订单管理制度

订单管理制度订单管理制度（一）

（一）采购订单的明细管理

采购订单的明细管理重要是通过对采购订单各项目的管理，使公司有关部门能够明确掌握商品订货的状况。当采购单位决定采购对象后，公司普通会寄发订购单给供应商，以作为双方将来交货、验收、付款的根据。订购单内容重要侧重于交易条件、交货日期、运输方式、单价、付款方式等。因用途不同，订购单可分为厂商联（第一联），作为供应商交货时间的凭证；回执联（第二联），由供应商签字确认后寄回给公司物料联（第三联），作为公司控制存量和验收的参考；请款联（第四联），作为结算货款的根据；承接联（第五联），由制发订购单的单位自存。

（二）采购订单的跟踪管理

订单跟踪是采购人员的重要职责，订单跟踪的目的有三个：增进合同正常执行、满足公司的商品需求、保持合理的库存水平。在实际订单操作过程中，合同、需求、库存三者之间会产生矛盾，突出地体现为由于多个因素合同难以执行、需求不能满足造成缺货、库存难以控制。恰本地解决供应、需求、缓冲余量之间的关系是衡量采购人员能力的核心指标。采购订单跟踪过程如图所示。

1.合同执行前订单跟踪。订单人员在完毕订单合同之后，要及时理解供应商与否接受订单，与否及时签返订单合同。在采购环境里，同一商品往往有几家供应商可供选择，独家供应商的状况极少。即使每个供应商都有分派比例，但在具体操作时可能会碰到由于多个因素的拒单现象，由于出现变化，供应商可能要提出变化某些合同条款，涉及价格、质量、交货日期等。如果供应商准时返订立单合同，则阐明供应商的选择对的；如果供应商确实难以接受订单，能够在采购环境里另外选择其它供应商。与供应商正式订立的合同要及时存档，以备后查。

2.合同执行过程中订单的跟踪。进人订单实际作业阶段的第一项工作，就是要订立一份与供应商的正式合同。这份合同含有法律效力，订单人员应全力跟踪，并且应和供应商互相协调，建立起互相之间的业务衔接、作业规范的合作框架。合同跟踪应注意下列事项：

（1）严密跟踪供应商准备商品的具体过程，确保订单正常执行。在跟踪过程中，发现问题要及时反馈，需要半途变更的要立刻解决，不可贻误时间。不同种类的商品，其准备过程不同。总体上可分为两类：一类是供应商需要按照样品或图纸定制的商品，存在着加工过程的周期长，变化多的特点。对于这类订单的跟踪管理，能够向供应商单位派常驻代表，以起到信息沟通、技术指导和监督检查的作用。常驻代表应当进一步到生产线各个工序、各个管理环节，协助发现问题，提出改善方法，切实确保彻底解决有关问题；另一类是供应商有存货，不存在加工过程，周期短。对这类订单的跟踪管理可视状况分别采用定时或不定时到工厂进行监督检查，或者设监督点对核心工序或特殊工序进行监督检查；规定供应商自己报告生产条件状况、提供对应检查统计、让大家进行评议等方法实施监督控制。

（2）紧密响应生产需求形势。如果因市场因素需求紧急，规定本批商品立刻到货，应立刻与供应商协调，必要时可协助供应商解决疑难问题。有时市场需求出现滞销，公司经研究决定延缓或取消本次订单商品供应，订单人员也应尽快与供应商进行沟通，拟定其可承受的延缓时间，或终止本次订单操作，给供应商对应的赔款。

（3）谨慎解决库存控制。库存水平在某种程度上体现了订单人员的水平。订单人员既要确保销售正常，又要保持最低的库存水平，也就是必须保持与正常经营相适应的商品库存量。由于公司库存过大，占用资金，增加管理费用；库存过小，则品种不全，数量局限性，容易造成脱销。

（4）控制好商品验收环节。商品达成订单规定的交货地点，对国内供应商来说普通是公司仓库，对境外交货则是公司国际物流中转中心。境外交货的状况下，供应商在交货前会将到货状况表传真给订单人员，订单操作者应按照原先所下的订单对到货的物品、批量、单价及总金额等进行确认，并进行录入归档，开始办理付款手续。境外的付款条件可能是预付款或即期付款，普通不采用延期付款，因此订单人员必须在交货前把付款手续办妥。

3.合同执行后订单跟踪。应按合同规定的支付条款对供应商进行付款，并进行跟踪。订单执行完毕的柔性条件之一是供应商收到本次订单的货款，如果供应商未收到付款，订单人员有责任督促付款人员按照流程规定加紧操作，否则会影响公司信誉。商品在使用过程中，可能会出现问题，偶发性的小问题可由采购：人员或现场督验者联系供应商解决，重要的问题可由质检人员解决。

（三）采购订单的使用管理

对于尚未使用电脑系统的公司，一份订单普通有7～9份副本。而在使用计算机的条件下，将一份采购订单分寄到每个部门的电子邮箱就能够了。供应商在原件上签字后将其送回买方，就表明供应商已收到订单并同意订单的内容。从法律上来讲，发送订单的采购部门构成了合同提供者，而确认订单的供应商则构成合同接受者，提交和接受是含有法律约束力的合同的两个重要构成部分。

采购部门将一份订单副本送达会计部门（例如应付账款），提出需求的部门接受并进行交易。采购部门普通保存有几份订单的副本及有关收据，其它部门应对采购订单和收款收据有很高的透明度：

1.会计部门能够得知将来的支付条件，同时还持有一份订单副本，方便在：货品达成时对付款进行核对。

2.采购订单应有订单编号方便有关部门备案。

3.接受部门持有与商品收据相匹配的订单副本，该部门还能够用特殊的采购订单协助预测进货的作业量。

4.提出需求者在需要查询一份订单状况时可参考的采购订单数字。

5.运输部门知晓交货规定，针对每一次交货安排承运人或使用公司内部运输。

6.订单将在全部的部门长效，直到买方公司确认货品已收且符合数量及质量规定为止。

订单管理制度（二）

1、目的

规范采购管理工作，加强采购过程控制，强化供应商管理，确保适时、适价、适量地供应公司生产所需物料。

2、合用范畴

合用于公司生产物料的采购过程控制、对账发票管理以及新开发厂商和合格供应商定时或不定时的评定选择等。

3、职责

3.1采购文员：负责采购订单的下达，物料的催货，异常的追踪，订单对账、请款和发票的催缴以及协助进行供应商的评定等。

3.2采购专人：负责物料价格的谈判、定价，选择合格的供应商，物料异常的解决、追踪及异常信息的传递，对账单、请款单的初审，物料采购成本的控制分析以及合作供应商关系的协调等。

3.3供应管理员：根据物料供应商需求预测分析，为采购专人提供经评定合格的供应商供其选择，供应商的定时或不定时评定成果的制订和传达，跟进新物料或新供应商的打样状况。

3.4计划组主管：对物料采购订单的审核，协调物料异常状况的解决和跟踪解决成果，审核供应商的考核和选用，完善物料采购管理。

3.5生产部经理：负责采购对账单和请款单的同意，物料采购成本控制的审核，供应商合作关系的协调，以及跨部门之间异常的协调。

4、采购订单管理流程

（见附件）

5、采购订单管理内容

5.1供应商选用规定