中小企业合同管理制度

1.0目的：加强企业的协议管理工作，防止、减少和及时处理协议纠纷，维护企业合法权益，提高经济效益。2.0范围：合用于我司及其所属各部门与各法人单位、其他经济组织、自然人或互相之间签订的各类协议、协议等，包括但不限于业务销售协议、物料采购协议、设备采购协议、行政协议、融资协议、运送协议、服务协议、保险协议等。3.0职责：3.1总经办的重要协议管理职责：3.1.1认真学习、贯彻执行《中华人民共和国协议法》和有关条例，依法保护本企业的合法权益。3.1.2制定、修订我司协议管理制度，组织实行协议管理工作。3.1.3审查协议，防止不完善或不合法的协议出现。3.1.4督导协议承接人员依法签订协议，参与重大协议的谈判与签订。3.1.5做好协议记录、归档、保管工作。3.1.6定期监督、检查我司协议签订、履行状况。3.1.7宣传协议法和有关法规，培训协议管理人员和业务人员、采购人员。3.1.8依法处理我司的协议纠纷。3.1.9制止企业或个人运用协议进行违法活动。3.1.10定期记录、汇总我司协议签订、履行以及协议纠纷处理状况，并向企业领导汇报。3.2销售、采购、行政等部门的重要职责：3.2.1在授权范围内，依法签订、变更、解除本部门的协议（订单）。3.2.2严格审查本部门所签订的协议（订单），重要协议签订前需提交有关方面会审。3.2.3对所签协议，认真执行，并定期自查协议履行状况。3.2.4在协议履行过程中，加强与其他有关部门联络，发生问题及时向总经办汇报。3.2.5每月底汇总一次本部门协议的记录、归档状况，上报总经办。3.2.6协助总经办对协议纠纷的处理。3.3财务部门的重要职责：3.3.1加强与销售、采购、行政等有关部门的联络，及时通报协议履行中的应收应付状况。3.3.2做好与协议有关的应收应付款项的记录、分析，提出处理提议、妥善保管收、付凭证。3.3.3配合总经办做好协议管理工作。4.0内容：4.1协议管理的根据：根据《中华人民共和国协议法》和有关法律、法规的规定，并结合我司的实际状况。4.2协议管理的原则：4.2.1协议管理必须遵照依法办事，防止为主，层层把关，跟踪监督，及时调处，维护企业的合法权益。4.2.2协议的签订、履行、变更、解除等，必须遵守《中华人民共和国协议法》及有关法律、法规、规章，并参照有关政策。4.2.3保守商业秘密：管理、参与协议工作的一切有关人员，应当为企业保守商业秘密。4.3协议审签管理：4.3.1企业对外签订协议，应由法定代表人或法定代表人授权的代理人进行。未经授权，任何人不得以企业名义对外签订协议。4.3.2除了及时结清者外，协议应当采用书面形式，协议文本应当采用总经办公布的协议示范文本；协议相对方提供的协议文本必须送总经办审核。4.3.3所有协议都应按次序由总经办统一编号，按照协议类型分类编号。4.3.4协议及其有关的书面材料，应当语言规范，字迹（符号）清晰，条款完整，内容详细，用词精确、无歧义。4.3.5签订协议，必须具有完整的协议条款。协议条款一般包括当事人的名称或者姓名和住所，标的，数量和质量，价款和酬劳，履行的期限、地点和方式，违约责任及处理争议的措施等。协议内容应注意的重要问题是：A、部首部分，注意写明供需双方的全称、联络方式、详细地址。B、正文部分，注意：产品名称应详细写明牌号、商标、生产厂家、型号、规格、等级、花色、与否成套产品等；技术质量规定要明确、详细；数量要明确计量单位、计量措施、正负公差、合理称差及自然损耗率等；运送方式及运费负责应详细明确；交（提）货期限、地点及验收措施应明确；价格必须执行现行的国家定价或国家指导价、市场调整价；违约责任一般包括惩罚性和赔偿性两种，惩罚性是指惩罚金，可以通过协议确定；赔偿性是指按实际金额规定赔偿损失，不应写按协议法约定。协议争议的处理需在协议履行地所在地法院或两方所在地法院管辖；质量纠纷案由受损害方所在地法院管辖。C、结尾部分，注意：双方都必须使用合格的印章------公章或协议专用章，不得使用财务章或业务章等不合格印章；注明签约时间、地点及协议有效期限等。4.3.6对于协议标的没有国标又难以用书面确切描述的，应当封存样品，由协议双方共同封存，加盖公章或协议章，交由有关部门负责保管。4.3.7签订依法可以设定担保或者对对方当事人的履约能力没有把握的协议，应当规定对方当事人依法提供保证、抵押、留置、定金等对应形式的有效担保。对方当事人提供的保证人，必须是法律许可的具有代为清偿债务能力的法人、其他组织或者自然人。对对方当事人的保证人的主体资格和清偿债务能力要参照本制度的规定进行审查。4.3.8对外签订协议，要明确选择纠纷管辖地，并力争选择我司所在地法院。4.3.9法定代表人或协议承接人应当亲自在协议文本上签名。4.3.10签订协议，应当加盖企业的协议专用章或公章。严禁在空白协议文本上加盖协议专用章或公章。单份协议文本达二页以上的须加盖骑缝章。4.3.11原则上协议不能以传真形式签订，假如一定要以传真形式签订，同步规定对方附加有关电子文档。4.4协议审签程序：4.4.1签订协议前必须严格审查对方当事人的主体资格。A、对法人必须审查原件或者盖有工商行政管理局复印专用章的企业法人营业执照或营业执照的副本复印件（必须有近来年检章）。B、对非法人经济组织，应当审查其与否按法律规定登记并领取营业执照。对分支机构或是事业单位和社会团体设置的经营单位，除审查其经营范围外，还应同步审查其所附属的法人主体资格。C、对外方当事人的资格审查，应调查清晰其地位和性质、企业或组织与否合法存在、法定名称、地址、法定代表人姓名、国籍及企业或组织注册地。4.4.2签订协议前需要审查代理人的代理身份和代理资格。A、代理人职务资格证明及个人身份证；B、被代理人签发的授权委托书；C、代理行为与否超越了代理权限或代理权与否超过了代理期限。4.4.3签订协议，必须认真审查对方当事人的履约能力。4.4.4签订协议，应当仔细审查对方当事人提供的有关证明资料，必要时应到签发部门进行验证或进行实地考察，以防对方当事人伪造或变造证明材料。对方当事人提供的多种证明资料中所使用的当事人名称、印章等内容必须完全一致。4.4.5下列资料不能作为主体资格和履约能力的证明资料，但可归入协议档案保留，以备考察。A、名片；B、厂家简介、产品简介等资料；C、各类广告、宣传资料；D、各类电话、手机等通讯工具号码；E、对方当事人提供的未经我方协议承接人见证而复制的或未与原件查对无异的复印资料。4.4.6协议评审：协议签订前，承接部门应召集总经办、财务部、有关联部门负责人参与评审、把关。4.4.7协议审批权限如下：A、企业对外签订的基本协议，须上报总经理办审查，由企业领导审批。采购订单与销售订单则由有关授权人签订。B、下列经济协议由总经理或其授权人审批：①标的超过10万元的；②预付定金或预付货款超过10万元的；③联营、合资、合作协议；④重大涉外协议。C、下列协议由董事长审批：①标的超过100万元的；②投资100万元以上的联营、合资、合作、涉外协议。D、标的超过企业资产1/3以上的协议由董事会审批。E、法律顾问负责对下列协议进行审查：董事会、总经理委托审查的协议；内容复杂、较难掌握，企业规定提供法律协助的协议。法律顾问重要负责审查协议条款、内容的合法性、严密性、可行性，提出意见供决策部门参照。4.4.7协议承接人应将协议的副本或者复印件一份及时送交企业财务部门立案，作为财务部门收、付款物的根据。4.5协议履行、变更和解除：4.5.1协议履约管理：A、法定代表人、企业总经理全面负责协议的履行。协议承接部门和人员详细负责其签订协议的履行。B、在履行协议过程中，根据状况的变化，应当对对方当事人的履行能力进行跟踪调查。如发现问题，协议承接人要及时处理，必要时可实地调查协议标的状况和对方当事人的履约能力。C、接受标的必须通过严格的验收检查程序。对不符合制度和协议约定的标的应在法定期限内及时提出书面异议。D、协议结算必须通过我司财务部门进行。对合法有效的协议，财务部门必须在协议约定的期限内结算。对未经合法授权或超权限签订的协议，财务部门有权拒绝结算。E、凡与协议有关的来往文书、电传、信函、电话记录都应作为履约证据留存。对我方当事人的履约状况，除妥善保留有关收付凭证外，还要做好履约记录。我方当事人收到对方当事人通过邮递方式传送的与协议有关的法律文书时，应当连同信封一并收存。通过邮递方式传送与协议有关的法律文书时，必须使用挂号信函，并保留邮局收据、回执立案。4.5.2协议的变更和解除：A、对方当事人作为款物接受人而规定变更接受人时，必须有书面变更协议。严禁未获得对方当事人的书面材料而凭口头约定向已变更的接受人发货或付款。B、我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履行协议步，应当及时搜集有关证据，并立即以书面形式告知对方当事人，同步积极采用补救措施，减少损失。C、发现对方当事人不履行或不完全履行协议步，协议承接人应当催促对方当事人采用有效补救措施，搜集、保留对方当事人不履行协议的有关证据，及时向总经办汇报。D、我方当事人因故变更或解除协议，应当及时以书面形式告知对方当事人，阐明变更或解除协议的原因和祈求对方书面答复的期限，尽快与对方当事人到达变更或解除协议的协议。4.6协议纠纷处理：4.6.1协议纠纷管理A、为处理协议纠纷所采用的各项措施，必须在法定的诉讼时效和期间内进行。B、发现对方当事人运用协议进行诈骗等犯罪活动时，应当立即向企业领导汇报。C、协议承接部门、人员应配合好企业总经办参与仲裁或诉讼。D、协议纠纷发生后，可以通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式处理。4.6.2、协议纠纷处理程序A、发生协议纠纷，协议承接部门、人员应立即汇报部门领导和企业领导，总经办、销售、采购、财务部等有关部门应当及时提供处理纠纷所需的有关材料。B、在处理协议纠纷过程中，对于也许因对方当事人的行为或者其他原因，使判决不能执行或者难以执行的案件，应当及时向法院申请财产保全。C、协议纠纷发生后，应当依法采用一切措施，积极搜集、整顿有关证据。在证据也许灭失或者难以获得的状况下，应当向法院申请保全证据。D、向法院提供原始证据时，必须先行复制，并祈求法院的承接人员出具证据收执。4.7协议资料管理：4.7.1档案资料内容，下列资料可以作为协议档案：A、谈判记录、可行性研究汇报和报审及同意文献；B、对方当事人的法人营业执照等复印件；C、对方当事人履约能力证明资料复印件；D、对方当事人的法定代表人或协议承接人的职务资格证明、个人身份证明、简介信、授权委托书的原件或复印件；E、我方当事人的法定代表人的授权委托书的原件和复印件；F、对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件；G、双方签订或履行协议的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料；H、协议正本、副本及变更、解除协议的书面协议；I、标的物验收（入库）记录；J、交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。4.7.2协议资料归档、记录与管理：A、协议承接人办理完毕签订、变更、履行及解除协议的各项手续后一种工作日内，应将协议档案资料移交总经办。B、建立协议档案。每一份协议都必须有一种编号，不得反复或遗漏。编号规则为“企业+协议类别+年月+序号”，“企业”与“协议类别”都是汉语拼音第一种大写字母，“年月”指某年几月，1－9月前加“0”，序号从001开始向后编（例如：9月份采购部签订的第一份协议编号为“AA-CGHD－09－001”）。C、建立协议管理台帐。应根据协议的不一样种类，建立经济协议的分类台帐和总台帐。其重要内容包括：序号、协议号、经手人、签约日期、协议标的