浅谈如何做好医院文书档案的收集整理

浅谈如何做好医院文书档案的收集整理

该部门的文件管理是该部门工作的重要组成部分。办公室工作人员在日常工作中注意了档案资料的收集和分类整理,不仅便于运行文件资料的利用和管理,而且对于一年一度的分类归档起着重要的促进作用。笔者从事办公室工作,日常工作中十分注重对文书档案的收集整理,体会如下:一、编制文书档案分类大纲文件资料来源复杂,经办公室处理的各类资料量多、面宽,在收集、存放这些文件资料时,编制好的单位文书档案分类大纲就是基础,宣汉县人民医院文书档案分类大纲主要有以下几部分:(一)它可以分为两类：从上级机构发送的正式文件。日常管理分为两类一是与医疗卫生工作密切相关的指导性文件;二是与医院其他工作相关的各种文件材料。(二)“宣医”文件的发放本单位产生的文件和材料,主要分十类,如医疗工作方面的文件,发文号以“宣医医”区分;护理工作方面的文件,发放文号以“宣医护”区分,等等。据此分类管理十分方便。(三)收到并由平级友邻部门发送的分支机构通知科室送来的请示和报告。这类文件材料在及时处理后作短期资料保存。(四)需要保存的图像和电子文件。主要包括各种活动的照片音像资料,院内文件的电子文档备份资料等。(五)要有先进事迹材料需留存的各种参考资料。主要有院内外各种简报、先进事迹材料、宣传资料、内部编印材料、剪报,等等。二、管理和利用基础工作对文件材料分类处理和存放,是档案分类管理和利用的基础工作。做好了这项基础工作就会使文件材料在查阅、利用中变得方便快捷,同时,为档案集中整理节约了时间。(一)按照本部门文件分类结构的要求，准备足够的文件盒子办公室一般要准备约30多个资料盒,文件资料分类仔细、清楚,同时,每个资料盒还应具备下列内容:1.宣专科文件的整理资料盒上的封面注明“宣医医文件”,以此类推有“宣医护文件”、“宣医发文件”、“宣医报文件”、“行政收文”、“协议合同”等,且摆放整齐,一目了然。2.外来文件的收文号,仅有放文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,单位或单位内部的收文号,单位面积比收文簿。每份文件有登记,有编号。院内文件有统一的发文号,外来文件有统一的收文号,登记与文件数量相符。不属发文或收文范围的文件资料,应有存放目录,有些文件资料在借出或执行中,备注栏应有标注并记好责任人或责任科室。(二)工作人员要遵守档案分类政策并养成合理存放,认真登记的习惯。办公室工作人员从主任、副主任到秘书、文书、打字员都遵照档案分类大纲的要求处理日常文件,重点是办公室主任必须对所有人员严格要求。(三)做好分类目录,收集传统文件每个单位的办公室都有档案专管人员,要充分发挥他们的作用,编制好分类大纲,做好分类目录,按期整理文件材料,及时收集转移既往文件,使办公室日常文件资料管理井井有条。三、应该注意的是，计算机预备会注意一些问题(一)文件号保存后，必须单独标记文件号在查找过程中,这两个方面都很重要,只要能回忆起其中一项,就能快速查找文件内容。(二)正式文件的统一制成这样对于提取文件或复制文件更加便捷,而且不同计算机上制作的文件均应在文印室统一制成正式文件,一个出口产生的正式文件才能保证备份文件的完整性。(三)数据安全存盘按年度保存由于计算机容量是有限的,计算机出现故障或受“病毒”侵害的可能性是客观