企业档案管理制度（汇编4）

PAGE33档案管理制度一、总则（一）为加强兖州丰业机械有限公司档案工作的管理，有效保管和利用档案，使之为公司各项工作服务，同时也为公司的发展提供决策依据。根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）、《中华人民共和国档案法实施办法》和有关档案工作规定制定本办法。（二）档案是指各部门在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。是公司各项工作活动的真实记录和原始凭证，是工作查考、决策研究、保障权益、编史修志的重要依据，也是公司的无形资产。（三）公司的各部门的每一员工都有保护档案的义务，依照《中华人民共和国档案法》维护档案的完整与安全。（四）档案工作，由公司综合管理部进行统一归口管理，各部门永久、长期保存的档案，严禁任何档案材料分散保存或在个人手中，同时业务上接受集团总部和地方档案行政管理部门的依法监督、管理、指导，各级职能部门是档案收集、整理、移交的责任部门。（五）加强档案工作的领导，应将档案工作列入发展计划，建立健全档案工作机构，加强档案人员的配备、统筹安排发展档案事业所需的经费，确保档案工作顺利开展。（六）档案管理部门要加强档案管理信息化建设，增强对档案数字化处理的手段，逐步建立档案信息网络，实现集团各系统档案信息整合，资源共享和统一利用。二、档案工作机构及职责（一）应建立档案工作领导机构、综合档案室、档案工作网络，配备热爱吉利、具有综合能力、较好业务素质、掌握现代化技术、能胜任档案工作的专职或兼职档案工作人员。（二）档案工作机构：1、档案工作机构分二个层次：（1）公司档案工作领导小组、档案鉴定小组、综合档案室、档案工作网络。（2）各部门（分厂）兼职档案人员网络。2、人员的组成：（1）档案工作领导小组：由总经理任组长，具体管理档案室的领导任副组长，各部门负责人任组员。（2）档案鉴定小组：由档案工作领导小组成员和档案室专职档案人员，以及相关专业工程师、高级职称专业人员组成。（3）兼职档案人员：各部门均应确定一位文职人员担任管理本部门文件、档案的兼职档案员。（4）档案工作网络：公司档案工作网络由其相应的专兼职档案人员组成。（三）档案工作基本职责：1、档案工作领导小组职责（1）档案工作领导小组主管全公司档案工作，对档案工作实行统筹规划，建设与健全档案管理机构，负责档案工作的决策和检查，组织协调、重大档案工作活动决策、档案移交、销毁的审批。（2）宣传贯彻党和国家档案工作的方针、政策，加强档案工作的领导，根据集团经营方针与规划制订公司档案工作发展规划、档案工作计划。（3）遵循《中华人民共和国档案法》，依法治档，对档案工作实施统一领导、分级管理。（4）设立档案工作专项经费，并在人、财、物上给予保证。（5）将档案工作列入公司发展规划、年工作计划及年度考核和各级领导工作职责中。（6）将档案工作制度列入公司工作制度中，将档案工作标准列入公司的标准化建设中，将《档案法》宣传列入公司的法制宣传中。（7）定期组织公司档案工作会议。（8）将《档案法》列入法治教育中。2、档案工作分管领导职责（1）负责对本单位档案工作的领导，监督档案工作机构切实履行立卷的职责。（2）将档案工作列入发展规划和计划管理，列入议事日程。（3）听取档案部门的工作汇报，支持档案人员执行档案管理制度，履行岗位职责。（4）定期组织召开档案工作会议，（5）适应现代化管理需要，为单位档案工作的开展提供必要人力、物力、财力的保证。3、档案鉴定小组职责（1）参加文件从形成、分类至保管期限至销毁的全过程的系统鉴定。（2）避免文件形成的不规范和任意地销毁文件。（3）销毁前应办的审批手续、鉴定、销毁的必需履行的监销程序等。4、综合档案室职责隶属于公司综合管理部的机构，是公司档案集中统一管理的职能部门。（1）主要职能是负责统筹、协调、组织、管理本公司的档案工作，执行公司下达的档案工作任务，各项档案工作规章制度及档案工作标准、规范。（2）负责收集归档、保管本单位形成的各门类档案；并对所属机构的档案工作实行监督指导。（3）为本单位各项工作和生产、科研服务。5、专职档案员工作职责（1）热爱本职工作，刻苦钻研业务，努力提高工作效率和工作质量，认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》，为单位的两个文明建设服务。（2）加强与各职能部门的联系，指导、协助做好需归档文件材料的收集整理工作，保证文件材料完整及时归档。（3）积极开展档案利用工作，热情接待查阅者，为查阅者提供方便，为本单位各项工作和领导服务。努力做到提供档案迅速、准确、及时，并且做好档案利用统计和利用效果反馈记录。（4）严格执行保密制度，严防档案失密、泄密。（5）切实做好库房的防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防有害气体的“六防”工作，做到档案无霉变、无差错。（6）定期开展档案协作网络活动，组织兼职档案人员业务学习、交流，不断提高档案业务水平，推行档案工作标准化、规范化、现代化。（7）定期或根据中心工作及领导需求编纂常用的编研材料、专题编研材料。（8）自觉接受上级档案部门的业务指导。（9）完成领导交办的其他事项。6、兼职档案员工作职责（1）认真学习党和国家档案工作的档案法规、方针、政策以及档案管理知识，不断提高档案管理业务水平。（2）熟悉本部门工作职能，切实抓好本部门应立卷归档的文件材料工作。按规定负责做好文件材料形成、收集、积累和管理工作。（3）做好部门文件材料的预立卷工作，按归档制度规定向综合档案室移交档案。接受综合档案室业务指导，确保案卷符合归档要求。（4）执行档案管理的四参加制度，参加相应会议、活动，验收应归档的文件材料，及时交综合档案室建卡、编号、登记、归档。7、档案工作人员要忠于职守，认真执行档案管理制度，刻苦钻研业务，严格遵守保密制度，维护档案的完整与安全。三、材料的形成与归档（一）执行《中华人民共和国档案法》第十二条规定“应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷、定期交本单位档案工作人员集中管理；任何人都不得据为已有或者拒绝归档”。（二）文件材料的归档要求，归档的文件应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存，归档的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。（三）在各项活动中直接形成的各种门类、各种载体的材料，由各部门的档案网络人员和部门负责人积累、整理后向综合档案室统一归档。（四）公司必须编制各种文件材料的归档范围，主要有下列归档范围：1、行政管理与事务管理中形成的档案；2、党、工、妇、团、群众团体工作方面的形成的档案；3、经营管理档案；4、生产技术管理档案；5、供应商档案；6、质保档案；7、合同、协议档案；8、广告档案；9、设备档案；10、科研档案；11、基建档案；12、专业技术业务档案；13、人事档案；14、会计档案；15、特种载体档案：包括有照片档案、实物档案、电子档案、录音档案、录像档案。（五）各类材料的归档时间按下列规定执行：1、行政事务管理、各专业委员会、党、工、妇、团及各项管理工作中形成的文件材料，在次年3月份前，由各职能部门（分厂）组成保管单位，向综合档案室归档；2、产品试制、开发，课题研究、基建工程、技改措施及其他技术项目，在任务完成或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向综合档案室归档。项目跨越时间过长的，可分阶段归档；3、合同、协议、工商登记、广告等专业档案形成后随时整理归档；4、重大活动、名人档案在一项活动结束后由承办部门15天内整理完毕归档；5、会计档案材料：当年的会计档案，由财务中心保存到第二年年末，隔年再由财务中心的兼职档案员于二季度前移交综合档案室；6、统计档案材料：由财务中心进行收集、积累、整理后，于次年三月份前移交档案；7、声像档案：在各项活动后，将照片、底片、事由（内容）整理好即时归档；8、实物档案：由各形成的职能部门（分厂）随时归档；9、电子文件即时归档。（六）各类材料的形成、积累、整理和归档工作，要纳入有关部门职责范围和各项管理工作程序，并列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划。（七）产品的试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工验收，必须有该单位综合档案室或档案工作网络人员参加，并将文件材料收集归档。文件材料不完整、不准确、不系统、不能通过鉴定或验收，相关的费用不予支付。（八）产品和工程创优、科研成果评奖，归档的种类材料是否完整、准确、系统，要作为一项考核内容。档案机构未能签署归档意见的，不得申报成果，相关费用不予支付。（九）购置重要设备仪器和引进项目的文件材料，有关专业部门应会同综合档案室检查验收，并及时归档，否则相关费用不予支付。（十）大修项目、技改项目完工后，必须由综合档案室验收材料的完整情况，不符合档案要求不予签字，项目不算完成，相关费用不予支付。（十一）员工外出学习、参观、考察和参加各种会议、活动，收集获得的文件材料要及时归档，否则不予报销相关的费用。（十二）综合档案室对各业务部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作要进行指导、监督、检查。（十三）凡公司员工因各种原因离开原工作岗位时均应到综合档案室办理所借阅档案的归还手续，否则不能予以结算工资。四、档案的管理（一）综合档案室对接收的各类档案，应按照各门类档案管理制度规定和业务标准、技术规范进行鉴定、分类和必要的加工整理、编目、排列编号。为便于公司档案目录的集中统一管理，以及将来对公司的永久、长期档案实体的集中统一保管，实行全宗管理，集团给予公司设置全宗号。同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂，全宗号设置原则为：吉利集团的英文名称“GEELY”中的第一个英文字母“G”+序号，如：集团总部全宗号可设为G01，浙江金刚汽车有限公司全宗号可设为G14，浙江福林国润汽车零部件有限公司全宗号分配为G16，全宗号的给出以集团统一文件形式予以确认。（二）遵循文件材料的形成规律和便于保管、提供利用的原则，公司档案分类和编号的原则为：——行政管理、生产技术管理、经营管理类：按年度—保管期限分类编号。——会计档案类：按年度—保管期限结合形式（报表、帐册、凭证、其他）分类编号。——产品档案类：按产品（工艺）型号分类编号。——科研档案类：按课题分类编号。——基本建设类：按工程项目分类编号。——设备（仪器）类：按设备功能（型号）类别分类编号。——特种载体档案类：按类别流水编号。全部档案要编制总目录和分目录，其中文书档案编归档文件目录，各类档案建立计算机检索系统。（三）档案现代化管理是企业现代化管理的重要组成部分，要纳入企业现代化管理的整体规划。综合档案室应采用先进管理手段进行档案的管理。在采用计算机管理档案时，并接受执行总部统一的技术标准，使用统一的应用软件，不断提高档案的现代化管理水平和服务质量。要广泛应用现代管理方法管理档案，要积极应用吉利控股集团档案管理系统为主的现代化管理手段管理档案，提高档案工作质量与工作效率。（四）档案管理部门要做好档案统计工作，对档案基本情况要定期统计，统计内容主要有档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及效果的统计。准确填写和上报档案基本情况统计年报。档案管理人员在平时工作中要注意统计数据的积累，统计数据以原始记录为依据，做到日清月结。（五）档案信息开发利用1、档案信息开发利用要重点服务于改善企业经营管理，提高产品质量，降低原材料消耗和增加经济效益等方面；2、编制并交流档案目录；3、对部分保密等级不高的档案资料实行开架阅览；4、各类档案检索工具要齐全、完整，便于利用；5、开展编研工作，搞好各类档案分析工作，把档案的编研材料代替原件，以提供利用；6、档案开发利用，必须严格执行保密制度；7、享有专利权的档案需依据专利法有关规定进行开发利用；8、对划分为密级的档案按档案保密和借阅制度办理，防止失、泄密事件发生，对造成失密，泄密事件的责任者，要视情节轻重严肃处理；9、对划分密级档案要定期进行审查，适时调整密级，以扩大档案的利用交流范围，使档案更好地各项工作服务；10、对档案提供利用有突出成绩的档案人员，要予以适当奖励。（六）成立鉴定小组，由公司领导、部门负责人、专业技术人员和档案工作人员组成，负责对公司档案的鉴定，负责监销，在销毁清册上签字。（七）应加强对各种档案的保管工作，其保管设施必须符合以下规定：1、保管各门类档案要有专用库房和柜架。要按国家有关技术规范将档案库房建设列入基建计划；档案库房要有5年到10年的室藏余量，并具备良好的卫生环境和防光、防潮、防尘、防火、防资、防有害生物和防污染等必要设施。应根据档案的不同等级，采取有效措施，加以保护和管理。2、档案工作用房应做到库房、办公室、阅览室三分开，或库房与办公室阅览两分开。3、配备必要的管理设备，存放各类档案必须有专柜上架保管，排列方法要科学，便于查找。（八）综合档案室每年年终进行一次库藏档案的清查核对工作，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案，要及时补修与复制。库藏档案因移交、作废、遗失等需要注销卡片，要查明原因，保存依据。五、奖励与处罚（一）各类档案受《中华人民共和国档案法》的保护。各部门（分厂）的每一位员工都有保护档案完整与安全的义务，任何个人不得侵占、转让、损毁。（二）根据《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定，结合公司的实际情况，对有下列情形之一，由公司给予表彰和奖励：1、对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；2、对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；3、对档案管理技术方法和理论积极研究探索，并做出重要贡献的；4、将重要的或者珍贵的档案捐赠给公司（集团）的；5、同违反档案法和公司档案管理制度的行为作斗争表现突出的。（三）根据《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定，对下列行为之一者，且情节严重的，对主管人员或其他直接责任人员给予处理：1、务活动中形成的应当归档的文件、资料、物件据为己有、拒绝交档案部门归档的；2、不按照本办法和上级的规定和要求向上级公司移交档案的；3、反国家和公司有关规定，涂改、伪造档案和造成档案丢失、损毁的；4、明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；5、档案工作人员，对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的。六、档案人员四参加制度（一）档案人员参加召开的各种重要会议，收集会议文件材料；（二）档案人员参加工程项目竣工验收、产品和科研鉴定验收会议，收集验收档案材料；（三）档案人员参加设备、仪器开箱验收工作，以便及时收集随机文件，并作好验收记录与拍照记录；（四）档案人员参加合同、协议签定内容的审核。七、档案工作六纳入制度（一）档案工作纳入公司发展规划；（二）档案工作纳入工作计划；（三）档案工作纳入标准化建设；（四）档案工作纳入流程再造；（五）档案工作纳入人员管理；（六）档案工作纳入激励机制。八、档案前期控制制度（一）签订合同协议应将文件材料归档要求纳入其中，作为履行合同、违约责任的条件；（二）制订工作计划、岗位责任应将文件材料归档内容纳入其中，作为一个组成部分；（三）重大活动应将文件材料收集纳入其中，参与重大活动的拍照、录像；（四）外出重要活动文件材料实行跟踪记录收集；（五）各类文件统一编号，从而形成跟踪记录直至归档。九、档案预整理制度（一）负责催、收部门已形成的文件和材料，保证立卷归档材料的齐全完整。（二）各部门（分厂）兼职档案员将每年形成的文件材料按形成规律和有机联系排列、组合，在系统内著录文件标题及其他特征，形成文件目录。（三）按每年归档时间要求，将目录及文件实体与综合档案部门办理移交手续。十、档案归档制度（一）执行《中华人民共和国档案法》第十二条规定“应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷、定期交综合档案室集中管理；任何人都不得据为已有或者拒绝归档。（二）归档范围：凡自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录，都属归档范围。各种文件材料主要有下列归档范围：1）行政管理与事务管理中形成的档案；2）、党、工、妇、团、群众团体工作方面的形成的档案；3）、经营管理档案；4）、生产技术管理档案；5）、供应商档案；6）、质保档案；7）、合同、协议档案；8）、广告档案；9）、设备档案；10）、科研档案；11）、基建档案；12）、专业技术业务档案；13）、人事档案；14）、会计档案；15）、特种载体档案：包括有照片档案、实物档案、电子档案、录音档案、录像档案；16）、旅游档案。（三）各类材料的归档时间按下列规定执行：1、行政管理、各专业委员会、党、工、妇、团及各项管理工作中形成的文件材料，在次年3月份前，由各职能部门组成保管单位，向综合档案室归档；2、产品试制、开发，课题研究、基建工程、技改措施及其他技术项目，在任务完成或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向综合档案室归档。项目跨越时间过长的，可分阶段归档。3、合同、协议、工商登记、广告等专业档案形成后随时整理归档；4、重大活动、名人档案在一项活动结束后由承办部门15天内整理完毕归档；5、会计档案材料：当年的会计档案，由财务中心保存到第二年年末，隔年再由财务中心的兼职档案员于二季度前移交综合档案室。6、统计档案材料：由财务中心进行收集、积累、整理后，于次年三月份前移交档案。7、声像档案：在各项活动结束后，将照片、底片、事由（内容）整理好即时归档。8、实物档案：由各形成的职能部门随时归档。9、电子文件即时归档。（四）文件材料的归档要求：1、归档的文件应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存，归档的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。2、归档的文件材料必须保持成套性完整性。3、归档的文件材料必须准确地反映本企业各项活动的真实内容和历史过程。4、归档的文件必须保持有机联系，符合其形成规律。5、归档的文件材料必须符合文件规范格式，禁用铅笔、圆珠笔书写。5、归档的文件材料构成必须是原件。6、归档的底图必须符合国家制图制度。归档底图的各标题栏，必须填写清楚，签署完整，注明图号页次。7、文件材料的归档范围按《浙江金刚汽车有限公司归档范围及保管期限表（征求意见稿）》执行。8、磁光介质必须有贮存内容的目录、应用的软件与操作平台，永久、长期的电子文件必须同时保存纸质的文件归档；录音、录像带刻录光盘保存。（五）归档份数1、各类文件材料一般归档一式一份。2、重要文件材料归档一式二份。3、公司综合档案室需向集团档案室移交档案目录一式两份。留存备查一份，移交集团档案室一份。4、凡纸质档案原件归档，另可复制一套备查，凡磁光介质贮存的档案一式三套，一套封存保管、一套异地保管，一套提供利用。（六）在各项活动中直接形成的各种门类、各种载体的材料，由各部门（分厂）的档案网络人员和部门负责人积累、整理后向综合档案室统一归档，综合档案室接收档案必须认真验收，办理好移交手续。（七）各类材料的形成、积累、整理和归档工作，要纳入有关部门职责范围和各项管理工作程序，并列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划。（八）产品的试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工验收，必须有该单位档案机构或档案工作网络人员参加，并将文件材料收集归档。文件材料不完整、不准确、不系统、不能通过鉴定或验收，相关的费用不予支付。（九）产品和工程创优、科研成果评奖，归档的种类材料是否完整、准确、系统，要作为一项考核内容。综合档案室未能签署归档意见的，不得申报成果，相关费用不予支付。（十）购置重要设备仪器和引进项目的文件材料，有关专业部门应会同综合档案室检查验收，并及时归档，否则相关费用不予支付。（十一）大修项目、技改项目完工后，必须由综合档案室验收材料的完整情况，不符合档案要求不予签字，项目不算完成，相关费用不予支付。（十二）员工外出学习、参观、考察和参加各种会议、活动，收集获得的文件材料要及时归档，否则不予报销相关的费用。（十三）综合档案室对各业务部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作要进行指导、监督、检查。（十四）凡公司员工因各种原因离开原工作岗位时均应到综合档案室办理所借阅档案的归还手续，否则不能予以结算工资。十一、档案鉴定销毁制度（一）档案鉴定工作即鉴别档案的现行和历史的利用价值，根据价值的大小确定保管期限，把失去保存价值的档案剔除销毁的工作。（二）档案鉴定实行集中统一、分级鉴定，集团档案工作鉴定小组是整个集团档案鉴定销毁的最终审批机构；公司档案工作鉴定小组负责对本公司档案鉴定与审核，其中涉及鉴定销毁的必需负责上报审批；必要时，公司档案工作鉴定小组对本公司档案鉴定时也可由集团档案部门派员参加。个人鉴定，即由鉴定小组成员，按照各自的分工分别审阅档案材料内容，根据档案的实际情况，提出鉴定意见，并填写档案鉴定卡（见表1、表2）。（三）鉴定档案必须坚持全面的、历史的、发展的观点，分析各类档案的价值，认真鉴定，按照《浙江金刚汽车有限公司档案保管期限表》标准，划分保管期限。档案鉴定小组对档案进行鉴定，确定保管期限。确定保管期限的原则为：对公司有长远利用价值的档案应永久保存，对公司和集团在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。（四）对档案进行鉴定时，应以一个项目（一个工程、一个产品）的成套档案为基础，不能脱离开所属项目的重要程度和价值。（五）鉴定工作五年左右进行一次，特别重要的每年鉴定。（六）销毁是对保管期满及整理后经鉴定确认，对无保存价值的档案进行剔除。（七）销毁档案必须严格掌握，慎重从事。根据保管期限规定，将经鉴定确认无保存价值的档案文件材料，由档案管理人员编制销毁清册及封面（见表3及封面）将拟销毁的档案在“档案销毁清册”上逐一填写。（八）档案销毁清册交鉴定小组审定，报领导审批后，指定专人监督销毁。档案销毁前须编制鉴定报告，上报集团备案；会计档案案卷销毁须报集团财务部批准后方可实施。（九）销毁档案材料经批准后由两人以上及保卫部门监销，并在指定地点进行。销毁前监销人员应对销毁的档案进行清点核对，档案销毁后，销毁人员要在销毁清册上签字盖章，并严格遵守保密制度。（十）未经鉴定和档案鉴定小组批准，任何人不得随意销毁档案。（十一）任何部门（分厂）或个人均不得将应销毁的档案做其他用途或当作废纸出售。（十二）档案鉴定过程中形成的鉴定工作的申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档。

表1：档案鉴定卡类目名称类号保管期限归档时间卷数附：销毁清单第页至第页档案鉴定会签名单鉴定理由：提出人：时间：鉴定小组意见：鉴定小组负责人：时间：表2：档案鉴定会签名单序号部门姓名职务（或）职称备注年月日

表3：档案销毁清册封面及销毁清册全宗号件号浙江福林国润汽车零部件有限公司销毁清册时间年月责任者综合档案室档案销毁清册序号案卷或文件题名年度目录号卷号或文号文件页(件、卷)数原期限销毁原因备注十二、档案统计制度（一）档案统计的范围和内容1、档案的统计机构设施、人员编制、库房、设备条件等情况的统计。2、档案数量的统计。3、归档数量的统计，各门类归档数的年总归档数。4、档案移出数量的统计：对各门类档案已超过保管期限并已作出鉴定需销毁档案的数量和移交有关单位的档案数量的统计。5、档案保管数量的统计。6、全部档案收进、移出后做好保管数量的统计。7、档案利用的统计：内、外利用档案人次和案卷数。档案复印份数、人次。底图利用，复印张数、人次。利用效果（效益）的统计。（二）档案人员的职责1、专职档案人员必须作好企业档案的进、出、保管、利用等情况的登记和统计工作。2、按期完成各类统计报表，每年进行一次统计分析。3、兼职档案人员负责做好本部门副本利用的登记和统计工作。（三）建立档案工作年报制，每年1月10日前向集团档案室填报上一年度《档案工作基本情况统计报表》，（四）综合档案室应建立档案归档、整理、保管、利用情况的分类台帐和总台帐，并进行分析，写出分析报告上报。（五）各职能部门兼职档案人员应建立文件归档移交台帐。十三、档案数据维护制度（一）严格按档案数据库建设范围建库，不得将涉密信息贮存数据库；（二）指定信息组织系统专人对系统及数据库进行维护；（三）建库应严格操作程序，一个月进行一次备份，并刻录光盘；（四）复制系统及数据库严格审批手续，报批允许后指定专人复制，并作好登记。（五）加强对备份数据的保护，经常检查。十四、档案库房管理制度（一）非档案工作人员不得进入档案库房。（二）库房技术管理应贯彻。“以防为主，防治结合”原则，切实做好防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防高温、防潮湿、防污染等工作。（三）库房不宜采用自然光源，宜用白炽灯用作照明，不超过100勒克斯，有外窗时应有窗帘遮阳。（四）档案库房应配备温、湿度控制和调节设备，其温度应控制在14℃-24℃，相对湿度应控制在45%-60%。温湿度超标应启用除湿机、空调机，并每日早晚两次在系统中记录温湿度及其他信息。（五）保持库房清洁卫生，档案柜内设置除虫药剂（樟脑精）并时常检查药剂消耗情况，以补充新的药剂。（六）档案柜应与墙壁保持一定距离，柜背与墙壁不少于10厘米，柜间通道不少于60厘米，通道应为迂回式，以便通风和开柜利用。（七）在档案库房入口处统一设置档案存放平面示意图，档案柜应有统一的反映存放档案内容的标牌。（八）下班前30分钟应关闭总电源和各电器（除湿机、空调机、换气扇、照明灯）电源，关好门窗，方可离开。十五、档案保密制度认真执行《中华人民共和国保密法》和总部保密规定，遵守国家保密制度和保密纪律，维护档案的完整和安全。为切实贯彻《档案法》，防止档案泄密，特制定本制度。（一）档案工作人员必须坚持保密原则，严格遵守保密纪律。一切尚未公布的文件材料和档案都要注意保密，不准盗窃、出卖秘密和口头泄密。对造成泄密事件的责任者，及时上报，按有关规定，严肃处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任。（二）对有密级的档案仅限本单位内部查阅，且须经分管档案工作领导批准签署后，按批准范围提供使用，只限于在档案阅览室查阅。（三）任何人不得携带涉密档案或其复制件外出参观、游览、探亲访友和出入其他不利于档案保密的场所。（四）在对外经济交流中，要坚持内外有别的原则。不得向境外人员传播和提供有密级的档案和数据等。（五）定期鉴定密级，机密文件档案须标明密别。（六）绝密、机密档案要经常查对，以免差错，发现丢失要及时报告有关部门妥善处理。（七）文件的整理、立卷、归档、销毁应严格按规定程序进行。各部门（分厂）的文件不得自行处理，防止失密泄密。（八）重要岗位行政人员，工程技术人员，档案工作人员需与单位签署保密协议。十六、档案利用查阅制度（一）凡公司员工因工作、学习需要查借阅档案材料的，一般性文件材料由其直属部门负责人及综合档案室签批即可利用；有密级的档案由部门负责人审核，单位分管副总经理及以上级别领导审批后方可利用；绝密重要的档案材料由总经理以上领导审批。（二）本公司的档案材料原则上不对外单位提供利用，如确因工作需要查阅本公司档案的，须持有其单位介绍信，并经本公司有关领导批准，按本公司查（借）阅档案审批程序进行。（三）查借阅档案者必须填写查（借）阅档案审批单。（见表4）（四）利用者归还档案时，档案员应在系统里办理归还手续，并认真填写《档案利用效果登记表》。（五）网上查阅档案由集团档案管理部门和本公司档案室根据不同部门和职位统一设置查阅限权。（六）查借档案者，必须爱护档案，不得将卷拆散、撕页、涂改、批注、摘抄、损坏。借出的档案应妥善保管好，不得转借、遗失；未经许可不得拍照、复印、摘抄，否则视情节追究责任。如造成泄密，按企业保密条例追究责任外，同时按情节予以经济处罚。（七）借出的档案，档案借阅最长不超过7天，到期后仍需利用的，重新办理借阅手续。退还档案时，档案管理人员应当面核点，确认无误后方可注销登记，如发现有缺页、缺卷、损坏、删改、剪贴、拆散等现象，应立即追查处理。（八）档案材料不准代借或转借，借出的档案应按保密制度妥善保管。（九）凡外出工作或调离本企业的员工，外出和调离前必须归还所借档案，否则不予办理有关手续。（十）档案丢失者，应及时提出丢失报告，在没有作出处理前停止借阅。（十一）档案人员必须及时进行查借阅档案的登记，及时做好统计与统计分析工作。（十二）工作室内不准吸烟、吐痰、乱丢纸屑，保持室内清洁与安静。表4：查（借）阅档案审批单查（借）阅者姓名单位（部门）借阅时间归还时间借阅内容借阅目的档案类型电子档案实物档案借阅方式查看摘抄复制借出预计收回时间借阅效果备注档号文件题名查（借）阅档案部门领导意见档案部门分管领导意见单位分管领导意见十七、特种载体档案管理制度（一）特种载体档案归档内容（二）特种载体档案是指公司各职能部门（分厂）在各项活动中形成的，具有保存价值的照片，录像带、录音带、缩微胶片、计算机磁盘、奖状、奖杯、锦旗、合格证、证书等特殊载体的档案材料。（三）特种载体档案由综合档案室集中统一管理。（四）综合档案室负责特种载体归档、编号、保管、借阅等各项管理工作。（五）特种载体档案的归档范围与要求按《浙江金刚汽车有限公司归档范围及保管期限表（征求意见稿）》执行。（六）特种载体档案的整理与分类编号见《浙江金刚汽车有限公司档案管理操作规程（征求意见稿）》。（七）特种载体档案的保管，保管的特种载体档案要定期清点、除尘、保持整洁，要注意防光，避免物品退色，保证完好无损。（八）贵重特种载体档案原件一般在库房内参观。（九）对于损坏珍贵特种载体档案者，要视情节予以经济或责任处罚。十八、底图管理制度（一）底图归档要求1、归档底图应署名齐全，符合制度规定，以确保底图的完整、正确和齐全。2、底图图面要求字迹端正、线条清晰，纸张完成、文字图形均用绘图墨水或碳素墨水书写。3、底图四边要轧边、平放在底图柜内，防止撕裂、损坏，严禁折叠。蓝图按4#手风琴式折叠后盒装成册竖着存放。4、档案人员负责对底图进行整理检查，防止霉变、虫蛀、褪色等损坏变质情况，对已损坏的底图应及时修补、复制。5、档案管理人员编制正确清楚的底图目录。6、一经归档的底图，任何人无权随便更改图纸内容，特别是在生产进行中的产品图、工艺图等，必须严格执行底图管理制度。7、归档底图除修改、送晒外，一般不能外借或随意取走，送晒蓝图时，档案人员应做好底图出库的登记工作。8、对已归档的产品、工艺、工装、量具等底、蓝图以及工艺文件、技术资料的修改，由资料产生部门填写“产品图样、工艺技术更改通知书”并由负责人审阅，批准交有关部门修改。由档案人员根据该通知书及时修改底、蓝存档案图纸（包括工艺文件、技术资料）。9、作废的图纸应注明新图号的编号，根据需要另行保管。（二）底图的修改、补充1、修改已归档的图纸，必须经过总工程师批准的图纸更改单。2、修改内容较少时，可直接在图面“杠改”、“刮改”或者发送“变更通知单”。采用“杠改”、“刮改”时应在修改处标注“修改标记”。3、修改内容较多时，应另出新图代替，将原来图纸作废，新图列入原目录，并注明所代替的原图图号，作废的图纸应注明新图的编号，另行保管。4、整个保管单位内图纸作废，由新图代替时，应重新编制保管单位的编号，并且注明原保管单位编号。原保管单位标注新保管单位的编号后，根据需要另行保管。5、修改后的底图要入库。必须认真检查修改、补充情况，保持底蓝图的一致性。十九、产品档案管理制度（一）产品档案管理内容。1、产品档案是在产品开发、设计、试制、生产过程中形成的，具有查考作用的图纸、图表、照片、文字材料等。2、产品档案是整个企业档案的核心部分，由综合档案室集中统一管理。3、综合档案室负责产品档案的归档、组卷、保管、借阅、利用等工作。（二）产品档案归档要求1、归档范围与保管期限归档范围及保管期限按《浙江吉利控股集团归档范围及保管期限表（征求意见稿）》执行。2、归档要求产品档案的归档工作由各业务技术部门（档案形成部门）负责。各技术部门在日常的管理工作中要做好平时的档案积累工作，工作结束或告一段落，及时将文件材料收集齐全，并加以系统整理，要求如下：纸质优良（幅面）整齐。图样清晰、字迹清楚，禁用圆珠笔、铅笔等书写。内容完整、齐全。收集齐全的文件材料移交综合档案室由档案部门填写移交目录一式二份，双方签字，并各执一份。（三）产品档案管理1、档案的文件材料，由综合档案室专人负责及时进行系统整理，在保持产品的有机联系基础上进行分类、组卷、编目等工作。2、定期进行检查，发现破损等现象，及时进行修补、复制，做到帐物相符。3、密级档案严加保管，维护其安全。4、排架整齐、合理、美观。二十、科研档案管理制度（一）科研文件的形成和归档要求科研档案是指在科学技术研究活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像、文字材料等各种形式载体的历史记录。1、科研档案的形成项目承担部门，要按照科研工作程序，在项目鉴定以后，由项目负责人将整个科研活动中形成的全部文件材料完整、准确、系统地移交档案室。2、科研档案的归档范围及保管期限归档范围及保管期限按《浙江吉利控股集团归档范围及保管期限表（征求意见稿）》执行。（二）科研文件材料的归档要求1、科技文件材料形成部门，在每一科研项目开始，就应做好档案的“预立卷”工作。将各阶段形成的文件材料系统、完整地收集起来，妥善保存。2、严禁出现圆珠笔书写。3、本单位形成的文件必须是原件。4、专题负责人要按立卷标题，将项目完成或告一段落形成的全部档案按项目不同阶段加以系统整理，及时送交档案室。由综合档案室填写档案移交目录一式二份。双方签字，并各执一份。（三）科研档案的管理1、科研文件形成后，由档案室专人负责及时进行系统整理，在保持档案的有机联系基础上进行分类、组卷、编目等工作。2、定期进行检查，发现破损等现象，及时进行修补、复制、做到帐物相符。3、密级档案严加保管，维护其安全。4、排架整齐、合理、美观。二十一、设备档案管理制度（一）设备（仪器）档案的形成与归档1、设备（仪器）档案指自制、外购、引进设备（仪器）在设计、安装、调试、验收、使用、维修过程中形成的具有保存价值的图样和文件材料等。2、设备文件材料的归档范围和保管期限按《浙江吉利控股集团归档范围及保管期限表（征求意见稿）》执行。（二）设备（仪器）文件材料的归档要求1、各部门兼职档案员（设备员）分别负责部门的设备在使用、维修过程中形成的图纸、报表、文字材料等收集积累工作，定期向综合档案室移交。2、外购、引进的列为固定资产的设备，由档案人员参加开箱验收，同时接收随机资料，部门保留复制件。3、自制设备在试制完成后，由设备部门负责收集全部材料，及时送交综合档案室。（三）设备档案的管理1、设备档案是企业档案的重要组成部分，必须实行集中统一管理。2、设备（仪器）档案的交接要按规定手续办理。3、保持档案的有机联系、组卷合理。4、密级档案严加保管，维护其安全性。5、排架整齐、合理、美观。二十二、基本建设档案管理制（一）基本建设档案的形成与归档1、基本建设档案是指从基本建设项目的提出、设计、施工到竣工投产交付使用全过程中形成中的，具有保存价值的图纸、图表等文件材料。2、项目建设单位、设计单位、施工单位应在项目的提出、调研、可行性研究、评价、计划安排、勘测、设计、施工、生产准备、竣工投产、交付使用整个过程中，同时做好该项目文件材料的形成、积累工作。3、职能部门负责所有基建项目所形成的文件材料，随时做工好收集、积累工作，包括与该项目有关的各设计、施工部门所有形成的文件。当项目完成告一段落后及时进行归档。4、基本建设文件材料的归档范围和保管期限按《浙江吉利控股集团归档范围及保管期限表（征求意见稿）》执行。（二）基本建设归档的要求1、基本建设项目竣工时，必须有档案人员参加，同时接收项目形成的全部具有保存价值的文件材料，如归档材料不符合要求，工程不得予以竣工、决算。2、施工图无大的变更时，可在原施工图上补制、个性或附设计通知单和施工说明，再由工程技术人员和有关负责人签字盖章，并加盖“竣工章”。对变更较大、不易在原施工图上修改、补充的，应重新绘制竣工图，并保证与竣工实际情况相符，加盖“竣工章”。3、要求书写工整、字迹清晰、禁用圆珠笔。4、文字材料齐全、完整、准确、发现不准确或有遗漏，及时进行修改、补充。5、文件材料归档时，由移交部门填写移交清单一式二份，双方各执一份。（三）基本建设档案的管理1、基本建设档案是企业档案的重要组成部分，必须集中统一管理。2、归档的文件材料，由档案室专人负责系统的整理、组卷、编目、装盒、上架。3、排架合理、有序、美观便于查找。

电子档案管理制度为了加强中队电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，更好地为中队发展服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关文件规定，结合本队实际，特作如下规定：一、建立与健全电子文件的管理体制和工作职责1．电子文件是开设的一种独立的档案门类和载体，它和其他档案一样，应加强领导。电子文件从形式到归档的管理过程中2．电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。3．电子文件实行集中统一管理。档案室要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。二、电子文件的归档方式1．电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，根据本队工作实际，现强调物理归档。2．根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类（信息类和环境类）组盘。填写必要著录项目，编制机读记录和要存放载体的编号。3．归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录项目为：序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容，归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。三、电子文件的移交与保管1．入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及进补救。２．随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案进行同步更新复制、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。３．保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备，四、电子文件的提供和利用1．封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。2．销毁电子档案，需经本单位档案鉴定小组、分管领导批准，编制销毁清册，监销人、销毁人签名盖章。江阴市**机械有限公司环保档案管理制度一、目的为加强本公司环保档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司环境体系服务，特制定本制度。二、适用范围适用于公司所有与环保相关的资料，包括重要的会议材料，建设项目环境影响报告表和“三同时”资料，环保设备维护记录，公司“三废”和噪声的检测报告，与第三方的签订的协议以及法律法规等外来文件等。三、职责3.1、环保部负责建设项目环境影响报告和“三同时”的报批、整理以及公司环境保护方面的资料的收集、登记、保管；3.2、设备部负责及时提交《危险固废出入登记表》和环保设备维护记录；3.3、行政部负责提供外部相关方提供的外来文件；3.4、后勤部负责生活垃圾处理协议和处理记录；四、归档要求4.1各相关部门归档要求设备部、行政部、后勤部等相关部门在处理好环保相关事项后，需按照以下几点要求对档案进行整理，整理完毕一周内提交给环保部进行统一管理：4.1.1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。4.1.2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。4.1.3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别存放在一起，不得分开，文电应合一归档。4.2环保部档案管理4.2.1、不同年度的文件一般不得放在一起存档；跨年度的总结放在针对的最后一年存档；跨年度的会议文件放在会议开幕年。4.2.2、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。4.2.3、档案文件统一用文档盒进行存放，文档盒标签需按照公司的“文档盒标签”要求进行编辑打印，文档盒按照年度、内容进行排放。五、档案的借用5.1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，保密文档需部门总监批准才可借阅。5.2、档案借阅的最长期限为两周，对借出档案，环保部人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应报告报环保部经理处理。5.3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。5.4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。5.5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。5.6、不准转借，必须专人专用。5.7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知环保部人员另行办理续借手续。六、发放范围文本文件发放至环保部、设备部、行政部、后勤部，电子档文本以只读方式在系统上共享。江阴市**机械有限公司2017年1月20日公司档案编号规则一、目的为了规范公司档案管理，在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，档号是存取档案的标记，并且有统计监督作用。本规则规定了企业档案的分类整理、类目标识、档号编制及编制检索工具的一般方法和要求。二、档案编号规则档案编号：由四个部分组成，分别是一级目录、二级目录、三级目录（年月）、流水号1、一级目录根据企业的情况，一级目录以部门为划分例如：人事部（RS）、财务部(CW)、物流部(WL)。2、二级目录以档案的类别为划分：取类别的拼音的首个字母。如：项目（XM）、合同（HT）3、三级目录（年月）因考虑到很多档案都是日累月积的，并且查找的时候也大多是以时间为依据的，故取文件形成