oa系统在高校教学中的应用

oa系统在高校教学中的应用

一、办公自动化系统ua系统的应用oa系统的主要含义是基于网络技术和业务流程的概念，整合先进的信息技术和管理理念，为用户创建网络应用平台，让企业内部人员快速高效地合作，改变以往的复杂和低效做法，并进行快速、全面的信息交换和数据处理。电子校务是电子政务在高校中的具体实现，办公自动化系统（OA系统）是电子校务的重要组成部分，是高校信息化建设的核心之一。与Lotus、MicrosoftOffice等针对个人办公而言的应用软件不同，OA不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。在高校运行OA系统，是高校规范办公流程、改善组织结构、提高管理效率、实现无纸化办公的重要手段和基础。目前，许多院校也做了OA系统，但其中相当一部分却用不起来，并没有充分发挥出OA系统的强大功能。作者根据在华师大OA系统实施过程中取得的经验，提出高校OA系统成功实施存在两个关键因素，即合理的解决方案和改革管理方式的决心。二、系统的功能与作用OA系统涉及的部门多、范围广，关系到全校各职能部门和各院系。这意味着OA系统需要有支持多角色的、复杂的功能模块，将结构化数据与非结构化数据的处理融合为一体。在此基础上提出合理的解决方案。OA系统的组成如图1所示。它的硬件组成比较简单，基本构成包含：PC机、服务器、网络系统；软件系统非常复杂，主要包含：系统管理、公文管理、个人事务、公共信息、事务处理、其它工作流、归档管理等七个功能模块，主要模块的功能有：·系统管理：包括权限角色管理、用户管理、组织结构管理等；·公文管理：包括签报管理、发文管理、上级来文登记、校长办公会纪要和议决管理等；·个人事务：包括日程安排、个人通讯录等；·公共信息：包括校情简报、统计公报等；·事务处理：包括请假管理、会议管理、印章管理、统计管理、信访管理、会场管理、值班管理等。另外，OA系统涉及如下几类角色：·部门收发文管理员：负责本部门公文的拟稿、收发工作；·部门收发文负责人：负责本部门公文的审核工作；·会签人：负责公文的会签工作，包括各部门负责人；·党/校办秘书：负责管理到校办的各类公文的核稿、流转、发布等工作；·党/校办主任：负责管理到校办的各类公文的核稿、审批等工作；·高校党政领导：签发、阅知各类公文。三、规范工作流程传统的工作方式中包含很多随意的因素，工作流程常会因人、事或时间的不同而被更改；而OA实现的关键是将工作流程规范化。这需要负责单位（如信息化办公室）和OA设计人员协调各部门，将日常的各种工作流程整理出业务流程。作者认为，OA系统的成功运行，除了技术上的保障，主要依靠高校领导层的支持、职能部门的配合以及党办校办（以下简称两办）的全方位协调。1设计成系统流程不确定的因素高校两办在调研阶段应全程参与，每周坚持开调研例会，与信息化办公室、开发团队一起讨论各个环节的流程细节。签报流程、发文流程是公文流转的主要流程，两办是校内处理公文的关键部门，也是处理公文最多的职能部门。这些工作过程看似简单，但要把它们设计成系统流程时，其中的不确定因素很多。我们在需求分析时需要明确：（1）各种情况下公文如何流转，比如，无会签单位时如何流转，有会签单位时如何流转，有多个会签单位时如何流转，会签单位签署意见后是直接转给拟稿单位还是转给主办单位或者转给党办/校办？（2）在OA系统中，每个公文都应该有唯一的文号，文号何时产生？是否拟稿的时候就形成文号？如果拟稿时已形成文号，该文在流转过程中被作废了该如何处理？（3）对整个公文流程有状态跟踪，处理意见和处理时间一目了然，与文件有关的人员能随时看到文件的当下处理情况。2对原型系统的数据进行共享华师大OA系统的开发采取了原型法，为OA的快速成功运行提供了保障。所谓原型法，即首先构造一个功能简单的原型系统，通过对原型系统逐步求精，不断扩充完善，最终得到可用的软件系统。原型系统是应用系统的模型，是待构筑的实际系统的缩小比例模型，但是保留了实际系统的大部分性能，该模型可在运行中被检查、测试、修改，直到它的性能达到用户需求为止。两办公文处理的经验发挥了极大的作用，充分归纳了公文流转的各种情况，并能及时拍板应采用何种流程。签报流程如图2所示。3对未来的试点期间的运行培训公文管理初步成型后，为了更好地获取需求，使OA更加符合各业务处室的实际需要，两办与信息化办公室在校内寻找业务处室作为试点，并进行培训。为了使培训更生动，我们将地点放在机房。每个业务处室参加培训人员包括拟稿人、公文收发员、负责人等不同角色的老师。很多问题只有在使用以后才会暴露，而讲解OA的过程也是公文模拟流转的过程。在此过程中，我们一来可以了解到不同角色使用OA的感受，二来也等于进行了一次大规模的系统测试。事实证明，试运行过程为将来OA系统全校范围内的运行奠定了良好的基础。(2）培训对试点业务处室培训完毕并在他们之间进行一段时间的模拟公文流转以后，信息化办公室接着在全校范围内分别对公文收发员、部门负责人、校领导进行分批分次的培训。分批次培训是为了让大家尽快熟悉自己所担任的角色的任务，避免大而统的培训让不同的角色因为需要接受的新内容过多而无法把握主次。4在推广过程中，应注意的问题系统实施并稳定试运行一段时间以后，OA开始在全校范围内推广。在试运行成功的前提下，OA的正式运行就应该下决心停止受理纸质公文，这是OA得以顺利实施的有力保证。全校范围的推广过程也是OA系统不断完善、正式推广的过程。范围广了，摊子大了，出现的问题也多了。举例来说，最初的调研中，我们并未意识到某些签报在流转过程中就需要特定的经办人去执行。但在推广中我们发现，这种现象在某些业务处室如人事处等会频繁发生。那么，当公文需要经办人（非部门负责人）执行时，应该如何流转呢？有两种情况，第一种情况是，所执行的签报流程并未结束，此时建议采用将签报指给经办人浏览的方式。第二种情况是，需要执行签报时，会签流程已经结束，不需要再流转到其它部门了。对后者有三种处理方法，一是把经办人作为新的角色添加，再将该签报转给此经办人；二是因为此时签报流程已经结束，接下来的事情是执行签报中的具体内容，可以由文件收发员直接结束签报流程，然后将打印出来的纸质签报交给经办人去执行；三是将该签报指给经办人浏览。在推广过程中，教职工容易出现两种倾向：要么希望OA系统解决实际工作中的所有问题，要么是彻底否认OA的工作方式。作者认为，OA系统无法做到完美，我们只能从繁杂的需求中抽取关键点加以解决，同时兼顾OA系统的可扩展性。四、华华省委1是推行ua系统的突破口华师大OA系统开发工作完毕后，由两办牵头联系统战部、学科办、信息学院、科技处，共同组成了试点业务处室，它是推行OA系统的突破口。这些职能部门非常配合我们的工作，及时地将测试过程中碰到的BUG反映给我们，还提出一些在最初调研中被我们疏忽的问题。华师大OA系统的试运行与正式运行实行的是无缝过渡，即OA系统试运行的当日起，就不再接受纸质公文。系统运行一年多以来，高校教职工的普遍反映是：效率提高了，流程可跟踪了。2从推广实施过程中看(1）良好的解决方案从技术角度看，华师大OA系统是构架在公共数据库平台上的一个系统，也就是说OA系统并不是作为一个独立的系统存在。它所涉及到的人事信息、组织机构信息等等都是从平台的基础数据中获得。这就对数据信息的及时性、一致性有了更高的要求。从推广实施的角度看，通过OA系统运行前的分批次培训，全校教职工对系统有了初步的了解。在实施过程中，我们并没有一次性将OA系统的所有内容灌给大家，而是紧紧抓住“公文流转”这一关键点，由点及面地进行推广。(2）管理上的配合除了技术比较成熟的因素之外，OA成功的关键还在于管理上的全方面配合及支持。华东师范大学两办全程参与了OA系统的整个建设过程，同时其它相关职能部门也积极配合。作者发现，OA的大部分问题都涉及到高校管理方式的变革，即要把原来人工的、模糊的、随意的责任划分变成具体的、时效性强的、可编码的工作流程，这某种程度上是高校管理的一次革命。华东师范大学在这些方面多次召开协调会，召集相关职能部门如人事处、组织部、信息化办公室等探讨流程，根据本校的具体情况，找出解决问题的最好办法，使