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企业常用公文写作培训

综合部年11月世事洞明皆学问，

人情练达即文章。释：明白事理，掌握事实规律，这些都是学问；恰当处理事情，总结出来的规律就是文章。前言■公文是一个组织（企业）的脸面，在公务活动中具有代表公司书面沟通交流的作用，可以说是公司整体形象的书面代表。■公文处理的正确与规范代表企业的管理水平和管理质量。同时，也可为企业创造效益并减少不必要的损失。公文处理水平

关乎着企业的利益

关乎着企业的形象

关乎着企业的效率主要内容一、公文的基本知识二、公文的格式规范三、公文的语言规范四、公文主体结构五、企业常用公文一、公文的基本知识什么是公文公文的特点公文的作用公文的种类（一）什么是公文公文，是指政机关、社会团体、企事业单位等社会合法组织在公务活动中形成的具有法定效力和特定体式的应公文，是传达贯彻和国家的路线、方针、，发布法规和规章，实施领导和管理，办理公务，规范行为，记载和传递公务信息的重要工具。（广义公文）

企业公文，是指企业在实施管理、处理公共事务和对外进行公务活动的过程中，所形成的具有法定效力和特定体式的文书，是传达贯彻和国家的路线方针、贯彻企业发展目标、开展经营业务，颁布规章制度、请示和答复问题，指导和商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。（狭义公文）（二）公文的特点政治性第一，公文是随阶级、国家、文字的产生而产生的，其基本内容直接反映国家政权的政治意向和根本利益。第二，公文是传达党和国家的路线、方针、政策、法令、法规，实施党的领导、实施国家管理的重要工具。权威性第一，由法定的作者制发；第二，无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解释、否定；第三，公文是党政机关、社会团体、企事业单位组织开展工作的依据。规范性第一，公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等，都有一套规范化的制度。另外，公文具有特定的体式。第二，公文文种的选用、格式排版、结构的安排、语言的使用等都有统一的要求和规定。（三）公文的作用◆领导指导作用◆联系公务作用◆宣传教育作用◆依据凭证作用◆规范言行作用（四）公文的种类◆的公文：决议、公报、指示、条例、规定、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。◆行政公文：命令（令）、议案、公告、通告、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。◆企业公文：决议、指示、条例、规定、公告、通告、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。按行文方向，公文大致分作三类

◆上行文。即下级机关单位向上级机关单位的行文。如报告、请示、议案。

◆下行文。即上级机关单位向下级机关单位的行文。如命令（令）、议案、决定、通知、批复等。◆平行文。即平级机关单位、不相隶属的机关单位之间互相行文。如函。

公文讲究“对号入座”，要做到：明事理，讲道理，懂情理。

即根据发文目的和内容该用哪一种文种行文，就用哪一种文种行文，不能用错。比如说，向上行文，该用请示的，用了报告，发文目的就可能达不到。平级机关、不相隶属的机关沟通情况、商洽工作，应该用“函”，如果用了通知或者批复，对方就可以认为你是在摆架子、不尊重别人，从而影响公务办理。二、公文格式规范一、公文要素二、公文模板（一）公文要素◆眉首，主要包括印制份数顺序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。◆主体，包括标题、主送机关、正文、附件说明（附件）、发文机关、成文时间、印章、附注。◆版记，主要包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。◆眉首■公文份数序号，是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。■秘密等级和保密期限，如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。■紧急程度，如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1行；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。■发文机关标识，由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。使用小标宋体字，用红色标识。■发文字号，发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。■签发人，签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。◆主体■公文标题，红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。■主送机关，标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。■公文正文，主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。3号仿宋体，一般每页排22行，每行排28个字。（页面设置：上3.3，下3，左右各2.5，行空距固定值30）■附件，如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。■成文时间，用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”；成文时间右空4字。■印章，印章的左右位置“骑年盖月”，端正严谨，多个印章不相切、不相交，基本居中。

■附注，公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行。公文讲究“对号入座”，要做到：明事理，讲道理，懂情理。◆会议纪要向上级机关呈报，应以报告的形式向上报送。缺席：×××××年×月×日，×××同志主持召开第××次××××会议。◆行文目的不同，报告以陈述情况为主，不要求上级批复；◆第四，下级机关对有关方针、和上级机关发布的规定、指示有疑问，需要上级机关给予解答时，要用请示。表彰性通报突出主要的先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实。通报则是告知正反面典型，或有关重要情况。公文，是指政机关、社会团体、企事业单位等社会合法组织在公务活动中形成的具有法定效力和特定体式的应公文，是传达贯彻和国家的路线、方针、，发布法规和规章，实施领导和管理，办理公务，规范行为，记载和传递公务信息的重要工具。◆标题,（1）发文机关名称+事由+文种，如苏州大学关于召开XXX会议的通知。函是不相隶属的机关之间相互商洽工作、询问和答复问题或向有关主管部门请求批准事项时使用的平行公文。◆版记，主要包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。一、批准设立广州国汇经纪。为推行国家职业资格证书制度，提高烟草行业物流管理人员的专业技能水平，根据国家局、总公司年度国内培训计划的安排，定于年11月在郑州举办高级物流师国家职业资格试点培训班。第三部分来年的主要工作年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；◆按内容分：商洽函、询问函、请批函、答复函由落款、发文范围、抄送、附件等组成。三、公文的语言规范（一）语言的表达方式（二）公文语言的特点（一）语言的表达方式◆表达方式，又叫表达方法、表现方法。它是运用语言形式来介绍情况、陈述事实、总结规律、阐明观点、抒发感情的具体方法与手段。◆公文的主要表达方式主要有：叙述、描写、抒情、说明、议论（二）公文语言的特点

公文语言的特点和要求：准确、简明、朴实、庄重。

准确：一字入公文，九牛拔不出

简明：句中无余字，篇内无赘语

朴实：不拐弯抹角，不可以藻饰

庄重：用词严肃端庄，不带感情色彩四、公文主体结构（一）公文的开头（二）公文的主体（三）公文的结尾（一）公文开头①发文原因②发文根据③发文目的④文件形成过程如，因……根据……，为了……，现决定…………等。2.引据式开头，根据……，据……。3.情况式开头，交代基本情况。（二）公文的主体

1.分条列项式（如通知）2.文章式（如会议纪要）5.小标题式（报告、总结）（三）公文的结尾①表强调，如特此通知等②表指示（提出要求，发出号召等）③表请求，如以上妥否，请指示等。3.无专门的结尾，正文写完自然结束。五、企业常用公文（一）通知（二）报告（三）通报（四）请示（五）批复（六）会议纪要（七）函（一）通知通知，是政公文下行文中适应性最广、使用频率最高的一个文种。通知适用于转批下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

◆通知的特点

◆运用的广泛性

◆使用频率高

◆种类多

◆时效性强◆通知种类◆规定性通知◆布置性通知◆告知性通知◆经转性通知（印发、发布、转发、批转等）◆任免通知◆会议通知◆通知的写法◆标题,（1）发文机关名称+事由+文种，如苏州大学关于召开XXX会议的通知。（2）事由+文种，如，关于放暑假的通知。（3）特殊情况下形成的通知，标题要注明性质，在文种前加上“紧急”、“补充”、“联合”、“转发”、“批转”、“印发”等字样。◆主送机关◆正文

通知缘由：背景、根据、目的、意义通知事项：因通知的类别不同而写法各异执行要求：如望各单位认真贯彻执行，也可不提要求◆通知例文中国烟草总公司职工技术培训中心关于举办高级物流师国家职业资格培训班的通知行业各直属单位，中国烟草机械集团有限责任公司，中国烟草国际，中国烟草实业发展中心：为推行国家职业资格证书制度，提高烟草行业物流管理人员的专业技能水平，根据国家局、总公司年度国内培训计划的安排，定于年11月在郑州举办高级物流师国家职业资格试点培训班。现将有关事项通知如下：一、培训对象二、培训内容与形式三、培训时间与地点四、培训费用五、其他事项

二〇〇八年九月九日◆通知例文◆规定性通知◆转发性通知◆会议通知（二）通报

通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。通报属下行公文。

通报由标题、文号、密级、主送单位、正文、发文机关和日期组成。◆通报的写法◆标题，如“关于……问题的处罚通报”等。◆正文，包括原因、事项、处理意见、经验教训、要求及希望、号召等内容。主要分为三部分：

一、主要事实表彰性通报突出主要的先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实。

二、分析指出事例的教育意义表彰性通报，有在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等。

三、提出要求情况通报有两种形式：一种只对有关事实作客观叙述；另一种还对有关情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。◆结尾由落款、发文范围、抄送、附件等组成。通报中的议说，必须是通报中典型事实的延伸，褒贬的尺度、结论的分寸、今后的工作意见都是典型事实的引发，不能牵强附会。◆会议纪要向上级机关呈报，应以报告的形式向上报送。贵厂3月23日《关于××品牌电脑报价的函》（××××〔××××〕×号）收到，情况已悉。五、公司可经营下列业务：××公司第三分公司关于招聘新员工的请示◆经转性通知（印发、发布、转发、批转等）发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；由落款、发文范围、抄送、附件等组成。请示缘由：充分、恰当、具体其中，陈戎出资200万元，出资比例为40%；现将有关事项通知如下：◆规范性用语不同，报告用“以上报告如有不妥，请指示”，“特此报告”等；公文，是指政机关、社会团体、企事业单位等社会合法组织在公务活动中形成的具有法定效力和特定体式的应公文，是传达贯彻和国家的路线、方针、，发布法规和规章，实施领导和管理，办理公务，规范行为，记载和传递公务信息的重要工具。◆按性质分：公函、便函第二部分主要存在的不足报告的内容必须是真实的，实事求是的，绝不能编造假情况，欺骗上级。签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。◆通报例文◆问题通报◆情况通报◆通知与通报的区别◆内容范围不同通知可以发布行政法规和规章，批转和转发公文，告知需办理和周知的事项；通报只是表扬先进，批评错误，传达交流重要情况、信息。两者虽然都有告知作用，但通知告知的主要是工作的情况，以及共同遵守执行的事项；通报则是告知正反面典型，或有关重要情况。◆目的要求不同通知的目的是告知事项，布置工作，部署行动，内容具体，要求受文机关了解要办什么事，该怎样处理，不能怎样办理，有严格的约束力。通报的目的是通过正反面典型去教育人们，宣传先进的思想和事迹，提高人们的认识。◆表现方法不同通知的写作主要是直叙式，告知人们做什么，怎样做，具体明白，语言平实；通报的表现方法则常常兼用叙述、说明和议论，有较强的感情色彩，根据需要陈述事实，分析意义，做出评价，使人们了解事实真相，受到教育。（三）报告

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、回复上级机关的询问或要求时使用的一种文种。

报告的内涵决定了它在写作上的通用规则，就是人们通常所讲的“三段式”。“三段式”不是一成不变的模式，它必然由于不同的内容表现为多变状态：

◆报告的写法

◆标题

◆主送机关

◆正文

报告导语：背景、情况、目的、依据

报告主体：成绩、做法、经验、体会、打算、安排；(情况—原因—教训—措施)

报告结语：重申意义、展望未来；模式化的套语(如特此报告、专此报告等)。◆报告写作要求◆立意要新。提炼主题。◆内容要真实、具体。报告的内容必须是真实的，实事求是的，绝不能编造假情况，欺骗上级。◆重点突出。◆报告中不能夹带请示事项。报告属陈述性文体，或汇报工作，或反映情况，或提出建议，或答复上级的有关询问。对于报告，受文单位不用答复，如果夹带请示事项，不便处理，甚至会贻误工作。需要上级机关解决一些问题，则应该另外用“请示”行文。这样，才能做到一文一事，专文专用。不要请示、报告不分，更不能出现“请示报告”的文种。◆报告例文山东中正热力集团公司关于年度工作情况的报告集团公司各部门、各控股公司：受董事会委托，做工作报告，请予审议。一年来，集团公司以年初制定的八个纲领性文件为总抓手，在管理、主业拓展、现有供热系统技术改造、新的经济增长点培育等方面取得了显著成绩，是浓墨重彩、可圈可点的一年。第一部分值得肯定的成绩第二部分主要存在的不足第三部分来年的主要工作二〇〇九年十二月二十九日◆报告例文◆工作报告◆反映情况的报告（四）请示

请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种上行文种。请示要坚持一文一事。即一份请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级及时、专一地进行处理；请示的主送机关也只能是一个，不能多头请示。◆请示的使用范围◆第一，下级机关遇到新情况、新问题，因无章可循而没有对策或没有把握，需要上级机关给以指示的时候，要用请示。◆第二，下级机关在处理较为重要的事件和问题时，因涉及有关方针必须慎重对待，需要报请上级机关批准时，要用请示。◆第三，下级机关在工作中遇到问题，虽然有解决的办法，但由于职权、条件的限制，没有权力或没有能力实施这些办法，需要上级帮助解决的时候，要用请示。◆第四，下级机关对有关方针、和上级机关发布的规定、指示有疑问，需要上级机关给予解答时，要用请示。◆第五，下级机关之间在较重要的问题上出现意见分歧，需要上级机关裁决时，需要请示。◆请示内容◆标题◆主送机关：只有一个、不送领导个人、不越级◆正文

请示缘由：充分、恰当、具体

请示事项：指示、批准、帮助，明确、具体

请示结语：当否，请批复◆请示例文××公司第三分公司关于招聘新员工的请示××公司：由于本分公司业务的发展，急需增聘副经理1名，具有专科以上学历的业务员3名(其中女性2名)。副经理拟刊登广告向社会公开招聘，业务员从今年毕业生中招聘。可否，请批复。××公司第三分公司××××年×月×日◆报告和请示的区别

报告和请示同属上行文，但是性质截然不同的两类文种。◆行文目的不同，报告以陈述情况为主，不要求上级批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。◆公文内容不同，请示可围绕请求事项反映情况，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中不能夹杂请示事项。◆规范性用语不同，报告用“以上报告如有不妥，请指示”，“特此报告”等；请示用“当否，请批复”，“特此请示，请批复”。（五）批复◆《办法》规定：适用于答复下级机关的请示事项。◆《条例》规定：用于答复下级机关的请示。

◆批复的写法◆标题◆主送机关◆正文

批复引据批复事项执行要求批复结语◆批复的例文中国监督管理委员会关于设立广州国汇经纪的批复××××：你们提交的广州国汇经纪设立申请材料收悉。经审核，批复如下：一、批准设立广州国汇经纪。二、公司注册资本：人民币500万元。其中，陈戎出资200万元，出资比例为40%；何伟生、阮广杰各出资150万元，出资比例各为30%。三、公司业务经营区域：中华人民共和国行政辖区（不含港、澳、台）。四、公司住所：广州市越秀区农林下路5号亿达大厦701室。五、公司可经营下列业务：六、核准陈戎的董事长任职资格，核准何伟生的总经理任职资格。七、公司须持本批复及中国保监会颁发的《经纪机构法人许可证》，到工商行政管理部门办理有关工商登记手续，方可开业。八、公司应依法经营，并执行中国保监会的有关，相关内容可登录中国保监会网站查询。二○○七年十月三十一日（六）会议纪要

会议纪要是在会议记录的基础上，对会议的主要内容及议定的事项，经过摘要整理的、需要贯彻执行或公布于报刊的具有纪实性和指导性的文件。◆会议纪要的格式

×××〔2004〕1号

关于××××的通知

机密××公司董事会会议纪要×年第×号

××年×月×日，×××同志主持召开第××次××××会议。现纪要如下：（一）××××××××××××××××××××××××××。（二）×××××××××××××××××××××××××。出席：×××××××××缺席：×××列席：×××××××××

-1-主题词：××××××会议纪要

分送：××，××，××，××，××。××公司办公室2006年×月×日印发

（共印×份）

◆会议纪要的发布◆会议纪要一般不向其他机关、单位发送，只发向本机关领导人、直属部门和下级机关、单位。发文范围在抄送栏内以“发”、“送”等字样后面加冒号标明。◆会议纪要向上级机关呈报，应以报告的形式向上报送。◆会议纪要的写法◆标题会议名称+文种：××物理学会X射线专业委员会第三届学术交流会会议纪要事由+文种：关于解决粮食购销体制改革后遗留问题的会议纪要◆成文日期：一般加括号标写于标题之下正中位置，以会议通过日期或领导人签发日期为准。也有出现在正文之后的。

◆主体前言：会议的基本情况

主体：会议的主要精神、会议议定的事项、会议上达成的共识、会议对与会单位布置的工作和提出的要求、会议上各种主要观点及争鸣情况等。

结尾：简短，强调意义、提出希望和号召等，有的将参会人员放在结尾。◆会议纪要例文浙江欣捷建设年第一次管理座谈会会议纪要时间：年2月22日地点