天虹工贸有限公司办事处管理制度

办事处管理制度总则为加强对办事处的管理、规范办事处的行为，提高工作绩效，保障各项工作的顺利进行，特制定本制度。本制度适用于办事处所有的部门和人员。组织机构和职能营销中心是办事处的上级管理部门，领导和指挥办事处开展工作。营销中心下设的产品市场部、中心营业室、工业品销售部、车用油销售部和技术服务部对办事处的相关业务提供服务支持，同时进行管理、指导、控制。办事处下设财务部、销售部、办公室，在办事处主任的领导下开展工作。办事处办公室的主要职能：管理办事处行政业务，统筹管理安全、消防及保密监督等工作,管理办事处后勤事务。参与制订办事处发展规划。办事处临时工作人员的招聘和管理。处理办事处的法律事务。监督检查办事处规章制度的执行情况，保证建立良好的工作秩序。督促做好办事处文件资料的保管和归档工作。办事处财务部主要职能：执行国内外有关财经法律、法规、方针政策，维护国家、企业、职工的合法权益。按照公司财务管理有关制度和工作程序进行工作，并监督检查办事处的执行情况。组织本部门日常核算工作，每天向公司财务中心上报《经营日报表》、《资金日报》和《费用日报表》。同时向销售部报送《经营日报表》。向营销中心提交办事处经营预算，对经批准下达后的预算负责分解和落实。进行会计核算，按期编制《财务报告》报公司财务中心汇总，为公司决策层提供真实准确的会计数据。加强货币资金管理，确保货币资金安全；办理银行结算业务，定期与公司财务中心会计部核对发生额和余额。开展增收节支，增产节约活动，控制成本费用，定期进行会计分析。负责仓储收、发、存的管理。加强资产管理，盘活存量，提高资金利用水平。妥善管理业务资料和会计档案，保守公司机密。组织办事处财务人员的培训工作。办事处销售部主要职能：参与制订办事处整体营销策略、营销计划、营销政策，参与修改营销管理制度。建立、培养并稳定销售队伍，有效进行销售活动；巩固与拓展目标市场，确保销售量稳中有升。执行办事处各项销售政策，开展销售活动，完成营销中心下达的销售及回款任务。负责销售收款工作。按要求及时反馈订货需求和各种市场信息，提报和处理订单。保持与客户之间的双向沟通，纠正销售错误，预防销售危机。进行产品市场调研并起草制订促销建议。做好合同、客户档案等资料的保管、保密和定期归档工作，做好档案的移交工作。销售管理办事处于每年进行下一年度的预算工作。预算工作要以销售预算为依据，参考进行其他费用预算，按公司规定的时间上报公司营销中心。营销中心营业室、销售部是办事处销售业务的职能管理部门，对办事处的销售业务提供服务，同时进行管理、指导、控制。预算经批准后，办事处对预算进行分解，制订相应的月度销售计划，于25日前将本公司本月实际完成销售情况和下月销售计划上报公司营销中心，经批准后执行。办事处销售部根据预算和计划，制订相应的销售和促销方案以及其他销售活动方案，并开展销售工作。重要的促销计划和方案要进行费用预测和盈亏平衡，并于实施日前１５日上报销售部获得批准。办事处的日常销售活动由销售部负责，销售人员负责对客户进行产品介绍、收款、付货等工作。销售部派专人负责销售收款工作（一般由销售主管负责），当日所收货款必须于下班前送交办事处财务部，并办好交接手续。定期对销售进行分析，对销售进行预测并将意见和建议上报营销中心。财务管理办法总则办事处的财务人员由公司财务中心进行任用。公司财务中心通过办事处经营、费用、资金等报表对办事处的财和物进行全过程监控管理。财务专员实行定期轮换制度。会计核算会计科目的运用和账户的设置，按照《企业会计制度》执行，实行借贷记账法。采用收、付、转三种记账凭证记账，采用记账凭证汇总表核算程序，根据记账凭证登记日记账，明细账，根据汇总表登记总账，根据明细账和总账编制会计报表。建立现金日记账、银行日记账、销售、应收账款、产品、费用等明细账和总账，要保证账证、账账、账实、账表相符。会计档案按公司《会计档案管理办法》执行。每日电传上报公司财务中心《经营日报表》、《费用日报表》、《资金日报表》，每月上报《资产负债表》、《利润表》，并附文字说明和分析资料，年报需增加《现金流量表》。财务管理年度预算、月度临时专项计划上报的程序和日程安排遵照公司的《预算计划管理规定》执行。办事处上报的预算计划内容主要是销售预算计划和费用预算计划，销售预算计划和费用预算计划必须有明细内容，不能只报笼统指标。当预算计划经公司批准下达后，财务部门必须按预算计划严格控制费用支出，办事处经理及销售部门应按预算计划加强销售管理，拓宽渠道多创收入，保证销售预算计划的完成。预算计划的完成结果，在次月上旬由公司财务中心财务管理部上报总经理和董事长，各办事处必须认真研究分析，总结好的经验，找出差距和原因，以便提出改进建议，预算计划结果的文字书面分析报告要上报公司财务中心和总经理。各办事处预算计划执行的考核方案，按公司绩效考核制度执行。财务部门负责办事处销售、采购等经济合同的商务审核工作。办事处的财务分析，按公司的《财务分析撰写规定》执行。物资管理办事处物资管理的范围主要是固定资产、低值易耗品和仓库的产品管理。鉴于办事处的固定资产和低值易耗品数量较小，对固定资产和低值易耗品都采用登记薄的管理方法，定期与公司财务中心进行核对。购置、报废、处理的手续参照公司《固定资产管理办法》执行，固定资产、低值易耗品两个登记薄由财务专员负责登记并管理。成品库的管理是办事处物资管理的重点，具体管理办法如下：入库的管理方法：接货人员根据实际收到产品的货号、规格、数量，填制《入库单》。然后财务专员按实际数量验收，《入库单》一式两联，如核实无误，销售主管和财务专员在《入库单》上签字入库；如核查有误，必须将误差数量填写说明书上报财务中心，以备查明误差原因。说明书必须有销售主管、财务专员和办事处经理签字方可有效，最后根据查明的原因，财务中心下达调帐通知。出库的管理方法：根据销售部开出《提货清单》一式三联，制单必须销售主管签字，同时盖有收款印章。第二联作为提货凭证，财务专员凭证发货，第一联销售部保存，第三联客户联。如果货款不齐，必须由办事处经理签字，财务专员方可发货。存货的管理方法：存货按货号堆放整齐，便于进货出货清查盘点。要做好安全防范工作，每日盘点库存，上报《经营日报表》。定期做好库存分析，在《经营日报表》中加以说明。帐务处理：每次出入货必须有手续齐全的《入库单》和《提货清单》，凭合法手续的单据进行记帐。入库数量需和公司的发货数量相符，销售数量需和收款数量加欠款数相符，库存帐面数和实物数相符。未经财务中心批准不允许私自调帐，要做到帐、表、物三相符。采购固定资产或其他物品必须纳入预算计划内容，批准后由办事处经理安排专人办理，要先寻价比价，购买质优价适的物品，票据必须要有购买人和办事处经理签字，财务专员方可报销，记入登记薄。公关与市场管理办事处的公关与市场工作由主任负责。办事处的市场工作主要是巩固和进一步扩大所在地区的销售市场，建立销售网点，扩大销售区域。办事处公关活动要紧紧围绕销售活动和市场开发展开。办事处市场开发费用、公关活动费用和促销费用要在办事处年度预算和月度计划中予以体现，上述费用的支出不得超过预算和计划的标准。办事处建立销售网点，必须经过市场调研和可行性分析，向营销中心产品市场部提出申请和可行性报告。办事处的建立须经公司董事会的批准。办事处要及时搜集和整理公关和市场活动资料，建立公关市场活动档案，及时分析，以使活动具有更大的效果。按公司《档案管理制度》，办事处每年将上一年的公关和市场资料整理后送交市场部备案。销售管理办事处的客户管理由销售部负责。客户档案来源于业务人员日常的客户拜访与办事处安排的调查信息整理而得。客户档案包括《客户档案登记表》、《客户资料卡》、客户销售状况登记表和客户信用调查资料。客户信用资料包括:客户营业执照副本复印件、销售量、回款比例以及办事处认为了解的其他情况。销售部定期对客户进行回访,了解客户的需求,对客户进行分析,并根据变化制订相应对策，使客户更多地产生购买行为。客户档案定期整理,并由专人保存。销售部每月25日填写《客户变动表》上报客服部，于每年年底将全年档案复制一份上报客服部备案。销售人员和其他业务人员在了解和得到客户资料后,在不晚于两日内,将客户资料送交专门负责客户管理的人员。信息、档案资料管理办事处所有人员都有责任在合法范围内敏锐捕捉有关办事处及产品的市场信息、同业信息、竞争信息、客户信息，通过整理后，作为办事处公关市场活动和销售活动的参考资料，同时将必要的信息及时反馈到营销中心．办事处所有工作人员都必须记录工作日志。办事处所有人员妥善保管自己所负责的业务资料，并定期整理、分类和分析。对自己所保管资料的完整和安全负责。办事处每半年收取各业务部门所存的资料，并进行整理和分类。办事处所保存的资料，按公司《档案管理规定》送交公司统一保存。归档办事处应归档的档案资料包括：行政文书档案、人事档案、业务档案、财务档案、设备仪器档案和工程项目档案。对于应当立卷归档的材料，各部门工作人员须按照规定，定期向本部门的档案工作人员移交、集中管理，任何个人不得据为已有。除人事档案由办事处办公室负责外，其它档案资料均由各部门负责整理分类，立卷和归档管理。办事处应于每年的12月20日将本部门本年度的档案材料移交到公司办公室。档案保管办事处公司所有档案资料均应进行专人、专柜管理。档案工作人员应做好案卷的准确、及时归档，并根据档案的密级和保管期限的不同，分别进行管理。档案工作人员应参照国家的规定，对档案资料进行密级划分，并确定保管期限，上报董事会，经批准后执行。所有档案资料划分四个密级：普通级、秘密级、机密级和绝密级。具体划分标准见《保密制度》。档案工作人员应注意档案资料的保护工作，档案的存放地点要做到“八防”：防尘、防潮、防火、防盗、防鼠、防虫、防霉、防光。档案的查阅、借阅办事处员工查阅、借阅档案时，应严格办理查阅（借阅）手续，由秘书对查阅（借阅）人、所查阅档案名称、查阅（借阅）时间和归还时间进行详细登记。查阅（借阅）密级档案时，如查阅人为《保密制度》中知晓范围外的员工或公司外部人员，须填写《档案查阅（借阅）申请单》，经秘书审核，批准人审批后方可进行查阅（借阅）。员工不得查阅（借阅）与本身工作无关的档案。原则上档案原件概不外借，档案室可对常用的档案资料应复制副本，供需要部门借阅，副本在使用部门使用完毕后，由档案室回收、保管和销毁，其处理等同于档案原件。查阅、借阅公司档案者应爱护档案，不得在文件上作任何标记、标志和涂改，不得在阅览桌上摆放茶水、墨水瓶，不得在阅览时吸烟，以免造成档案的损坏。严禁员工未经允许私自对档案资料进行复印和复制，否则将按照公司《保密制度》的有关规定予以处罚。人员招聘公司人力资源规划、人员编制和人事调整方案是确定岗位招聘的基本依据，人员聘用应控制在编制范围内。空缺岗位原则上优先考虑进行内部提拔和招聘，如现有人员不能满足岗位要求，则由用人部门提出申请，经办事处经理批准后进行社会招聘。招聘申请过程见公司《申请招聘程序》。各部门在需要补员时，由部门负责人填写《招聘申请表》，详细说明招聘岗位的工作内容及应聘条件。《招聘申请表》经人力资源部汇总审核后，统一由办事处办公室组织招聘。办事处办公室负责招聘工作及初选工作，用人部门负责复试及专业考核。内部招聘内部招聘是从公司现有员工中进行招聘、筛选。内部招聘过程见公司《内部招聘程序》。内部招聘由办事处办公室负责组织、实施和协调。办公室负责内部招聘信息的发布和对应聘人员的统计、汇总和初选，同时进行档案审查。在办公室组织下由用人部门负责人对初选人员进行专业复试考核。专业考核结束后，该用人部门应将考核试题、答案及应聘人员试卷、得分，入选人员名单等送交人力资源部备案。经考核确定合格者，办公室在征得应聘人员所在部门负责人同意（商调）后，方可对该人员的岗位进行调动，若该部门负责人不同意又无其他合适人选时，由办事处经理裁定。被调动人应在原部门办理正式离职手续，进行工作交接。被录用人员上岗前需进行上岗培训并与直接上级进行首次述职。外部招聘人员的甄选及录用当办事处需通过外部招聘来补充所需人员时。遵循《外部招聘程序》进行人员招聘甄选。办公室将批准的《招聘申请表》进行分类，设计招聘方案，撰写招聘简章并发布招聘信息。招聘简章内容应包括公司简介、招聘岗位、人数、素质要求、报名截止日期、联系方式等，必要时应写明薪资待遇。发布招聘信息时应本着“效率第一，经济合理”的原则，针对不同的人才信息来源，选择不同的渠道进行发布。发布招聘信息的渠道有：通过职业代理机构发布，如人才交流中心、中介猎头公司及市场等。通过各种新闻媒体发布，如电台、电视台、网络、报刊杂志等。通过在广告橱窗张贴招聘广告。告知公司员工，以便于他们推荐所认识的、符合要求的人选。办公室应根据招聘岗位的具体要求，选择一种或几种测试方法。招聘录用的测试方法主要有面试、笔试、心理测试法、行为模拟法、个案分析法及工作现场测试法等。办公室应建立应聘岗位测试题库，以满足不同岗位的测试需求。办公室对收集的《应聘人员（外部）登记表》按岗位进行分类，依据所聘岗位要求对应聘人员进行初选，并将初选人员简历、证书复印件及推荐资料等有关资料转交用人部门，用人部门负责人签写意见后，由办公室通知入选人员面试。面试甄选测评方案由办公室负责设计和实施，用人部门参与专业部分设计，必要时可聘请有关专家对测评方案的设计进行技术指导或委托专业服务机构承担设计和测评工作。面试甄选测评方案一般包括基本素质（智力性的和非智力性的）、知识技能、管理能力、个性倾向等方面，各项内容的评估结果须以量化方式显示。具体评估内容和方法依据职位重要性和要求确定。面试测评分为初试和复试：初试对应聘者进行综合素质考查，由办公室负责；对初试合格者，进行复试即专业考核，由用人单位参加，办公室配合，初试和复试可根据情况合并进行。面试的地点应选择在安静无干扰的场所，提前做好场所布置并准备相关资料（《面试记录表》、应聘者简历等），拟定有效的面试问题，面试问题包括：与工作经历有关的问题。与教育程度及所受培训有关的问题。与工作有关的个人品质、风格、态度、价值观等问题。其它问题。面试主考官负责《面试记录表》的记录，并将面试意见以如下范例形式作出结论性建议：面试合格，建议在××岗位复试。不适合××岗位人选，建议考虑××岗位人选或存档。不符合要求，建议放弃。复试由用人部门负责进行。办公室将入选的复试人员名单及相关资料转至用人部门，同时通知复试人员参加复试，并在指定时间将复试人员引送用人部门进行专业考核，技术人员还需进行技能测试。考核人应据实填写《应聘人员专业考核表》的各项内容，尤其是考核结果和考核意见。用人部门应将《应聘人员专业考核表》、考核试题及答案送达办公室，由办公室备案。办公室和用人部门依据候选人测评综合结果共同进行甄选，并确定拟录用人选。员工录用的原则为直接上级提名，隔级上级批准。对于拟录用的应聘者，办公室应了解其应聘动机，并调查其离开原工作单位的原因。对财务人员、业务人员等还须调查其家庭背景。调查结束后将背景调查资料、综合测评结果及其他有关资料移交拟聘岗位直接上级，由直接上级确定最终待聘人员后，填写《提名建议书》转办公室审核，审核后报拟聘岗位隔级上级批准。对于主管级（含）以上员工的录用，须经该系统总监复审后，方可进行审批。对于决定录用人员，人力资源部根据与用人部门确定的上岗时间，填写《录用通知单》（或通过电话）通知员工报到，报到时应携带以下资料：学历证、资格（职称）证、身份证（原件）。近期免冠1寸照片3张。公司指定上医院开具的体检证明（必要岗位）。证明技能的其他证件。如：驾驶证、特种行业操作证。新录用人员应到办公室办理报到手续。办公室负责办理：审核相关证件,复印后存档。新员工填写相关表单（如：《员工登记表》）。制作新员工胸卡、订做工服。参观