合同管理办法

合同管理办法第一章总则第一条根据集团公司的“”文献精神，公司为规范合同订立流程、严格控制合同风险、提高公司形象，结合本身的实际状况和公司有关章程，制订本方法。第二条本方法所规范的合同，是指公司与其它法人、经济组织、自然人之间订立的有关双方设立、变更、终止民事权利义务关系的合同，涉及采购合同、销售合同、借款合同、租赁合同、承揽合同、建设工程合同、运输合同、广告宣传合同、委托合同、担保合同等类别民事合同以及本方法规定的多个特殊合同。第三条本方法所称合同承接部门，指以公司名义订立和推行多个含有履约性质的合同、文献的部门。合同承接人，是指经公司法定代表人授权，可在合同上签字并对合同的推行负有第一责任的人员。合同经办人，是指合同承接部门指派并根据合同承接人的批示的全方面负责合同的订立、审批及推行等有关事宜的人员。在合同订立、推行中，合同承接部门负责资信审查、商务谈判、合同制作、送交评审和审批、合同签章、督促合同推行等事宜，以及设立合同管理员综合管理本部门合同业务。合同承接人、合同经办人及合同管理员应当与公司有正式劳动合同关系，并定时接受公司培训、考核。第四条合同承接部门在合同订立、推行及合同管理中，应严格执行合同承接制度、授权委托制度、评审审批制度、法律审查制度、合同专用章启用制度、合同台帐管理制度和合同归档制度，推动合同订立的程序化、规范化和合同管理的制度化、信息化。第五条合同管理遵照分工负责、各司其职的原则，集中管理和归口管理相结合的管理模式。第六条本方法中“以上”的表述包含本数，“下列”的表述不包含本数。第二章合同的订立第一条合同订立的原则1．平等自愿原则；2．公平诚信原则；3．恪遵法律、不损害公司和社会公益原则；4．洽谈权、审查权、同意权相对独立，互相制约的原则。第二条订立合同，必须采用严密、规范的书面形式。“书面形式”指合同、信件、数据电文（涉及电报、传真、电子邮件等）。采用信件、数据电文等方式订立合同，在合同订立后推行前，应规定对方进行书面确认。第三条合同内容涉及下列条款1．当事人名称、住所2．合同标的（含规格型号）、数量、质量3．价款或酬劳4．保密条款5.知识产权条款6．推行期限、地点和方式7．签约地点8．合同解释9．违约责任10．解决争议的方式第四条合同内容的基本规定1．主体合格，标的明确；2．条款齐全，意思真实；3．语言规范，用语简洁；4．无矛盾、空白条款；5．数据电文信息能够完整调取。第五条订立合同的主体必须是公司，公司所属分支机构除在本地工商管理部门登记注册获得营业执照并向公司报告的，未经授权不得私自以本身或者公司名义订立合同。公司原则上不与自然人订立民事合同。第六条合同承接部门在合同承接人、合同管理员发生变动时应及时报公司财务部备案。第七条合同承接的授权1．合同承接人承接合同业务应通过公司法定代表人书面授权，书面授权分为定时授权、按项目授权和特别授权。2．定时授权期限普通拟定为一年，期限届满后根据公司领导意见换发授权文书；按项目授权和特别授权由合同承接人提出申请并经公司领导审核同意后办理。3．授权委托书由财务部统一保管，合同承接部门不得留存。第八条合同订立的基本流程为资风格查、资信审查、技术商务谈判、制作合同文本、合同评审、审批、签章。第九条对签约单位的审查1．资格审查：重要审查拟签约部门最新通过年检的营业执照、公司法定代表人身份证明、授权委托书、授权代表身份证明。2．资信审查：对拟签约单位的民事主体资格、注册资本、资产构造、技术水平、经营能力、商业信誉、产品质量等进行审查，以拟定拟签约单位与否含有推行合同的能力。第十条合同文本的制作1．合同承接部门应根据合同项目需要指定经办人负责合同谈判和起草。2．合同谈判小组，原则上由公司分管领导、承接部门、财务部等有关部门构成。合同谈判小组的组长由公司分管领导兼任，合同谈判小组的工作由承接部门牵头，合同谈判结束后该小组自动解散。3．公司制订了合同示范文本的，合同订立必须采用示范文本，如需对示范文本的条款进行更改，需咨询公司法务专人或聘任法律顾问的意见；无合同示范文本的，合同经办人应自行制订合同文本，需提交公司财务部或聘任的法律顾问进行法律审定；合同经办人采用自行选用的或对方提供的合同文本，需送交公司法务专人或聘任的法律顾问审查。第十一条合同评审1．拟对外订立的合同金额为1000元人民币以上的，合同承接部门应提交合同评审小组进行评审，合同评审原则上采用会审的方式进行；拟对外订立的合同金额为1000元人民币下列的，合同承接部门直接将合同提交公司分管领导审核，经各有关部门负责人审批同意后订立，订立后报公司财务部备案，不须进行会审。2．合同评审小组，原则上由质量管理部、产品部、财务部以及技术中心中心等有关部门指派人员构成；当上述部门作为合同承接部门时，不参加合同的评审。3．合同评审的基本内容①．技术中心、质量管理部对合同的安全性、在技术上的完整性、可行性、知识产权权属及保护等技术内容及其它必须审核的内容进行审查；②．财务部对合同的经济性、合同价款、酬金的结算方式和收支方式，合同内容与否符合财务、税务方面的法律规定，税务负担的合理性及需审核的其它内容进行审查；对签约程序、承接方式的合规性，合同条款（涉及知识产权权属与保护条款）的正当性、严密性、可行性及需审核的其它内容进行审查。③.其它有关部门根据本部门职责及本部门所获知、熟知的有关信息、知识对合同内容进行审查。4．对合同标的较大、涉及法律关系复杂的，拟签约单位经营困难的，合同承接部门应委托专业机构对其主体资格、资信状况、履约能力等进行尽职调查，并将调查报告提交合同评审小组作为合同评审根据。5．合同经办人应按合同评审小组的评审意见对合同进行修改，并将修改状况向合同评审小组反馈。6．合同评审后,合同经办人应填写由公司统一制作的《合同审批表》，依次由下列人员订立意见：合同经办人；合同承接部门负责人；合同评审小构组员；公司分管领导；公司总经理。7．合同承接部门应最少在正式评审前一种工作日将合同文本及有关资料送交合同评审小构组员；合同订立前需出具法律意见的，合同承接部门应最少在正式订立前两个工作日将合同文本及有关资料送交公司财务部或聘任法律顾问。第十二条合同审批和签字1．符合本方法第二条界定的民事合同，无论与否根据本方法规定程序进行谈判和评审，均应按下列流程审批和签字。合同订立审批签字人附注承接部门负责人意见公司法定代表人，或公司法定代表人授权的人员如非定时授权，则需经公司法定代表人特别授权方能代表公司签字合同评审小组评审公司主管领导审批公司总经理审批第十三条合同编号、盖章1．合同按本方法通过审批后，合同承接部门应制作正式合同文本并进行统一编号。2．合同经办人凭《合同审批表》按《公司印章管理规定》对正式合同文本进行盖章；合同商定盖合同专用章的，应加盖公司合同专用章。3．合同没有通过评审和审批的；《合同审批表》上没有订立评审意见和承接部门审查意见的；评审意见、审查意见、审批意见不一致的，正式合同文本上不得签字，合同管理员不得加盖公司合同专用章、公司公章。第三章特殊合同第一条特殊合同是指根据公司需求和合同特性在订立中应遵照特殊程序和规定的合同；本章几类合同的订立流程如无特殊规定，则其订立应符合本方法规定的评审和审批程序。（一）投融资合同第二条投融资合同，涉及：1.公司《董事会议事规则》中，与董事会决定事项有关的合同；2.财产保险、信用保险、大宗借贷及融资合同；3.委托或者受托管理资产和业务合同；4.因赠与或者受赠资产而订立的合同；5.投资并购、股权转让，债权债务重组合同；6.与境外政府、公司、其它社会组织及其在中国的分支机构、代理机构订立的中外合资合同、中外合作合同等；7.公司重大事项的战略合作合同；8.其它可能对公司的资产、负债、权益和经营成果产生重大影响的合同。第三条公司应由承接部门牵头构成项目评审小组对项目的资金投入、经济收益、法律风险和商业风险进行进一步分析论证，并出具可行性分析报告和法律意见书。项目评审小组参考合同评审小组的架构构成，有必要能够聘任法律、会计、审计等社会中介服务机构加入。第四条在完毕商业风险和法律风险论证的基础上，由项目承接部门将可行性分析报告和法律意见书等资料一起提交公司经理睬或董事会讨论决定。公司经理睬或董事会决定订立合同后，由项目承接部门报送公司主管领导审批，然后按照本方法规定的程序完毕合同的签章。公司投融资合同的订立，项目评审小组不再另行组织评审。（二）技术合同第五条技术合同是指公司与其它公司、企事业、科研院所等民事主体之间订立有关技术开发、技术转让、技术咨询、技术服务等明确双方权利义务的合同。第六条除本方法第二章第三条规定之外，技术合同还应包含合同推行的计划、进度、期限、方式，风险责任的承当，知识产权、技术成果的归属，收益和分成方法、后续改善及其权益归属、使用状况等条款。第七条技术合同，合作对象原则应从三家以上单位择优选用，并经合同评审小组共同审查后拟定；技术部门、合同承接部门和合同评审小构组员部门不得私自拟定合作对象。第八条技术合同订立前应做好专利技术的检索，按公司规定进行立项；合同承接部门应自行或者报请公司委托第三方完毕对项目的可行性论证、技术预测、专项技术调查和分析评价，并连同技术背景资料、项目任务书和计划书、技术原则和规范以及其它有关资料一起提交合同评审小组，作为合同评审的根据。第九条技术合同价款由合同评审小组根据本方法规定程序进行谈判并审查拟定，需严格控制研发阶段款项支付的额度和比例。第十条公司科研管理部门、技术部门、合同承接部门以及有关人员未经同意不得私自泄露国家秘密、公司技术秘密和商业机密，不得干扰合同的订立和推行。（三）通过招投标程序订立的合同第十一条符合公司《招标管理方法》规定应进行应招标的情形之一的，公司应当按照《招标管理方法》规定进行招标、订立合同。不再另行组织中标合同的评审。第十二条公司参加对外投标的，承接部门根据招标单位规定拟订投标方案和有关材料，报财务部等有关部门审查，并经领导审批。中标合同须按本方法进行评审。（四）中介服务合同第十八条中介服务合同指公司与律师事务所、会计师事务所、资产评定机构、知识产权代理机构、管理咨询机构等中介服务机构所订立的由后者提供专业服务的合同。第十九条聘任中介服务机构，应从业务水平、服务质量、社会名誉、成本控制、政府规定等角度通过公开的方式择优选聘，每次招聘作出实质性响应的部门不得少于两家；特殊类别的中介服务合同应同时考虑资质、保密、知识产权权属等规定，参考本方法规定执行。第二十条招聘中介服务机构工作小组参考合同评审小组的架构构成，其工作参考合同评审小组的工作开展。（五）协作配套合同第二十一条公司各有关业务部门在开展协作配套业务时，应按照公司《协作配套管理制度》的规定订立书面合同。第二十二条在协作配套合同文本等书面文献中，严格控制背景、用途等涉密内容，不得提供涉密信息。协作配套合同文字原则上不涉密，各业务部门订立合同前，应严格审定，作好脱密解决。第二十三条公司各业务部门在选择协作配套部门时，应按配套任务与否涉及国家秘密选择协作配套部门。选择协作配套部门，应综合考察备选部门的产品质量、服务品质、研发能力、社会名誉；原则应从两家以上择优选定。第四章合同的推行第一条公司实施合同履约责任制：1．合同推行由合同承接部门负责，合同承接人是合同履约的第一负责人，对合同的全方面、对的推行负责。2．合同承接人在与公司终止劳动关系前应把有关资料及空白合同、名片、委托书移交完毕，经有关部门确认后方可办理离岗手续。3．合同承接人调离本岗位或因其它因素岗位发生变更的，合同承接部门应在一周内书面告知各有关部门，并另行指定人员负责合同的后期推行。第二条合同推行中合同承接人负责有关往来函件的签收、交换工作，与合同有关的业务往来函件原件应纳入合同档案保存，对合同的推行状况应及时做好统计并经对方确认。第三条债权债务的定时确认和专项确认1．在常年销售、采购合同推行过程中，合同经办人应每六个月定时对帐一次，即原则上每年应书面对帐两次，确认双方债权债务。2．在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其它重大事项以及对方当事人的合同经办人、合同承接人、主管领导、法定代表人发生变动时，应及时对帐以确保公司债权的有效性。3．在合同推行中，如对方不予确认债务金额，合同经办人应向公司领导报告并报公司财务部等有关部门，必要时可通过公证机构公证或者委托律师见证，向对方送达主张权利的法律文献。第四条合同承接部门应将已过合同商定付款期限六个月，存在法律风险的债权向公司财务部书面申报，并定时跟踪合同推行状况。第五条在推行合同过程中，承接人若发现并有确切证据证明对方当事人有下列状况之一的，应立刻中断推行，并及时上报合同承接部门负责人、公司分管领导：1．经营状况严重恶化；2．转移财产、抽逃资金以逃避债务；3．丧失商业信誉；4．有丧失或者可能丧失推行债务能力的其它情形。第六条合同订立后应本着诚信互利原则全方面推行。除因法定情形外，任何部门和个人不得未经公司许可私自变更或解除合同。第七条合同内容存在瑕疵或合同推行中情势变化的，在符正当律规定和不损害公司利益的状况下，合同经办人经报合同承接部门负责人同意和公司分管领导、总经理同意，能够依法变更或解除合同：1．因不可抗力致使不能实现合同目的；2．在推行期限届满之前，对方明确表达或者以自己的行为表明不推行重要债务；3．对方迟延推行重要债务，经催告后在合理期限内仍未推行；4．对方迟延推行债务或其它违约行为致使不能实现合同目的；5．法律规定的其它情形。第八条需变更或解除合同的，应当依法向对方送达书面告知；需对方确认的应获得合同相对方的书面确认。变更或解除合同的告知、合同应按照合同订立程序报原审批人员同意；需推行法定程序的，应依法及时办理。第九条对方当事人提出变更或解除合同的，应进行法律风险的分析和论证。第十条合同未按本方法进行评审和审批的，财务部应回绝付款。合同承接部门应维护公司优质客户资源、减少公司法律风险的角度妥善申请付款。第五章合同纠纷的解决第一条合同纠纷，是指合同推行发生的争议。合同纠纷发生后，应协商解决；难度较大的，合同承接部门应提交公司财务部统一解决。第二条合同纠纷解决过程中，合同承接部门和人员应提供协助和配合，并提供下列原始材料和复印件:1．合同文本及附件、文书、电报、图表等；2．发票、送货、托运、提货、验收等有关凭证；3．产品质量原则、样品或鉴定报告；4．货款的承付、托收凭证，有关财务帐目；5．其它有关材料。第六章检查与培训第一条公司财务部对合同承接部门进行季度定时检查；根据公司规定可单独或者协同合同评审小构组员部门对合同承接部门进行专项检查,重要检查下列事项：1．合同订立与否损害公司利益，主体与否正当；2．合同订立与否严格执行评审和审批程序；与否通过公司授权，与否加盖公司公章或合同专用章；3．合同推行状况及解决意见；4．合同管理工作程序、合同台帐与否完善、档案保管与否齐全；5．公司法人营业执照、法定代表人身份证明、授权委托书领取和合同专用章使用状况；6．其它检查事项。第二条对检查中发现如合同订立、推行及管理过程中存在违反本方法的，检查小组应提出整治意见，督促限期整治。第三条公司对合同经办人、合同承接人和合同管理员每年应定时进行培训、考核，以提高业务技能，确保工作质量。第七章合同日常管理第一条公司资质文献、公章、合同专用章的管理：1．公司介绍信、法定代表人身份证明、授权委托书、公司法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证由公司总经办提供并加盖公司公章；总经办公章管理人员应对公章的使用状况及时登记、汇总。2、财务部应妥善保管的公司合同专用章，并监督合同承接部门按照《公司印章管理方法》对的使用合同专用章，。3．合同承接部门的合同管理员应对本部门有关公司介绍信、公司法人营业执照、法定代表人身份证明、授权委托书的领取和合同专用章的使用状况登记汇总，并保存十年以上。第二条合同承接部门已订立的合同必须按照合同汇总记录表进行登记，建立对应的合同登记台帐，并按年度清理立卷。合同推行完毕后，合同承接部门应将下述材料整顿形成合同档案，建立清单，妥善管理并保存以上，具体范畴涉及：1．合同正式文本及附件、补充合同；2．合同审批表；3．合同推行记录表；4．与合同订立有关的资料；5．合同他方当事人资信证明材料；6．合同推行中的电传、信函、电报、图表；7．有关变更或解除合同的告知书、合同及有关资料；8．有关纠纷解决的合同书、调解书、裁决书、判决书等；9．其它应当存档的有关资料。第三条合同中涉及国家秘密、公司商业秘密等涉密事项的，合同承接部门及合同管理员在合同谈判、审查、订立、推行、保管等过程中应按照公司保密管理制度尽审慎保护职责并采用对应的保密方法，避免泄密。第四条涉及国家秘密的多个类型合同及其有关文献资料，由公司保密办妥善保管，借阅使用偿还等处置按保密办的有关保密制度执行。第八章合同责任第一条在合同的订立、推行、管理过程中，有下列违规行为的，损害公司利益或给公司造成影响的，应赔偿给公司造成的损失，并根据公司绩效考核方法对有关的责任部门和行为人进行考核；影响较大、后果严重的，或给公司造成1万元以上经济损失的，由公司财务部会同有关部门提请公司追究合同承接部门负责人、合同经办人、合同承接人和合同管理员等有关人员的责任，公司并有权解除有关人员的劳动合同；公司有权根据情节轻重予以处分、经济处分，或提交有关部门进行解决，情节严重、构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任：1．合同订立后才送交评审或审批的；未推行正当的合同变更程序的；2．应当订立书面合同而未订立书面合同的；订立有重大缺点或违法无效合同的；3．前后订立多份合同，同一事项商定互相矛盾；未对签约单位进行资信调查，给公司造成经济损失的；4．合同管理统计不全的，合同专用章和授权委托书不按照本方法规定管理和使用的；5．合同审查的缔约主体和实际缔约主体不一致的；假借别人名义与公司订立虚假合同的；6．拆分合同逃避合同审查和审批的；以格式合同等虚假理由逃避合同审查的；7．不按法律或本方法规定推行变更或解除合同的；8．发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；应当追究对方违约责任而私自放弃的；9．在纠纷解决中不如实、及时、全方面提供证据材料，影响纠纷解决的；10．不推行内部管理程序、超越授权或滥用授权签约的；11．未按规定进行授权或私自转委托的；12．泄露合同意向、商业秘密或国家秘密的；13．推行合同未及时确认债权金额造成诉讼时效丧失的；14．合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和