文书工作与档案管理实训报告

文书工作与档案管理实训报告实训项目名称：文书工作与档案管理实训实训日期：2011.5.16——2011.5.20指导教师：同组人：本项实训目的：通过本次实训，在企业文书处理过程中，让学生按照实训题目进行现场的文书处理的操作演示、情景模拟、案例讨论，目的是使学生亲身实践并掌握整个文书处理的工作程序，旨在培养学生的动手能力和实际应用理论知识的能力，使他们能很快熟悉并掌握公司的文书工作。实训内容：通过给出一些企业工作中的片段，让学生根据工作的需要，写出相应的文书，并对这些不同行文关系和行文方式的文书进行处理，以提高学生处理公文的能力。一、文书处理的内容和程序又称文件处理、文书工作、公文处理、文件管理。国家机关或社会组织制作、传递、使用、保存或销毁文件等行为的总称，是行政管理的重要组成部分。其质量与效率对国家机关或其他组织的工作成效有直接影响。基本原则和要求是：及时、准确、保密。文书处理程序由收文和发文的各工作环节构成。收文包括签收、登记、分办、加工、拟办、批办、承办、对内催办、签注、立卷、归档(或清退、销毁)；发文包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印(签署)、登记、发出、对外催办、立卷、归档(或销毁)。各工作环节相对独立存在，各具特定内容和功能，相互衔接并排列有序，均须遵循一定的工作制度，不得随意处理，具有规范性。即单位综合办公部门为领导人批办文件所做的各项准备工作。包括：①在文件处理单上书写对收文办理的方案和建议，并签署拟办人姓名和日期；②对内容复杂的文件予以摘要；③查询并附录文件中涉及的有关指示或规定，为领导人批办提供依据；④查询前案处理过的有关文件，供领导人参考，使批办前后衔接具有连续性；⑤对需要批办的文件分清主次缓急，依次报批，以增强批办的计划性；⑥对收文中有关数据和重要情节进行初步鉴别。是收文处理中具有决策性的程序，即由单位领导人对需要办理的重要文件，在文件处理单上批示执行、办理的原则和方法,并签署姓名和日期,以指导承办者对该文件的办理。批办的意见要明确、具体，便于承办者理解和执行。对需要贯彻执行的上级组织来文,要批示组织实施的具体方案;对需要具体办理的来文,要批示办理的要求与承办时限及承办人选；对只需阅知的来文，要批示传阅或传达的时限和范围;对需要回复的来文,要指定撰搞人和批示回复的要点；对需要两个或两个以上单位会同办理的文件，要指定主办单位和提出承办要求。分对内和对外两种。对内催办是根据领导人对收文批办的意见，对本单位文书处理工作进行督促检查；对外催办是向发文的接收单位催询办理和答复。要求和方式：①建立健全催办制度，一般文件责成文书人员催办，重要文件由领导人亲自催办；②拟制文件催办单(或卡)，对需催办的文件逐件登记，随时记录催办情况,定期汇总,向领导人报告；③一般文件发催询单、便函或登门催办，重要文件可责成专人调查，使催办与查处结合起来。是对发文稿进行检查控制的第一程序，由综合办公部门对发文稿进行审核与修正。从以下方面进行：①严格控制发文数量，检查是否需要行文或是否应以机关或组织的名义行文，防止滥发文件；②严格控制发文方向，即审核发文的接收单位是否准确，防止多头主送、越级主送或滥抄滥送文件；③对于领导指导性的下行文件，审核是否具有合法性与可行性，防止违反上级机关的政策、规定或不切实际；④对于呈请性上行文件，审核其真实性，防止虚报或夸大事实；⑤审核文稿的文字表述是否准确、简明、易懂,为人们易于理解与执行;⑥审核发文稿格式与字迹材料是否符合国家标准与有关规定。是对发文稿进行最后审定的具有决策性的程序。即单位领导人对发文稿核准发出并签署姓名和日期。签发要求：①根据文件性质分层签发，以单位名义制发的重要的或涉及面广的文件由正职或主持日常工作的副职领导人签发；有的文件可由秘书长或办公厅(室)主任根据授权签发；以部门名义制发的业务性文件可由部门领导人签发。②单位制发的重要文件均应经过综合部门审核修正后再予签发。签发赋于发文以法定效力，使其成为定稿，并可据其印制文件正本。（一）内容和要求内容要求发文、收文、文件管理、立卷归档文件的收发、登记和分送文件的拟办、批办、承办和催办文件的拟写、校对、审核、签发、缮印、校对和用印会议、汇报、电话的记录和整理文件材料的平时归卷，提供借阅与保管，文件材料的系统整理、编目和归档工作处理群众来信；为机关领导准备有关资料并完成机关领导人交办的其他文书工作必须及时准备、确保质量、实事求是，注重时效，加强统一管理确保国家机密的安全性、精简文件、反对官僚主义的文牍主义（二）文书处理程序文书处理的程序包括：收文和发文在收文的过程中需要注意：签收：需前台秘书登记信件登记簿登记：需经理秘书登记收文登记簿审核分送：需办公室主任填写文件阅办单拟办：需办公室主任填写意见批办：需经理签字催办：需经理秘书填写文件注办单在发文的过程中需要注意：草拟：需由秘书完成审核：需秘书将草拟的文件交由办公室主任审核签发：需秘书将办公室主任审核的文件交由经理签发复核：需秘书将修改好的文件交由文件复核缮印：需由秘书将复核好的文件打印、复印用印：需经理签制用印申请单，再由秘书将文件交至办公室主任盖章登记：需秘书将对外发送的文件登记到发文登记簿分发：由分装和发送的环节二、文书的种类（一）通用文书目前我国通用的国家行政机关公文共有13种：命令（令）；决定；公告；通告；通知；通报；议案；报告；请示；批复；意见；函；会议纪要。另外还有其他通用文书类型：计划；总结；简报；讲话稿。（二）商务文书商务文书的类型风味很多种，其中有：综合报告文书，专项报告文书，商务协约稳住，商务告启类文书涉外类商务文书及经济诉讼文书等。常见的商务文书有：协议书；招标书；投标书；可行性研究报告；企业简介等。实训效果和个人体会：为期一周的实训落下了帷幕，这次实训我们主要所学的是档案的管理和收发文件。这次实训的内容复杂，所以我们在班长给我们安排的小组上，又分了两个小组。我们两个小组互相督促、互相帮助、互相纠错。我所在的这个小组主要负责发文，虽然刚开始的时候，我们毫无头绪，对于我们拿到的案例题有些无从下手，但是，通过我们查阅相关的资料、书籍，观看与案例有关的相关视频，询问专业知识掌握的较好的同学，最后运用我们在课堂以及前几次的实训过程中所学到的知识及技能，完成了情景演练；虽然在第一次考核的过程中，由于程序过于混乱，从而导致被老师告知重做的后果，但是，有了之前失败的经验，我们从新安排了操作的流程，使我们的流程，从最初的总经理交代工作事项，到秘书拟定通知、通报、通知相关人员，将拟定的通知通报交由办公室主任批阅，再将文件交由经理批阅，然后根据经理以及办公室主任提出的意见对文件进行修改，交由经理核对，得到经理的认同后将文件进行打印、复印，再至经理处填制用印申请单，然后将文件拿至办公室主任处盖章，再将文件进行登记，将文件分发下去，接着安排相关的会议，布置会议室，准备会议所需材料，安排会议相关人员，做好会议纪要，会议结束时，清理会场，最好将会议纪交由经理过目，最后将所有相关的材料、文件进行整理并进行归档工作。我们在办公室发文的情景演练中，我了解到原来发文并没有我想象的那么简单，它要经过文件的草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记以及分发这九个环节，所以这次的实训中，办公室发文的流程给我的映像最深。这次实训有别于之前两次实训，在这次实训中，学校为了让我们更好的认识档案以及档案的工作范围，安排我们进行了上海浦东新区档案馆的一日游，请馆内的工作人员对我们进行讲解。2011年5月18日，在纪如曼老师的带领下，我们文法系外秘0902班全体同学参观了参观当天，我们怀着无比激动的心情，因为我们将首次了解档案管理工作的程序及