文学专业公文写作常见问题与解决对策之研究

目录TOC\o"1-3"\h\u摘要 IAbstract II引言 31公文概述 61.1公文的界定 61.2公文写作的意义 61.3公文写作的要求 62公文写作常见问题 72.1公文内容失真 72.1.1弄虚作假 72.1.2流于形式 72.1.3抄袭与套作 82.2文种选择错误 82.2.1滥用公文文种 82.2.2混用及错用公文文种 92.2.3生造公文文种 92.3语言表达失当 102.3.1欠缺庄重典雅 102.3.2欠缺准确 102.3.3欠缺简练 112.4文面有失规范 112.4.1标题制作与排列混乱 112.4.2错别字屡见不鲜 122.4.3标点符号任性使用 123常见问题成因分析 143.1党风政风不正 143.1.1公文撰写者工作作风不佳 143.1.2公文撰写者能力素质低下 143.1.3缺乏对公文的重视 153.1.4公文撰写者易受上司意志左右 153.1.5文牍主义的影响 153.2文种认知错误 163.2.1不了解发文的具体目的和要求 163.2.2对文件性质定性错误 163.2.3非行政机关“讨好式”行文 163.3公文写作能力有限 173.3.1公文写作者专业知识不足 173.3.2对文字的掌控能力欠缺 173.4发文缺乏完善的管理机制 173.4.1上级审核把关不严格 173.4.2形式主义根深蒂固 183.4.3习惯势力影响公文文风 184解决问题的对策 194.1端正党风政风 194.1.1端正公文写作的态度 194.1.2整顿提高干部个人素质 194.1.3肃清吏治、领导带头倡导优良文风 194.1.4严守事实的准确、实事求是 204.1.5深入基层调查、克服“假大空” 204.2科学认知文种 214.2.1按照公文法规规定精确选择文种 214.2.2学会选择易混文种 214.2.3实现公文的全面质量管理 214.3提高语言表达能力 224.3.1保证公文语言的庄重性 224.3.2规范用词 224.3.3掌握炼句艺术 234.4严守公文文面规范 234.4.1公文法规增加补充格式规范 234.4.2开展规范性公文写作培训 244.4.3严格把好关 24结论 26参考文献 27致谢 29摘要公文是党政机关、企事业单位、社会团体维系公务活动正常开展的工具，它有着明确的现实目的和效用。公文的严肃性和规范性会影响行政管理的效率和质量。但在日常公务活动中，公文写作不规范的现象屡见不鲜，这不但降低了公文的效力，给行政管理工作带来不利影响，而且损害党和政府的形象。本论文研究的是公文写作常见的问题以及与之相对应的解决对策。根据自己实习期间的经历、调研、观察、体验展开探究，对公文写作中存在的常见问题进行搜集、整理与归纳，概括出公文写作常见问题的若干表现。在本论文中，概括出的公文写作常见的问题分为四个方面：公文内容失真、文种选择错误、语言表达失当和文面有失规范。根据常见问题又进行了相对应的成因分析，即党风政风不正、文种认知错误、公文写作能力有限以及发文缺乏完善的管理机制。通过对成因的概括和分析，进而有的放矢地思考出应对这些问题的策略，具体可以概括为端正党风政风、科学认知文种、提高语言表达能力和严守公文文面规范。端正党风政风，首先要端正公文写作的态度，提高公文撰写者的个人素养，领导带头倡导优良文风，写作时严守事实的准确，同时可以深入基层去调查。科学认知文种，要根据公文相关法规规定选择文种，同时学习辨别易混文种的方法，对公文进行全面质量管理。提高语言表达能力，要规范用词、掌握炼句艺术、同时要保证公文特有的庄重性。严守文面规范，要消除公文中存在的错别字，开展相关培训提高公文撰写能力，相关公文法规也可以对格式规范进一步补充。关键词：公文写作；常见问题；原因分析；策略AbstractOfficial

document

is

a

tool

for

party

and

government

organs,

enterprises

and

public

institutions,

and

social

organizations

to

maintain

the

normal

development

of

official

activities.

The

seriousness

and

standardization

of

official

documents

will

affect

the

efficiency

and

quality

of

administrative

management.

However,

in

daily

official

activities,

the

phenomenon

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irregular

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of

official

documents

is

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which

not

only

reduces

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effectiveness

of

official

documents,

but

also

brings

a

negative

impact

on

the

administrative

work,

and

damages

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image

of

the

party

and

the

government.This

paper

studies

the

common

problems

in

document

writing

and

the

corresponding

solutions.

Based

on

my

own

experience,

investigation,

observation

and

experience

during

the

internship,

I

collected,

sorted

out

and

summarized

the

common

problems

in

official

document

writing,

and

summarized

several

manifestations

of

common

problems

in

official

document

writing.

In

this

paper,

the

common

problems

of

official

document

writing

summarized

are

divided

into

four

aspects:

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content

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official

document

is

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choice

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text

is

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text

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standard.

According

to

the

common

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the

paper

analyzes

the

corresponding

causes,

that

is,

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party

style,

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vague

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literature,

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lack

of

experience

in

writing

normative

official

documents

and

the

lack

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perfect

management

mechanism

within

the

organization.

Through

the

summary

and

analysis

of

the

causes,

the

strategies

to

deal

with

these

problems

can

be

summarized

as

correct

party

conduct,

perfect

the

management

mechanism

of

document

preparation,

accurate

document

language

and

standard

writing

format.Keywords:officialdocumentwriting;commonproblems;reasonanalysis;strategy引言公文是指党政机关、企事业单位、社会团体在进行公务活动时所使用的各种正式文书，是行政工作中很重要的一个环节。公文是维系公务活动正常开展的工具，它有着明确的现实目的和作用。公文的文风和质量也在一定程度上代表着所在单位的工作作风和工作水平，因此我们需要格外重视公文的规范性问题。中央下发的“八项规定”要求行政机关和各事业单位切实改变文风，同时下发具体文件明确要求加强对于文件的审查力度，可以说国家已经注意到公文现阶段存在的一些不规范的问题，并开始寻求解决办法来改变此现状。但是在日常的工作中，还是会经常看到很多不规范的公文，这种不规范公文层出不穷的现状不仅对公文的效力是一种损耗，还会给发文机关的一些相关工作带来不同程度的危害。目前这种现象并没有改善的迹象，相关政策措施也没有实行，可以说公文写作存在的相关问题还没有被重视。解决公文写作存在的一系列问题，仍然需要我们去深入思考和分析公文写作存在的具体的不规范现象，找出引发这些问题的原因，最终找到具有可行性的解决对策，从根本上提高公文写作的水平，推动公文工作的标准化进程。在基层管理岗位上的毕业实习实践中，关注到了公文写作不规范的问题。本论文便是从公文写作常见的问题入手提出与之相对应的解决对策，以期改变公文现存的一些不规范现象。不说能够切实改变写什么，凭我个人的力量也确实改变不了分毫，但是只要是能够为公文写作事业以及未来改善的时候提供些许参考就达到了最实在的目的。运用专业所学，根据自己实习期间的经历、调研、观察、体验展开探究，对公文写作中存在的常见问题进行搜集、整理与归纳，概括出公文写作常见问题的若干表现，分析其生成原因，进而有的放矢地思考应对这些问题的策略。写作者所确定的这个选题，对于纠正这些常见错误、提升基层公文的质量与效率，是具有一定的的现实实践意义的。通过本论文的撰写，最起码能够保证自己今后写作公文会更加规范和严谨，最起码自己提到的这些问题毛病不会出现。公文写作是一门实践性很高的工作，写好公文需要在实践中领会公文的内涵，将本论文与日常的公文写作实践相结合，在日常工作的公文写作中从根源上避免这些问题。相信通过不断的练习，公文写作的水平和驾驭文字的能力一定会有所提高。一个人公文写作不出问题，也可能带动身边的同时公文写作不出问题，慢慢地会越来越多的人会拥有较高的公文写作水平。在论文写作前期的文献资料查阅的环节，就已经发现公文写作相关的文章以期刊居多，硕士论文或者专著类的不是太多。从在一方面其实也可以看出国内对于公文写作的研究不是很重视，即使针对公文写作常见的问题进行研究，也多是粗浅的叙述，缺乏深层次的思考和分析。国内公文写作方面的文章有一些针对公文写作存在的问题的总结，也有一些关于提高秘书或机关公务员公文写作水平的文章。对于公文写作常见问题的总结，大部分的文章都研究都比较浅显，与之相对应的解决对策也只是在写作技巧上打圈子，并没有探究更深层次的问题和成因。大部分研究性文章归纳分析的公文写作常见问题多有雷同，新意不多。在这方面的研究都不太深刻，可以说确实不是很重视，因此确实也没什么发展。在公文写作常见的问题方面：中共丹东市委党校的李云端的《公文写作常见错误和对策分析》中指出了十一点错误公文例析，但是在对策方面着墨甚少，只是对所举出的例子进行了一个纠正[[]李云端.公文写作常见错误和对策分析[J].才智,2014(30):89-89.]。广东省工商行政管理干部素质教育中心的许华君的《公文写作常见的问题和解决办法》[[]李云端.公文写作常见错误和对策分析[J].才智,2014(30):89-89.[]许华君.公文写作常见的问题和解决办法[J].办公室业务,2015(8):6-7.在公文写作常见问题的成因方面：国网山东省电力公司聊城供电公司的牛玉存的《公文写作中不规范现象的产生原因与对策研究》[[]牛玉存.公文写作中不规范现象的产生原因与对策研究[J].办公室业务,2018(24):5-5.]对常见问题、成因和对策三个方面都有提及，也比较有针对性，只不过文字太少，不能够展现的很全面和深刻。长沙电力学院管理工程系的邓秋枝的《公文写作中存在的问题及原因》[[]牛玉存.公文写作中不规范现象的产生原因与对策研究[J].办公室业务,2018(24):5-5.[]邓秋枝.公文写作中存在的问题及原因[J].长沙理工大学学报：自然科学版,2003(1):78-80.在公文写作不规范问题的解决对策方面，可以说没有比较系统的文章，没有针对具体问题提出的对策。能找到的参考资料基本上都是在提高公文写作水平之类的文章中进行比较笼统的叙述，例如首都经济贸易大学文化与传播学院教授张小乐《提高公文写作水平的有效途径》[[][]张小乐.提高公文写作水平的有效途径[J].新闻与写作,2013(12):68-70.关于笼统的公文写作常见问题的文章其实有很多，以上提及的只是作为举例，但是针对具体不规范问题进行深入思考的文章却很少。将存在的常见问题进行搜集、整理与归纳，概括出公文写作常见问题的若干表现，分析其生成原因，进而有的放矢地思考应对这些问题的策略。因此，这篇《公文写作常见问题与解决对策之研究》还是具有一定的研究价值和现实意义的。1公文概述公文的界定公文的定义有广义和狭义之分。狭义的公文是指一个国家的统治阶级在管理国家、处理各种公务时使用的书面文字工具，即行政公文。广义的公文是指各种法定的社会组织在处理公务过程中形成并使用的具有法定效力和规范体式的文书，既包括法定公文，也包括如工作总结、简报、领导讲话稿等诸多机关事务文书。本文中主要研究广义上的公文常见的问题，分析这些问题的成因，并提出相对应的较为可行的解决对策。公文写作的意义公文是维系公务活动正常开展的工具，它有着明确的现实目的和作用，公文的政治性也决定了公文写作必须保证绝对的规范性。公文不仅可以为具体的公务活动提供法律依据，而且还能为各级单位提供了最为规范的行为准则。公文的质量水平也在一定程度上代表了一个公司的工作水平和工作作风，公文在公务活动的开展中发挥着举足轻重的作用。公文同时也是上下级沟通的桥梁，在总结和领导讲话稿里如果能够将上级的命令和下级的建议都能够准确的表达出来，那么工作必然能够顺利进行，否则将会大大影响行政效率和准确性。公文写作的要求一篇公文是否合格主要从公文的思想内容和文字表达两个方面来判断。在思想内容方面，首先要求公文的政策性强、科学性强、符合统治阶级和政党的思想意志，一定要保证公文政治上的正确。其次，公文叙述的内容一定要遵守实事求是的原则，叙述的内容与实际情况无丝毫出入。在文字表达方面，要求公文结构严谨、文字短小精悍、行文一定要遵循规范。2公文写作常见问题在作为秘书的实习工作中，本人注意到，日常拟发的公文存在的大小问题真的不少。在本论文中将这些问题大致梳理归纳为四个大方面：公文内容失真、文种选择错误、语言表达失当和文面有失规范。2.1公文内容失真2.1.1弄虚作假公文的真实首先是政治的真实，公文的真实性保证了公文作为公务活动文字工具的真实有效。真实的公文对政策的实施发挥着重要的作用，不真实的公文不仅会损伤统治阶级的权威性，更会严重损害到社会和国家。但是为了本市、本地区甚至只是本单位的私利，在进行公文撰写时公文撰写者都有一定的可能去违背党和国家的思想意志，或是制定违背党和国家方针路线的公文，或是在上报的公文中作假隐瞒。例如，生态环境部要求停止填海等相关规划，而某县政府却五次编造虚假的整改情况来欺上瞒下，甚至造假公文来应付上级的检查验收工作[[]转引自[]转引自韩华.党政公文写作规范化问题探析[J].应用写作,2010(3):14-16.2.1.2流于形式常见的党政机关的公文从大体上看基本符合公文的写作规范，也遵循了拟稿、审核和签发的流程，但是你很容易发现这些工作基本是流于形式的。上级要求拟写一篇关于XX的报告，这边很快便能提交上去一篇符合格式要求的报告，但是这真的代表工作效率高吗？其实往往是负责公文撰写的人员有着他们固定的一套写作模式，然后根据需要应用到具体的写作上。如此撰写出的论文往往流于形式，只是单纯的将事件叙述出来而已，至于是否真的完全符合真实情况，就很难说了。公文撰写者常常是为了办文而办文，公文中存在大量索然无味的套话空话，这点在领导的讲话稿上最为明显。领导的讲话稿总是充斥着一堆诸如“认真贯彻落实，坚定思想，继续奋斗”之类的毫无实际意义的套话，一次讲话或许长达一个多小时，但真正需要传达的内容可能只占十分钟。这种现象可以说是形式主义根深蒂固的反映，领导讲话总是认为讲的越长越能体现他的派头，可这却可能会导致听众厌烦，记录讲话的秘书人员也可能因为摸不到重点而记录不全面。2.1.3抄袭与套作公文写作同样存在着抄袭现象，一些公文撰写者惯性公文抄袭，在撰写公文时态度敷衍应付、直接借用他人的公文成果。领导讲话稿、宣传标语、基层公文等都有抄袭借鉴的现象，“传递式”发文和“共享式”写作成为常态。近年来这种现象似乎更加严重，有的将往年的公文修改一下时间成为他“新”写作的公文；有的将其他地区、其他同事、甚至是网络上的公文直接搜集来拼凑成自己的公文；还有的甚至不做任何修改，直接从自己的公文素材库挑选一篇，改改时间地点人物套作成自己的公文。比如前两年比较出名的“神木爱长沙”的案例，陕西神木县在制作宣传标语时抄袭了长沙市的“爱国爱家，爱我长沙”，最可笑的是无脑抄袭其他城市的标语，甚至连城市的名字都不做改动。公文写作作为公职人员必备的基础技能，如今掌握公文写作的这部分人都开始对公文进行直接的抄袭套作，那么那些还不熟悉公文写作的人又怎么会耐下心来进行公文写作?2.2文种选择错误“根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，现行党政公文种类为决议、议案、决定、命令、公报、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、意见和纪要15种，一般称这15个文种为法定文种。[[][]中国公文写作研究会.公文写作与公文处理全书[D].中国严实出版社,2011.在公文写作常见的问题中，文种选择出现的问题最多。不恰当地使用公文文种，不仅会影响到公文的质量水平，还会影响到行政机关的办事效率和进度。经总结，公文文种选择出现的问题大致分为下述三种类型：滥用公文文种、混用及错用公文文种和生造公文文种。2.2.1滥用公文文种在文种的使用上，经常会出现文种的滥用现象，即一些种类的文种被频繁使用。而在所有的公文文种中，“通知”的使用率最高。通知适用于发布和传达要求下级机关执行的事项中，法定文种以外的一些应用文也可以通过“通知”这个载体来发布。即使明确了“通知”的使用范围和适用对象，我们还是会常常见到诸如《中共中央办公厅印发<关于改进XX工作的意见>的通知》之类的文件。“意见”和“通知”同为法定文种，二者的连用实在是没有必要，意见不需要借助通知来印发，只有一些不属于法定文种的应用文才需要通过借助法定文种来行文。这种形式的公文题目，不仅会使文种使用混乱，也造成了通知的滥用。2.2.2混用及错用公文文种有些公文文种的名称、性质和作用都很相似，这给我们准确选择公文文种增加了难度。在这些混用的事例中，最为常见的便是请示与报告的混用。请示和报告均为下级部门向上级部门提出要求，请求上级部门给予指导的上行文。请示写在请示的事情发生之前，报告则可以写在事情发生之前、之中或之后，只要进行了报告便于上级了解情况即可。报告前一般有性质限定词，如《关于XX的情况报告》《关于XX事件的检讨报告》《2019年度关于XX工作的综合报告》等等。但是在实际的使用中，却经常出现将“报告”当做“请示”来用的例子，例如《关于申请防疫物资的请示报告》。这里便将“请示”和“报告”进行了连用，给人感觉就是“报告”的种类中存在一个“子报告”，即“请示报告”，这里错误地将独立的法定文种“请示”划分到了“报告”的从属位置。将“报告”当做“请示”去用，扰乱了法定文种的正确使用，也给具体的工作带来了一些不便。即使一再强调错用文种的危害，还是屡禁不止。而这也不仅仅只是文种的错用这么简单，如此发展下去，上级机关在公文处理的工作上会出现大的烦恼。还是以“请示”和“报告”为例，根据行文规则我们知道，请示一定要有批复，而报告不一定要有批复。如果错误的将“报告”当做“请示”去用，需要得到批复的公文却因为将文种的错用而没有得到及时的批复，这必然会造成工作上很大的困扰。2.2.3生造公文文种《关于推动XX的实施意见》、《关于推动XX的试行意见》、《关于XX的表彰通报》……这些标题乍一眼看来好像并没有什么毛病，但是“实施意见”“试行意见”并不是法定文种的那个“意见”，“表彰通报”也不是“通报”，这些都属于生造出的文种，都是不规范的。文种的生造，同样和口语中不规范的表达有关，但是在正式撰写公文时，一定要保证文字的严谨规范，不能够下意识采用口语的习惯表达。2.3语言表达失当公文在正文部分存在的问题就更多了，有语体风格上的问题、文字使用上的问题、也有篇幅上的问题。在语体风格上，公文行文欠缺庄重典雅；在文字使用上，公文中使用一些含糊语，用词欠缺准确，不符合公文用词应该满足的规范性和严谨性；在公文的篇幅上，最常出现的问题就是行文欠缺简练，空话套话比比皆是，典型的“假大空”。2.3.1欠缺庄重典雅公文的法定性、实用性和严肃性决定了公文庄重典雅的语体特点，这就要求我们在进行公文撰写时要多使用书面语和公文专用语。同时要严格遵守格式，尽可能地保证行文语言态度的公平公正，不可以掺杂个人情感色彩，也要尽量避免浮躁乏味等让人产生轻视或怀疑类的词汇出现。对于流行语的使用更是要慎重，在这些词没有沉淀下来之前不可以轻易使用，否则一定会破坏公文的庄重典雅。虽然在公文中适当地使用一些流行词，会给公文带来一些不一样的色彩，增强公文对于大众的吸引力。但对流行词的使用不可过度，滥用流行词将会损害公文语言的严谨规范。在日常的公文中，一些公文撰写者打着“创新”旗号盲目追求更加“生动活泼”的公文，导致公文中流行词被过度使用，严重损害了公文的规范性。尤其是近年来，公文越来越不规范，这些“流行词”夹杂在公文中，甚至一些不太正面的词语也被运用到公文中去，公文逐渐失去了它的纯净。2.3.2欠缺准确公文语言的规范性要求语言应符合现代汉语普通话的词汇和语法规范，词语搭配得当、语句通顺、不残缺赘余成分。以下列举几个不符合公文语言规范的例子：（1）“本年下半年要进一步坚决贯彻落实……”这里的问题是对副词的滥用，“进一步”和“坚决”有些重复，没有必要重复使用，应改为“本年下半年要进一步贯彻落实……”。（2）“某县今年水稻产量超越最高历史水平”这里的“最高历史水平”定语的位置错误，这里的“最高”应该修饰的是“水平”而不是“历史”，所以应该改为“历史最高水平”。公文语言的合情要求语言运用符合具体的文种特点和语言环境，多是口头语的使用导致的欠缺准确。如“小王不满税务局干部的检查，与其中一个老头儿起了冲突”，这里的“老头儿”显然不合适，破坏了公文的庄重性，用词不够准确，应改为更具书面化的“某某同志”。2.3.3欠缺简练在日常的公文写作中，公文撰写者常常是为了办文而办文，公文中存在大量索然无味的套话空话。使用套话可以说是一种根深蒂固的弊病，套话使得公文内容僵化、冗长却又空洞无物，读起来索然无味、令人生厌。但是有些人真的很喜欢写篇幅长但没有实际内容的文章，这类文章根本传达不了任何有用的信息。细观他们的公文，你会发现空话套话支撑起了他们的文章，诸如“认真学习领会XX会议的精神，提高对于XX的认识，深刻认识到XX的重要性，在具体工作中对XX进行贯彻落实……”这类套话。在日积月累之下，这些套话组成了他们写作公文的模板，每次写作都会直接生搬硬套用来应付任务。也有些领导讲话时偏爱长篇大论，生怕讲话短缺了一些领导的派头，本来三五分钟就能讲完的事情非要拖成一个小时的演讲，显然其中充斥了大量的空话套话。演讲稿欠缺简练，不仅会让与会者感到厌烦，更会让大家模糊重点，很有可能因此遗漏真正重要的事情。2.4文面有失规范2.4.1标题制作与排列混乱公文标题的制作和排列都有一些不规范现象，在标题制作方面出现的问题，大致可以归纳为以下三个方面：一是把发文机关写进事由中，导致无发文机关，如《关于XX街道办事处XX等同志任职的通知》；二是事由空泛抽象，导致事由不明确，如《XX学校关于表彰XX同学拾金不昧的通报》；三是两个文种合用，如《关于申请防疫物资的请示报告》。公文标题的排列一般分为三种，分别是一行式标题、多行式标题和题注式标题，且这三种标题都要求居中排列。一行式标题字数较少，一行就列下，要求做到居中且醒目。多行式标题字数较多，需要两行及以上，排列时要求回行时词义完整、美观大方，两端对称。题注式标题的题注的字号要求小于标题，并使用圆括号。在标题排列方面出现的错误，也可以归纳为三点：一是标题排的太满，有时文字虽然能一行放下，但是文字快要顶到左右两端，很不美观。标题排列至少需要保证左右两端留有三四个字的距离，充分展示公文标题居中醒目的特点。二是多行标题经常排列参差不齐，为了照顾回行时的句意完整而产生的两端不对称的现象。三是标题排列不当引发歧义，一般出现在多行式标题中。例如“国务院办公厅关于整顿活禽经营市场加强XX禽流感防控工作的意见（国办发﹝2020﹞16号）”这里如果标题的第一行在“活禽”处结束，原本想表达的整顿“活禽经营市场”就变成了整顿“活禽”，经营市场加强……工作。2.4.2错别字屡见不鲜错别字是日常生活工作中常见的现象之一，尽管国家社会学校老师都在呼吁正确使用汉字，也采取了一些行政方面的措施，这种现象仍然屡见不鲜。公文中出现错别字的后果最为严重，公文中的一个字甚至一个符号都有可能使公文表达的意思发生改变，失之毫厘谬以千里，甚至可能影响具体办事的实行效果。以“不利”和“不力”为例，“不利”的意思为没有益处、好处的意思，往往以“对……不利”的形式出现，而“不力”的意思为没有尽力，往往以办事不力、领导不力等形式出现。但是我们经常能够在公文中看到“办事不利”这类搭配，这显然不是正确的使用，形近词和同音不同字的错误使用足以说明在公文写作文面上存在错别字的现象已经根深蒂固。2.4.3标点符号任性使用标点符号在公文中起着举足轻重的作用，不仅影响公文的规范性，也左右着公文的真实含义。公文撰写者应该精确使用标点符号以保证公文的精确，避免影响到公文的权威性和真实含义。但是日常的行文中，标点符号的使用往往不被重视，甚至可以说是在任性的使用，这将给工作带来一系列不可预估的严重后果。首先，在书名号的使用上经常出现错误。根据《国家行政机关公文处理办法》的规定，公文的标题中除法规、规章名称加书名号之外，一般情况下不使用标点符号。但是在实际的公文标题中，错加漏加书名号的情况还是很多。比如《某县关于转发“XX规定”的通知》，这里的“XX规定”应该加书名号却错用了引号。又如《某县关于印发<XX工作总结>的通知》，这里的“XX工作总结”则不是法规规章，不该使用书名号。其次，在括号内外的标点符号的使用上也经常出现错误。在有括号补充的长句子中，有时括号内的成分过多，会出现几个标点符号，在句子结尾会下意识的使用一个句号或者其他符号。一般来说，括号中的成分起着对前文进行补充的作用，且在括号前并没有标点符号的情况下，括号内句子结尾不宜使用其他标点。例如“关于成立XX工作小组（张三担任组长，李四担任副组长。），具体情况由小组内部沟通。”这一句子，括号内句号就很不恰当。3常见问题成因分析3.1党风政风不正公文内容失真，大多与公文撰写者的工作作风存在联系，其实质也就是党风政风的问题。党风政风不正又可以从公文撰写者的工作作风、能力素质、对公文的重视度、受上司意志左右的程度和文牍主义影响的程度五个方面来进行分析。3.1.1公文撰写者工作作风不佳公文的真实就是政治的真实，公文内容失真，追其根源，主要还是工作作风方面出现了问题。在工作作风方面，公文撰写者做事缺乏主动意识，十足的庸懒散奢。他们的“庸”表现在，在进行工作时往往习惯按照之前的路线和方式行事，贪图安逸，喜欢凭经验去解决问题，绝不自己思考探索更好的处理办法。机关干部更明显的特点大概就是得过且过，严格遵守“朝九晚五”的工作时间，在工作时间外，一分钟时间都不会分给工作。业务能力不精使得他们在进行公文写作时也得过且过，习惯应付了事，绝不静下心认真严谨地完成一篇公文。他们的“懒”表现在，做事拖沓无效率，懒得去学习去思考，只做好分内的事情，甚至有时分内的事情都没做好。像公文出现不规范的问题就是公文撰写者“懒”的结果，写作时不仔细思考公文写作的基本规范，也不去主动学习公文相关最新知识和规定，习惯吃老本。他们的“散”表现在，工作时自由散漫、缺乏纪律性、热衷于走形式搞过场。“散”源自风气不正，这和不健全的制度和管理、还有低下的个体素质观。公文写作中文风漂浮欠缺庄重典雅就是“散”的具体表现。他们的“奢”表现在，平时不作为，但是却利用公款来大吃大喝满足自己的私欲，行事铺张浪费。庸懒散奢工作作风，有历史原因、体制原因、环境原因和个体原因，是一个比较根深蒂固的问题，一朝一夕难以解决，只能够一步步地去改善。3.1.2公文撰写者能力素质低下公文的抄袭和套用往往与公文撰写者的个人素养有关，究其原因，无外乎能力不足、时间不足、要求不高和懒惰四点。能力不足，有些公文撰写者不了解公文写作知识，甚至连公文写作最基础的要求都不甚了解。这就导致当他们被安排公文写作任务时，往往只会将要汇报的事情按照基础文章的写作程序叙述出来，并没有遵守公文的规范性和严谨性，在很多方面都有问题。时间不足，在上级要求尽快上交或是工作任务繁重时，大部分人往往在自己的素材库里挑选合适的模板应用在这次的公文中，往往是应付了事。要求不高，撰写公文的人不重视公文质量，加上负责审核的上级也只注重公文的数量而非质量就更加助长了这种抄袭套用的不良风气。第四，懒惰的问题就更加常见，在撰写公文时，还有只是凭借着自己的写作经验去撰写或是一直使用那套固定的公文写作模板，甚至他们一直使用的写作模板都是不规范的。还有那些拥有一定公文写作知识和水平的人，这类人往往眼高手低，仗着自己有公文写作的经验便更不将公文放在眼里，更别提静下心去钻研如何写作更好的公文。3.1.3缺乏对公文的重视绝大部分的公文撰写者都不够重视公文写作，在他们眼里，公文写作不过是按照固定的模板进行的写作，不需要投入多少心思。他们认为，只要是能够把内容叙述出来，格式规范无关紧要。除去公文撰写者的不重视，发文单位对公文也缺乏应有的重视，具体表现在审核和签发过程缺乏严格的审核和把控。因为对公文写作不够重视，单位对于最新公文法规的宣传普及也不够及时，这直接导致公文办理中仍然延用很久之前的甚至现在已经是错误的公文格式，这大大影响了公文格式标准化的进程。3.1.4公文撰写者易受上司意志左右在进行公文写作时，公文撰写者一般情况下都是按照上级的要求进行公文的撰写，因此上司意志直接影响了公文的内容和叙述方向。如果有上级授意公文撰写者朝着某个方向撰写、甚至是指导他们为了本单位本地区的利益而对汇报的真实情况进行一定的篡改，公文撰写者一定会这么做，毫无自己的主见。在他们世界观里，按照上级的意思去做就是对的，至于到底什么是对什么是错，他们并不关心，甚至可以在追究责任时推诿扯皮，得过且过。3.1.5文牍主义的影响文牍主义是指脱离实际，不深入基层了解情况，只是坐在办公室里依靠制发和处理公文来解决工作的一种现象，属于官僚主义的一种。文牍主义在现实工作中真的存在不少，领导干部总是希望发个文件就能够将事情解决。当前文牍主义的主要表现是：文件数量多内容长，严重影响行政办事效率。将自己关在办公室里做文章、依赖文章解决事情、凭借主观臆断而不是深入基层的调查来处理事情，这是典型的缺乏责任心的表现。过多的文件更是拖住了他们深入基层的脚步，将他们牢牢困在办公室里处理文件。在处理文件时，有时也在不了解真实情况和事件的紧急程度就盲目的依次进行处理。3.2文种认知错误3.2.1不了解发文的具体目的和要求错用、滥用或生造公文文种均表明公文撰写者对公文文种的认识比较模糊，在文种的选择上不够严谨。很多时候，公文撰写者因为对发文的目的和要求不了解，所以在具体的使用中出现选择性错误。在所有的文种类型中，很多文种都有相同的字，比如公告、报告、通告、布告这四种，都有一个“告”字，“告”字这里是陈述、使知道的意思。因此这四种文种的目的均为向对方告知某件事情，只不过具体的使用范围有所区别。不同的文种，在名字上就很明显的对发文的目的和要求进行了标记，不同的文种代表了文件不同的目的和要求，不了解发文的具体目的和要求将会很容易混淆错用文种。3.2.2对文件性质定性错误文种的名称为我们点明了文件的性质，比如说指示和批示，两者都有一个“示”字，“示”的意思是把东西拿出来使知道，所以这两个文种都是上级对下级提出指导意见，都属于指挥性质的文件。发生文种的错用，大多是对文件的性质定性错误，应该选择使用请示的事情他们可能会提交一份报告上去。文件或是指挥性质的，或是告知性质的，还有记录性质的，不懂得根据具体情况选择适合当下文件的文种、对公文的性质不甚了解，将会很容易发生文种错用和误用的情况。3.2.3非行政机关“讨好式”行文文种方面出现问题，可能是使用时混淆了文种的具体含义，但是也有可能并不是文种认知出现错误，仅仅是因为发文者对于受文者有一些审批类的需求，所以明知对方不是自己的上级机关，发文时依旧自认“卑微”地使用上行文。因为有求于人，所以把姿态放得很低，甚至不惜错用文种，疯狂使用“报告”“请示”一类的上行文。这在一定程度上助长了受文机关的官僚主义思想，变得越来越高高在上，甚至潜意识认为就该如此使用文种。如此发展下去，受文机关甚至有可能主动要求授意有求于他的平行单位和不隶属于他的单位发送公文时使用上行文性质的文种，以此来显示其威望和地位。3.3公文写作能力有限3.3.1公文写作者专业知识不足一些公文撰写者对于公文写作可以说基本不了解，缺乏公文写作基础知识，因此在进行具体的公文撰写时也难以掌握基本的写作要领，规范公文的完成度也不够高。部分公文撰写者本身对于公文专业知识的积累就不足，专业性很弱，他们所掌握的写作功底根本支撑不起系统公文的写作。因此这类公文写作的门外汉在写作公文时，往往会参照前辈的公文，但是前辈们写出的公文其实也不一定是绝对规范的。通过仿照完成的公文，更加缺乏规范性和严谨性，长期写作这种不规范的公文，不利于公文的规范发展。自身专业素养不足，还缺乏学习理论知识的自觉性，如此发展下去公文现阶段存在的问题只会越来越严重。公文写作需要公文写作重视对理论知识的学习，还需要公文撰写者与时代背景紧密结合，掌握最符合当前社会的思想理论知识。这就要求公文撰写者拥有不断改良更新的写作观念，而不是一直延续守传统的写作观念。但是有些公文写作者还没有掌握比较扎实先进的写作观念，因此也满足不了实际工作的需要。3.3.2对文字的掌控能力欠缺一些公文撰写者认为公文只要遵守相应文体格式撰写、将事情叙述出来就足够了。据调查，特别是文秘人员，普遍认为公文写作不难，他们说只要把握住要点，将领导的意思表述明白即可。一些格式、文种、用词方面都不需要太讲究，并不会影响公文的实际效果。他们往往对公文的语言和细节方面不够重视，对公文中各类词语的选择和使用都不够恰当。他们对于词语不同含义不能够进行精准的区分判断、写作时也不甚顾及词语的语体色彩、也不明白词义在不同语境中会发生变化，如此完成的公文很有可能在内容表达上出现错误、也容易引发歧义，严重影响了公文的质量和效力。3.4发文缺乏完善的管理机制3.4.1上级审核把关不严格有时不只是公文撰写者对公文写作不够重视，就连下达公文写作任务的上级领导也对公文写作不甚重视。在他们眼里，可能公文成品只要达到“公文”的样子，内容详实、政治大方向上不出问题就可以了，在公文的规范性、行文的流畅性以及文字运用方面都不讲究。上级审核把关不严格，或是上级领导对公文相关知识也不够了解，只要下级拿出一篇还像样子的公文就可以应付过去。亦或是上级真的对公文不够重视，他们不愿意或没时间去审核公文的每一个细节。拟发过程缺乏完善管理机制，直接导致了大批不规范公文的存在。审核把关不严格，错别字、标题制作、标点符号等文面方面的问题被轻松放过，这直接导致了公文文面的有失规范。3.4.2形式主义根深蒂固在机关内部日常的公文写作中，公文撰写者常常是为了办文而办文，公文中存在大量索然无味的套话空话。这种现象可以说是形式主义根深蒂固的反映，一旦享受到形式主义带给自己的好处，在日后的工作中便会更倾向于这类形式主义的空话套话。长此以往，公文便被无实际内容和效用的空话套话占据过半的篇幅。更为过分的是，有的人在撰写总结或其他类型公文时，甚至会贪图省事直接使用别地别区的公文，对题目和一些地点进行稍微的修改就直接上交。这种改头换面的公文写作，更是证明了形式主义文风的盛行。3.4.3习惯势力影响公文文风除却形式主义这一官僚主义的毛病，习惯势力对公文的影响也十分严重。在进行公文写作时，有公文撰写经验的人一般会直接使用自己以往写作公文的模板和套路，丝毫不会有创新。对他们来说，公文无论如何去写，都是这样中规中矩的样子，延用习惯的模板就一定不会出错，不出错就足够了。按照他们这样的思想发展，公文便只会困在那个套路里没有发展。公文中错别字屡见不鲜与习惯势力也有很大关系，出现错别字不只是马虎大意的原因，更有久错不纠习以为常的原因。习惯势力是最难纠正和改变的，一个公文撰写者将某个错字写了十几年之后，根本不可能发现这个字是错误的，即使发现过后也很难纠正。4解决问题的对策4.1端正党风政风4.1.1端正公文写作的态度凡事想要改变都要从端正态度入手，端正党风政风首先要提高对公文写作的重视。重视日常每一篇公文写作的任务，每一次的写作都严格遵守公文写作的规定，尽可能保证公文的规范性。能不能把文章写好，最关键的往往不是能力问题，而是写作态度问题，态度决定成败。对待公文，在遵守公文规范性的基础上要做到的就是认真，公文语言比较严谨，“一字入公文，九牛拔不出”的水平，不认真对待肯定是做不到的。特别是作为一名机关干部，无论具体从事哪个岗位，公文写作都是一门必修课。撰写公文时，必须具有高度的责任心，不仅要对机关团体负责，也要对人民群众负责。4.1.2整顿提高干部个人素质公文撰写者的个人素养直接影响了公文的质量，想要改善公文写作中内容失真的情况，就必须要整顿和提高公文撰写人员的个人素质，着重从整治“庸”和“懒”方面入手。首先，高度重视公文撰写者业务知识学习的重要性和紧迫性，加强培养他们的文字功底，从根源上避免公文出现不规范的一系列错误。在日常的工作中，努力从业务知识的学习开始入手，在深入基层的工作时将所学内容与实际结合起来进行运用。其次，深入基层进行实践和锻炼，发扬吃苦奉献的优良传统，不畏艰辛，切身感受基层的实际情况，将人们最需要的和最真实的情况写进公文，保证实事求是。公文撰写者要保持严谨的工作作风，行文做事都守规矩不懒散。最后，整顿“懒”必须要加强制度建设，从根本上治理这个不良作风，建立完善岗位责任制、绩效评价制等等，为行政工作营造优良的环境和氛围。4.1.3肃清吏治、领导带头倡导优良文风在行文时，克服“长空假”的不良文风，贯彻落实“短实新”的优良文风，在实践过程当中改进文风，以优良的文风去促进党风政风的转变。首先，要谦逊谨慎、实事求是。具有优良文风的公文能够准确传达上级的指导意见，反之则会使接受者似懂非懂甚至被误导，领导的真实意图无法得到体现。优良的文风应该是“实”的，公文撰写者进行写作时要注重实事求是，写作的内容要真实，务必保证文中事物的每个细节都与真实情况不存在半分出入，不因为自己的个人因素影响公文的真实性。习近平总书记强调过：“各级领导干部都要树立和发扬好的作风，既要严以修身、严以用权、严于律己，又要某事要实、创业要实、做人要实。[[][]董振华.谨防“文牍主义”侵蚀基层党建堡垒[J].人民论坛,2019(26):51-53.其次，在保证写作意图的得到完整展现的前提下，对文章的内容进行压缩，要求大家做到公文行文简短明了、文约事丰。尤其是领导干部在讲话时，一定要把控时间，将那些虚无缥缈的空话套话都进行删减，保证文章一定要简短精练，减少聆听者厌烦情绪的产生。最后，在写作公文时，可以与最新的时事和政策理念结合起来，以最“新”的思路去探求最深刻的内容，不只是停留在事物的表面。4.1.4严守事实的准确、实事求是公文撰写的基础和前提就是要说明和叙述清事情的真实情况，公文中的事实出现不偏差，针对这个事实提出的相关意见想法都失去了意义。所以要保证公文的真实性，一定要严格确保事实的准确。要做到事实的准确，要求公文撰写者从实际出发，对事件的真实情况作最贴切细致的叙述，最终呈现在公文中的事实不能与实际有分毫的出入，不能对事实进行夸张、隐瞒和编造。尤其要求公文撰写者注重对细节的掌握，往往就是这些细节会影响整体的效果，甚至影响公文所要传达的真实意思。“大概”、“似乎”、“左右”一类的模糊词是不能够出现在公文中的，这不仅会使人觉得你没有严谨求实的工作作风，也会影响公文的表达效果。4.1.5深入基层调查、克服“假大空”脱离实际，不深入基层了解情况，只是在办公室里依靠制发和处理公文来解决工作是万万不行的。想要保障公文内容的真实性，一定要深入基层去调查，不能够凭空想象主观臆断事情。没有去实地调查，仅凭下级传送过来的资料信息来判断真实情况是肯定不可能的。因此要克服“假大空”的文风，务必要了解真实的情况。只有自己亲眼看到事情到底是如何，才不会使公文呈现的内容与真实情况有出入。深入群众、了解群众，才能找到更合适的与群众沟通的方式。以群众喜闻乐见的方式写作公文，使用群众更容易理解的词汇和文风写作公文，一定会使一些政策意见的具体施行更加方便和快捷。4.2科学认知文种4.2.1按照公文法规规定精确选择文种上文介绍了党和国家通过法规形式确定的15种法定文种文种，还有一些诸如计划、工作总结、办法等不属于法定文种的应用文种。这类文种和法定文种在法律地位上就有所不同，因此这些非法定文种是不能够独立行文的，如果想要进行上报下发时，只能也必须从法定文种中选择一个合适的文种来做载体，切忌不能够使用这类文种的名字作为公文的标题。在公文拟发过程一定要按照公文法规的规定来选择使用的文种，不能够乱起名称。选择合适的文种是公文写作的基础，根据公文法规的规定准确的选择文种，并从中总结学习精准选择文种的办法，从而促进公文的规范化和科学化。4.2.2学会选择易混文种有些公文文种的名称、性质和作用都很相似，这给我们准确选择公文文种增加了难度。但是只要牢记《国家行政机关公文处理办法》里对于公文文种选择的依据，就能够准确选择文种不出错误。公文文种的选择有以下四个依据：发文权限、发文方向、发文目的和发文范围。学会辨析和选择易混淆文种，要求我们掌握各类文种具体的适用情况，提高自身对于公文写作专业知识的掌握。加强对于文种概念的理解，结合实例进行记忆，一定要确保公文撰写人员掌握的是最准确的文种定义，并且在对文种定义概念融会贯通的基础上，准确使用每一个法定文种。同时要掌握国家对于公文管理的最新规定，注意公文文种方面出现的变化，以更好的适应出现的新情况，不断提高公文写作的质量和水平。4.2.3实现公文的全面质量管理公文的全面质量管理，要求公文制发和管理的全员参加，管理也要贯穿公文写作处理全过程，使公文写作更具规范化和标准化。对待公文，要对公文管理各环节进行层层把关，加强公文管理和审查的力度。首先，把好政治关。文章中的观点一定要正确、符合国家的路线方针，政治方向上一定不能出错。其次，要把好事实关。公文中的内容一定要符合实际情况，不能确定的模糊词能避免就避免，公文呈现的内容一定要与实际无出入。最后，把好体式关。公文的文种、格式规范和语言的使用一定要符合公文的行文规则。对待重要文件更是要进行多次的校对审核，可以实行管理责任制，对每一个环节的工作内容、标准和核查力度都进行明确的说明。比如哪一个环节出的错误，直接追究相应校对审核人员的责任。同时建立相对应的奖励制度，审核校对最认真的人员就给予一定的奖励。4.3提高语言表达能力4.3.1保证公文语言的庄重性首先，要谨慎使用流行词。流行词的产生，是社会思潮变革的体现，在一定程度上丰富了我们的话语风格，是具有一定程度的使用价值的。但是公文，作为规范严谨的党政机关传达信息的书面文字工具，一定要注意流行词使用的一个度。某些社会流行词一定要慎重对待，切忌不可随意使用。一些流行词能够比较客观合理的表现某件事情，在公文中就可以适当地使用，适当地这些流行词，还有利于增强公文的时代感和生动性。而有些流行词，是对词语的本意进行了扭曲得到的，这类词语我们就应该慎重选择，坚决不能够让其混杂进公文中去破坏公文的规范性。不健康不适宜在文面展示的词语，更加不适宜出现在公务文书中。在流行词的选择上，我们一定要慎重再慎重，取其精华去其糟粕，不能够影响到公文语言的纯净严谨。其次，不滥用修辞。公文语言不使用华丽的辞藻，撰写公文时能够将内容陈述出来即可。可是这不意味着在公文中完全不提倡使用修辞，可以在保证公文不失庄重典雅的基础上使用一定的修辞来保证公文语言的生动活泼，增强公文的感染力和表现力。最后，不滥用缩略语。公文中恰当地使用缩略语可以达到文约义丰、言简意赅的效果，更能体现公文的特点。但是简称和缩略语大多是交际是为了用语方便而使用的，一旦脱离了特定的言语环境，这个词语就很有可能产生歧义让人误解。在公文写作中，如若前文提及过某单位或某文件，在下文你想要使用缩略语，必须在第一次提及时加以括号标注“以下简称为XX”，且第一次出现时必须写出全称。4.3.2规范用词要做到用词规范准确，首先要注意区分词语的多重含义。现代汉语中，一个词语可能从不同的角度看会有不同的含义，也存在一些具有相同含义的近义词，这类词语只是在程度和适用范围上有些许不同。在具体的行文中，要根据具体的语境选择最贴切最能表达文章意思的词语。其次，要注意词语的感情色彩和语体色彩，根据作者的态度和情感倾向来选择合适的词语。一定要学会分辨褒义词、贬义词和中性词，千万不能够错用和误用，要结合具体的语境来选择。语体色彩包括口头语色彩和书面语色彩两类，在公文写作中，切忌要使用严谨规范的书面语言，慎重使用口头语。有时，一些口头语还会影响到整篇文章的感情色彩。4.3.3掌握炼句艺术针对公文中空话套话太多行文欠缺简练的情况，最关键的一点就是要先将文章变短，在能够表达意思的前提上越短越好。尤其是报告，在书写时一定要注意文字的简明扼要，公文内容条理清楚更加便于阅读。最理想的情况，公文写作能够达到“文约意丰”的境界。首先，在公文书写上应该丢掉多余的顾虑，比如担心文章太短领导会嫌弃指责、担心文字少事情叙述不清楚、担心关键的地方会被忽略掉等等。但是并不是你在某方面着墨多这方面就会引人注意。相反，如果这一部分的文字实在太多，会导致人失去仔细阅读的兴趣，岂不是更容易忽略到细节。其次，要注意对材料的筛选，在书写公文时不需要讲所有的材料都总结进去。在能够表述清楚事情的前提下，选择适量具有代表性的材料作为举例就足以。最后，在公文撰写上一定要掌握炼字的艺术，学会用最精炼的话语表达最丰富的含义。在文章的写作时字斟句酌，力求以多胜少。4.4严守公文文面规范4.4.1公文法规增加补充格式规范《国家行政机关公文处理办法》已经就公文的规范问题进行了细致的规范和说明，可是公文格式不规范的现象仍层出叠见。针对格式不规范的现象，为了适应当前的形势，必须有必要进一步推进党政机关公文处理工作科学化、制度化和规范化。因此，我认为《国家行政机关公文处理办法》需要推出最新的版本以适应当下的时代背景。在日常使用中发现的那些不合理不恰当的地方，要根据当下的具体情况对行文规则进行更加细致的分类，使行文的每一步内容都更加清晰和规范，也更加方便工作中的实际操作。4.4.2开展规范性公文写作培训针对公文写作不规范的现象，可以开展公文写作规范化的主题培训。培训可以从公文格式、写作方法、写作要求等基础知识来进行讲解。为了公文写作培训取得比较好的效果，可以从三个方面来操作。首先，领导要高度重视，主动并精心组织这次规范化的公文写作培训。将培训提至日程，并且保证每个季度都能有一次正规的的培训课程。甚至可以成立专门的培训和监督小组，增强培训的专业化，将培训任务下发到每个部门负责。其次，在培训过程中组织专家团队对参与培训人员撰写的公文进行批改和分析，找出普遍存在的问题并及时纠正，同时不断改进教学方法以保证公文培训内容更好地被接受。针对完全不了解公文写作相关知识的人进行公文写作常识性知识的讲解。然后可以针对公文写作常见的那些问题进行系统的分析，并在这个过程中穿插规范性公文的写作要点讲解。为了让大家更容易理解，可以列举贴近实际工作且极具代表性的实例进行分析讲解，激发参与培训人员公文写作的热情。最后，为了保证培训工作顺利开展，还可以设置激励机制。比如每期的培训班都进行严格的考勤，日常听课要有笔记心得，并在结课时开展考试，考勤和考试结果等方面都进行登记并作为年底考核评比的其中一项。如果各方面都达到要求，年底就可以对这些先进给予一定的奖赏。4.4.3严格把好关错别字的问题已经是一个顽疾，要解决这个顽疾就一定要认真且耐心。消除错别字，需要在公文拟稿、改稿、审核、校对和印发等各个过程都要严格把关。拟稿时，公文撰写者要尽量养成零错别字的良好习惯，这不仅是对公文的基本要求，也会在一定程度上体