物业管理投标书制作要点

物业管理投标书制作投标的普通程序1.获取招标信息，决策与否参加投标2.报送投标申请，接受资格审查3.获取与熟悉招标文献并参加答疑和现场勘查4.投标决策与编制投标书5.报送投标书6.参加开标及答辩会7.中标和订立物业服务合同投标流程分解一、甄别招标信息1.对招标方主体的需求分析（1）对招标方真实意图的理解、分析与把握是真招标还是走过场是重名誉还是重质量是比服务还是比价格（2）对竞争对手的分析可能竞争对手的筛选——从招标书对投标公司的投标资格入手重要竞争对手特点的理解可能的竞争因素，与否有特殊的目的（3）对招标方重要负责人的理解分析将来招标方对物业管理的分管体制对物业管理的理解掌握程度将来与其合作的难易与融洽分析2、公司对履约可行性的分析与否符合公司发展空间与否含有同类型物业的相对优势与否有对应的核心人员储藏二、获取招标文献物业管理公司在获得投标信息后，即可收集有关信息，并按公司的拓展计划，拟定投标意向。物业服务公司在拟定参加招标活动后，应组织有关人员在对招标物业项目基本状况分析和物业管理模式拟定的基础上，制订切实可行的物业服务方案。获取招标文献后，应快速贯彻公司经营资质的有关资料和证件，具体阅读文献内容，熟知各项规定，特别是对招标文献中投标确保书、履约书、奖罚方法等项应认真分析研讨，并向招标单位确认投标书中不清晰事项，方便作准备。三、考察物业现场投标单位组织人员到物业现场进行现场实地考察，对照招标文献有关内容、认真分析，从而为管理方案的构想奠定基础。四、编制投标书（一）、成本测算投标制作人需理解最新岗位薪资；理解配备各类物资的市场价格行情。对需要按年折旧或摊销的费用，测算周期不应超出合同期限；根据拟承接物业的管理服务范畴、类型、档次、原则等进行专项分析，作出较为精确的测算。在拟定单价时，要从竞争战略高度和战术规定上去推敲，单价拟定后与工作量相乘，便可得出管理服务费总标价。4.对于竞争性较强的项目，可考虑适宜的价格优惠方法，以增加本公司获标的胜算度。（二）编制标书方案1.介绍投标公司的概况和经历首先介绍投标单位的位置、规模、经营资质等级、公司性质、机构、资本、人员构造等基本状况，着重介绍现辖物业类型、名称、管理面积及历年获得的效绩、成果、经验。在介绍公司优势时要突出重点，宣传公司“人无我有，人有我强”的特色。2.分析所投标的物业管理特点

项目介绍普通涉及以下内容：（1）顾客基本状况。如业主（或物业使用人）清单、顾客基本特性（年纪、职业、籍贯等）。（2）物业基本状况。如物业的地理位置、占地面积、建筑面积、物业类型、机电设备清单、配套设施清单等。（3）项目开发状况。如开发建设单位、设计单位、承建商、施工单位、项目开发及交付的进度、重要户型、售价等。（4）项目周边状况。水、电、气、暖、有线电视、电话、宽带等生活服务单位的分支机构、联系方式；医院、学校、公交站、超市、银行、邮局等服务网点的分布；派出所、居委会等联系方式。（5）竞争对手状况。如对周边同类项目的调研（物业服务公司、提供的服务项目及原则、物业服务费价格、顾客评价等）。通过对投标物业建筑架构、配套设施、周边环境、居民构造等方面进行分析、综合其布局、功效上的特点，列出管理上的难点，提出对应的管理方法。3.拟定质量管理目的和采用的管理方式质量管理目的，是指管理单位在合同期内应获得如何的社会效益、经济效益、环境效益、其质量考核原则以国家职能部门和本地主管部门制订的有关法规文献为根据。管理方式，是指管理单位对投标物业在管理运作、综合服务等方面拟采用的方式，如实施"一体化管理"、"以区养区"，推行ISO9002质量体系规范化运作等方式。4.拟定管理服务内容涉及开发建设期间将提供的管理服务内容、物业竣工验收期间的管理服务内容、住户入住及装修期间的管理服务内容、实质运作期间的管理服务内容。重点是实质运作的管理服务内容，大致分为为房屋管理、保安、清结、维修、绿化、社区文化活动等七大服务，内容力求周详。5.物资装备计划本着合理配备、保障运用的原则，对员工住房、管理办公用房以及各类设备和用品，拟出一种周密的计划，计划中应确切列出住房面积、物品分类单价及金额。6．管理人员配备根据物业实际需求设立管理骨干、专业人员、，力求精简高效，在管理层、操作层人员的年纪、学历、职称（技术人员）、用工类型上均要按一定比例配备。对各岗位人员应制订出对应的岗位职责和条件。但基本的原则是：组织架构扁平化、高效运作、能快速响应业主需求。7．管理规章制度涉及管理单位员工内部制度和约束各方的公共契约，各项制度均要以国家法律为准绳，以地方政府有关法律为根据，结合实际而定，使之含有正当性、实用性和可操作性，也才干产生约束力。8．档案建立与管理的设立应按原则化、电脑化建立档案管理流程，将系统收集环境资料（图片）、建筑工程资料、图纸、住户档案资料、装修维修统计、文书档案、财务报表、社区荣誉等各类资料进行整顿、分类、编目进入电脑储存，以备检查运用。9．经费收支预算根据招标文献中提供的数据，以及实地考察理解到的材料进行测算，制订经费收支测算表。10．提出经营、管理、服务的新思路为提高管理水平，投标者可根据所投物业的实情，重视社会热点，在创立安全文明单位、实施科学化、规范化管理、开展增收节支、服务承诺等诸方面提出即务实又能体现创新的大思路，以确保管理目的的实现。11.应急方案的编写：方案要做到“几定”：定人、定责、定时、定器具12.社区文化与便民服务针对招标物业的客户群体状况，制订适宜该社区的社区文化安排与便民方法。这是直接服务于业主的内容，因而会受到评委们的重视。13.标书文字稿和表格编写完毕后，对拟订的物业服务方案进行审核、校对、调节、排版、印制、装帧、盖章封装等工作审核：如公司法人或委托代理人与否按照规定签字或盖章，与否按规定加盖单位公章；投标人单位名称与否与资格审查时的单位名称相符;投标书中的甲方单位名称与否对的；授权书、承诺函等格式与否与招标文献规定格式一致，文字打印与否有错字；投标书日期与否对的，与否与封面所示吻合目录编号、页码、标题与否与内容编号、页码（内容首页）、标题一致;目录内容从次序到文字表述与否与招标文献规定一致；报价表格式与否按照招标文献规定格式，子目排序与否对的，单价×数量与与否等于总计金额，报价明细总计与否与投标报价函金额一致；所承诺的内容与投标书其它有关内容与否一致；“组织机构图”、“人员简历”及拟入职务等与否吻合，重要技术及管理负责人简历、经历、年限与否满足招标文献强制原则；投标文献的纸张大小、页面设立、页边距、页眉、页脚、字体、字号、字型等与否按规定统一。

五、报送投标书应注意的问题

1.投标文献的送达。投标人熟记招标文献中的递交投标书的时间和地点，按照招标文献规定的地点，在规定的时间内送达投标文献。。六、参加开标及答辩会投标现场是展示投标公司本身实力，从众多投标人中脱颖而出的核心环节，在答辩中，述标人应做到：保持仪表：着装整洁、举止大方、眼睛专注有神、呈现自信；对投标书的内容做到了如指掌，包含：涉及到的作业常识、技术指标、测算根据、保障机制、承诺条件等；语言体现能力：清晰、简洁、重点突出有条理、音量适中、对答如流；脑子要活，嘴要严。明智选择哪些内容该讲，哪些内容不该讲，自信果断和技巧迟延相结合；理要正，引用数据或政策法规；6.话要甜，面带微笑，充满热情，使用敬语；答辩流程注意事项：

1.在进入会场之前，答辩人还应检查自己的仪表与否符合原则。2.进场和退场的形式：答辩场合大致分为两种：一是封闭式，即评委和招标方代表及其它有关人员在单独房间，答辩人在外等待，按排名先后依次进入；二是开放式，即评委和招标方代表及其它有关人员、答辩人在同一场合，之间没有封闭，大家在一起关注整个现场答辩过程。无论封闭式还是开放式场合，答辩人都要依次入场和退场，采用对的的进场和退场形式也能显示出答辩人的素质。

进场：现场答辩会场普通都设有大门。若门是关着，应先敲门（轻扣三下），得到应答许可后方可进入。进入答辩会场后来，答辩人应主动与评委和招标方代表打招呼、握手或微笑致意等。

退场：对物业管理公司来说，一次答辩的圆满完毕，退场是最后一道关卡。当答辩完毕后来，在评委和招标方代表的示意下（如果采用的是封闭式答辩），主动退场，此时应起身向评委和招标方代表及有关人员致谢，并礼貌地与他们道别，出门礼仪与进场相似；出门后，应回身轻轻将房门关好。3.介绍：一是由评标委员会工作人员介绍双方；二是由答辩人员做自我介绍。应当向评委和招标方代表致意，普通应起立或点头微笑。4.在答辩场合，无论自己的知识多么丰富，能力多么出色都切记不要和别人争辩，也不要借此来压倒评委和招标方代表使他们难堪。在他们乐意听取自己意见的时候，能够把懂得的东西讲出来供他们参考；同时要声明讲出来只是给他们做参考，还要声明自己所懂得的是极有限的，如果有错误，但愿他们能够不客气地加以指正。

在听到不利的意见的时候应不应当辩驳呢？要区别下列几个状况分别看待：

1）如果与评委和招标方代表刚认识，对他们的脾气、人格、作用、身世都不太清晰，那么对于不同意的意见最佳不要辩驳，也不必随声附和。如果他们问届时能够推说：“某人的话，也有他的道理，各人有各人的见解，所谓仁者见仁、智者见智，不能一概而论。”

2）如果评委和招标方代表在答辩会上发表荒唐至极的意见，或散布对我司有害的谣言，那么就应当立刻提出辩驳。但是，在这种场合就多少需要一点说话的技巧，首先要一针见血地揭示对方的错误，另首先要轻松幽默地争取大家的同情；切忌感情用事、大喊大叫、谈吐不清，这不仅会把氛围弄得非常紧张，并且也不能让人明白你的意思。

七、中标和订立物业服务合同1.招标人在投标使用期截至时限30日前拟定中标人，评标委员会推荐的中标候选人应当限定在1--2人，并标明排序。招标人向中标人发出中标告知书，同时将中标成果进行公示，公示时间不得少于三个工作日；2.招标人和中标人应当自中标告知书发出之日起30日内，按照招标文献和中标人的投标文献订立书面合同，并按招标方规定交履约担保金。3.招标人与中标人订立合同后5个工作日内，应当向中标人和未中标人的投标人退还投标确保金。投标书的编写要点1.投标书编写的基本理念（1）针对性要强——要真正悟透招标物业的特点及需求，而不是泛泛而谈；叙述物业管理中的难点，并将此作为工作重点，全方面精炼叙述物业管理服务方案（2）要阐明本公司是最适合的，而不是论证本公司是最佳的物业公司最忌讳一本标书打天下也不要认为标书越厚越精美越好编制和封送标书应注意的几个问题1、不要有硬伤：如：签字、盖章、计算、错别字等错误；所提供材料不全等问题。2、投标文献中的每一空白均需填写，如有空缺，则视为放弃意见。3、投标文献应笔迹清晰、整洁、纸张统一，装帧美观大方，最佳用打字方式。4、计算数字要精确无误，无论单价、累计、分部累计、总标价及其大写数字均应认真核对。5、不得变化标书格式，方案必须响应并符合招标文献中对物业管理服务需求的规定，不得缺项或漏项、不得涂改（个别字句如经修改，应在修改处加盖投标单位负责人的印章）。《招标投标法》第三章第二十七条规定：“投标文献应当对招标文献提出的实质性规定和条件做出响应”。这意味着投标者只要对招标文献中的某一条实质性规定遗漏，未做出响应，都将造成废标。6、严格按照招标文献规定包装封印，封套上写明送交地址、收件人、投标编号、物业名称等，法人签字并盖投标单位公章；7、技术标编写，在方案中应有几个针对性很强的亮点。总体来说需要体现三个原则：一是招标书中的全部服务需求都需要得到对应的贯彻;二是要充足体现本公司对于类似于物业管理经验的服务心得;三是标书中如能对项目管理改善和服务提高有所建言，可能会得到采购人及评委的充足首肯。建议：能够熟悉一下本公司类似项目技术方案的内容和格式，在标书中选录本公司成功经验和管理案例;在引用通用性的技术方案时，要注意表述重点的转换性安排并注意文字的统一性。8、商务标的策划：阅读招标文献时，投标负责人要记下投标价格限额和重要费用构成。需要体现三个特点：首先要对于人员、物耗、能耗、检测费用、开办费用等要有相对精确的测算，使得招标书中拟定的物业管理费用得到合理的分派和安排;另首先要“具体阐明”——对于商务标中各项费用报价，应有逐项费用阐明，有些是国家和地方政策法规规定(如最低工资原则和社保缴金比例)，有些是行业和社会的收费原则(如物资采购和酬金税金);再就是要“量入为出”——政府采购物业项目大都有最高价格限额，当按照“成本法”正向测算成果超出预算限额时，就需要采用“限额法”倒算出成本限额，适宜压缩人员配备和物耗开支。

9、方案的内容必须符合国家及地办法律、法规的规定。10、方案中对招标文献规定做出的实质性响应内容必须是投标公司能够推行的，涉及各项服务承诺、工作目的及计划、具体项目的实施方案等。11、废标与无效标（1）无效标书是指未开标的（不审议的标书）如：未按规定时间送达；封装不合规定；未有授权书或未带身份证等，指未按规定的各项规定送达的标书。（2）废标废标是指开标后经审议不合招标书规定的标书；废标一经拟定，即不参加评标。涉及多个状况：标书内容未按规定填写如：无法人签字，资质过期，应提供的证明材料不全等硬伤。未实质性对应标书内容如：所报项目内容不全，提出额外条件，费用明显偏低又不作阐明的等等；未全部加盖法人或委托授权人印签的，如未在投标书的每一页上签字盖章，或未在全部重要汇总标价旁签字盖章，或未将委托授权书放在投标书中；投标者单位名称或法人姓名与登记执照不符的、超出经营范畴投标的；投标确保金未在规定的时间内缴纳的、或投标确保金金额局限性、汇出行与投标人开户行不一致的；投标书的附件资料不全，如设计图纸漏页，有关表格填写漏项等；资格证明文献不全的。投标文献制作思考与探讨一、项目的整体策划

1．顾客的需求分析

需要回答：顾客是谁？他们含有何种特性？如何运用这些特性对他们进行分类？不同类别的顾客会有哪些需求？这些需求中，哪些是个性的，哪些是共性的？如何响应这些需求？对策与否可行？

顾客需求分析表顾客分类顾客特性可能的需求响应的对策对策可行性分析支持性文献

2．项目的特点分析

需要回答：本项目在选址、功效、外观、园林、交通、构造、照明、设备、装饰、配套、施工质量、开发计划、销售进度等方面，有哪些显而易见的特点？这些特点会造成哪些问题的产生？针对这些问题，有哪些可能的对策？这些对策中哪些是可行的？项目特点分析表

项项目的特点潜在的管理问题响应的对策对策可行性分析支持性文献

3．服务项目、原则及服务承诺项目、原则与价格

类别服务项目服务原则服务价格基础性服务（针对全部顾客）个性化服务（针对部分业主）支持性服务（面对开发建设单位）

（1）服务承诺，是物业服务公司向业主公开承诺的服务原则，是确保服务透明化的手段之一。（2）物业服务公司应当选用那些顾客接触面（即顾客能够直接感受到的服务项目）的服务原则予以承诺。

4．核心成功因素及挑战

（1）核心成功因素：做好哪些事情，我们就会获得顾客的认同及赞许？（或：哪些因素，会造成顾客的满意？）核心挑战：什么样的挑战或障碍，可能会影响本项目既定目的、整体绩效的实现？（2）不同类型的物业，其管理服务的重点与难点相差甚大。即使是同一类型的物业，由于项目规模、业主群体、设施设备、地理位置等诸多因素，其管理的重点与难点也不尽相似。因此，有必要对每一种项目进行针对性地分析，拟定其核心成功因素及挑战，即项目管理服务中的重点及难点。

5．服务定位与服务愿景

（1）服务定位——对物业服务模式的概况。我们但愿给顾客带来什么样的服务感受？我们所提供的服务，其重要的服务特性是什么？（2）服务愿景——对项目将来美妙蓝图的描述（能够用一句话来概括）。顾客／公众谈到我们（项目）时，他们第一提及的是什么？当顾客／公众有需求时，他们首先想到的就是我们（项目）。

3．管理服务团体的绩效目的

重要涉及财务、顾客、流程、人力资源等四个方面的指标。

二、物业管理流程策划

对物业管理流程的策划，普通涉及了共用设施设备管理、公共秩序管理、清洁管理、有害生物防治、园艺管理等常规内容。

1.共用设施、设备管理（1）拟定工作对象及工作界面。例如：强电系统、电梯升降系统、空调系统、给排水系统、消防系统、弱电系统等。（2）拟定工作内容。例如：运行巡检、维修保养、防止性维修（定时小修、中修、大修等）、纠正性维修、设施设备档案建立与维护等，以及公共能源管理、装饰装修管理、工程保修管理等。（3）拟定工作办法。如对上述内容的作业办法、流程、频次、检查原则等。（4）拟定核心因素。涉及核心设备（例如有特殊养护规定的设备、交付时存在质量缺点的设备）、核心时段（例如夏季用电高峰、冬季供暖季等）、核心界面（设备运行时间、运行设备与备用设备、与市政电网的接口、未竣工程等）。（5）制订工作计划。例如共用设备运行计划、共用设备定时保养、修理计划、共用设施、场地维护计划、公共能耗使用计划等。

2．公共秩序管理

（1）安全防备管理定工作对象。例如：人流量（如业主、租客、访客等）、物流量（如家具、建筑垃圾、日用品等）、车流量（如业主车辆、访客车辆等）。②拟定工作办法。例如：设立监视区、防护区、禁区，并通过门禁验证、来访登记、搬出放行、巡逻、闭路监控等手段加以控制。③制订工作计划。例如巡逻路线、紧急集合训练计划、保险投放计划等。

（2）停车场管理①拟定工作内容。涉及车流动线设计、停车场标记系统设计、停车位的规划与分派、车辆进出控制、车辆停泊管理、车辆收费管理等。②拟定工作办法。例如：运用智能系统控制进出与收费、设立停车引导员指导车辆停泊、建立中央收费制度分流车流量等。以及上述办法的作业流程、频次与检查原则。③制订工作计划。例如：停车场巡逻、交通故障解决、车辆损伤解决等。

（3）消防管理①拟定工作内容。涉及火灾防止、灭火救援。②拟定工作办法。涉及防止（建立义务消防队，建立消防管理制度，制订消防检查方案、灭火救援方案等）、准备（消防器材配备、消防宣传、消防演习等）、应对、事后恢复等。③制订工作计划。例如消防宣传计划、消防演习计划、消防器材配备计划等。

3．清洁管理

（1）拟定工作对象及工作内容。例如：公共区域（涉及室内、室外）清洁、垃圾收集与解决、管道疏通、外墙清洗、泳池清洁等。（2）拟定工作办法。例如：不同部位、不同材质的清洁作业办法、流程、作业频次、检查原则。（3）拟定核心因素。涉及核心的时段（如重大节假日、上下班高峰等）、核心的部位（如出人口、大堂、客户服务中心、会所等）、核心的事件（如开放日、社区文化活动、上级检查等）。（4）特殊状况下的应对预案。例如：暴雨、大雪、沙尘暴、台风等恶劣天气下的清洁预案。（5）制订工作计划。例如：（外墙、大理石）定时清洁计划。

4．有害生物防治

（1）拟定工作对象。例如：老鼠、苍蝇、蟑螂、蚊子、白蚁等。（2）拟定工作部位。例如：天面、地下室、绿化带、沟渠池井等。（3）拟定工作办法。例如：用药品及灯光诱杀白蚁、设立档鼠栅、投放灭鼠毒饵、设立紫外线灭虫灯等，以及上述办法的作业流程、频次、检查原则。（4）制订工作计划。例如：有害生物防治计划。

5．园艺管理

（1）拟定工作对象。例如乔木、灌木、草坪、地被植物、水生植物、藤本植物等。（2）拟定工作内容。例如：灌排水、施肥、打孔、松土、修剪造型、去除