数字时代档案工作理论与实践的发展现状

数字时代档案工作理论与实践的发展现状

人类的历史始于使用和制造工具。历史证明,每一次新工具的发明和使用,都带来了社会翻天覆地的变化。进入20世纪末期,计算机和网络技术的发明和使用,造就了我们目前的数字化社会形态———数字时代。我国档案界开启数字化历程应该始自20世纪80年代引进计算机辅助档案管理算起,但真正进入数字时代的档案工作,应该从21世纪开始,到现在虽然只有短短的10年,但数字化给档案工作理论和实践带来的影响是巨大的。面对数字化的冲击我们在理论与实践上做出了不少探索,但计算机为核心的技术日新月异,使得我们今天的探索和对策很快又面临着挑战和更新,因而在这样动态发展过程中阶段性总结、调整和深化是非常必要的。1数字时代的意义和特点认识数字时代,了解其产生的背景和内涵将有助于我们把握这个时代的发展脉搏,及时更新旧观念,面对新挑战,做出科学的决策。1.1数字使能创新中的自由发展从生产力角度来看,数字化是一个辅人的技术概念。数字化技术以计算机为核心,它经历了从最初的计算工具,到记录工具再到生存工具的发展。现在数字技术作为前沿科技,已经成为我们这个时代的标志性生产力。比尔盖茨是计算机行业的精英,世界的首富,他的成功进一步证明了数字技术不仅快速地创造着世界的财富,也引领着世界发展的潮流。从社会生存角度来看,数字化是一个生存方式概念。数字化生存具有高参与性。人类的真实生活经过数字化处理,被转移到了虚拟空间里,发挥他们在现实生活中等效的作用。在虚拟空间中,人的身份、形象、个性等都被高度数字化,由符号所代替,通过网络超时空的传播和互动在更大程度上实现了人的自由发展和自由交往。数字化成为每个人参与现实、表现自我的一种新的工具,从而构成了我们的生存方式与实践方式。1.2数字时代的特征1.2.1信息速率:0/1用0和1两位数字编码来表达和传输一切信息。在数字化信息世界里,一个0或1就是一个最基本的信息单位,称之为1个比特,简写为1b。每秒钟传输的信息量称之为信息的传输速率(b/s,即每秒传送多少个比特)。比特没有颜色、尺寸或重量,能以光速传播。0与1形成的数字化信息具有易交换、高容量、高稳定和高清晰等特点。无论是书、报、刊,还是声、相、影、视,也无论是中文还是外文,都可使用共同的两个数字—0和1编码来表达和传输。通过编译系统到达终端—用户手上,又原原本本的还它本来面目。1.2.2人工智能时代是制约我国科技使能的重要因素之一记录符号简单化了,但从技术的角度看,却又相当复杂。世界上如此庞杂的事物,浩如烟海的信息,都要用简单的0和1来表达,要有多么庞大的0和1?多么快速的数据流?这一问题的解决必然需要一系列的高科技手段,于是围绕计算机技术出现了微电子技术、信息传输技术、多媒体技术、多媒体数据库技术、数字压缩技术以及语音识别技术、自动翻译技术、虚拟现实技术等一群高科技技术。1.2.3数字时代是一个大众主义的时代我们习惯的实物信息媒体———纸张书籍和传统的图书馆,不断地被0和1形成的数字信息媒体、数字信息库所代替。工作、学习、生活所有的一切都难以离开计算机为核心的数字技术的支持。这就是人们总结的4A(OA、FA、LA、HA,或OA、CAD、CAM、HA)革命。所以数字时代是这样一个时代。用0与1数字记录的简单而万能的符号,将人类一切所需的信息都方便的记录并在互联网上自由高速的传输,极大地满足着人类对信息的多样化、个性化、互动性的超时空需求。正如美国麻省理工学院媒体实验室创始人尼葛洛庞帝,在他的《数字化生存》一书中,把未来的时代形象化地称之为“比特的时代”----数字时代。比特正如18、19世纪可称之为原子和分子的时代,20世纪可称之为DNA的时代一样。21世纪就是数字时代。2数字时代的文件工作内涵的变化2.1电子文件的原始记录性与档案数字化电子文件与以往任何一种文件(档案)都有很大的不同。从一些教材上或一些论著上我们都可以看到对电子文件的特点的总结至少有五六条。如计算机与网络系统的规定性、多种信息媒体的集成互动性、逻辑上的自由组合性、光磁载体的高密度性、信息的非人工直接释读性、物理空间中的自由移动性、信息的可操作性等。实际上这些特点,最为本质的只有一条,即与以往一切文件(档案)最大的不同就是体现文件(档案)原始记录性的不同。“以纸质档案为代表所强调的体现档案原始记录性的‘原件’在电子文件中难以识别,也没有太大的价值。”这种本质区别是带给档案工作方式与理念最大的挑战,也是全方位的挑战。由此带来的诸如电子文件的凭证性、文件与档案的安全性、长期可读性等一系列棘手的问题需要我们解决。据介绍“目前除极个别档案馆开始进行实验性探索之外,从中央到省、地、县对于接收电子文件问题尚未列入工作议程”。目前档案行政管理部门也是按照盒(磁带)、张(光盘)来统计电子文件收藏量,这仍是一种物理管理的统计。巨量的电子文件如何科学管理,我们仍在探索中。2.2工作环境和资源的变化从传统的纸笔、邮政、库房物理空间向现在的计算机和网络虚拟空间转变。2.2.1档案内容技术没有得到适时的配套理必需的工具。在购置和应用这些设备时,不少单位出现了技术至上的一味强调高精尖设备的引入,由于技术人员、管理措施等没有及时配套跟进,计算机技术更新换代时间短,设备闲置一段时间就过时报废了。这不仅造成国家资产的极大浪费。更严重的是,技术没有被恰当应用,必然造成档案内容管理上的诸多漏洞。正如有人指出的:“在信息管理中,三分技术、七分管理、十二分内容。没有内容,信息社会就是一个空壳”2.2.2中小型层次的电子文件管理系统用———电子文件对技术的强烈依赖性(由物理空间到虚拟空间的管理)。一切管理活动均在这样一个虚拟空间中进行。对于电子文件管理系统的理解应该有这样几个层次的含义:宏观层次的电子文件管理系统(ElectronicRecordsKeepingSystem),是以保证电子文件的科学管理和高效利用为目的的技术、设备、管理、法律、标准、人员等所有相关因素组成的信息系统;中观层次的电子文件管理系统,是指与电子文件相关的计算机软、硬件系统;微观的电子文件管理系统,是电子文件管理的软件系统,它由一组软件程序组成,共同对机构产生的电子文件进行管理。针对三个层次的电子文件管理系统的构成,制定和实施不同层次相配套的技术与管理规范、标准是非常必要的。然而在实践中,这方面存在问题是最为严重的。特别是宏观层次的规范标准最为缺乏,导致中观层次和微观层次工作的水平低,秩序混乱。如管理系统只是纸质档案管理流程的模拟、不同单位、机构使用的管理系统互不兼容、管理系统的升级问题、电子文件安全问题、电子文件元数据采集问题等处于各自为政的混乱状态。这给档案部门接收和管理电子文件带来极大的困难。3数字时代文档工作的新内容随着办公自动化的普及,电子政府的建立,电子文件数量快速增长,档案工作进行了如下几方面的调整和建设。3.1电子文件的归档管理现阶段档案工作的实践状态是纸质文件与电子文件的共存。在这种共存的状态下,档案工作实行了“双套制”和“双轨制”管理。“双套制”,是指文件归档后两者的共存,亦称“双套归档”。“双套制”的实施,可以是对电子文件制作纸质拷贝,也可以是对纸质文件进行数字化。”双套归档”可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和利用状态。“双轨制”,是指在文件生成、运转过程中两者的共存,即两种形式的文件同步随业务流转运行。实行“双轨制”的机构在文件进入运转程序时就形成电子文件和纸质两种版本,业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。在办理结束后“双轨制”,大多导致“双套归档”。无论是“双套制”还是“双轨制”的出发点本身就是个权宜之计,是对新事物的无法把握和已有的管理模式的惯性使然。出台这样的管理措施,前提就是对电子文件作为档案资格的不信任。所以不仅没有解决电子文件的问题,反而为将来系统完整保管电子文件带来诸多隐患。在实践中很多部门出现了对电子文件没有及时归档、任其自生自灭、管理失控,随意复制、删除、甚至丢弃等现象严重。电子文件的流失是一方面,另一方面还带来制作成本、保管成本的成倍增加等多种风险。因而对电子文件的科学管理急需我们探索和尽早实施。3.2明确了信息化建设内容电子政务的迅猛发展,电子文件的巨量产生,替代纸质文件是迟早的必然。全球的大趋势也是如此,因而使得档案的信息化建设成为必然和必要。2002年国家档案局颁发了《全国档案信息化建设实施纲要》,“纲要”中对档案信息化内容作出了具体要求,指出:档案信息化包括档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化法规、标准建设、档案信息化人才队伍建设、档案信息安全保障体系建设等六方面建设内容。在这个纲要的推动下,纸质档案的数字化、档案网站、数字档案馆的探索有很大成效。在此基础上近期又加大对电子文件中心和电子文件异地备份中心建设的力度。全力加大档案数字化管理的进程。3.3“三个体系”是档案事业的实践总结,在全国党校工作会议第一档案馆职能拓展既是社会政治、经济、科技、文化发展的客观要求,也是档案馆存在价值自我实现的内在需要。随着办公自动化的应用和普及,电子政务下建立服务型政府倡导政府信息公开、为民服务的理念也冲击着传统档案工作的方方面面。自2000年开始档案部门以积极的姿态不断调整对档案馆职能的定位,先后提出了三位一体、四位一体、五位一体的职能目标,开展了现行文件公开服务、政府信息公开服务、服务民生的实践,进而升华出“三个体系”的理论总结。2000年,全国档案馆工作会议提出“十五”期间全国档案馆工作的重点是把各级档案馆建设成为“二个基地,一个中心”(党和国家重要档案永久保管的基地、各方面利用档案的中心和爱国主义教育的基地),明确了“三位一体”的档案馆职能目标定位;2004年,全国档案局长馆长会议提出把档案馆建成档案安全保管基地、爱国主义教育基地、已公开现行文件集中向社会提供利用的中心和档案信息服务中心这“四位一体”的新目标;2009年的全国档案馆工作会议提出了今后10年全国档案馆工作的主要任务在于:努力把各级国家综合档案馆建设成为档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息查阅中心、电子文件中心“五位一体”的公共档案馆,实现档案馆事业的跨越式发展。2007年12月29日,为认真贯彻党的十七大精神,全面落实科学发展观,推动民生档案工作深入开展,推动建立覆盖人民群众的档案资源体系和服务人民群众的档案利用体系—“两个体系”,国家档案局印发《关于加强民生档案工作的意见》。2010年5月12日国家档案局局长、中央档案馆馆长杨冬权继“两个体系”又提出“建立确保档案安全保密的档案安全体系”的第三个体系。这样三个体系将体现档案工作核心内容的收、管、用相关的理论与实践都能囊括进去了,并且赋予了数字时代新的内涵。4数字时代的理论理论来源于实践,反过来又服务于实践。在迅猛发展的数字时代,实践的变化和行业面临的挑战,离不开理论的把脉和指导。一些有识之士对数字时代的档案工作理论进行了如下一些探讨。4.1“后保管”时代“后保管时代”这一提法最早出自杰拉尔·德·汉姆。1981年他在《档案工作者》杂志上发表的一篇题为《后保管时代的档案战略》的文章认为,信息技术导致了档案数量的增长和档案载体的革新,由此推动档案工作进入了一个新的历史发展时代———后保管时代。到20世纪90年代,北美档案界开始将电子文件与后保管时代联系起来,代表人物为加拿大档案学者特里·库克。特里·库克对后保管时代档案学变化的主要内容总结为四方面:第一,档案不再被视为静态的实体,而是一种动态的、虚拟的概念;第二,档案不再是人类活动的被动产物,而是个人或组织所从事的社会活动的积极体现;第三,档案不再产生于稳定的、垂直的行政体系中,而是产生于现代网络系统中动态的平行的体制。第四,对于档案工作者来说,则必须转换思想,把自己从档案的被动管理者,变为社会历史的主动记录者。在后保管时代档案工作传统时代扮演的被动消极角色和重藏轻用的工作模式将被以知识管理利用为核心的积极主动的开放模式所代替。4.2建立了全程管理的监控法国档案学者C·诺加雷指出:档案工作者要重新考虑他们在文件生命周期中进行干预的时机,甚至重新思考这种生命周期本身”。这类观点正是前端控制产生的思想根源。全程管理是一种过程管理,即通过对每一项具体管理活动的实施过程进行监控。国际档案理事会电子文件委员会1997年制定的《电子文件管理指南》(草案)将电子文件的生命周期划分为设计、形成和维护三个阶段,认为设计阶段对电子文件的全程管理具有决定作用,主张在“文件形成前采取行动”,即把“干预时机”确定在电子文件管理的设计阶段,以确保电子文件的内容、结构、背景三位一体的完整性。这正是应用了前端控制和全程管理的思想来指导电子文件的管理。前端控制与全程管理是相辅相成的,前端控制是确保电子文件真实可靠、完整归档、安全利用和长期可读的有效策略,也是电子文件管理系统优化管理功能、提高管理效率的有效措施。但这些功能的实现必须有全程管理的监控,只有通过全程管理才能对文件构成三要素(背景、内容、结构)完整的记录和动态管理,确保在留存文件信息内容的同时留存文件形成与使用的背景信息等元数据,并保持两者间的有机关联,即把可以预先设定的监控功能和档案管理功能嵌入OA系统和各业务系统,对文件、档案工作的业务流程进行重组,并在文件形成和维护阶段进行有效的监督,从而实现对电子文件的超前控制和全程管理。改变过去文件工作与档案工作分段管理的做法所导致的文件质量不能满足档案管理的要求,甚至有时候要补录一些内容,但在电子文件管理中这种补救,往往无法做到。正如永久保护真实的电子文件国际研究项目主持人、加拿大哥伦比亚大学教授露西娅娜·杜兰蒂所言:“随着InterPARES研究的深入,该项目将继续证明这样一种观点:不采取全程管理的眼光,就不可能保管电子文件”。4.3电子文件的产生文件生命周期理论与文件连续体理论都是一定历史时期档案工作实践的总结,对档案工作实践和档案学理论的发展产生了不同的重大影响。20世纪40年代初美国创建“文件中心”是文件生命周期理论产生的实践背景,档案学家对文件生命周期理论的总结,第一次从实质上认识了文件运动的内在规律,实现了从应用理论层面到基础理论层面的认识飞跃,奠定了文件生命周期理论在现代档案学理论中的基础地位。20世纪80年代电子文件的产生是“文件连续体理论”产生的实践背景。文件连续体理论作为网络时代电子文件管理实践的理论概括,这一体系主要构建在四个轴之上:凭证轴、业务活动轴、文件保管轴和来源轴,对传统文件和档案的概念、文件管理和档案管理的界限、文件与档案工作者的专业性认识都赋予了崭新的内容,主张文件的连续管理、全程管理、前端控制,注重文件元数据的提取与运用,强调管理责任上的连续和文件管理领域各种角色的相互合作,关注文件管理的动态过程,强调文件跨越时空的利用和保管等思想,既继承了文件生命周期理论的科学内涵,又新、丰富和发展了文件生命周期理论。4.4电子文件的主体地位将更加突出自20世纪初来源原则一直是档案管理工作的基本原则和