公文写作的基本知识

公文写作的基本知识办公室于双祥一、公文概述二、几种常用公文文种的写作三、几种通用文书的写作

一、公文概述（一）什么是公文。公文，即公务文书，是党政机关、社会团体和企事业单位以及其他社会组织在行使职权和实施管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的书面文字材料。从这一定义中，不难看出，公文不同于一般的文字材料。它有自己独特的功能作用和特点。（二）公文的作用党政机关、社会团体和企事业单位以及其他社会组织开展公务活动必不可少的工具。否则，将无法正常地行使职权和实施管理。具体来说有以下几种：1、领导与指导。党和国家的各级领导机关，经常通过制发公文来部署各项工作，传达意见和决策，对下级机关或部门的工作进行具体领导和指导。2、规范行为。又称法规约束。国家的各种法规和规章都是以文件的形式指定和发布的。已经发布，就成为全社会的行为规范，必须坚决依照执行，不得违反。3、传递信息。公文是信息的重要传递渠道。通过公文传递，使各级机关组成四通八达的信息网络。4、联系公务。公文在上下级机关之间、平级机关之间以及不相隶属的机关之间传递，能够起到沟通情况、商洽工作、协调关系、处理问题的公务联系作用。5、凭据记载。受文机关，可将文件作为安排工作、处理问题的依据。公文也是机关、单位公务活动的文字记录。（三）公文的特点1、具有法定作者。并不是任何人都可以随便发布公文，只有法定作者才有权制发公文。法定作者就是发文的名义，即依据宪法和其他有关法律、章程、决定成立的并能以自己的名义行使法定的职能权力和担负一定的任务、义务的机关、组织或代表机关组织的领导人。法定作者和公文起草者不能混为一谈。法定作者指的是发文机关的名义，而起草者是公文的具体撰稿人，是法定作者的代笔人。2、具有法定的权威性。3、具有特定的效用。公文总是根据现实需要，针对实际问题而制发，有明确的写作目的。公文的写作使命就是解决现实工作中的问题。但是，任何公文都不是永远有效的。公文完成现行使命，一部分成为历史文献，绝大部分成为具有查考、凭证作用的档案资料。4、具有规范的体式。包括文体、构成要素和书面格式。公文规范体式的依据：党的公文：《中国共产党机关公文处理条例》（1996年5月30日起施行）行政公文：《国家行政机关公文处理办法》（2001年1月1日起施行）解放军公文：《中国人民解放军机关公文处理条例》（1992年7月1日起施行）我们下边讲的各文种的要求，都是根据《国家行政机关公文处理办法》来的。5、具有规定的办理程序。主要包括收文办理程度和发文办理程序。收文办理程序又包括公文的签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办等。发文程序主要有起草、核稿、签发等程序。（四）公文的分类

为便于公文的写作、传递和办理，提高办文效率，人们从不同的方面，按照不同的标准对公文进行了分类。大概有11种分类方式：1、根据来源分：有发文、收文、内部文件。2、根据行文关系分：有上行文、平行文、下行文。3、根据秘密程度和阅读范围分：有秘密文件、普通文件、公布文件。秘密文件应当标注密级和保密期限。密级分为绝密、机密和秘密。4、根据内容的性质和特点分：有指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文。5、根据制发机关性质和公文的作用分：有法规文件、行政文件、党的文件。6、根据缓急程度分：党的公文：特急、加急、紧急。行政公文：特急、急件。7、根据文稿分：有草稿、定稿。8、根据稿本分：有正本、副本、存本、修订本、试行本、暂行本、不同文字的文本。9、根据使用范围分：有通用文件、专用文件、技术文件。10、根据发送目的分：有主送件、抄送件、批转件、转发件。11、根据处理要求划分：有需办文件（办件）、参阅文件（阅件）。（五）公文行文的规范。

包括公文的行文关系、行文方向与方式、行文规则。行文关系，是指发文单位与收文单位之间的公文往来关系，这种关系是由组织系统、公文法定作者的职权范围与行文单位间的隶属关系来确定的，是隶属关系在行文中的体现。行文方向，是指公文依据行文关系，由发文单位向收文单位运行的方向。行文关系不同，决定了行文方向的不同。行文方向分为上行、下行、平行三种，沿着这三个不同方向运行的公文就称为上行文、下行文、平行文。行文方式，是指根据行文关系、行文方向及公文性质、效力范围等多种因素而确定的公文发布、传递的方式。包括要不要正式行文、内部公文还是外发公文、是直接行文还是间接行文、是逐级行文还是多次行文等等。行文规则，主要有联合行文规则、越级行文规则、主送原则、抄送原则等。这里强调一些公文体式方面的问题。1、标题。（1）标题要准确简要地概括公文的主要内容并表明公文种类，一般应当标明发文单位。例如：《国务院关于实施西部大开发若干政策措施的通知。（2）公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。如：《转发国务院关于投资体制改革的决定的通知》（粤府【2004】103号）（3）转发上级通知时，不能使用《关于转发<XXX的通知>的通知》。（4）有些标题下面有题注，对标题作注释说明。题注要放在公文标题之下，一行或多行居中书写，外用圆括号括入。例如：

中共中央关于加强和改进党的作风建设的决定（2001年9月26日中国共产党第十五届中央委员会第六次全体会议通过）

——中发[2001]16号采用题注后，不再使用主送机关、发文机关签署、成文日期等项目了。2、主送机关。主送机关，是公文的主要受理机关，要使用全称或规范化简称。主送机关多时，使用泛称（全格）。主送机关的写法：顿号表示并列，逗号表示层次，末尾加冒号。如：各分公司（不能写各地市分公司）、顺德支公司、省公司各部门，国际保险部：3、公文结构的层次序数。一般来说，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。4、其他。（1）人名、地名、数字、引文要准确。引用公文要先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。不能简写。如1996年10月1日。（2）文中使用非标准化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（3）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他应当使用阿拉伯数字。如一律、一方面、四书五经、十月革命、“一国两制”、七上八下等。5、附件。（1）书写样式。附件：1、

2、序号，用阿拉伯数字表示。不能用：一、二或（一）、（二）表示。（2）附件名称后不加标点符号，即不加“《》”。（3）附件应与公文正文一起装订。（4）附件的序号与名称前后标识要一致。（5）附件的位置在正文之下，发文机关署名之上。6、成文日期。指文件形成的时间。具体有以下情形：（1）以领导人签发的日期为准。（2）联合行文以最后签发机关负责人签发的日期为准。（3）经会议讨论通过的公文，以会议通过的日期为准。（4）法规、规章类文件以批准日期为准。（5）电报以发出日期为准。成文日期的年、月、日必须齐全，不能省略。成文日期的标注：党的公文：阿拉伯数字。行政公文：汉字。由于公司使用了OA系统，成文日期会自动生成。7、印刷格式要求。标题：2号小标宋。正文：3号仿宋。文中小标题：3号黑体。批语或转发语：3号楷体。A4纸印刷，每页22行，每行28字。8、印章。(1)除会议纪要和电报以外，应当加盖公章。(2)印章加盖的位置。①上不压正文，下要骑年盖月。②加盖印章要端正、居中。③当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。9、装订。公文要左侧装订。做到：不缺页、不多页、不重页；不乱编页码顺序；不订压文件内容；不要只钉一个订书钉。二、常用公文文种写作

根据2000年8月20日，国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》，国家行政机关的公文共有13类13种。这13类13种公文，凡是法定的行政机关都可以使用，但在具体实践中，具有不同职权的机关在使用文种上也有一些差别。比如:“命令（令）”，是具有指令性质的文种，根据法律规定，国家主席、全国人大委员长、国务院总理、各部部长以及地方政府首脑和机关、军事领导机关可以发布命令，其他机关和人员不得随意发布。因此，我们这里不再专门介绍。“公告”虽属告知性文种，但“公告”的“公”既有公开的意思，又包含着党和国家的大公，而且主要用来是向国内外宣布重要事项或法定事项，所以，只有中央行政机关或授权的高级行政机关才能使用。因此，这里也不再讲述。“通告”与公告相似，所不同的主要是制发机关的限制性不同（后者级别较高）、发布内容的重要程度不同、发布范围不同（后者比较大）、发布的方式不同（后者一般不用红头文件，主要采用报纸、广播电视、网路等媒体发布；前者可用文件方式发布）。我们使用通告的机会也不多，这里也不作详细介绍。“议案”是各级人民政府专用的、会议纪要平时用得也不多，这里也不再介绍。下面重点介绍通知、请示、批复、报告、意见、函、通报和决定。（一）通知。通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。在所有的公文文种中，通知是使用范围最广、频率最高的一个文种。通知既是下行文、也是平行文，主送单位可以是同级机关、下级机关，也可以是不相隶属的机关。但是，对上级机关不能用“通知”。1、通知的特点。

（1）制发机关宽泛。任何组织机关都可使用通知这一文种。（2）涉及内容广泛。既可适用国家重大政治活动，又可适用各级组织机构布置工作，也可适用日常事务性工作。（3）使用频率最高。它是使用频率最高的一种公文。行政机关下行的公文大多数都是通知。（4）写法灵活。结构上，层次可繁可简；篇幅上，内容可长可短；要求上，有的要求“知且行”，有的只需知晓即可。2、通知的分类。

（1）指示性通知。上级机关对某一事项作出具体规定或就某一问题对下级机关做出具体指示时使用的通知。例如《国务院关于进一步规范彩票管理的通知》（国务院[2001]35号)。（2）发布性通知。用来发布已制定的行政法规、各种规定的通知。如《中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发〈2002～2005年全国人才队伍建设规划纲要〉的通知》中办发[2002]12号)。（3）批转性通知。对其他机关发来的反映带有普遍性问题或者具有普遍指导意义的公文，可以用通知的形式发给有关机关。如果被转的是下级机关的文件，这种转文称作“批转”文件，附在被转文件之前的通知，称为“批转性通知”：如《黑龙江省人民政府批转省经贸委关于“十五”期间黑龙江省国有工业经济战略性调整重组实施意见的通知》(黑政发[2001]52号)。（4）转发性通知。对其他机关发来的反映带有普遍性的问题或者具有普遍指导意义的公文，可以用通知的形式发给有关机关。如果被转的是上级机关、同级机关或者不相隶属的机关的公文，这种转文称作“转发”文件，附在被转文件之前的通知，称为“转发性通知”。例如《国务院办公厅转发<教育部等部门关于实施中小学危房改造工程意见>的通知》(国办发[2001]13号)。（5）事务性通知。这是为使有关机关和人员了解某一事项，或安排事务性工作而制发的通知。会议通知、设置或取消机构的通知、设立奖项的通知、放假通知．启用印章的通知等等，都属于事务性通知。（6）任免性通知。这是上级机关向有关部门正式传达人员任免事项时使用的通知。3、通知的写法。

各种通知一般都由标题、主送机关、正文、落款和日期等几部分组成。（1）标题。通知的标题主要有两种写法：一是“发文机关+事由+通知”，这是通知最常用的标题写法，如《国务院办公厅关于做好电力迎峰度夏工作的通知》(国办发[2004]47号)；二是“事由+通知”，如《关于对专利代理机构脱钩改制检查验收的通知》(国知发法字[2001]第157号)。（2）主送机关。制发的通知必须有明确的通知对象，也就是必须有主送机关。（3）正文。不同种类的通知，正文写法各不相同。

①指示性通知。正文一般包括三部分：开头部分，要写明发文缘由-总结成绩、指出不足、分析原因、提出措施等。然后用引起下文的转承语，如“现就有关问题通知如下：”、“现作如下规定：”等过渡到下一段。中间部分，这是指示性通知的主题部分，一定要条例清晰，措词准确，切忌模棱两可。如果内容较多，可采用分条列项式写法；如果篇幅很长，还要注意用好小标题，以方便受文者阅读。正文结束语。指示性通知的正文通常用“特此通知”字样作为尾语，也有的不加尾语。②发布性通知。发布性通知的正文力求简短，正文要包括法规、规章制度通过的时间；法规、规章制度通过的会议名称；法规、规章制度的重要性；提出贯彻执行的要求等。发文性通知正文惯用语：经……同意，现将《……》印发给你们，请结合本地区、本部门实际，认真贯彻执行。

《……》业经……会议审议通过，现印发给你们，请认真贯彻执行。

《……》(以下简称《……》)已经……同意，现印发给你们，请认真贯彻落实。值得注意的是，在发布性通知中，被发布或印发的法规、规章名称，要用书名号“《》”括起，另页排印，不能作为附件。③批转性、转发性通知。批转性、转发性通知的正文一般有两种写法：一是力求简短。这种写法的正文一般只有一个自然段，包含转文的原因、依据或目的以及转文的一般性要求。批转性、转发性通知正文惯用语：经……同意，现将《……》转发／批转给你们，望结合本地区、本部门实际，认真贯彻执行。现将《……》转发/批转给你们，望认真贯彻执行。

《……》已经……同志同意，现转发／批转给你们，请结合本地区、本部门实际，认真贯彻执行。例如：《中央社会治安综合治理委员会关于加强社会治安防范工作的意见》已经党中央、国务院同志同意，现转发给你们，请结合本地区、本部门实际，认真贯彻执行。另一种是较为复杂的写法。这种写法在上一种写法的基础上，要再增加至少两层意思。一是强调被批转文件所涉及工作的重要性；二是对贯彻执行被批转的文件提出具体的要求。需要注意的是，在批转性、转发性通知中，被批转、转发的公文，要另页排印，不能作为附件。

④事务性通知。事务陛通知用途广泛、内容宽泛，一般来说其正文包含三个部分：开头部分，要写明发文的背景、缘由、根据及目的等。中间部分，即通知的事项，这是通知的主题部分，如果内容较多，最好采用分条列项式写法，以方便受文者阅读。正文结束语，要求、说明式尾语或专用尾语都可以。

⑤任免性通知。任免性通知的正文一般包括两部分。一是任免依据，二是任免事项，包括任免人员姓名、任免职务。如果一个通知既包括任命又包括免职，应该任命事项在前，免职事项在后。任免通知中要注意任免的有关规定：党政分开原则；任免人员排序；受双重领导的机关的重要任命，应抄送另一上级机关。（二）请示请示是下级单位向上级单位请求指示，或者请求批准事项时使用的上行公文。“请示”属请求性公文，凡属本单位无权、无力、无法解决的事项；在工作中遇到的新情况、新问题；或者请求上级批准工作方案，批转有关事项的都需用请示行文，请求上级单位给予指示或批准；请求对工怍做出指示。请示必须在事前行文，得到上级单位的批复后方能按其要求开展工作。1、请示的特点。

（1）内容的单一性。必须按照“一文一事”的原则行文，即一份请示只能请示一件事。这个规则的目的是便于上级单位的收文办理，以达到迅速解决问题的目的。（2）行文的回复性。上级单位对于下级单位的请示，无论是什么内容的请示，必须要复文，就是说必须有批复。（3）要求的可行性。请求批准的事项要切实可行、合乎情理；请求事项时要考虑到上级单位的审批权限及解决问题的能力。（4）语气的祈请性。请示的语气要诚恳，不卑不亢，例如：“拟”、“可否”、“是否”；阐述理由要适度．切忌强词夺理或漫天要价。2、请示的分类。

（1）按内容划分，分为如下两类：①政策性请示。对党和国家的方针、政策、法律、法规和上级的指示等有不明确或不同的理解，在工作中遇到无章可循的新情况、新问题，需要上级机关加以指导，向上级机关请示。②事务性请示。按规定需要上级机关批准方能办理的事项，或者需要得到上级机关帮助的事项，向上级机关请示。如，《关于将北京市列为境外投资审批改革试点的请示》(京经贸服贸字[2003]41号)。（2）按行文的目的划分，分为如下三类：

①请求指示性请示。目的在于请求上级单位对有关工作给予指示，以便下级单位继续开展工作。下级单位在工作中遇到困难或出现新的情况，或执行政策时尚有不太清楚明了的地方；或对上级单位某个决定有看法，可以向上级单位请求指示。如《关于在产品包装上使用“三株菌+中草药”文字是否构成商标侵权的请示》(苏工商标[1997]177号)。②请求批准性请示。下级单位就某项工作、某个问题请求上级机关给予审定、核准、认可；或在人、财、物方面有困难，需要上级给予帮助解决的，都必须请示。如《关于丹霞山风景名胜区列为国家重点风景名胜区的请示》。③请求批转性请示。即呈报上级单位批准后，请求上级单位批转给有关单位执行的请示。这类请示一般用于职能业务部门的工作，这些部门对与本部门职责有关的工作制订出解决问题的方案后，需要同级的其他单位或不相隶属单位配合执行，但又无权对这些单位直接布置工作，此时，可以向双方共同的上级单位呈报请示，请上级批准同意后，批转给各有关单位执行。如《关于审批第三批国家历史文化名城和加强保护管理的请示》。3、请示的行文规则。

（1）一般不得越级请示，因特殊情况必须越级行文时，直当说明原因并抄送被越过的机关。（2）“请示”应当一文一事。一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。（3）受双重领导的单位向上级单位行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应抄送其另一上级单位。（4）除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”。4、请示与报告的区别。

“请示”与“报告”都是上行文，但两者不能混用。在实际工作中，仍有不少人把“请示”写成“报告”或“请示报告”，给公文处理工作带来不便，容易误时误事。“报告”与“请示”的明显区别主要有：（1）行文目的不同。“报告”是汇报工作，反映情况，提出建议，答复询问时使用的，其行文的目的是让上级机关了解情况，掌握动态，为部署决策提供依据，报告并不要求上级机关批复。建议报告较为特殊，但也不是请求上级批复本单位。而是要求“批转”其他单位遵照执行。“请示”是请求上级机关指示、批准时使用的，其行文目的是要求审核、批准事项，解决困难，答复问题，请求上级机关批复。可见“报告”和“请示”的行文目的是完全不同的。（2）行文时间有别。“报告”的行文时间大多在事后，也有在事项进行中报告的。所报告内容是已出现的情况，已完成了的某一阶段或某项工作。“请示”要求事前行文，请示的是尚未进行和尚待指示的事项。（3）格式写法各异。报告标题文种明确为“报告”，正文部分汇报工作、反映情况、提出建议、答复询问，不得夹带请示事项；结尾部分用“以上报告，请审阅”、“特此报告”、“专此报告”等收束全文。请示标题文种明确为“请示”，不能写成“报告”或“请示报告”，正文部分提出请示事项，要求上级机关给予指示、批准；结尾部分用“当否，请指示”、“以上请示，请批复”等收束全文。5.请示的写法。

请示的结构一般包括标题、主送机关、正文、落款等部分。(1)标题。请示的标题一般有两种写法：一是“事由+请示”，《关于报批内蒙古自治区第七批增补专职植物检疫员的请示》(内农植检字[2004]59号)。二是“发文单位+事由+请示”，例如《武义县人大常委会关于要求增加武义县第十三届人民代表大会常务委员会委员名额的请示》。请示事项即请示的具体内容，一般不使用“申请”、“请求”一类词语，避免与文种“请示”在语意上重复。文种“请示”不能写成“请示报告”。

(2)主送机关。“请示”的主送机关一般只写一个。受双重领导的单位向上级呈报的请示，应根据请示的内容，确定负责答复的上级单位为主送机关，另一个则用抄送形式。

(3)正文的写法。请示的正文通常包括三个部分。

①请示缘由。“请示”开头要写明原因和理由，有的请示事项较重大较复杂．往往会用稍长的篇幅，分几个层次或从不同角度加以说明。不论篇幅长短，都必须把原因说清楚，为请示事项提出充足的事实依据。(2)请示事项。请示的事项，实际上就是要写明“请示什么”。把需要上级指示的问题，请求审批的事项，作出具体明确的说明，提出切实可行的意见。如在请示中提出两种不同方案供上级抉择。应说明本单位认为哪一方案较好，否则就是矛盾上交。

(3)结束语。这是正文的最后部分，要另起一行，空两个格写。要求简洁、凝练、谦和、得体。请示常用的结束语一般有“当否，请批示”、“以上请示，妥否(当否)，请批示”、“特此请示，望批复”、“以上请示，当否，请批复”、“以上请示，请批复”、“以上请示如无不当，请批转有关单位贯彻执行”。请示不宜用“即请从速批复”，“请尽快解决”之类的请求语作为结束语。(4)落款。落款包括署名和成文日期。如果请示的标题使用的是两项式标题，其中没有发文单位，那么就需要在结束语的右下方写明发文单位，并加盖公章，然后在下行写明成文日期。如果标题中已经有发文单位名称了，在落款处就不必再写发文单位的名称，只需加盖单位公章，并写明成文日期。如果是几个单位联合行文请示事项，主要发起单位应该排列在前。请示的成文日期应该准确写在印章之下。(三)批复

批复是上级单位答复下级单位请示事项时使用的答复性公文。1.批复的特点：批复具有权威性、针对性和指示性等特点。(1)权威性。批复发自上级单位，代表着上级单位的权力和意志，对提出请示事项的下级单位有约束力，特别是那些关于重要事项或问题的批复，常常具有明显的法规作用。(2)针对性。批复是用来答复下级单位请示事项的公文。因此，凡是批复，必须是针对下级单位的请示而发的，内容单纯，针对性强。请示与批复，应该是“一问一答”，彼此呼应。

(3)指示性。批复的目的是指导下级单位的工作，因此批复在表明态度以后，还应当概括地说明方针、政策以及执行中需要注意的事项。

(4)时限性。下级单位呈报请示，都是事前行文。对请示的事项，上级单位必须及时给予审批或指示，这样下级单位才能继续开展工作。因此，上级单位在收到下级单位的请示后，应该尽快给予批复，以避免影响下级单位开展工作。2.批复的分类。

(1)审批性批复，对应请求批准性请示，用于批复下级单位就某项工作、某个问题请求上级单位给予审定、核准、认可；或在人、财、物方面有困难，需要上级给予帮助解决的请示。比如，对于机构设置、人事变动、项目安排、经费增拨和设施改善等请求事项，都用审批性批复。如《国务院关于同意四川省调整内江市行政区划设立资阳地区的批复》(国函[1998]15号)。(2)指示性批复，对应请求指示性请示，用于批复下级单位请求上级单位对有关工作给予指示，以便继续开展工作；下级单位在工作中遇到困难或出现新的情况，或执行政策时尚有不太清楚明了的地方；或对上级单位某个决定有看法，请求政策指示等请示。如，《广东省人民政府关于解决铁路护路联防经费来源的批复》(粤府函[1993]436号)。(3)批转性批复，对应请求批转性请示。批转性批复与直接批复的区别，在于批转性批复中批复的事项既是针对来文请示单位请求的具体问题的批复，又包含着一定的指示性意见，具有普遍的指导意义，可以同时下发给所属各个下级单位或部分有关下属单位执行，例如，《国务院关于国家环境保护“十五”计划的批复》(国函[2001]169号)。3.批复的写法。

(1)标题。批复的标题一般有两种写法：一种是“发文单位，事由+批复”，例如：《国务院关于同意北京市撤销大兴县设立大兴区的批复>(国函【2001】4号)

一种是“事由+批复”，例如：《关于处理恶意占用域名资源行为的批复》(信部电函[2001]324号)。其中，第一种三项式标题用的比较多，而且在《办法》中规定“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关”。批复标题中的事由大致有两种写法，一种是用表示关联范围的介词“关于”加上批复的事项来表述，如《中国人民银行办公厅关于上海市志愿服务西部地区的国家助学贷款借款学生延期还贷问题的批复》(银办函[2005]349号)；另一种是在“关于”和批复事项中间再插入一个表态动词“同意”来表述，如《国务院关于同意广东省调整韶关市部分行政区划的批复》(国函[2004]40号)。(2)主送机关。批复必须标明主送机关。主送机关一般是发文请示的单位；在需要的情况下，还可以把与批复内容有关的其他单位增列为主送机关，如果批复的内容要求更多的单位了解和执行，通常的做法是，批复给原请示单位的同时，以“抄送”方式发给有关单位。

(3)正文的写法。批复的正文一般由三个部分组成：①批复缘由。即在批复的开头，说明是对收到的哪个请示进行答复。通常要引述来文作为批复的依据。引述的方法有六种：第一种，也是最常用的方法，是引述来文标题及文号，如“你省《关于调整内江市行政区划的请示》(川府发[199"7j164号)收悉”；第二种是比较常用的方法，按“来文日期(成文日期)、请示的标题、发文字号”的顺序引述，如“你署1990年5月12日《关于编纂〈中华大典〉及其经费问题的请示》(新出计字[1990年]574号)收悉”；第三种是结合请示的日期引述，如“×年×月×日来文收悉”；第四种是结合来文的日期和文号引述，如“×年×月日×号文收悉”；第五种是引来文日期和来文名称．如“×年×月×日《关于……的请示》收悉”，第六种是引述来文日期和请示事项，如“×年×月×日关于……问题的请示收悉”。我们要求使用第一种方法。批复的引述结束后，一般用转承语，如“经研究决定，现批复如下”、“现批复如下”等引起下文。②批复的具体内容。这是批复的主体，这部分应针对下级单位请示的事项．表示同意与否的态度，有时还要阐述同意或不同意的理由。答复请示事项针对性要强，答复要明确具体，简明扼要，表达要准确无误。

③结尾。这是批复正文的最后部分，它的写法有三种：第一种是提行写批复的专用尾语“此复”、“特此批复”、“专此批复”等；第二种是写希望和要求，给执行请求事项的答复指明方向；第三种是秃尾，即不写尾语，就是请示事项答复完毕就告结束。要写好批复还应注意以下几点：第一，要核实请示缘由的真实性，研究请示中所提意见或建议的可行性，有些情况应先作调查研究；第二，凡请示事项涉及其他部门或地区的问题，批复前都要与其协商，取得一致意见；第三，及时批复，以免贻误工作。收到下级的请示后，要及时批复，以便于下级按照批复的要求开展后续工作。对不按行文的正常渠道办理或一文多头的请示，应予以纠正，以免误事。

(4)落款。在批复正文的右下方，须写明成文日期并加盖发文单位公章。如果在标题中没有体现发文单位，那么在成文日期的上方还必须写明发文单位的名称。（四）报告

报告是下级单位向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位询问的陈述性上行公文，是上级单位了解下情、制订方针政策、指导工作的重要依据。《办法》中规定：报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。”；《条例》中规定：“报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。”报告以反映情况为基本特征。在反映情况中，要对情况作一些分析，并提出看法和意见。报告的语言表达方式以陈述为主。在大多数报告中，除了向上级单位汇报工作、反映情况外，一般需要对做好下一步工作提出建议。1.报告的特点。

(1)写作的事后性。报告是下级单位向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位询问时使用的上行公文。所以一般是在工作开展了、事情发生了或者上级单位询问之后才去撰写、制发的公文。有些建议性报告，是在事件发生过程中撰制的。这就是大家常说的“事前请示、事后报告”。(2)行文的单项性。报告是上行公文，一般不要求批复，也就是说没有复文的要求，这就是报告行文的单项性。(3)表述的陈述性。报告所要汇报的内容，都是已经或者正在发生的事实，因此下级单位在撰制公文时只需实事求是地、客观地陈述就达到报告的目的了。报告的语气要诚恳、谦虚，不卑不亢，切忌生硬；报告的内容必须真实，实事求是，不得夸大或缩小事实．不得报喜不报忧，更不得弄虚作假。在报告中涉及到的时间、地点、人物、事件、情况、数据等，须经认真核实，准确无误。在建议性的报告中，所提的意见、建议要符合国家法规、政策及上级指示精神，同时要符合本部门的实际情况，具有较强的可行性及可操作性。2.报告的分类。

从不同的角度出发，报告有不同的分类。(1)按照内容涉及的范围来划分，报告可以分为以下两类：①

综合报告，即向上级单位全面汇报本单位工作情况的报告。这种报告多是例行报告，如《政府工作报告》。

②专题报告，即就某一事项专门向上级单位呈送的报告，例如《关于进一步加强血吸虫病地方病防治工作的报告》。

(2)按照行文目的来划分，可分为以下两类：

①呈报性报告。呈报性报告的行文目的是将有关情况报告给上级知道，不要求转发。例如，1999年6月29日，国家计委上报给国务院的《关于湖北、湖南、江西、安徽省平垸行洪、退田还湖、移民建镇进展情况的报告》。②呈转性报告。呈转性报告的行文目的，不仅仅是汇报，还要求上级机关在同意报告的情况下，将报告批转给有关单位执行。这类报告多出自业务职能部门，这些部门对与本部门职能有关的工作提出意见或建议。这些意见或建议的执行需要其他平级单位或不相隶属单位的配合，但是制发报告的单位无权对其他平级单位或不相隶属单位布置工作。因此只有向双方单位共同的上级领导单位报送呈转性报告，请求上级单位在同意报告的情况下，将报告批转给有关单位执行。例如，1999年1月6日，中国人民银行与国家经贸委上报给国务院的《关于依法清收拖欠银行利息的报告》。(3)从时间角度来划分，报告可以分为以下两类：①定期报告，即按照工作性质与要求，定期必须形成的报告。例如，每年政府必须提交的《政府工作报告》，某些部门按季度、按年上报的工作报告等。②不定期报告，即没有特定的时间要求，而是根据工作需要，随时向上级单位呈报的报告。(4)按照报告形成的原因来划分，报告可以分为以下两类：

①主动报告，即发文单位主动向上级单位汇报工作、反映情况、提出建议，而形成的报告。②被动报告，即发文单位完成上级交办的工作或答复上级单位的询问而形成的报告。例如，2000年6月2日，赴重庆市巫山县调查组上报给国务院的《关于重庆市巫山县部分乡镇铲苗种烟违法伤农事件的调查报告》。(5)按照内容来划分，报告可以分为如下六类：①工作报告，即以汇报工作为内容的报告，主要用于反映工作进展情况；对某项工作或某方面工作提出意见或建议；全面汇报工作，包括工作中存在的问题、遇到的困难、解决办法、经验和教训等。例如：《全国人大常委会执法检查组关于检查(中华人民共和国农村土地承包法)实施情况的报告》(2003年{2月26日)、《黑龙江省政府工作报告》。②情况报告，即以向上级反映某种情况为内容的报告，主要包括重大事故、严重灾害、重大突发事件、社会上值得注意的新动态；周边国家以及国际间发生的可能对我有影响的事件、情况等。

③意见建议性报告，即向上级机关提出工作意见或建议，希望上级单位批准或批转同级单位或不相隶属单位共同执行的报告。

④答复询问性报告，即发文单位完成上级交办的工作或答复上级单位的询问而形成的报告。⑤检讨报告，即因工作失误，导致出现问题，侧重从主观上进行检查，而呈送给上级单位的报告。

⑥报送材料性报告，即向上级单位报送文件、物品时使用的报告。

3.报告与请示、意见的区别

有些报告，尤其是带有建议性的报告，和请示、意见有一定的相似性，它们的区别如下：(1)在报告中不得夹带请示事项。报告不能对上级单位提出要求，至多是在结尾处写明“以上报告如有不当，请指正”、“以上报告如无不妥，请批转”、……等等。而请示是请求上级单位批准的事项。(2)报告对上级单位没有复文要求。而请示，要求上级单位的复文。(3)“事前请示、事后报告”。即报告是事后或事中所制发的公文。而请示是事前制发的公文。(4)有些建议性报告，由于在内容上存在对某项工作的意见或处理建议，会使人觉得与“意见”很相似。他们的区别是：以汇报情况为主，同时提出建议的，用“报告”文种；专门就某项工作提出见解和处理办法的，用“意见”文种。4.报告的写法。

(1)标题。报告的标题一般有两种写法：一是“事由+报告”，例如：《关于实施第二十一届世界大学生运动会全国火炬传递活动方案的报告》、《关于黑龙江省2002年国民经济和社会发展计划执行情况及2003年国民经济和社会发展计划草案的报告》。二是“发文单位+事由+报告”，例如《上海市人民政府关于报送浦东开发区规划的报告》、《吉林省公路管理局关于公路安保有关情况的总结报告》。其中，第一种两项式标题用的比较多。(2)主送单位。报告的主送单位一般只有一个，即直接的上级单位，要顶格写上受文单位全称。如需告知其他单位，用抄送形式。当然，在需要时主送单位也可以有多个。通常，报告不得越级行文。除非上级单位直接交办的事项，发文单位不得向其直接报送报告。

(3)正文的写法。

①工作报告。工作报告一般包括三部分：

——开头，先说明报告的缘由、目的、意义或根据。然后用“现将有关情况报告如下”、“现将主要情况报告如下”等等转承语引起下文。——详细写明报告事项，包括工作总体情况、工作成绩、工作经验、工作教训等。

——工作中存在的问题及解决办法，以及进一步开展工作的意见等。②情况报告。情况报告适用于向上级机关反映本单位重要情况，如群众意见、意外事故、突发事件等，使上级机关及时了解情况，及时作出决策。情况报告的正文一般包括四个部分：一是汇报发生的具体情况，包括事件发生的时间、地点、经过、结果以及善后工作情况。二是叙述事件发生的原因、性质和造成的影响：三是写明具体的处理意见或今后的防范措施等。四是结束语(可以省略)。常用的结束语，如“特此报告”、“以上报告，请审阅”、“以上报告，如有不妥之处，请指正”、“以上报告如有不当，请予指正”等等。这里要注意，不能用“以上报告当否?淆批示”之类的请求语作报告的结束语。③意见建议性报告。意见建议性报告的正文一般包括四个部分：

——开头，先说明报告的缘由、根据或目的。然后用“现将有关情况报告如下”等转承语引起下文。

——汇报情况。这部分可详可略。可以先简要介绍工作的总体情况，肯定前段工作的业绩。然后指出工作中存在的问题；也可以开门见山地指出工作中存在的问题。然后对存在的问题进行成因分析，并指出问题继续存在会造成的后果。

——解决问题的意见或建议。这部分内容是此类报告的重点部分，是希望得到上级单位批准并批转有关单位执行的。这里的意见或建议要具体、明确、切实可行，可采用分条列项式写法：

——结柬语(不可以省略)。常用“以上报告如无不妥，请批转有关部门贯彻执行”、“以上报告如无不当，请批转各地参照执行”、“以上意见如无不妥，请批转各地区、各有关部门贯彻执行”、“以上报告如无不妥，建议(领导单位的办公部门，如国务院办公厅)批转各地区、各部门贯彻执行”、“以上报告如无不妥，建议(领导单位的办公部门)转发各地区、各部门贯彻执行”等等专用尾语作为结束语。

④答复询问性报告。答复询问性报告的正文一般包括三个部分：开头，要说明报告的缘由、根据。即在报告的开头说明收到上级什么文件、答复上级什么问题、承办上级交办的什么事项。然后用“所询关于×××××一事，现答复如下”“现将××××××一事的处理结果报告如下”等转承语引起下文。报告主体部分。这里要写明报告的内容，这是此类报告的核心部分，写作上一定要做到：答其所问、条理清晰、语言简练。结束语(可以省略)。一般用“特此报告”、“专此报告”等专用尾语作为结束语。

⑤检讨报告。检讨报告的正文一般包括三个部分：一是简要陈述事实。这里应简要写明事故、错误的发生经过，同时应写明其后果、性质、危害等。二是分析原因。这部分可以先全面分析出现问题的主客观原因，然后重点挖掘出现错误、酿成事故的思想根源，阐明对错误的认识态度。三是表明愿意接受上级单位处理的态度，以及改正错误的决心、今后的努力方向。⑥报送材料性报告。报送材料性报告的正文一般分为二个部分：一是简短说明报送什么材料、物品，以及数量，当然这部分也可以适当展开，汇报一些详细情况。二是结束语。一般以“请查收”、“请审阅”、“请指正”等作为结束语。(4)附件。如果报告带有附件，应把附件的名称、数量写在正文之后，署名之前，空两格写。(5)尾部。尾部一般包括署名和成文时间。如果标题中已经有发文单位名称，在落款处就可以省略署名，否则就要在右下方署上单位名称或主要负责人姓名。在署名下方要写明成文的年、月、日，然后加盖单位公章或主要负责人印章。(五)意见

意见用于发文单位对重要问题提出见解和处理办法。一般多用于党的领导机关和国家行政机关对党和国家有关方针、政策方面的重要问题提出见解和处理办法时使用，用于指导下级单位的工作。

1.意见的特点。

(1)指导性。意见大多数都是下行文种，因此意见中的内容对于下级单位的工作具有指导性，这电体现了发文的上级单位的权威性。(2)针对性。意见一般针对某个具体事项而发，或者针对全局性工作提出原则性、方向性的要求。(3)宏观性。意见中的见解和处理办法一般都是原则性、框架性的，没有很具体的方案。通常受文单位要结合自己的实际情况，按照意见中的原则性、方向性要求制定出详细的处理问题的实施方案。

2.意见的分类。

(1)按行文方式分，意见分为直接发文和用通知印发或转发(批转)两类。①直接发文，即发文单位把“意见”作为独立的文件直接印发。如《国务院关于保险业改革发展的若干意见》（国发【2006】23号)。②用通知印发或转发(批转)，即用通知来印发或转发(批转)“意见”。用通知印发意见，如《印发<关于进一步增强支公司活力提高市场竞争力的意见>的通知》（粤人保财险发[2005]1号)；用通知转发意见，如《中共中央办公厅国务院办公厅转发建设部等单位<关于完善在京中央和国家机关住房制度的若干意见>的通知》(厅字[2005]8号)；用通知批转的意见，如《国务院批转关于行政审批制度改革工作实施意见的通知》（国发[2001]33号）。

(2)按性质和内容分，意见分为宏观指导性意见和具体实施性意见。①宏观指导性意见，是就全局范围内某一时期或某一方面工作提出大体构想的意见，类似于“计划”中的规划、纲要等。不同之处在于，计划有较强的约束力，一经会议通过或由上级批准，在其所涉及的范围内是开展工作和进行监督、检查的依据；而意见只是原则性和方向性的意见，具体执行时要根据各自的实际情况灵活进行。如《国务院办公厅关于加快电子商务发展的若干意见》(国办发[2005]2号)、《国务院关于进一步深化粮食流通体制改革的意见》(国发[2004]17号)。②具体实施性意见，是指在实施政策、法规性文件时，就如何贯彻会议或上级文件精神提出的要求；或者针对某项工作提出的具体细致的意见。如《关于做好稳定住房价格工作的意见》(建设部、发展改革委、财政部、国土资源部、人民银行、税务总局、银监会2005年4月30日公布)。

3.意见与其他文种的区别

(1)意见与报告的区别。意见作为上行文时，与呈转性报告有相似之处。两者通常都是由主管某一方面工作的职能部门呈报给上级单位，并且都要求上级单位批转(或其办公部门转发)文件。但二者是有区别的。二者的区别：一是，成文的时间不同。意见成文于事前；而呈报性报告则成文于事后。二是，文件的内容不同。意见是对某事项的见解和处理办法；而呈报性报告则是在汇报前段工作的基础上，针对存在的问题提出下一步工作的建议。

(2)意见与指示性通知的区别。意见作为下行文．直接发文时与指示性通知很相似，都可以向下级单位布置、安排工作。它们的区别在于：用于对某项工作做出相应指示的指示性通知具有确定性、指挥性，是上级单位把明确的要求传达给下级单位，要求其必须执行。而意见是上级把对重要问题提出的见解和处理办法传达给下级单位，内容一般是原则性、方向性的，下级单位需要根据各自的实际情况相对灵活地参照执行。4.意见的写法。

(1)标题。意见的标题一般有两种写法：一是“事由+意见”，例如：<关于加强体育道德建设的意见》(体办字[2002]48号)。二是“发文单位+事由+文种”，例如：《北京市人民政府关于健全和完善首都人才市场体系的意见》(京政发[2004]26号)。

在意见的标题中，如果意见的内容很具体，具有直接的可操作性，其标题也可用“实施意见”，如《关于深化科研事业单位人事制度改革的实施意见》（中共中央组织部、人事部、科学技术部，2000年3月30日)；如果意见只是宏观的、原则的见解，在标题中也可用“指导意见”，如《关于城镇医药卫生体制改革的指导意见》(国务院体改办、国家计委、国家经贸委、财政部、劳动保障部、卫生部、药品监管局、中医药局，2000年1月16日)。(2)主送机关。意见的主送机关有两种情况，一是作为独立文件直接发文的意见，应该写明主送机关；二是用通知印发、转发(或批转)的意见，因为“通知”本身已经有主送机关，所以“意见”就不必再写主送机关了，一般以附件的形式出现。(3)正文的写法。意见的正文通常由三部分组成：一是发文缘由。这是意见正文的开头，一般要交代清楚发文的背景、目的、根据等，然后以转承语“现就……提出如下意见”、“现就有关问题提出以下意见”等引起下文。二是具体意见。这是意见的核心部分，在这部分要把对某项工作或某个问题的见解、处理办法表述清楚。为使受文者清楚明了意见的内容，可以采用分条列项式写法，并用好小标题。三是结尾。意见的结尾，一般用说明性语言，或者提出具体要求来作为结尾。结尾可长可短。当然，根据实际内容的需要，意见也可以省略结束语。(4)制发单位、成文时间。意见的制发单位、成文时间，可以在标题之下（用阿拉伯数字）或正文之后（汉字）注明，按照公文的常规要求即可。(六)函

函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函一般属于平行文。在行政方面的实际工作中，函除了平行文之外，有时也用于下行文。如上级单位向下级单位询问、商洽或催办有关事项时，用其他文种不适宜，就使用“函”；而下级单位对上级的复文多使用“答复询问性报告”。在实际工作中，函有公函与便函之分。这里所说的函指的是公文文种中的函，也就是公函。

1.函的特点。

(1)行文主体广泛。作为公文文种的“函”，与其他公文文种相比，行文主体非常广泛，它没有发文权限的约束，不管是什么级别、什么类别的单位，都可以发函。

(2)用途广泛，使用率高。函的用途广泛、使用率高，它不仅可以作为平行文用于商洽工作、询问和答复问题；还可以作为下行文向下级单位询问、商洽、催办或答复审批有关事项；也可以作为上行文，向有关的上级单位请求批准事项。(3)写法灵活。函的本意就是信件，因此函虽然是公文的文种之一，但是在写法上非常灵活。函的内容可详可略，篇幅可长可短。函的行文语气多种多样，由于函的发文方向可上、可下、可平行，而且用途各异，因此函的内容在语气上没有统一的要求，根据实际需要而定。这里需要说明的一点，函作为公文的文种之一，属于正式公文，必须符合公文的要求。公函的格式与其他公文相同，有版头、发文字号、标题、发文机关印章和成文日期。而在日常工作中处理一般性事务时经常使用的“便函”，它不属于公文文种，它可以不用版头、发文字号，有时也可以不用标题，但要有发文机关的印章和成文日期。2.函的分类。

按照不同的分类标准，函有不同分类。(1)按行文方向划分，可分为两类。①发函，即发文单位为了商洽工作、询问事项、请求批准事项时主动向对方发出的函。发函对于发文单位来说是“去函”，而对于收文单位来说是“来函”。

②复函，复函也称答函，即为了答复对方的来函而被动发出的函。对于不相隶属的单位来说，收到来函，发出的就应是复函。但是若行文涉及上级单位，函与复函就不一定相对应了。下级单位给上级单位发来请示或意见，上级单位授权自己的办公部门回复，这个办公部门与呈送请示或意见的单位级别相同，所以复文不能使用批复，只能使用复函。另外上级单位为询问事项而向下级单位发函，下级单位的回复以答复询问性报告为宜。(2)按内容与作用来分，可分为五类。①商洽函，用于不相隶属机关间商洽工作，如《关于商请报送教育部“春晖计划”项目的函》(教外司留[2003]619号)。

②询问函，用于不相隶属机关之间询问事项，如《关于征求对脱敏凝胶等产品分类界定意见的函》(食药监械函[2003]53号)。③答复函。用于不相隶属机关之间答复询问事项，如《财政部、国家计委关于同意收取司法考试考务费等收费项目的复函》(财综[2002]6号)。④告知函，用于不相隶属机关之间告知事项，如《关于中央国家机关政府采购中心机构设置及联系电话的函》(国机采函[2003]1号)。

⑤请求批准函，用于不相隶属机关之间请求批准、审批事项，如《关于申报北京经济技术开发区职教园区规划方案的函》(京教职成[2001]35号)。

3.函与其他文种的区别

(1)从行文关系上。“函”是用于不相隶属机关之间行文。“通知”、“批复”是有隶属关系的上级对下级行文。“请示”、“报告”是有隶属关系的下级对向上级行文。(2)从文种适用上。“通知”、“函”都可告知事项，但行文对象不同，“通知”是向有隶属关系的下级告知，“函”刚是向不相隶属机关告知。(3)“函”和“请示”都可请求批准，复函和“批复”都可批示、批准，但行文对象不同。“请示”是向有隶属关系的上级请求批示、批准，“函”则是向不相隶属的机关请求批示、批准；“批复”是向有隶属关系的下级批示、批准，“复函”则是向不相隶属的机关批示、批准。

4.函的写法。

(1)标题。函的标题有两种写法：一是“事由+文种”，如《关于内地新疆高中班学生回家探亲有关问题的函》(教民司函[2001]22号)。二是“发文单位+事由+文种”，如《国家林业局关于对各项建设工程征占用经济林地有关问题的函》(林函资字[1999]346号)。

复函的标题，一般在文种前加一“复”字，如《国务院办公厅关于扶持人口较少民族发展问题的复函》(国办函[2001]44号)。当然也可以不加，如司法部办公厅答复上海市司法局《关于考核授予律师资格行政审批事项的请示》(沪司发法制[2003]4号)的复函《司法部办公厅关于考核授予律师资格有关问题的函》(司办函[2003]第102号)。(2)主送单位。函必须要标明主送单位。主送单位可以是一个，也可以是多个。主送单位可以用全称或规范化简称，也可以用通称。

(3)正文的写法发函与复函在正文的结构层次上基本相同，通常都由三个部分组成。

①发函。一是发函缘由．应写明发函的原因、理由、背景、根据、目的等。如是请求批准函，理由一定要充足。二是发函事项，这是发函的核心部分，应明确表述发函的意图，是将有关信息告知对方，或是请对方协办有关事项，或是向对方询问有关问题，或是请求对方批准某一事项。写作上一定要具体清楚，明白无误。如果是告知函，则常常用一些转承语来引起下文，如“为了……。现将……函告如下”、“为做好……，现将……的有关问题函告如下”．“为……，现将……等有关问题作如下规定，请遵照执行”等等。三是发函尾语，通常用“特此函商”、“特此函询”；“请研究批准”、“盼予函复”、“请函复”；“专此函达”、“特此函达”……等等。也可以省略尾语。②复函。一是复函缘由，即在开头部分首先说明要对收到的哪个文件进行答复。一般是有选择地引述来件的标题、文号、日期或要点，如例文：“你部《关于商请将律师资格考试考务费项目变更为国家司法考试考务费项目并调整收费标准的函》(司发函f2001]354号)收悉。经研究，现将有关事项函复如下”。如果复函是被上级授权的办公部门对来件进行答复，那么在此处务必写上“经××××(上级机关名称)批准，现函复如下”、“经××××(上级机关名称)领导同志同意，现就有关问题函复如下”之类的说明性文字，如例文：“教育部、四川省人民政府《关于四川大学、华西医科大学合并问题的请示》(教发[2000]170号)收悉。经国务院批准，现函复如下”。二是复函内容。这部分是复函的核心部分，写作上一定要针对来函的事项作答。如复的是询问函，应给以明确的答复；如复的是商洽函、请批函，应明确表态，条理清楚地说明意见。三是复函尾语，可用“特此函复”、“特此函告”作结，下行复函还可用“此复”。也可以省略尾语。(3)落款。必须在正文右下方标明成文日期并加盖印章。如果在标题中没有体现发文单位的名称，那么在落款出还需署上发文单位的名称。(七)通报

通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。通报的作用在于表彰先进、批评错误、传达精神、沟通信息，使有关单位或个人了解工作进程，树立全局观念；它不仅能鼓励或教育当事人，而且能教育广大干部群众学习他人的优良品德、先进经验，改进自己的工作，或者吸取他人的教训。

1.通报的特点。

(1)针对性。通报具有针对性，针对性强不强是决定通报价值大小的重要因素。无论是对单一情况的通报，还是对全局情况的通报，都离不开具体的事例。只有针对明确的事项，抓住要点，才能增加通报的说服力，给阅文者留下深刻印象。(2)教育性。通报具有教育性，这也是通报能够作为独立文种存在的一个主要原因，是通报与“通知”、“函”等文种的不同之处。上级单位制发通报的直接目的，就是让下级单位、群众在知晓有关情况的前提下，学习先进经验、吸取失败教训，了解工作的进展与事件的全面情况，对下级单位、干部、群众具有普遍的教育意义，以便更好的开展有关工作。

(3)时效性。要使通报能够起到作用，那么它通报的事项必须是出自当前工作的，这样才能使阅文者有触动感、震撼感、现实感，如果通报的情况已经时过境迁，那么通报就没有什么意义了。因此，通报的内容一般都是近期发生的事情，这样对当前的工作才会具有积极的指导意义或促进作用。

(4)内容的真实性。任何一个通报都必须建立在客观存在的事实基础之上，内容必须实事求是、客观真实。否则，通报也就失去了作用。

2.通报的分类。

(1)表彰性通报。这是上级单位用来表扬先进集体或个人，表彰先进事迹、评价典型经验、宣传先进思想、树立学习榜样的通报。例如：《关于表彰北京市抢建小汤山疗养院非典治疗区有关建设单位的通报》(建市[2003]90号)、《关于表彰全市尊师重教先进单位先进个人的通报》(淄政字[2005]69号)。

(2)批评性通报。这是上级单位用来批评犯有错误的集体或个人，告知违法违纪事件，揭露坏人、坏事，总结事故教训，要求有关单位及人员引以为戒的通报。批评性通报又可细分为违法违纪通报和事故通报，在批评性通报中事故通报使用较多。违法违纪通报，如《国务院办公厅关于福建省人民政府违反规定征收基础设施建设附加费的通报》(国办发[2000]73号)；事故通报，如《关于对甘肃省兰州至临洮高速公路第11合同段边坡坍塌事故处理情况的通报》（建质[2003]197号)、《国务院办公厅关于山西、安徽省四起特大煤矿瓦斯爆炸事故调查处理情况的通报》国办发[2004]7号。

(3)传达性通报。传达性通报起着沟通情况的作用，因此也叫情况通报。目的在于向下级单位传达上级单位的重要指示精神、重要会议精神，指出工作的重点或必须关注的问题。一个时期带有倾向性的问题。例如：《关于2003年城市道路交通管理等级评价的情况通报》(公通字[2004]18)、《卫生部关于近期食品卫生监督执法情况的通报》(卫法监发[2003]253号)。需要注意的是，就某些事故所发出的通报，与批评性通报很相似，如《国务院关于河北省高碑店市农民工苯中毒事件的通报》(国发[2002]9号)。二者的区别是，在传达性通报中只是对处理情况的转述，而在批评性通报中要有处理决定。

3.通报与命令、决定、通知、通告、公告等文种的区别。

(1)表彰先进方面。命令(令)是嘉奖有关单位与人员，被嘉奖的单位与人员必须是在全国或在一个大的区域内具有重大影响的先进典型，一般都需授予荣誉称号。决定是奖励有关单位与人员，奖励事项事迹应是比较突出的，在全国或某一地区、某一系统内具有较大影响，但不一定授予荣誉称号。通报所表扬的先进则属于一般性的典型。(2)批评错误方面。决定惩戒有关单位和人员，其错误或过失是比较严重的，具有一定的普遍意义和教育作用。通报批评错误，其错误或事故，虽有一定影响，但毕竟是有一定限度的，主要目的是引起警惕。(3)周知事项方面公告，主要是向国内外宣布重要事项或者法定事项．而且偏重于向国外宣布。所宣布事项，一是重要，二是法定。通告，主要是向社会各有关方面公布应当遵守或者周知的事项，其中“周知”的对象是社会各有关方面，无关方面可以不周知．事项本身也是比较重要，在全国、某一些区或某一系统内具有一定的普遍意义。通知，上级机关根据需要下发的，告知下级机关和人员。带有一定的指令性，周知的事项是具体的，是不可不知的。通报，通报的事项是先发生在下级单位，上级了解以后，整理成文下发的。通报对重要精神或者情况重在传达，以使有关单位和群众知晓．一般不具有指令性。4.通报的写法。

(1)标题。通报的标题有两种写法：一是“发文机关+事由+通报”，例如《郑州市人民政府关于表彰2004年度市政府目标工作先进单位的通报》(郑政文[2005]73号)、《湖南省教育厅关于表彰湖南省普通高等学校2005届优秀毕业生的通报》(湘教通[2005]137号)。二是“事由+通报”，例如，《关于近期连续发生重特大生产安全事故的紧急通报》(安委办字[2003]6号)、《关于表彰全国国家重点风景名胜区综合整治先进单位、先进个人的通报》(建城函[2003]286号)。

(2)主送机关。通报一般要有主送机关，普发性通报可以在附注处标明发送范围。采用公开张贴或媒体发布等形式的周知性通报，可以省略主送机关。

(3)正文的写法。通报的正文一般分三个层次：第一个层次是叙述事实，这是通报的主题部分，必须真实准确、详略得当。第二个层次是发表评论，在客观事实的基础上，对事件的性质作概要的．中肯的分析评价，表明发文机关的态度立场，点出通报的意图。第三个层次是处理结果与对受文者的要求，对当事人要有明确的处理结果,对受文者也要提出希望和要求。具体来说：

①表彰性通报。第一，要概述通报的原因、背景、目的和意义；其次要简述先进集体、先进个人的主要事迹。第二，作出表彰、奖励的决定。要写清何单位给予被表彰对象什么样的表彰奖励。第三，对有关单位提出希望和要求，或者发出学习号召。②批评性通报。批评性通报的正文可以细化为四个部分。第一，要简述错误事实，做到真实、准确、简要、重点突出、要言不烦。如果是列个别人员的错误进行通报，首先要说明其基本情况，然后扼要地叙述其错误事实。要写清其在何时何地犯了什么样的错误，造成了什么样的后果。如果是对某单位的错误进行通报，要说明其在何时何地，任多大范围内，违反何种规定，犯了什么样的错误。第二，简要分析错误事实，指出其性质的严重性和后果的危害性。第三，作出处理决定。要明确写清对被批评对象的处理结果。第四，提出普遍性要求。这也是批评性通报的常用结尾。

③传达性通报。笫一，通报缘由。即简要说明为何要对这一情况发出通报，应该扼要介绍事件，说明其性质，表明通报的目的。笫二，叙述情况。这部分应该较为详细、完整地介绍事件的起因、经过、结果。如果通报的是普遍存庄的某种问题，应该先介绍工作的进展，再说明工作中存在的问题。第三，意见与要求。如果是针对某一事件的通报，要有针对性地提出工作要求；如果是对普遍存在问题的通报，则应该对普遍存在的问题提出解决措施。(八)决定

决定是上级机关向下行文时使用的公文文种，适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

1.决定的特点。

决定的突出特点是，具有权威性、指挥性、约束性。决定都是就重要事项或者重大行动做出安排或经会议讨论、集体研究而形成的文件，其结论、规范和安排，要求有关单位和人员认真贯彻执行，对收文单位有着相当的权威性和约束力，如有违反，将要受到一定的处罚。

2.决定的分类。

(1)法规政策性决定。这类决定是用来发布、修改、补充、废止有关的法规性文件，对某一领域或某一工作做出政策性或规范性的规定。例如《全国人民代表大会常务委员会关于维护互联网安全的决定》(2000年12月28日第九届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议通过)。

(2)知照性决定。这是发文机关用来宣布某一重大问题的处理结果、布置安排重要事项或重大行动，并告知全社会或者有关方面的决定，也称宣告事项性决定。知照性决定行文的目的在于使读者知道有某一决定，并不要求读者采取什么行动，一般内容单一、篇幅较短。例如《全国人民代表大会关于设立海南省的决定》(1988年4月13日第七届全国人民代表大会第一次会议通过)

(3)指挥性决定。这类决定是发文机关用来部署重大工作，并要求读者按照文件的要求去办理的决定。例如《国务院关于实行公民身份证号码制度的决定》(国发[1999]15号)、《国务院关于进一步加强食品安全工作的决定》(国发[2004]23号)。(4)奖惩性决定。这是发文机关用来表彰有突出贡献的先进集体、个人，或处理酿成重大责任事故及其他有严重违纪行为人员的正式决定。例如《关于表彰2001年度全国技术能手的决定》(劳社部发(2002]4号)、《国务院关于大兴安岭特大森林火灾事故的处理决定》。(5)变更性决定。这是发文机关用来变更或撤销下级机关不适当的决定事项时使用的决定。公文被撤销，视作自此不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。我国《宪法》规定，人大常委会有权撤销同级政府及下级人大不适当的文件；政府有权改变或撤销下级机关不适当的文件。(6)任免性决定。这是关于机构设置、人事安排方面的决定。例如《关于龚玉友等同志的任职决定》(2004年3月12日北京市顺义区第二届人大常委会第二次会议通过)。

3.决定与命令的区别

决定与命令都是对重要事项做出安排使用的文种，但二者之间是有区别的。

(1)决定不带有强制性，而命令则有明确的强制性。

(2)决定在使用范围上比较广泛，上至党和国家的重大决策、战略部署，下至基层单位的奖惩事宜均可以使用，而命令在使用上则严格受限。

(3)在发布权限上，机关中的领导成员集体研究后即可发布决定，而命令只有宪法和各级政府组织法明确规定的机关和人员才有权发布。4.决定的写法。

决定的结构分为标题、成文日期、主送机关、正文等。(1)标题和成文日期。决定的标题，一般要写成三项式的形式，即“发文机关+事由+决定”。也有写成“事由+决定”，的，但用的比较少。变更性决定的标题必须写成三项式的形式。成文日期，即发布决定的时间。在正文结束后注明成文的年、月、日。如果决定是由正式会议通过或批准的，在标题下方要用括号“()”写明题注，题注的形式为“日期+会议名称+通过(或者批准)”。对于有题注的公文，不必在正文结束后再注明成文日期。(2)主送机关。决定的主送机关分为两种情况①省略主送机关的情况。公开发布的周知性决定和标有发至范围的决定，都可以省略主送机关。例如《国务院关于深化改革严格土地管理的决定》（国发[2004]28号）、《国务院关于修改〈中华人民共和国专利法实施细则〉的决定》（2001年6月15日中华人民共和国国务院令第306号公布）。②必须明确写明主送机关的情况。对于具有特定的主办、执行机关的决定，都必须写明主送机关。例如《国务院关于进一步加强食品安全工作的决定》(国发[2004]23号)、国务院关于进一步加强农村教育工作的决定(国发[2003]19号)。

(3)正文。决定的正文一般都由三部分组成。有的决定带有附件。有附件的决定，应当在正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称和依据，并将附件紧附在主件之后。不同类别的决定，正文的写法有所不同，各类决定的具体写法如下：①法规政策性决定。法规政策性决定内容一般比较复杂，正文常包括三个层次：一是做出决定的根据、目的或原因；二是决定的内容、有关要求和措施，政策性决定还应做出理论上的阐述；三是结尾部分，要写明生效日期，或就执行决定对有关方面提出要求。②知照性决