标准化管理体系运行与持续改进张秀芳-广州工程技术职业学院课件

标准化管理体系运行与持续改进督导室标准化管理体系运行与持续改进督导室PDCA循环理念

在质量管理活动中，要求把各项工作按照设定的计划予以执行，再检查其结果，将成功的方案纳入标准，将不成功的方案留待下一个循环去解决。PDCA循环理念在质量管理活动中，要求把各项工作按照设定的PDCA是一个工作循环，而且是一个前进的循环，周而复始，不断循环。它存在于各级层面，使质量管理的车轮不断前进，质量水平不断提高。PDCAPDCAPDCAPDCA时间质量PDCA是一个工作循环，而且是一个前进的循环，周而复始，不断PDCA客观存在于教育管理过程。为实现教育管理的预定目标，将系列的教育管理活动，按一定顺序结合起来，形成了动态管理的客观程序。例如，备课、上课、考试、评价的有机组合就是一个PDCA循环。教育管理制定规划（P）实施规划（D）调研检查（C）督导评估（A）PDCA客观存在于教育管理过程。教育管理制定规划（P）实施规PDCA客观存在于教学过程。应用控制论的系统方法将教学活动过程分解成彼此独立而又相互联系的若干环节PDCA客观存在于教学过程。教育部关于全面提高高等教育质量的若干意见(教高[2012]4号)（三）完善人才培养质量标准体系。全面实施素质教育，把促进人的全面发展和适应社会需要作为衡量人才培养水平的根本标准。建立健全符合国情的人才培养质量标准体系，落实文化知识学习和思想品德修养、创新思维和社会实践、全面发展和个性发展紧密结合的人才培养要求。……教育部关于全面提高高等教育质量的若干意见(教高[2012]标准化管理体系运行模式：标准化管理体系运行模式：P：策划

1.编制标准

2.策划流程

3.形成制度

4.开发系统AcDP

PP：策划1.编制标准2.策划流程管理体系手册办学理念、方针与定位；人才培养目标工作标准体系岗位标准、行为规范管理标准体系过程控制程序文件上级文件表格、记录、案例、分析报告等技术标准体系专业教学标准、课程标准教育教学工作规范、指南与要求第一层文件第二层文件第三层文件

标准化管理体系文件管理体系工作标准体系管理标准体系上级文件表格、记录、案例、分标准化体系文件的查询应用（示范）标准化体系文件的查询应用（示范）Plan:策划阶段工作步骤①分析现状，找出质量问题。②分析产生问题的原因。③从各种原因中找出影响质量的主要原因。④制定计划，制定措施。Plan:策划阶段工作步骤①分析现状，找出质量问题。关于”P：策划“存在问题质量目标的意识确立问题text1工作流程的一致性问题text3文件的适宜性和有效性问题text2关于”P：策划“存在问题质量目标的意识确立问题text1工作质量目标的意识确立问题质量目标的意识确立问题质量目标的意识确立问题补充“质量目标”栏质量目标的意识确立问题补充“质量目标”栏文件的适宜性和有效性问题——示例广州工程技术职业学院教材管理工作标准/tk/ISOSystem/Template/listfile.aspx?fileType=工作标准（旧版）&ProcID=10563=工作标准（旧版）&ProcID=10563教材管理规程教学管理制度/tk/ISOSystem/Template/listfile.aspx?fileType=教学管理制度&ProcID=10261=教学管理制度&ProcID=10261文件的适宜性和有效性问题——示例广州工程技术职业学院教材管理工作标准、流程、系统的一致性问题已生效的工作标准、工作流程已开发使用的工作系统工作流程工作标准工作系统工作标准、流程、系统的一致性问题已生效的工作标准、工作流程工示例：示例：Do：实施

1.具有规则意识

2.自觉引用标准

3.及时修订标准

4.

应用管理系统执行计划，落实措施。AcDP

DDo：实施1.具有规则意识2.自觉关于”D：实施“存在问题对标准的关注问题D：实施对标准内容的落实问题关于”D：实施“存在问题对标准的关注问题D：实施对标准内容Check：检查步入常态工作专项检查管理评审体系内审自查互查监督审核AcDP

c检查计划执行情况和措施实行效果Check：检查步入常态工作专项检查管理评审体系内审自查互查Action：改进阶段把有效措施纳入各种标准或规程中加以巩固，无效的不再实施。将遗留问题转入下一个循环继续解决。AcDP

AAction：改进阶段把有效措施纳入各种标准或规程中加以巩固一般说来，标准化工作要攀登三个台阶：我院目前即面临着如何把标准化管理工作向纵深推进，如何运用多种标准化形式确保人才培养质量的问题。把标准化向纵深推进建立标准体系编制标准一般说来，标准化工作要攀登三个台阶：把标准化向纵深推进建立标A：改进一、提升三标意识二、提升纠错意识三、改进文件管理模式四、强化质量目标五、提高标准的有效性六、强化闭环管理持续改进A：改进一、提升三标意识二、提升纠错意识三、改进文件管理四、一、提升三标意识只有提高对标准的认识，才能激发教职员工自觉参加标准化工作的积极性和自觉性。部门领导，还需要进一步提升标准化管理意识，深化质量意识，尤其是环境意识和安全意识，发挥指导作用，统筹本部门标准化管理体系建设工作；一体化管理体系环境管理体系职业健康安全管理体系质量管理体系Iso14000OHSAS18000Iso9000一、提升三标意识只有提高对标准的认识，才能激发教职员工自觉参一、提升三标意识具体要求：第一，各部门对本部门质量目标和各工作流程进行重新审视，对现有工作标准中涉及环境因素和安全因素的，进行标准内涵拓展；第二，确保标准的内容要符合教育教学和管理服务的实际，具有符合性、适宜性和可操作性；第三，各部门领导必须树立这样的观点：有明细的标准，才有下属的执行到位，标准是执行到位的前提。一、提升三标意识具体要求：

工作标准

编号：GIT-DS-XXXX

目的范围工作职责部门岗位（职责）部门岗位（职责）工作程序与质量要求安全要求环境要求相关记录支持文件工作标准

二、提升纠错意识在标准化工作中所构建起的标准体系不是一种摆设，而要运用于实际工作及执行之中。要让员工按标准做事，首先要让员工知道标准的内容。第一，全员积极参与，将标准的学习纠错变为常态工作。院线评论：用好贡献榜，提高全员纠错意识

二、提升纠错意识在标准化工作中所构建起的标准体系不是一种摆设二、提升纠错意识第二，修订《合理化建议认定与管理工作标准》，扩大合理化建议认定范围。合理化建议是指对我院制度建设、内部管理、技术创新、工作软件设计等工作提出的有效意见或建议；也包括通过“贡献榜”，对标准化体系文件所提出有效意见或意见。作为特殊业绩记录在月度考核之中；把登陆“贡献榜”，对标准化体系文件提建议工作作为年度考核的必要指标之一，以促进标准化工作与自身的相关度。实现标准化体系文件与每位教工的相关，推动教工对文件有效性的改进热情，将对标准的学习和纠错工作变为常态工作。二、提升纠错意识第二，修订《合理化建议认定与管理工作标准》，标准化管理体系运行与持续改进张秀芳-广州工程技术职业学院课件文件控制程序三、改进文件管理模式第一，修订“文件控制程序”，对标准化体系有关的文件控制问题进行顶层设计与规划，明确各部门体系文件管理职责、文件建立、审批流程和质量要求，规范标准化管理工作。部门公文制发工作标准上级文件传阅收发工作标准党委文件制发工作标准公文制发工作标准文件控三、改进文件管理模式第一，修订“文件控制程序”，对标准三、改进文件管理模式第二，5月份推行的标准化管理系统已基本实现由各部门维护自己文件，源头管理、流程化审批等功能，为实现使用便捷化、人性化，结合使用部门的要求，系统的相关功能在使用过程中将进行同步完善。三、改进文件管理模式第二，5月份推行的标准化管理系统已基本实文件编制、审批和发布工作流程图标准化体系文件各岗位人员进行文件编制部门内审员初审文件部门领导审核文件分管院领导批准文件各职能部门每学期期末开展标准化体系文件清理总结工作督导室生效或回收文件文件编制、审批和发布工作流程图标准化体系文件各岗位人员进行文角色名称权限文件创建人（教职工）新建文件送审人（部门内审员）初审新建文件,送部门领导审核文件审核人（部门领导）审核部门文件，送分管院领导批准文件批准人（分管院领导）批准送审文件文件生效人（督导室人员）生效文件系统管理员（程序员、督导室人员）新建,审核,送审,批准,生效,回收角色名称权限文件创建人（教职工）新建文件送审人（部门内审员）文件编制、审批和发布工作流程——示例文件编制、审批和发布工作流程——示例三、改进文件管理模式第三，定期开展标准化体系文件清理总结工作每学期各部门对所属文件进行梳理，确保文件的有效性、充分性；督导室组织学院标准化管理体系内审组每月开展内部审核工作，将对标准的执行情况的监督检查常态化。三、改进文件管理模式第三，定期开展标准化体系文件清理总结工作四、强化质量目标管理各部门质量目标修订要求：1、结合学院管理手册中的管理目标，进行目标分解；2、结合学院年度重点任务，对任务达成目标进行补充；3、结合月度考核指标，对部门质量目标进行补充；以上各类目标均要求定期检查统计目标的达成情况，对未达成的，要分析原因，寻找对策。质量目标模板示例序号目标项目考核频次计算公式关键管理点1四、强化质量目标管理各部门质量目标修订要求：序号目标项目考核五、提高标准的有效性第一，梳理本部门标准体系文件按照各部门辨识后的标准状况，进行标准的新增、修订工作。第二，检查本部门各工作流程工作标准后所附的工作流程，目的不仅是指导某个环节的工作人员，同时可以促进对工作的整体观念。检查的三个关键点：一是流程是否合理；二是实际运作和已有流程是否一致；三是识别该项工作或活动有哪些危险源和环境因素。已开发工作系统的，在系统说明书中要有工作流程，系统工作程序修改时，要同时修改流程图，确保工作流程与已开发的系统工作流程一致；流程制修订和其他管理文件的审批流程一致五、提高标准的有效性第一，梳理本部门标准体系文件五、提高标准的有效性第三，按照学院要求，本学期结束前，从化校区办公室根据外审要求重新识别与教育教学活动有关的所有危险源与环境因素，确定重大危险源与重大环境因素；编制重大危险源与重大环境因素控制措施计划、专项管理方案，对已经评审的控制措施和计划、管理方案确保落实到教育教学过程中。五、提高标准的有效性第三，按照学院要求，本学期结束前，从化校六、强化闭环管理工作各“系统”管理部门要进一步加大对问题、建议、意见的监控力度，强化闭环管理意识。要对存在问题的典型性进行分析，必要时修改工作流程或工作系统功能，从根源上杜绝同一性质的失误或偏差反复出现，使闭环管理在循环中产生质的飞跃。六、强化闭环管理工作各“系统”管理部门要进一步加大对问题、建闭环管理要求闭环管理的基本程序是：（1）确立控制标准；（2）评定活动成效；（3）纠正错误，消除偏离标准和计划的情况；（4）查找潜在根源，预防错误的重复发生。依据闭环管理的原理及程序要求，我院信息系统中凡涉及问题、建议的跟踪处理的工作系统或工作流程，均应首先做好闭环控制。闭环管理要求闭环管理的基本程序是：闭环管理工作任务责任部门：督导室完善事故处理流程和督导监控流程，做好闭环控制。责任部门：新闻部完善合理化建议处理流程、投诉系统处理流程，做好闭环控制。责任部门：从化校区办公室完善110平台投诉处理流程和相关日志中突发事件处理流程，做好闭环控制。责任部门：教务处、学工处、就业指导中心完善相关日志中突发事件处理流程，做好闭环控制。责任部门：……闭环管理工作任务责任部门：督导室闭环管理工作具体要求：（1）在问题纠正以后，增加一个环节：“是否需要修改制度或流程”，如问题具有代表性、普遍性，需要进一步检查现有制度的完善性和流程的合理性，则启动标准化管理系统中的“贡献榜”意见提交栏，直接进行相关标准的修订、审批工作。闭环管理工作具体要求：（1）在问题纠正以后，增加一个环节：“闭环管理工作具体要求：（2）增加跟踪验证栏，各系统管理部门进一步加大对问题、建议、意见的监控力度，以客观的改进为依据，对问题的纠正情况进行跟踪验证。闭环管理工作具体要求：（2）增加跟踪验证栏，各系统管理部门进闭环管理工作具体要求：（3）与任务系统联动。对一些需要较长时间得以改进的工作，要以任务的形式发布，进入任务督办范畴，确保工作的落实。闭环管理工作具体要求：（3）与任务系统联动。对一些需要较长时闭环管理工作具体要求：（4）对在内审和督导检查中发现的问题，责任部门要负责查明和消除不合格的原因，采取纠正措施，防止不合格再发生；按照P－D－C－A循环管理模式进行持续改进，及时反馈。检查与改进情况在各相关月度报告中进行分析和评价。闭环管理工作具体要求：（4）对在内审和督导检查中发现的问题，闭环管理工作具体要求：（5）CRP系统数据闭环管理工作常态化。CRP系统数据抽查工作已成为督导室常态工作。工作系统相关责任部门也应按照《网站（页）及CRP系统数据（材料）管理与维护工作标准》、《指挥与监控系统月度数据监测工作标准》、《后勤系统管理工作标准》等标准，做好分管系统的数据管理工作，并将数据检查、改进作为本部门常态工作。闭环管理工