文件运动理论的反思与重构文件连续体理论的借鉴与反思

文件运动理论的反思与重构文件连续体理论的借鉴与反思

文件连续模型是20世纪90年代由澳大利亚文件科学家马克韦普洛德（josephwebster）制定的一种新的文件运动理论。由于电子文件管理的需要，它被中断，并提出了传统文件生命周期理论的概念和连续文件管理的想法。自这一理论传入我国后,引起了我国档案界众多学者的高度关注,这从近年来我国档案学主要刊物上所发表的论文可得到充分说明,其中相当多是关于文件连续体理论与文件生命周期理论的比较问题,甚至也有部分学者接受和肯定文件连续体理论取代文件生命周期理论的观点,认为基于纸质文件管理实践需要所产生的文件生命周期理论早已过时,取而代之的应该是文件连续体理论。但笔者认为,文件连续体理论确有可取和借鉴之处,同时也有不足和需要反思的内容。现叙述如下,以求教于档案界前辈和同仁。一、要学习文件连续文本理论1.文件连续体理论路径文件连续体理论用统一的一体化的体系管理文件(包括档案),不管文件在生命期内的存在形式如何,不管文件的生命是长或是短。“文件连续体理论为文件和档案的管理提供了一体化管理的思想,一体化管理的思想(具体有一体化方法、一体化组织和一体化控制)就是其最优化管理的机理。……文件连续体理论最优化实践的机理为我们实现电子文件的最优化管理带来了启示”,这同文件生命周期理论中“文件管理的框架支离破碎,它将文件管理和档案管理的任务人为分开,将文件管理者和档案工作者的责任人为拆散”完全不同。这种管理思想对我国尤为重要,因为,长期以来,在我国狭义文件观念盛行,文件生命周期概念比较淡化,甚至拒绝接受,文书工作与档案工作长期脱节,造成文件全生命过程的管理效率低下,管理前后常有重复、不协调和交叉等问题的出现。我国文档一体化的呼唤是在自己察觉到问题后对自身做法否定的具体体现,所以,连续管理思想对我们而言可谓“雪中送炭”,这是文件连续体理论最为我们借鉴的方面。当然要真正落实连续管理还有不少事情要做,如一体化组织和一体化控制等。2.文件运动与多维文件连续体理论暗示电子文件可以在多个背景和用途的范围内同时存在或积累,而非一定要按人为划分的生命周期阶段的时间顺序运动或积累;文件的运动过程可以同时发生在其存在的任何时空点上,这就为我们展示了文件运动的多维发生和文件多维运动的存在,提示我们文件运动不是只能在一个定向的一维上发生的。文件运动的多维发生和文件多维运动的发现,完全不同于文件生命周期理论中所描述的文件运动,可以大大丰富和发展我们对文件运动的认知。3.是实现体系设计目标的关键文件连续体理论指出文件管理应保证文件保管体系的构建和设计,这一工作甚至在文件形成前就开始了,这是我们贯彻文档一体化、实行文件全程管理和前端控制必须采取的措施。4.档案管理和文件管理业务合作文件连续体理论所崇尚的文件连续管理的思想特别强调文件工作者和档案工作者在管理文件(包括档案)和建立文件保管体系等方面的合作及其共同责任,特别强调跨越文件保存机构间的合作,尤其是在有紧密联系但又互相隔离的档案管理和文件管理业务的合作,这是保证连续管理得以全面实施的重要手段之一。文件生命周期理论中虽然有广义文件概念和文件生命周期概念,但它并未提出不同运动阶段间文件管理的协调合作,尤其在我国,虽然也提及现行文件与档案间的关系,但文书工作与档案管理事实上长期各自为政,业务部门系统的开发只关心自身的需要,很少顾及到档案管理的要求,档案部门也往往被动等待,很少也难以切实介入到业务部门的活动及系统开发中,电子文件的出现迫使我们务必加强文件管理跨部门间的合作。5.保管员与文件工作者文件连续体理论强调文件服务包含文件生命全过程中的利用服务,不论是文件形成机构内或是机构外的服务,提出文件形成和管理的目的都是为了利用,不为利用而形成文件是无意义的,不为利用而管理文件同样是无意义的,管理不是为管理而管理,所以,无论是文件工作者还是档案工作者,都不只是保管员,而在过去,我们常把档案管理工作者看作是保管员,这种角色的确定显然只重视文件和档案的保管,会轻视利用。6.正确认识文件管理中元数据获取的意义文件连续体理论强调文件形成和维护中背景信息获取的重要性,这对保障文件的真实性、完整性和可读性十分重要,我们应该充分认识到这种文件管理中元数据采集和捕获的意义。7.文件连续体:电子文件在我国的连续体文件连续体理论的概念基础是“文件连续体”概念,正如文件生命周期理论的概念基础之一是“文件生命周期”概念一样,要树立和贯彻文件连续管理,就必须树立和借鉴“文件连续体”概念,为文件连续体理论指导我国的文件(广义)尤其是电子文件的最优化管理奠定一个重要概念基础。8.文件生命周期理论是经济全球化,又是一个跨文学的研究。据文件生命周期理论,其重点在于文件与档案文件连续体理论特别强调将文件管理活动纳入事务及社会活动的过程和目的之中,把文件和文件管理作为事务及社会活动的重要组成部分来处理,以此开展文件运动和文件管理的研究,这是一种更加深入、更加接近文件的本质、更加切实有效的研究方法,它的重点不在文件本身,而在文件运动、文件管理与业务活动的互动,值得我们借鉴,而文件生命周期理论则把文件和文件管理活动独立于事务及社会活动来研究,重点在于文件及文件运动本身,似乎比较单纯,但效果往往不佳,因为文件与档案是社会实践活动的伴生物,没有社会实践活动的开展,哪来文件与档案的形成?同时文件与档案形成后又必须回归社会实践活动,只注重管理,不注重回归,显然是无意义的。9.文件生命周期理论文件连续体理论开创了从多维视角研究文件运动的方法,这是一种完全有别于文件生命周期理论揭示和研究文件运动理论的方法。可以说,文件生命周期理论是从一维视角研究文件运动及文件管理的,而文件连续体理论则用四根数轴和四个维来展示文件运动和文件管理的图景。这种从多方位来研究文件运动和文件管理的方法一定会比从一维视角来研究更加全面、更加真实和更加有效,值得我们借鉴。二、文件连续理论的反思1.纸质文件运动过程从生成到处置的线性过程文件连续体理论的研究中,常有“纸质文件的那种从生成到处置的线性过程并不适用于电子文件”的描述,应该说,文件生命周期理论确实是在纸质文件管理实践中产生的,它所揭示和描述的文件运动也确是那种从生成到处置的线性过程,是一维的、定向的文件运动,由此,中外许多档案学者均首肯纸质文件运动过程就是那种从生成到处置的线性过程。但我们要问:纸质文件运动过程难道真的只是线性的吗?文件生命周期理论是否揭示和反映了纸质文件运动的全部?如果文件生命周期理论揭示和反映了纸质文件运动的全部情形,那么,纸质文件运动过程的线性性是明确的,但如果文件生命周期理论只揭示和反映了纸质文件运动的部分情形,而非全部情形,那么,纸质文件运动过程的线性性就值得商榷和反思。2.运动学的不同由于计算机技术及网络技术的支持,电子文件的利用和价值实现能力确实要大大强于纸质文件,同一份电子文件在不同的领域给人的感觉似乎是同时得到使用,同时处于不同运动阶段,但实际上计算机对不同的用户终端也是顺序先后、分时服务的,只是计算机的运行速度太快,分时间隔太短,人无法感觉而已。所以,我们要问:纸质文件难道不能提供这样的使用吗?不能同时处于不同的运动阶段?一份非现行纸质文件经利用后不能以现行文件的身份出现?这里还有一个重要问题,就是文件运动究竟取决于文件价值的拥有还是文件价值的实现?这些都是需要我们反思的。3.阶段的顺序文件连续体理论的研究中,常有学者指出:处于后阶段的电子文件有向前阶段转化的可能,并把它作为电子文件运动情形的异常现象来看待。这里的所谓文件运动阶段的前后显然是以我们熟知的文件生命周期理论中所展示的文件运动阶段的先后顺序为参照对象来描述的,指的是早已处于后阶段的电子文件又呈现出了前阶段时的价值类型,具体是又呈现出了处于现行期时的现行价值。这种文件运动情形显然是文件生命周期理论所不曾揭示和刻划过的,这也是被指为文件运动异常现象的理由。对于这种文件运动现象的本质究竟是什么,档案界有二种截然不同的观点:其一是回流,其二是横向。前者不仅难以自圆其说,而且显然是把文件运动局限于一条直线上来刻划和认识的结果,这是不符合实际的;后者不仅能够自圆其说,而且认为文件运动能多维发生,并不只在一条直线上,这是符合实际的。我们要问的是,难道处于后阶段的纸质文件没有向前阶段转化的可能?这样的文件运动情形只是电子文件专有的?4.电子文件运动阶段的划分电子文件运动理论的研究中,常有“不同阶段之间没有明确的界限”的描述,于是许多学者就认为,电子文件运动过程没有阶段之分,至少阶段不明显。对此,我们要问的是,文件运动阶段的存在是由文件前后呈现的价值类型的不同所决定的,还是由文件前后所处地点的不同所决定的?电子文件运动过程中难道没有什么差异发生吗?或者说电子文件运动阶段难道真的不存在吗?这里所谓的“不同阶段之间没有明确的界限”究竟是运动阶段还是管理阶段间没有明确的界限?管理阶段间的明确界限在一定条件下可以作为运动阶段间界限的外在标志或观察窗口,但管理阶段间没有明确的界限就代表运动阶段不存在吗?电子文件运动过程是否仍然可以划分若干阶段?划分几个运动阶段是否仍然有意义?5.电子文件运动的性质评定文件连续体理论是基于电子文件管理的最优化实践需要而创建的文件运动理论,我们常把它看成是电子文件运动理论的代表,从中反映的文件运动情形与以纸质文件为基础而产生的文件生命周期理论中反映的文件运动情形确实多有不同,于是档案界不少学者认为电子文件运动与纸质文件运动有若干不同之处,但电子文件只是我们在新的生成环境下采用新的载体类型和记录方式而形成的文件,虽然由此给文件带来了许多特殊性,但它们并没有影响到文件的本质,我们也一直强调电子文件属于文件,“是文件的一种类型,应该具有文件的各种属性,特别是要有特定的用途和效力”,但这是否说明载体类型和记录方式对文件运动真有影响呢?如果电子文件运动仍由文件所能呈现的价值类型所决定,那么我们要问:这是否说明同样的内容信息在不同的载体类型上用不同的记录方式形成后会呈现出不同的价值类型及其变化规律呢?6.文件管理规律文件连续体理论作为一种文件运动理论为档案界所一致公认,但它主要揭示的是文件管理规律,同时也涉及到了文件运动内容,所以,这样一种文件运动理论明显管理色彩较浓、运动色彩较浅,这是否欠妥?7.文件运动的全部内容文件连续体理论管理色彩较浓、运动色彩较浅是事实,但它是否展示了文件运动的全部内容呢?如文件运动形式、过程、阶段、方向、顺序等,哪怕是隐含地展示。8.电子文件运动的阶段性文件连续体理论展示给我们的一个最为重要的思想也是最为明显的特点便是文件全过程连贯一致的管理特点和要求,这是由于电子文件运动的整体性特点所决定的,是电子文件运动的整体性特点对电子文件管理深刻影响的反映,但它同时却并没有展示出文件运动的其它特性对电子文件管理的影响,如阶段性等,我们要问:电子文件管理只受电子文件运动的整体性所影响吗?电子文件运动如果也有阶段性,它对电子文件管理难道没有影响?文件连续体理论虽然展示出文件全过程连贯一致的管理,没有呈现出文件管理的阶段性,但这是基于非现行电子文件采用分布式保管模式产生的结果,如果非现行电子文件也如纸质文件一样,采用集中式保管模式,那结果会是如何呢?这是否说明电子文件运动的阶段性仍是存在的?对电子文件管理也有明显的影响呢?文件运动的阶段性存在是否一定要以文件管理的阶段性存在为前提呢?9.文件连续体理论的反思弗兰克·厄普沃德当初构建文件连续体理论的目的就是为了能取代文件生命周期理论,中外档案界不少学者对此也都认同,认为有了文件连续体理论,我们就可以抛弃文件生命周期理论,或者说文件生命周期理论已经过时。显然,对于目前的主流文件———电子文件管理而言,文件生命周期理论确