(精简)第5章 企业非计算机信息系统的管理

第5章企业非计算机信息系统的管理5.1企业非计算机信息系统管理概述5.2企业竞争情报的管理5.3企业信息公开的管理5.4企业会议的管理5.5企业文献信息系统的管理5.6企业知识管理司有和-企业信息管理学-第五章5.1.1企业非计算机信息系统管理的内容

非计算机信息系统，又称非在线信息系统，指不需要使用计算机或只有部分工作需要使用计算管理的信息系统。非计算机信息系统管理的内容包括：1．企业非在线信息系统的运行与维护2．企业非在线信息系统的修补与审计3．企业文献信息系统的管理4．企业信息活动的管理5．企业非在线信息系统内人员的管理

management5.1企业非计算机信息系统管理概述司有和-企业信息管理学-第五章5.1.1企业非计算机信息系统管理的内容

management5.1企业非计算机信息系统管理概述5.1.2企业非计算机信息系统管理的思路

1.强化正式信息系统的功能

2.充分利用非正式信息系统为企业管理服务学会利用非正式信息系统为企业管理服务学会利用非正式信息系统塑造良好的自身形象

3.抓紧企业软件信息系统的建设提高对软件信息系统作用的认识做好软件系统与在线系统的协调

4.加强企业管理者自我提高，提高主体系统水平司有和-企业信息管理学-第五章5.2.1企业竞争情报的概念

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Management5.2企业竞争情报的管理5.2.2企业竞争情报的基本内容5.2.3企业竞争情报工作的步骤5.2.4企业竞争情报的方法(了解、略)司有和-企业信息管理学-第五章5.3.1企业信息公开概述

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Management5.3企业信息公开的管理1.企业信息公开的必要性（1）社会信息资源共享的需要（2）企业生产经营管理的需要（3）树立企业形象的需要

▲让消费者了解本企业▲让投资者了解本企业

▲让合作者（供应商和销售商）了解本企业司有和-企业信息管理学-第五章5.3.1企业信息公开概述

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Management5.3企业信息公开的管理1.企业信息公开的必要性2.企业信息公开的内容（1）向上级主管部门公开信息（2）向社会监督部门公开信息（3）向社会信息网络公开信息（4）向其他企业公开信息（5）向用户和消费者公布信息（6）向股东和股民公开信息司有和-企业信息管理学-第五章5.3.1企业信息公开概述

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Management5.3企业信息公开的管理5.3.2企业信息公开的方法1.信息发布会、新闻发布会、记者招待会2.产品展览会、商品交易会3.广告4.企业新闻报道5.企业冠名的公益活动，可以提高企业的知名度6.企业网站7.企业出版物、书面报告、报表8.电话、传真、电子邮件司有和-企业信息管理学-第五章

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Management5.3企业信息公开的管理5.3.3企业信息公开的策略关于企业信息的公开，仅仅知道方法还不够，还需要懂得信息公开的策略。

什么是策略？因为媒体仅仅是信息公开的工具，如何选择工具，如何使用工具，在什么时间、什么地点、使用什么工具，才能获得最好的信息公开效果是有讲究的。总结近几年来企业信息发布的实践可有五大策略。

司有和-企业信息管理学-第五章

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Management5.3企业信息公开的管理5.3.3企业信息公开的策略

1.策略一“攻心”

：为您服务，满足需求

（1）动之以情，亲密接触企业的各种生产经营行为从“情”切入，寻求产品对应人的情感枢纽相应的部位与层次，赋予在包装、广告、促销、设计上面，进行定向准确而又有分寸的“切入”。使消费者受到感染或被冲击，产生对本企业的好感。

案例1：农夫山泉：“你购买一瓶农夫山泉饮用天然水，就向贫困地区捐出一分钱”的广告语。

案例2：1997年，美国西北航空公司免费空运一位患重病的中国小孩到美国做手术。

司有和-企业信息管理学-第五章

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Management5.3企业信息公开的管理5.3.3企业信息公开的策略

1.策略一：为您服务，满足需求

（1）动之以情，亲密接触（2）热点热炒，投其所好热点是在一段时期内整个社会关注的问题、舆论的焦点。社会热点对所有企业都是存在的，某一热点对哪个企业会产生作用，即哪个企业能在热点上有所作为，并不决定于热点本身，而完全取决于企业对热点的精准把握和恰当发挥。

案例：神舟5号载人飞船成功发射之后，新天下电脑公司将其电脑取名“神舟”，借神舟的东风，卖自己的电脑。

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Management5.3企业信息公开的管理5.3.3企业信息公开的策略

1.策略一：为您服务，满足需求

（1）动之以情，亲密接触（2）热点热炒，投其所好消费者对具有民族文化要素的产品情感上比较容易接近。一个消费者选择一种商品，在一定意义上说，是他对这种商品所含文化的认同，消费者个人在选择时可能不会意识到，但它确确实实存在。所以，企业要“为您服务”，自然就应该是企业的产品本土化、民族化。

（3）文化渗透，深层接触①泰国饮料“红牛”在进入中国市场时宣称是华裔科学家研究成果。

②加拿大多伦多的“张飞牛肉”提篮叫卖卖不出去。③海尔的冰箱在阿拉伯国家卖不出去。司有和-企业信息管理学-第五章

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Management5.3企业信息公开的管理5.3.3企业信息公开的策略

1.策略一：为您服务，满足需求

2.策略二：善假于物，为我所用为您服务，煽情攻心，是从消费者身上找“刺激物”。还可以从客观的社会环境中寻找可利用的“刺激物”。企业的社会环境中有各种各样的人物、事件、组织、物品等，都可以作为利用的对象。司有和-企业信息管理学-第五章

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Management5.3企业信息公开的管理5.3.3企业信息公开的策略

1.策略一：为您服务，满足需求

2.策略二：善假于物，为我所用明星：电影明星、戏剧明星、行业里出名的人物。明星以他长时间的工作实绩，积累了很高的知名度、美誉度、吸引力。社会公众对明星总有一种崇拜的心理。喜欢模仿明星的行为是一个普遍现象。要打开产品的路子，借助明星，聚集人气，是一条捷径。（1）借力明星，引领潮流▲2003年，搜狐公司出资200万取得攀登珠峰的国家登山队的独家冠名权，张朝阳的身影随着中国搜狐登山队一起出现在珠穆朗玛峰的峰顶，并且第一次从8848米的海拔成功地发出了彩信。内生明星：张朝阳借力明星的注意点：①明星知名度和美誉度是两回事。②明星的基本特征与企业产品特征不一致③明星的光芒盖过产品④企业明星形象代言人不宜频繁更换⑤与明星“交情”要深双星鞋厂总裁汪海与马俊仁的关系。

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Management5.3企业信息公开的管理5.3.3企业信息公开的策略

1.策略一：为您服务，满足需求

2.策略二：善假于物，为我所用专家，在社会中具有权威效应，即专家个人或群体的权威性、可信性对消费者的安全心理的作用以及由此产生的对信息公开效果的影响。

（1）借力明星，引领潮流（2）借力专家，树立权威金龙鱼的“1∶1∶1”舒肤佳：中华医学会的鉴定

▲金龙鱼受到鲁花牌花生油的巨大压力时，在第二代调和油进入市场时，在多种场合请专家说明：人体饮食中饱和脂肪酸、单不饱和脂肪酸和多不饱和脂肪酸达到1∶1∶1的比例时，最有益于健康。

▲舒肤佳利用“中华医学会”的鉴定证实自己的香皂产品可以持续抑制细菌生长▲高路洁牙膏也利用“中华口腔医学会”的鉴定，也起到相同的作用。

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Management5.3企业信息公开的管理5.3.3企业信息公开的策略

1.策略一：为您服务，满足需求

2.策略二：善假于物，为我所用这是指通过合同、协议或其他相互信任的合作方式，将企业的信息公开的业务，外包给企业外的专业广告公司。

（1）借力明星，引领潮流（2）借力专家，树立权威（3）借力组织，业务外包

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Management5.3企业信息公开的管理5.3.3企业信息公开的策略

1.策略一：为您服务，满足需求

2.策略二：善假于物，为我所用

3.策略三：自我造势，强化效果为您服务，是从消费者出发善假于物，是从他人出发第三个策略就从自己出发：自我造势，强化效果

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Management5.3企业信息公开的管理5.3.3企业信息公开的策略

1.策略一：为您服务，满足需求

2.策略二：善假于物，为我所用

3.策略三：自我造势，强化效果企业信息公开活动都是事先策划的。因此，可通过渲染信息公开现场的气氛来提高现场效果（1）渲染气氛，提高效果富亚涂料公司老板喝涂料的策划司有和-企业信息管理学-第五章

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Management5.3企业信息公开的管理5.3.3企业信息公开的策略

1.策略一：为您服务，满足需求

2.策略二：善假于物，为我所用

3.策略三：自我造势，强化效果悬念是文学创作中那种使读者或观众对故事发展或人物命运产生关切心情的情节安排手段。这一手法也可以运用到企业信息公开中来。

（1）渲染气氛，提高效果台湾三阳摩托车公司在新产品上市前的做法

（2）制造悬念，吸引注意▲第一天：今天不要买摩托车，请您稍候6天，有一部意想不到的好车就要来了。▲连登四天，内容一样，只是换一下天数。▲第五天：让您久候的野狼125摩托车就要来了。烦您再稍候两天。▲第六天对不起，让您久候的三阳野狼125摩托车，明天就要来了。▲第七天，野狼125摩托车正式上市。司有和-企业信息管理学-第五章

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Management5.3企业信息公开的管理5.3.3企业信息公开的策略

1.策略一：为您服务，满足需求

2.策略二：善假于物，为我所用

3.策略三：自我造势，强化效果企业在经营过程中遇到突发事件时，可以通过信息公开，力挽狂澜，转危为安。通常，这时的策略就是喊冤辟谣，唤起消费者的同情和支持。

（1）渲染气氛，提高效果（2）制造悬念，吸引注意（3）喊冤辟谣，唤起同情

▲2002年，格兰仕在面对国外竞争者关于微波炉有害人体健康的诽谤时，立即果断做出决策，派出得力人员进京向媒体“喊冤”，在京召开有政府领导和专家出席的大规模“辟谣会”，从科学上阐明微波炉的安全性，在各大媒体包括自己的网站上揭露国外竞争对手的险恶用心，对诽谤进行反击等，终于洗刷了自己的不白之冤。

司有和-企业信息管理学-第五章

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Management5.3企业信息公开的管理5.3.3企业信息公开的策略

1.策略一：为您服务，满足需求

2.策略二：善假于物，为我所用

3.策略三：自我造势，强化效果

4.策略四：挑战对手，获取优势（1）创新形象，差异竞争企业可采用差别化竞争的策略这里的关键在于寻找“差别”信息。在抓准“差别”信息之后，在不贬低对手的情况下，通过有特色的宣传活动、灵活的推销手段、周到的售后服务，赢得消费者的芳心。▲农夫果园果汁饮料在初入市场时的广告词是“农夫果园，喝前摇一摇”和“农夫果园，三种水果的果汁”。

司有和-企业信息管理学-第五章

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Management5.3企业信息公开的管理5.3.3企业信息公开的策略

1.策略一：为您服务，满足需求

2.策略二：善假于物，为我所用

3.策略三：自我造势，强化效果

4.策略四：挑战对手，获取优势（1）创新形象，差异竞争

北极绒公司明买养鸭场，暗做鹅绒服，就是这种策略。（2）明修栈道，暗度陈仓司有和-企业信息管理学-第五章

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Management5.3企业信息公开的管理5.3.3企业信息公开的策略

1.策略一：为您服务，满足需求

2.策略二：善假于物，为我所用

3.策略三：自我造势，强化效果

4.策略四：挑战对手，获取优势

5.策略五：运用博弈，竞争取胜

运用博弈论的方法，分析判断别人可能会怎样做，再来判断本企业究竟应该怎么做。

司有和-企业信息管理学-第五章5.4.1企业会议概述

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Management5.4企业会议的管理

1.企业会议的内涵企业会议是企业管理者有组织有领导地商议事情的集会。企业会议是典型的企业信息活动。企业会议缺乏科学管理：

▲议而不决，不仅无助于问题的解决，反而使有待解决的问题复杂化，只好再开会，形成恶性循环。

▲前不见头、后不见尾的会议和高层管理者们的随意决策成为员工们新的梦魔。

▲企业管理者自己也感到太多的时间花费在无效率的会议上，增加了企业运营成本，造成了工作效率的低下。

司有和-企业信息管理学-第五章5.4.1企业会议概述

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Management5.4企业会议的管理

1.企业会议的内涵

2.企业会议的类型

（1）企业会议的信息传播方向类型▲传达型会议▲汇报型会议（2）企业会议的工作状态类型

▲例行型会议（例会）▲紧急型会议（3）企业会议的思维状态类型

▲创意型会议▲执行型会议

▲报告型会议▲座谈型会议司有和-企业信息管理学-第五章5.4.1企业会议概述

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Management5.4企业会议的管理

1.企业会议的内涵

2.企业会议的类型

3.企业会议的功能

（1）管理者实施管理的重要手段。管理者的管理意图是通过会议传播给被管理者的，又被管理者实施。（2）企业实施管理创新的特定条件。会议上与会者集思广益，通过信息交流，观念碰撞，可以产生创新的成果。（3）发现人才的重要渠道。企业的会议上，是与会者表现自己水平的极好平台，优秀人才极易发现。（4）学习、宣传、教育的载体。

企业会议的负面效应有：①少数或个别人左右会议的进程，使会议得出不符合企业集体利益的结论。②会议组织者缺乏能力，议而不决，决而不办，使会议流于形式，浪费人力物力，贻误管理时机。③会议组织者一言堂，与会者不能或者不敢充分发表意见，使会议变成了高层管理者独断专行的合法渠道等。

司有和-企业信息管理学-第五章5.4.1企业会议概述

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Management5.4企业会议的管理

1.企业会议的内涵

2.企业会议的类型

3.企业会议的功能

4.企业会议管理的含义

企业会议管理是为了实现企业目标，充分发挥企业会议的功能，力求降低或避免会议负面效应的发生，对企业会议的计划、组织、指挥和控制的社会活动的全过程。这里强调“全过程”，是指对会前准备，会中组织、指挥和控制，会后总结的整个过程的管理。不能把会议管理仅仅看成是对会议进程的管理

。

司有和-企业信息管理学-第五章5.4.2企业会议管理的内容

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Management5.4企业会议的管理

1.会前准备

（1）会议议题和目标的确定常见的毛病有：

①缺乏针对性，议题抓得不准；②议题和目标不具体，达到什么要求不明确，以致议不出明确具体的办法。③“一会多题”，什么问题都议，什么问题都没有解决。（2）会议议程的安排▲会议应该按照议程进行，遵循先紧后松、先重后轻、先共同后个别的原则。

（3）会议人员的确定▲会议会议人员的确定要遵循相关性原则。与会人员必须与会议议题相关。无关人员参加，会增大会议成本，会对会议造成干扰

。

（4）会议资料和会务的准备下列情况不宜开会：①会议所需材料不全②会上准备解决的问题可以用电话、备忘录或个别谈话等方式解决③会议议题属于不宜扩大知情范围的事务④会议议题均属琐碎小事，或者已经做出决定⑤与会人员之间的对立情绪严重等司有和-企业信息管理学-第五章5.4.2企业会议管理的内容

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Management5.4企业会议的管理

1.会前准备

（1）会议开始

2.会中组织、指挥和控制

▲会议开始前，应该由会议主持人进行会议规则的讲解。最好的办法是提前到达会议室，将会议规则打在电脑投影屏幕上。

（2）会议的组织和指挥▲常用的会议规则有①要守时，坚持到底②手机处于振动状态③积极发言，但请针对主题，简短扼要④等别人把话说完，倾听他人发言⑤讨论中对事不对人，不做人身攻击，用积极的话代替消极的话⑥不要开小会①按照事先确定的会议议程组织和指挥会议开始②用明晰的语言说明会议的议题；主持人要善于引导，充分发扬民主，提倡各抒己见③对各种意见进行综合

（3）会议的控制

▲会议安排不当的控制▲会议主持者的自我控制▲与会者不良倾向的控制

▲会议开始之后，到会议结束之前，发生与会议事先安排不一致的情况时必须立即处理，及时调整，不能一成不变。

▲会议主持者要思维高度集中，随时发现自己主持会议中存在的问题，调整自己主持会议的语气和行为，调动与会者的积极性。

常见的不良倾向：①迟到②个别人发言占用时间较多③发言内容偏离会议议题④大多数与会者不发言司有和-企业信息管理学-第五章5.4.2企业会议管理的内容

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Management5.4企业会议的管理

1.会前准备

2.会中组织、指挥和控制

3.会后总结

一是清理和回收会议文件，以免发生泄密二是从会议组织的角度进行总结，总结经验，汲取教训

司有和-企业信息管理学-第五章5.4.3企业会议管理的艺术

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Management5.4企业会议的管理

1.会议主持者的语言艺术

（1）明晰、简洁、清新（2）注意引导、启迪（3）讲究语言的感染力

会议主持者在会议所有的场合都要如此：①开幕词或开场白时②回答与会者提问时③在会议发言偏离会议中心议题时会议主持者的语言：①不是在作裁判②不是一锤定音，搞一言堂③让与会者明白从哪个方向上进行讨论

语言的情感信息是自发产生的，不管会议主持者是否意识到，只要他在会上说话，就同时传播出他的情感信息。讲究语言运用艺术，就在于他要有意识地在自己的讲话中讲究语言情感信息，要富有感染力。感染力的表现：①语言中要充满热情②表现出对工作的高度责任心③同全体与会者的平等、融洽的态度④对与会者关怀、友好的心情司有和-企业信息管理学-第五章5.4.3企业会议管理的艺术

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Management5.4企业会议的管理

1.会议主持者的语言艺术

（1）直接会议成本（2）会议时间成本（3）效率损失成本

2.讲究对会议成本进行经济核算

▲有形成本、显性成本▲会议支付的各种费用总和包括：会议的设施费、场地费、差旅费、食宿费、招待费、文件准备费和水、电、暖、空调费等。▲整个会议消耗的时间总量

T=R×（T1＋T2＋T3＋T4＋T5）T-时间成本；R-参加会议人数；T1-与会者准备时间；T2-与会者在会时间；T3-与会者赴会路途时间；T4-会议秘书工作时间；T5-会议服务人员工作时间

按与会人员的平均小时工资把时间成本转换成货币形式

这是主管人员因为开会而离开工作岗位，造成企业整体管理效率的下降，由于管理效率下降而造成的损失。▲因为不能及时接听重要客户电话可能损失一笔业务▲因为不能及时处理客户的投诉而得罪的一批客户▲因为不能及时解决自己管辖范围内的突发事件而可能造成的停工停产

▲会议组织者对于直接成本比较关注，而对时间成本、效率损失成本不大敏感。

司有和-企业信息管理学-第五章5.4.3企业会议管理的艺术

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Management5.4企业会议的管理

1.会议主持者的语言艺术

会议效率不高的原因：

▲重要会议时间安排不当：星期五下午，星期一

▲何时开会，几乎都不征询员工的意见▲“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席

▲实际到会的往往与议题关系并不是最密切的人

2.讲究对会议成本进行经济核算

3.掌握提高会议效率的规范

司有和-企业信息管理学-第五章5.4.3企业会议管理的艺术

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Management5.4企业会议的管理

1.会议主持者的语言艺术

2.讲究对会议成本进行经济核算

3.掌握提高会议效率的规范

①只在必要时才开的会议；②只在认真筹划过后才开的会议③一切准备工作就绪后才开的会④总是提前拟订和分发会议程序⑤所有与会者都遵守时间，不迟到，不早退⑥会议邀请了在与会者中具有威望的人出席⑦会议具有明确的议题和结论⑧会议记录了所有决议、建议和负责人

（1）高效率会议的特征司有和-企业信息管理学-第五章5.4.3企业会议管理的艺术

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Management5.4企业会议的管理

1.会议主持者的语言艺术

2.讲究对会议成本进行经济核算

3.掌握提高会议效率的规范

（1）高效率会议的特征

（2）高效率会议应该遵循的规范

①会议时间安排的规范。

▲2-3天以上的会，安排在主要与会者有时间与会

①上午8-9时，不宜进行业务分析②上午9-10时，比较适合进行一对一会谈，业务会议的最佳时间③上午10时-12时，④下午上班后-3时比较适合集思广益类的会议。⑤下午3时到下班，不宜安排会议

▲1-2小时的会议，则讲究会议时间的选择

司有和-企业信息管理学-第五章5.4.3企业会议管理的艺术

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Management5.4企业会议的管理

1.会议主持者的语言艺术

2.讲究对会议成本进行经济核算

3.掌握提高会议效率的规范

（1）高效率会议的特征

（2）高效率会议应该遵循的规范

①会议时间安排的规范。

②会议组织和运作程序的规范①会议准备期间▲首先了解所有与会者的每周工作安排时间表，以便找出保证所有与会人到会的开会时间▲准备会议议程表及相关资料▲通知所有与会者准备发言②会议召开期间▲一定要准时开会▲对迟到者要予以批评▲所有与会者都应该知道尊重别人的意见▲各与会的业务单位负责人对会议能否达成一致负直接责任。

③会议结束▲应该准时结束▲不要动辄延长会议时间▲结束2-3天后发出会议纪要▲所有与会者应该承担起对会议质量进行反馈的职责

司有和-企业信息管理学-第五章5.4.3企业会议管理的艺术

Information

Management5.4企业会议的管理

1.会议主持者的语言艺术

2.讲究对会议成本进行经济核算

3.掌握提高会议效率的规范

（1）高效率会议的特征

（2）高效率会议应该遵循的规范

①会议时间安排的规范。

②会议组织和运作程序的规范③固定的会议流程规范▲一个中心以整个会议的议程为中心，明确的议程可以帮助会议有序进行▲两个基本点①会议开始前的准②会议结束后的跟踪司有和-企业信息管理学-第五章5.5.1企业文献信息系统管理概述

1.企业文献信息系统管理的内容

（1）传统纸质文献信息系统的管理（档案管理）①文献存储管理②文献服务管理③文献保护（2）电子档案系统管理电子档案的归档、维护、利用和安全管理

Management5.5企业文献信息系统的管理司有和-企业信息管理学-第五章5.5.1企业文献信息系统管理概述

1.企业文献信息系统管理的内容

Management5.5企业文献信息系统的管理

2.企业文献信息系统管理的类型（1）技术档案系统（2）人事档案系统

（3）文书档案系统

（4）经营档案系统（5）书、报、刊资料系统（6）电子档案系统司有和-企业信息管理学-第五章5.5.1企业文献信息系统管理概述

1.企业文献信息系统管理的内容

Management5.5企业文献信息系统的管理

2.企业文献信息系统管理的类型

3.企业文献信息管理的认识误区

认为：企业文献信息管理可以照搬图书馆、档案馆模式▲收藏与使用的矛盾▲图书馆：只注重收藏利用是读者的事▲企业：不仅注重收藏利用是本企业的事▲收藏与清理的矛盾▲图书馆：收藏越多越古越全越好现在没用也可供历史研究。司有和-企业信息管理学-第五章5.5.1企业文献信息系统管理概述

1.企业文献信息系统管理的内容

Management5.5企业文献信息系统的管理

2.企业文献信息系统管理的类型

3.企业文献信息管理的认识误区

认为：企业文献信息管理可以照搬图书馆、档案馆模式▲收藏与使用的矛盾▲收藏与清理的矛盾▲图书馆：收藏越多越古越全越好现在没用也可供历史研究。▲企业：只能收藏对企业有用的信息对企业无用的信息必须清除▲服务与责任的矛盾▲图书馆：如果不能满足读者需要自身没有责任，也无损失▲企业：如果不能满足企业需要是工作失职，负有责任企业因此可能遭受损失企业不能照搬图书馆、档案馆的模式司有和-企业信息管理学-第五章5.5.2传统纸质文献信息的管理

Management5.5企业文献信息系统的管理

1.传统纸质文献信息的存储管理

传统纸质文献信息管理（档案管理）中的存储管理，又称档案保管工作。其内容包括归档、登录、编目、编码、排架等环节

。司有和-企业信息管理学-第五章5.5.2传统纸质文献信息的管理

Management5.5企业文献信息系统的管理

1.传统纸质文献信息的存储管理

2.传统纸质文献信息的服务管理

传统纸质文献信息服务管理，包括：文献的阅览、报道、检索和咨询目前，企业内的文献信息管理机构的人员往往只是扮演着文献资料保管者的角色。这是不妥当的

司有和-企业信息管理学-第五章5.5.2传统纸质文献信息的管理

Management5.5企业文献信息系统的管理

1.传统纸质文献信息的存储管理

2.传统纸质文献信息的服务管理

3.传统纸质文献信息的保护

（1）文献保护的含义

狭义的文献保护，是指保护文献实体的理化性状，使其在存放和使用中不受或少受人为的或自然因素的损害，并尽量延长其物质形体的自然寿命。

广义的文献保护，除上述内容之外，还包括维护文献实体的秩序状态，使文献在存放和使用中始终有序，即：文献信息存储。司有和-企业信息管理学-第五章5.5.2传统纸质文献信息的管理

Management5.5企业文献信息系统的管理

1.传统纸质文献信息的存储管理

2.传统纸质文献信息的服务管理

3.传统纸质文献信息的保护

（1）文献保护的含义（2）文献保护的内容①文献库房的建设▲库房选址

▲地势较高，地基坚硬、干燥，排水顺畅，空气流通，远离易燃易爆场所和产生大气污染的工矿企业▲防水、防潮、防热、防火、防大气污染物、防光和防虫，设置安全出口，安装档案柜等基本设备。▲库房质量标准司有和-企业信息管理学-第五章5.5.2传统纸质文献信息的管理

Management5.5企业文献信息系统的管理

1.传统纸质文献信息的存储管理

2.传统纸质文献信息的服务管理

3.传统纸质文献信息的保护

（1）文献保护的含义（2）文献保护的内容①文献库房的建设②文献库房管理▲第一，进出库制度▲第二，库房温湿度控制▲第三，“八防”措施

▲非档案人员不得进入库房▲档案人员在非工作时间内一般不得进入库房▲不许在库房中吸烟、喝水和吃东西▲库房温度：14℃～20℃▲相对湿度：50

%～65

%▲防火、防水、防潮、防霉防虫、防光、防尘、防盗司有和-企业信息管理学-第五章5.5.2传统纸质文献信息的管理

Management5.5企业文献信息系统的管理

1.传统纸质文献信息的存储管理

2.传统纸质文献信息的服务管理

3.传统纸质文献信息的保护

（1）文献保护的含义（2）文献保护的内容①文献库房的建设②文献库房管理③文献修复▲去污▲去酸▲加固▲修裱

▲纸质文献字迹恢复与显示▲计算机修复▲清除文献上的墨水斑、泥斑、蜡斑、霉斑等污斑。▲方法：机械去污、溶剂去污、氧化去污等▲纸张呈酸性，酸能促使纤维素水解，纸张强度下降。▲方法：液相去酸法和气相去酸法。▲铅笔字迹不耐磨，红墨水和纯蓝墨水的字迹不耐水，圆珠笔和复写纸的字迹不耐热，需要加固。▲方法：涂料加固、塑料薄膜加固、丝网加固。

▲用粘合剂和选定的纸张对破损文献进行修补或托裱，恢复文献原有面貌，增加强度，延长寿命。▲包括：物理法（摄影）化学法恢复字迹技术▲照片被折伤，照片影像泛黄或褪色，纸质文献字迹褪变后，可在计算机上用图像处理软件进行修复。

司有和-企业信息管理学-第五章5.5.3企业电子档案的管理

Management5.5企业文献信息系统的管理

1.电子文件的归档

（1）电子文件归档的含义它是指企业将在生产、经营活动中不断产生的电子文件，在活动结束后，由相关业务部门整理立案，定期移交给企业档案室集中保存的活动过程。

（2）电子文件归档方式和途径的选择

▲利用磁盘脱机采集数据、然后移交磁盘的方式。这种方式，如果磁盘质量较差，容易造成数据丢失或不可读。▲采用网络移交、利用光盘存贮的方式。这种方式简便而又安全。为了保证信息安全，各业务管理机构与档案部门之间应该建立和开通电子文件归档专递网线（专用电子系统）。

（3）电子档案存储载体的选用

▲常用的载体有磁盘、磁带和光盘。磁盘、磁带对保管环境要求较高，为防止因载体的损毁而造成电子档案数据丢失，一定要把好磁性介质的质量关。光盘具有对保管环境要求低、容量大、寿命长、存取速度快、不易损坏等特点，应作为电子档案首选的存储载体，选用时要注意选择不可擦写的光盘。

（4）电子文件的归档管理

▲电子文件归档的归档范围、归档时间和电子文件的质量要求和传统档案管理中的要求是一致的。归档后的电子文件，需要登录和编目。然后将整理完毕的电子档案刻盘。

司有和-企业信息管理学-第五章5.5.3企业电子档案的管理

Management5.5企业文献信息系统的管理

1.电子文件的归档

（1）保证电子档案载体物理上的安全

▲要建立一个适合于磁、光介质保存的环境，载体要直立排放，并满足避光、防尘、防变形的要求，要远离强磁场和有害气体等。这一点和传统档案保护工作的内容是一致的。（2）保证电子档案内容的可读性鉴于电子档案离开了产生它的原计算机软、硬件平台就无法显示其承载的内容，所以电子档案管理工作，除了对电子档案本身，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数加以保存或采用其他方法加以转换，以保证内容的可读性。

2.电子文件的保存和维护

（3）对电子档案进行有效的检测与维护对电子档案载体进行定期检测和拷贝，发现问题，及时进行有效的修正或更新。操作时，必须严格按照规范程序进行，因为任何一项误操作，都可能造成难以弥补的损失。检测、维护、拷贝等操作过程要进行记录。司有和-企业信息管理学-第五章5.5.3企业电子档案的管理

Management5.5企业文献信息系统的管理

1.电子文件的归档

（1）电子档案提供利用的方式

▲提供拷贝（拷贝后利用）

▲网络传输（在网上查阅）

▲直接利用（在电子档案馆查阅）

2.电子文件的保存和维护

（2）电子档案利用管理的内容

▲电子档案利用者及利用工作者的管理（使用权限