表彰工作先进集体、个人的材料、名单，处分会员有关材料长期5工会工作规章制度及各项活动长期6工会委员会会议记录，纪要长期7基层工会干部名册，调整部门工会委员会批复长期8会员名册长期9妇女工作材料长期10赈灾募捐材料长期11本校计划生育工作文件及领取独生子女证名单长期DQ17团委序号类目名称保管期限1上级关于团的工作的文件长期2本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果，领导讲话、大会发言和大会通过的文件）永久3本校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果，领导讲话，大会发言和文件）永久4团委工作计划，报告，总结及规章制度永久5团委工作典型调查材料，优秀团员的材料长期6表彰和奖励先进团支部，优秀团员的材料长期7处分团员的材料及复查材料长期8批准入团，离团材料及名单长期9团干部名单长期10团员名册长期11团委会议记录长期12学生会文件，材料长期13研究生会的有关材料长期14团委牵头进行的活动的有关材料长期15社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料长期2、XZ行政类二级目录:XZ11行政综合XZ12人事XZ13审计XZ14保卫XZ15后勤XZ16档案，图书，文博行政类档案档号编制模式如下：2013-XZ11-1～n 案卷号 二级目录一级目录(年度号)附件：山东建筑大学行政类档案归档范围和保管期限表XZ11行政综合序号类目名称保管期限1上级有关高校行政管理的综合文件、校领导分工材料长期2全校性的规章制度、管理办法。永久3学校年度、学期工作计划、报告、总结永久4校长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要永久5校务委员会委员名单、会议记录、纪要永久6全校性的工作会议，座谈会文件长期7校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿长期8本校教育事业规划、计划及上级批复永久9学校评估材料永久10教职工代表大会文件材料长期11本校向上级的请示及批复、新校区建设等永久或长期12本校各单位的请示及学校的批复（分类立卷）长期13有关全校性工作的调查材料和经验总结永久14学年报表及综合统计材料永久15启用印章的文件及印模永久16本校历史沿革，情况介绍永久17本校大事记、简报、信息、动态等永久18校史工作材料永久19校友工作材料长期20校庆工作材料长期21群众来信来访文件材料长期22普选工作材料短期23上级有关于本校、所、中心的来文长期24校会议记录、纪要、简报长期25校工作计划、总结、报告长期26校开展各种学术活动的文件长期27校与国内单位协作的材料长期28校统计年报及重要资料长期29领导小组、各种行政性委员会长期30、学校便函长期31、学校校园展物的请示及上级批复长期XZ12人事序号类目名称保管期限1上级机关有关人事工作的文件长期2本校人事工作的规章制度、规定长期3人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录永久4关于机构、编制规划、计划报告及上级批复永久5关于校内机构设置、变化的文件的材料永久6人事处权限内的干部任免文件及名册永久7表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料永久8处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料长期9师资培养、管理工作计划、规定、总结永久10教师进修计划、安排、总结长期11教师工作量的规定及执行情况长期12教师业务考核材料、拔尖人才、教师资格认定、年度考核材料、竞聘上岗长期13人事统计报表永久14教职工名册（分单位的总册、分类名册）登记表永久15教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立卷，要求附审批表）长期16教职工工资调整材料、名册长期17教职工转正定级材料长期18教职工的录用、调入的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信）长期19教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信存根）长期20教职工援外和支援边远地区材料短期21教职工退职、离职的有关材料，老干部护理费、更正工作时间短期22教职工离休，退休及有关荣誉证书授予工作的材料长期23教职工福利工作长期24教职工商调函件长期25使用临时工有关材料，教职工家属农转非长期

XZ13审计序号类目名称保管期限1上级有关审计工作的文件长期2本校审计工作方面的规章制度长期3审计工作计划、总结、调查报告长期4审计工作统计年报及重要报表长期5工程审计材料长期6财务审计材料长期XZ14保卫序号类目名称保管期限1上级有关保卫工作的文件长期2本校保卫工作方面的规章制度长期3本校保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表永久4本校师生案件的侦破、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书长期5本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复长期6要害部门的公安保卫、消防工作、安全保卫、治安综合治理长期7保卫工作简报长期XZ15后勤、资产序号类目名称保管期限1上级有关后勤、资产、和平校区、校医院工作的文件短期2本校后勤、资产、和平校区、校医院规章制度、管理办法长期3本校后勤、资产、和平校区、校医院工作计划、报告、调查材料长期4房屋管理、调配使用、转移等的规定，办法总结；水、电、暖管理长期5防震、防汛、三废治理工作的文件材料长期6爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件长期7师生员工健康状况调查材料及统计表永久8伙食、招待所、教室、学生公寓管理工作有关材料短期9校园建设及的有关材料，规划材料长期10征用土地材料永久11协议书长期12对外投资有关材料长期XZ16档案、图书、文博序号类目名称保管期限1上级有关档案、图书、博物工作的文件长期2档案、图书、文博规章制度长期3档案、图书、文博工作计划、报告、总结长期4档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报永久5档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料长期6档案馆指南、全宗介绍永久3、JX教学类二级目录：JX11综合类JX12全日制本，专科教育JX13继续教育JX14研究生教育三级目录（全日制本，专科教育、继续教育、研究生教育）13招生14学籍管理15工程硕士综合材料16专业硕士综合材料教学类档号编制模式如下：2013-JX12-14TM--1～n 案卷号三级目录二级目录一级目录(年度号)附件： 山东建筑大学教学类档案归档范围和保管期限表JX11综合序号类目名称保管期限1上级下达的有关教学工作的文件材料长期2教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、方法永久3学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结永久4教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料、教学评价材料长期5统计报表永久6学生运动会材料长期7有关教学名师评选材料长期学科与实验室建设1上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件长期2学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料永久3重点学科、专业、实验室建设材料永久4学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料长期5学科、专业、实验室建设统计报表永久招生1上级有关招生工作的文件材料长期2招生计划、规定、生源计划长期3新生录取材料及新生名单长期4委培、代培、自费生计划、合同及名单长期5招生宣传、招生计划工作总结短期6研究生入学试题及指导教师名册长期 学籍管理1学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）长期2学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）长期3学生处分材料长期课堂教学及教学实践1各专业教学计划、教学大纲永久2课程建设要求及安排长期3各院、系、专业课程试题库长期4教学实习、生产实习计划、总结及有关材料短期5社会调查、社会实践计划、总结及有关材料短期学位1上级有关学位工作文件材料长期2本校学位评定条例，办法及计划、总结长期3学位委员会会议记录、决定长期4学位委员会授予各层次学位清册永久毕业生1上级有关毕业分配的文件材料长期2毕业生工作计划、简报、总结长期3毕业生供需统计、计划、合同长期4毕业生正式分配方案及调配派遣名册永久6毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料长期JX12全日制本、专科教育序号类目名称保管期限JX1213新生录取名单1新生录取材料及录取名单永久JX1214本、专科学生学籍登记、成绩1新生入学登记表永久2学生学籍卡片永久3学生成绩总册永久4在校学生名册永久JX13继续教育序号类目名称保管期限JX1313新生录取名单1新生录取材料及录取名单永久JX1314成人本、专科学生学籍登记、成绩1新生入学登记表永久2学生学籍卡片永久3学生成绩总册永久4在校学生名册永久JX14研究生教育序号类目名称保管期限JX1413新生录取名单1新生录取材料及录取名单永久JX1415工程硕士研究生个人综合材料1授予学历硕士人员信息表永久2山东建筑大学申请硕士学位审批表永久3学位论文评阅书（两位）永久4攻读硕士学位研究生培养计划永久5研究生成绩单永久6论文答辩表决票永久7校学位评定委员会授予学位的决定永久8科研成果及获奖证书复印件永久9学位论文永久10正面免冠一寸彩照一张及毕业答辩照片永久JX1416研究生个人综合材料1硕士研究生录取登记表永久2授予学历硕士人员信息表永久3山东建筑大学申请硕士学位审批表永久4学位论文评阅书（两位）永久5攻读硕士学位研究生培养计划永久6研究生成绩单永久7论文答辩表决票永久8校学位评定委员会授予学位的决定永久9研究生毕业登记表（复印）永久10科研成果及获奖证书复印件永久11学位论文永久12正面免冠一寸彩照一张及毕业答辩照片永久4、KY科研类二级目录：KY11综合类KY12科研项目各阶段科研类档案、档号编制模式如下：2013-KY11-1～n 案卷号 二级目录一级目录(年度号)附件：山东建筑大学科学研究类档案归档范围和保管期限表KY11综合序号类目名称保管期限1科研行政管理文件材料长期2科研成果管理文件材料长期3科研经费管理文件材料长期4申报科学基金及有关批复长期5学会工作（学术活动）材料、学术报告会材料短期6全校性的科研报表长期KY12-1科研准备阶段序号类目名称保管期限1开题报告与课题调研论证材料长期2任务书、合同、协议书永久3课题研究计划、设计长期4计划执行情况、计划调整或撤销报告短期5课题投资和预决算材料短期KY12-2科研实验阶段序号类目名称保管期限1实验、测试、观察、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析资料）永久2数据处理材料，包括计算机处理处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果）永久3设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）永久4科研工作阶段小结、年度报告长期5配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等永久KY12-3总结鉴定阶段序号类目名称保管期限1科研报告、研制报告永久2论文专著永久3工艺技术报告永久4技术诀窍报告永久5专家评审意见永久6鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录，鉴定意见）长期7鉴定证书永久8推广应用意见长期9课题工作总结长期KY12-4申报奖励阶段序号类目名称保管期限1科研成果登记表永久2科研成果报告表永久3科研成果奖励申报与审批材料永久4科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）永久5专利申请书或证书原件或影印件永久KY12-5推广应用阶段序号类目名称保管期限1转让合同、协议书永久2生产定型鉴定材料永久3成果被引用或投产后反馈意见短期4推广应用方案及实施情况长期5扩大试生产的设计文件、工艺文件长期6成果宣传报导材料短期5、JJ基本建设类二级目录：JJ11综合JJ12单体建设工程基本建设类档案、档号编制模式如下：2013-JJ11-1～n 案卷号 二级目录一级目录(年度号)附件：山东建筑大学基本建设类档案归档范围和保管期限表JJ11综合序号类目名称保管期限1上级有关基建工作的文件长期2基建工作年度（季度）总结、统计报表永久3基建工程财务预、决算长期4全校性总结规划、设计总平面图永久5水、电、气管道分布图永久6地质勘探、地形测量材料永久7可行性报告永久8环境预测、调查报告永久9项目建议书及上级批复永久10设计任务书及计划任务书永久JJ12-1设计基础序号类目名称保管期限1工程地质、水文地质、勘测设计、勘察报告、勘查记录、化验实验报告、重要土、岩样及说明永久2地形地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录永久JJ12-2设计文件序号类目名称保管期限1初步设计永久2施工图设计短期3总体规划设计永久4设计评价、鉴定及审批长期JJ12-3工程管理文件序号类目名称保管期限1征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书永久2承包合同、协议书、招标、租赁文件永久3施工执照永久4环保三同时、消防、卫生等条件水、电、暖供应协议书