10号令《企业文件材料归档范围与档案保管期限规定》解读

《企业文件材料归档范围与档案保管期限规定》解读

10号令出台的背景

档案在企业进展过程中发挥了重要作用标准企业档案治理已成为国际通行法规行为国家对企业建档提出新的、明确的要求原有的规定要适应企业进展需改进完善10号令内容的新意

第一部特地标准企业文件材料归档范围和档案保管期限的行政规章。第一次在行政规章中明确了各级档案行政治理部门对企业、以及企业对所属单位编制文件材料归档范围和档案保管期限表的审查责任。第一次在企业档案工作的行政规章中，对无纸质和无法输出纸质的电子文件的治理提出要求。10号令正文第一条明确了指导思想

第一条为便于企业正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进企业依法经营和标准治理，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施方法》，制定本规定。是10号令的制定目的和法律依据。10号令制定遵循的原则

法规全都科学进展〔以人为本，合规治理，社会责任〕与时俱进明确责任10号令正文条款的解读其次条本规定所指的企业文件材料是指企业在研发、生产、效劳、经营和治理等活动过程中形成的各种门类和载体的记录。

对企业文件材料的定义10号令正文条款的解读其次条本规定所指的企业文件材料是指企业在研发、生产、效劳、经营和治理等活动过程中形成的各种门类和载体的记录。

对企业文件材料的定义10号令与以往规定相比〔创新和特色〕特殊清晰说明该归档和不用归档文件的范围〔第4条和第5条〕清晰界定治理类永久和定期保管档案的划分原则〔第七条和第八条〕将保管期限三分法改为标时制〔全部类型档案要求承受标时制，档案治理全都性〕对国有企业文件归档范围和保管期限表设置了审查机制

10号令正文条款的解读第三条各级档案行政治理部门依照企业资产关系分别负责对企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作进展业务指导和监视。对档案行政治理部门指导企业进展编制工作提出的明确要求10号令正文条款的解读第四条企业文件材料归档范围是：〔是重点内容之一〕

〔一〕反映本企业在研发、生产、效劳、经营、治理等各项活动和根本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会进展和历史争论具有利用价值的文件材料；〔二〕本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；〔三〕本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料；〔四〕其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。

10号令正文条款的解读第五条企业以下文件材料可不归档：〔一〕有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；〔二〕本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议争论、未经领导批阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部相互抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；〔三〕非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料；〔四〕所属和控股企业报送的供参阅的简报、状况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料；〔五〕其他不需归档的文件材料。10号令正文条款的解读第六条凡属企业归档范围的文件材料，必需按有关规定向本企业档案部门移交，实行集中统一治理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。明确了单位各部门、工程参建单位及有关人员职责范围内文件材料移交归档的责任10号令正文条款的解读第七条企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。第一次在企业档案治理规章中对保管期限的设置承受了标时法。10号令正文条款的解读第八条永久保管的企业治理类档案主要包括：〔一〕本企业设立、合并、分立、改制、上市、解散、破产或其他变动过程中形成的文件材料；本企业董事会、监事会、股东会的构成、变更、召开会议、履行职责和维护权益的文件材料；〔二〕本企业资产和产权登记、变动评估与证明文件材料，资产和产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、疼惜等凭证性文件材料；对外投资文件材料；本企业资本金核算、确认、划转、变更等文件材料，企业融资文件材料；〔三〕本企业关于重要问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及其复函、批复，有关机关和上级单位制发的需本企业办理的重要文件材料；行业协会、中介机构等对本企业做出的重要预备、出具的审计、公证、裁定等重要文件材料；本企业与其他组织和个人形成的重要合同、协议及补充协议等文件材料；10号令正文条款的解读〔四〕本企业进展规划、战略决策、重大改革、年度预备和总结文件材料，内部治理制度、规定、方法等文件材料；〔五〕本企业机构演化，人力资源治理的重要文件材料；本企业涉及职工权益的其他重要文件材料；企业文化建设文件材料；〔六〕本企业经营治理工作的重要文件材料；〔七〕本企业生产技术治理工作的重要文件材料；〔八〕本企业行政治理工作的重要文件材料；〔九〕本企业党群工作的重要文件材料；〔十〕新闻媒体对本企业重要活动、重大大事、典型人物的宣传报道。10号令正文条款的解读〔十一〕有关机关和上级主管单位领导、社会知名人士等重要来宾到本企业检查、视察、调研、参观时的讲话、题词、批示、录音、录像、照片及企业工作汇报等重要文件材料；本企业参与国家和社会重大活动的重要文件材料，本企业职工参与省级以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的重要文件材料；〔十二〕本企业直属单位、所属、控股、参股、境外企业和机构报送的关于重要问题的报告、请示和批复等文件材料。是10号令的重点内容，界定出了永久保存的管理类档案范围的根本框架。10号令正文条款的解读第九条定期保管的企业治理类档案主要包括：〔一〕本企业资本金治理、资产治理的一般性文件材料；本企业涉及职工权益的一般性文件材料；〔二〕本企业部门工作或专项工作规划，半年/季度/月份预备与总结等文件材料；〔三〕本企业召开会议、举办活动的一般性文件材料；公布的一般性公告；〔四〕本企业经营治理工作的一般性文件材料；〔五〕本企业生产技术治理工作的一般性文件材料；10号令正文条款的解读〔六〕本企业行政治理工作的一般性文件材料；〔七〕本企业党群工作的一般性文件材料；〔八〕本企业关于一般性问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及有关机关和上级主管单位复函、批复；有关机关和上级主管单位、行业协会制发的需本企业贯彻执行的一般性文件材料和对本企业出具的一般证明文件；本企业与其他单位和个人形成的一般性合同、协议文件材料；10号令正文条款的解读〔九〕直属单位、所属和控股企业一般性问题的请示、报告、来函与本企业的批复、复函等文件材料；〔十〕本企业参与国家和社会活动的一般性文件材料，本企业职工参与省以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的一般性文件材料；本企业接待重要来宾的工作预备、方案等一般性文件材料。是10号令的重点内容，界定出了定期保存的管理类档案范围的根本框架。10号令正文条款的解读第十条企业经营治理、生产技术治理、行政治理、党群工作等治理类档案保管期限见附件。第十一条本规定的治理类档案保管期限为最低期限，各企业在具体划分时可选择高于本规定的期限。10号令正文条款的解读第十二条企业产品生产和效劳业务、科研开发、根本建设、设备仪器、会计、干部与职工人事等文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定、标准，结合企业实际执行。10号令正文条款的解读《企业档案工作标准》《国家重大建设工程文件归档要求与档案整理归范》《科学技术争论档案治理暂行规定《科学技术争论课题档案治理标准》《人身保险业务档案治理标准》《会计档案治理规定》《企业职工档案治理工作规定》目前都可以作为编制的依据。10号令正文条款的解读第十三条企业应归档纸质文件材料中，有重要修改意见和批示的修改稿及有发文稿纸或文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。企业对于无相应纸质或确实无法输出成纸质的电子文件应纳入归档范围并划分保管期限。企业对归档的电子文件的元数据要进展相应归档。10号令正文条款的解读第十四条多个企业联合召开的会议、联合研制的产品、联合建设或争论的工程、联合行文所形成的文件材料，原件由主办企业归档，其他企业将相应的复制件或其他形式的副本归档。10号令正文条款的解读第十五条企业应依据本规定和国家及专业相关规定，结合本企业生产组织方式、产品和效劳特点，编制本企业的文件材料归档范围和档案保管期限表。企业应按资产归属关系，指导所属企业标准文件材料归档范围和档案保管期限表的编制并审批所属企业的文件材料归档范围和档案保管期限表。10号令正文条款的解读第十六条中心治理的企业〔包括国务院国有资产监视治理委员会监管中心企业、金融企业、中心所属文化企业等〕总部的文件材料归档范围和治理类档案保管期限表，报国家档案局审查同意后执行。地方国有企业总部编制的文件材料归档范围和治理类档案保管期限表，报同级档案行政治理部门审查同意后执行。10号令正文条款的解读第十七条企业资本构造或主营业务发生较大变化时，应准时修订和完善文件材料归档范围和档案保管期限表。10号令正文条款的解读第十八条企业在编制文件材料归档范围和档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本企业形成文件材料的现实作用和历史价值，统筹考虑纸质文件材料与其他载体文件材料的治理要求，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。全面统筹考虑，不能顾此失彼10号令正文条款的解读第十九条本规定适用于在中华人民共和国境内注册设立的企业，在境外经营的企业，由企业总部参照本规定提出实施要求；科技事业单位可参照执行。

10号令正文条款的解读其次十条本规定由国家档案局负责解释。其次十一条本规定自2023年2月1日起实行。10号令附件内容上的创新与特色细化和突出股东大会、董事、监事会等企业治理过程形成文件材料的治理10号令附件内容上的创新与特色《企业档案工作标准》附件10号令附件内容上的创新与特色把资本经营分为融资和资产治理10号令附件内容上的创新与特色把资本经营分为融资和资产治理10号令附件内容上的创新与特色把资本经营分为融资和资产治理10号令附件内容上的创新与特色突出企业经营变化趋势〔资本经营、证券业务文件归档〕10号令附件内容上的创新与特色突出企业经营变化趋势〔资本经营、证券业务文件归档〕10号令附件内容上的创新与特色突出了审计、风险把握、社会责任等文件材料的归档10号令附件内容上的创新与特色“产品销售”改为“市场营销”10号令附件内容上的创新与特色《企业档案工作标准》为“产品销售”10号令附件内容上的创新与特色增加“企业治理”和“工程治理”治理类文件10号令附件内容上的创新与特色对信息化工作单列条目10号令附件内容上的创新与特色将职工培训文件放入人力资源治理文件10号令附件内容上的创新与特色突出了“外事工作”方面文件的治理10号令附件内容上的创新与特色在“党务工作”中增加了“三重一大”文件归档内容10号令附件内容上的创新与特色对无批复的请示，确定为两保管期限10号令附件内容上的创新与特色将产品生产技术治理性文件在生产组织治理中表达10号令附件内容上的创新与特色将工程建设、设备仪器治理形成的文件材料纳入企业治理类档案保管期限表的解读1、保管期限表的体例以机构为主线〔以机构为主线的表头构造〕：1、保管期限表的体例以职能为主线〔以职能为主线的表头构造〕：2、归档范围的排列以机构为主线排列：按职能部门以下的机构顺序，并细化到具体文件，具有更强的可操作性。一般包括如下内容：本机构制订的业务工作的规章、制度；本机构工作的中长期规划、预备、总结；本机构组织召开的会议文件材料；本机构业务工作形成的文件材料；其他文件材料。以机构为主线排列时的归档范围和保管期限表可排列为：

错误〔尽可能少用按来源组织文件材料〕

2、归档范围的排列以职能为主线排列：按职能工作流程结合重要程度排列，并细化到具体文件，具有更强的可操作性。一般包括如下内容：该项职能工作的规章、制度；该项职能工作的中长期规划、预备、总结；该项职能工作的会议文件材料；该项职能工作具体事务的文件材料；其他文件材料。以职能为主线排列时的归档范围和保管期限表可排列为：错误〔尽可能少用按来源组织文件材料〕3、保管期限的设定各企业对定期的保管期限标时，应以10号令给出的最低时限为原则进展设定，允许企业依据需要稍做调整。4、文件材料内容的细化附表中表述为“重要的”、“一般的”条款，更是需要企业做进一步细化的重点。第一种状况：有的条款直接给到了文件材料。其次种状况：有的条款提示到多项工作的文件材料。住房公积金文件材料：《单位登记表》《单位帐户注销登记表》《单位信息变更登记表》《预留印鉴卡》《住房公积金汇缴变更清册》《住房公积金汇缴〔跨年〕清册》《住房公积金汇缴书》《单位汇款缴存公积金备案表》《托付银行收款缴交住房公积金协议》《特约托付收款付款授权书》《补缴书》《住房公积金补缴清册》《提取申请书》《提取清册》《单位缓缴住房公积金申请表》《个人信息变更申请书》《转移申请书》第三种状况：还有些条款表述为“重要的”、“一般的”。企业治理类档案保管期限表的解读〔三〕常见问题的说明在附表的13、14和１５条目中提到的建设工程治理、产品生产治理、设备治理、科技治理和根本建设治理。

这几类工作也需要治理，属治理类档案同时也属建设工程、产品生产和科研开发类的文件材料，特殊是不与某个工程有关的文件材料必需在治理类中表达。企业治理类档案保管期限表的解读〔三〕常见问题的说明预备和总结的保管期限问题：重要预备：永久一般预备：30年工作总结：一般永久〔存史角度考虑〕企业治理类档案保管期限表的解读〔三〕常见问题的说明规章、制度、标准的保管期限问题。重要的规章、制度、方法：永久一般的规章、制度：30年〔具体还要看效力〕标准一般划为定期〔30年或10年〕企业治理类档案保管期限表的解读〔三〕常见问题的说明与人有关的档案保管期限问题。凡与人有关的文件材料根本都划分为永久企业治理类档案保管期限表的解读〔三〕常见问题的说明实现办公自动化的企业可否不存定稿？办公自动化形成的电子定稿可将修改痕迹隐蔽保存，通过技术可以显示，起到纸质载体定稿作用，应按规定保存。企业治理类档案保管期限表的解读〔三〕常见问题的说明有关机关和上级主管单位界定上级主管单位指有隶属关系单位，如国家民航总局是首都机场集才的上级单位，，但银监会就不是中信银行的上级主管单位，而是有关机关，人事部也是中信集团的有关机关，对某一专业事务有治理职能的单位。企业治理类档案保管期限表的解读〔三〕常见问题的说明中介机构指：有些行业协会法律中介机构，如律师事务所会计中介机构，如会计师事务所证券机构，如证券交易所其他中介机构企业治理类档案保管期限表的解读〔三〕常见问题的说明合同会签单也属于归档范围合同会签单起着文件签发单的作用，是记录合同订阅，审批过程的重要依据，要与合同一并归档企业治理类档案保管期限表的解读〔三〕常见问题的说明国家其他规定与本规定不全都时以效力高者为准具体到专业的文件归档范围和档案保管期限要求不尽全都时，以“从宽、从长”为原则〔即较宽的范围，最长的期限〕企业文件材料归档范围与保管期

限表编制工作

编制过程要经过几个阶段：前期预备。包括成立编制组织、学习文件、培训、状况调研、制定工作预备等；职能分析与调研。了解各部门的治理职能、业务工作流程，收集各职能部门提出的归档范围等；具体编制。起草、指导审核、汇总、征求意见、修改等一系列工作；上报送审和公布。业务指导与审查

〔一〕关于业务指导工作深入调查争论，摸清本企业档案工作状况。提出贯彻10号令的工作要求，制定工作方案。开展10号令宣贯培训。抓示范，培育企业文件材料归档范围和保管期限表范本。在编制过程中进展业务