201文件控制程序

文件控制程序（管理制度）1目的对起重机械安装、维修质量保证体系有关的文件进行控制，确保公司所属各有关场所使用相应文件的有效版本，从而保证起重机械安装、维修质量保证体系正常有效地运行。2范围合用于与起重机械安装、维修质量保证体系有关的的文件的控制。3术语和定义文件：指本公司所购买、编制和接收的对起重机械安装、维修质量保证体系有关的有效书籍、文字材料、图纸、照片、计算机磁盘、光盘、磁带等图文和电子载体。文件管理：指对起重机械安装、维修质量保证体系有关的文件进行的编制、审核、批准、标识、发放、使用、评审、更改、回收、作废、销毁和归档等的控制工作。4职责最高管理者、授权代理人、质量保证工程师、各部门负责人（各质量控制系统责任人）、技术负责人等负责相关文件的审批。各部门负责相应归口管理文件的发放、回收、销毁、原件保存及作好相关记录。各部门负责相关文件的编制和使用保管。技术质量部是文件控制的归口管理部门，负责制定本程序（管理制度），并定期对各部门的文件操纵情况进行催促和检查。5工作内容和要求文件的分类以下文件均为公司起重机械安装、维修质量保证体系所要求的文件，必须予以控制。记录是一种特殊类型的文件，必须按照本手册425《记录控制程序（管理制度）》的规定进行控制。a）起重机械安装、维修质量保证手册、质量保证程序（管理制度）、作业（工艺）文件;b）与起重机械安装、维修质量保证体系有关的行政文件；C）合同文件；d）采购文件、分包、对外委托的文件；e）质量计划（包括过程控制表卡、施工组织设计、专项施工方案、操作规程、专项技术措施方案）;f）起重机械安装、维修质量保证体系的记录；g）外来文件（包括法律、法规、安全技术规范、标准，型式试验报告、监督检验报告，分供方产品质量证明文件、资格证明文件等。其中安全技术规范、标准必须有正式版本。）;h）培训工作资料、编制方案的依据资料等。文件发布前得到批准公司起重机械安装、维修质量保证体系所要求的文件，在正式发布实施前必须得到审批。审批人在审批文件时，应认真审查文件的充分性和适宜性，把好文件审查关，不充分和不适宜的文件应进行修改完善后再批准，通过文件审批应确保公司制定的文件具备充分性和适宜性。《质量保证手册》（管理体系说明），由技术质量部组织各职能部门及各质量控制系统责任人员编写，授权代理人（质量保证工程师）审核，最高管理者审批。质量保证体系程叙文件（管理制度），由技术质量部组织各职能部门及各质量控制系统责任人员编写，授权代理人（质量保证工程师）审核，最高管理者审批。纳入《质量保证手册》（管理体系说明）中各章节条款。作业（工艺）文件和质量记录由技术质量部组织相关部门编写，质量保证工程师或者技术负责人审批。524起重机械安装、维修质量计划（施工组织设计或者施工方案、过程控制表卡），由技术质量部组织相关部门编写，质量保证工程师或者技术负责人审批。525公司与起重机械安装、维修质量保证体系有关的行政文件，由设备物资供应分公司编写，公司办公室审核，最高管理者审批。526设备物资供应分公司的内部管理的办法、措施、制度和加工制作计划、施工（生产）计划等，由分公司组织有关人员编写，分公司技术负责人审核，分公司经理审批。527中层以上（含中层）管理岗位的任职要求，由人力资源部组织编写、公司主管领导审核、最高管理者审批。528普通工作岗位的任职要求，由人力资源部组织各职能部门、分公司编写，公司领导审批。529起重机械安装、维修合同文件由设备物资供应分公司起草，设备物资供应分公司负责人签订。5210起重机械安装、维修物资、零部件、原材料采购合同由设备物资供应分公司编写，设备物资供应分公司负责人签订。劳保用品和安全设施的采购合同由设备物资供应分公司编写，设备物资供应分公司负责人签订。5212其他文件的审批，按相应的程序、作业文件的规定执行。必要时，对文件进行评审与更新，并再次批准在每次内部审核、管理评审和行政许可评审机构审核中对现有起重机械安装、维修质量保证体系文件［质量保证手册、程序（管理制度）、作业（工艺）文件等］进行评审，评审现有体系文件的适宜性、充分性，必要时予以修订。修订或者更新文件时，由相应责任部门按原审批程序进行批准和发放到原文件的发放范围。确保文件的更改和现行修订状态得到识别541文件更改时，由更改申请人填写文件更改单，说明更改原因，对重要的更改（如技术参数）还必须附有充分的证据。542经文件的原审批人审批，原审批人不在时，则由被授权的接替人予以审批，公司文件主管部门应向该次审批人提供必需的背景材料，审批人在审批时应考虑更改的可行性和合用性。543文件更改获得批准后，该文件的主管部门将文件更改单予以印制、发放，发放应按该文件的原发放范围予以发放，确保原文件持有的各部门/人员均获得更改通知。各部门/人员接到文件更改单后，应在原文件上更改处作出局部修改的标识，文件更改单应与原文件随行管理。当发生重大更改或者多次更改时，普通应对该文件进行换版。换版由该文件主管部门制发新文件进行审批、发放，同时收回相应作废的文件。填写好文件回收记录表。已批准的文件更改单原件，由该文件的主管部门保存。确保在使用处可获得合用文件的有关版本551起重机械安装、维修质量保证体系文件的发放，由文件的编写或者主控部门制定文件发放登记表，交负责审批或者决定该文件的主管领导确认文件发放范围后，印制与确定范围相一致的份数，在发放的文件上注明分发号，以分发编号作为受控号进行登记发放。与起重机械安装、维修质量保证体系有关的行政文件按公文处理办法进行发放。553通过电子版本形式发放的文件，在公司内部网络上办理签收；通过纸介质形式发放的文件，领用部门/个人应在文件（资料）发放登记表上签收。554因文件丢失、严重破损或者其他情况（如提供给顾客、供方、行政许可鉴定评审机构等或者本身确认发放范围时疏漏）而需申请领用时，由申请者填写文件领用申请单，经其所在部门审核和该文件主管领导批准后，方可领用。555因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件。丢失补发的文件赋予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效。文件主管部门应作相应的发放登记和回收登记。各部门收到有关文件后，应及时作好文件（资料）接收登记表。559公司办公室收到外来文件，填写公文处理单，送公司领导阅批。公司办公室按公司领导批示将文件要求送相关部门、分公司、项目部负责人阅办或者转发到相应的部门和场所。5510各部门或者分公司收到有关文件，将文件上的有关要求进行部门内的文件信息传递（可组织部门人员学习文件或者传阅文件或者再次转发等）。部门负责人应按文件要求组织部门人员实施。当收到的文件涉及多个部门实施或者涉及全公司的工作时，应及时将该文件转交公司办公室进行处理。确保文件保持清晰、易于识别561公司的各类文件通常应打印规范，手抄文件（如技术交底审等）应字迹工整，各类文件应印刷或者书写清晰，保持清晰、易于识别，任何人不得在受控文件上乱涂乱改,确保文件的清晰、整洁和完好。各部门持有的受控文件应有序、妥善保存，以便存取和查阅，各部门应建立本部门持有的在用受控文件清单。起重机械安装、维修质量保证文件用不同的文件名称或者文件编号予以识别。--手册编号为：--作业文件编号为：_____与起重机械安装、维修质量保证体系有关的行政文件编号按公文处理办法进行。-—起重机械安全技术档案文件，安装、维修工程档案文件编号按设备档案管理规定要求进行。确保外来文件得到识别，并控制其分发法律、法规、安全技术规范、标准和顾客及相关方提供的文件的采集、识别和控制分发按《法律法规和其他要求控制程序》执行。防止作废文件的非预期使用，若因任何原于是保留作废文件时，对这些文件要进行适当的标识所有文件的原稿及文件发放登记表由该文件的主管部门保存。各部门负责保存相关的带有受控标识的文件。582作废的文件，原稿上应加盖或者注明“作废文件”标识，原稿保存在文件主管部门。583经批准允许留作资料参考的作废文件，除加盖或者注明“作废文件”标识外，还应加盖或者注明“资料参考”标识，以防止作废文件的非预期使用。未回收的留为资料参考的批准记录应由文件主管部门保存。其余作废文件由该文件主管部门统一回收并销毁。该文件的主管部门应作好回收记录和销毁记录。585重要文件和有保密要求的文件处置时，应在专人监督下，采取粉碎的方式进行，不能直接变卖、焚烧或者直接交市政垃圾系统处理。其他部门到本部门借阅文件时，应作好借阅登记。文件管理的其他要求当文件执行中浮现多种发布形式或者发布载体时，电子媒体应采取适当的加密措施和修改权限控制措施；当文件执行中产生歧义或者因载体不同而文件内容不一致时，本公司以纸介质文件的原件、或者加盖责任部门鲜章的复印件、或者主管领导审批签字的书面文件为准；当文件发生更改时，各类发布形式或者发布载体的文件主管部门应确保被更改文件的多种发布形式或者发布载体同时进行有效更改，并保持内容一致。受控文件不许私自外借。对起重机械安装、维修质量保证体系有效运行起重要作用的各个场所，都要使用相应文件的有效版本。每份受控文件都应有编号，登记在文件（资料）接收登记表或者受控文件清单上，文件之间相互引用应注明相关文件的名称或者文件编号，以便于追溯和提供查询相关文件的途径。起重机械安装、维修的某一个文件发生修改时，公司的其他相关文件也应在该文件或者相应的附件上进行修改，确保全公司所有文件协调一致。公司各级部门编制的文件应字迹清晰、注明日期、条理通顺、保持清晰，用不同的编号和不同的文件名予以识别，妥善保管，在规定期限内予以留存。文件应按顺序或者清单分类存放，应便于检索、查询。根据法规和保留档案文件的需要，保存的档案文件应采取不同的编号、不同的