公司接待流程和规定

3广东爱华光电科技GUANGDONGAWARDNEWOPTOELECTRONICTECHNOLOGYCO.,LTD.客户接待流程和规定一、目的原则。二、范围适用于公司各种接待工作和相关部门。三、治理2流程：接待预备 接送和酒店安排 会谈和参观 用餐宴请、消遣 后续工作等方面。〔一〕确认来访信息首先应确认来访人员的信息，包括以下几个方面：〔职务、级别等、性别、民族〔在食宿等方面有无特别要求和风俗习惯、随行联系人及联系方式等。国外客户还要说明是否有国内代理随行和翻译次、是否需要订房、订票、接送等。员的护照全名，护照号码，并请客户确认内容后发送正式的邀请函。航班班次等，请对方确认，以保准确。〔二〕补充相关信息为了保证接待效果。因此，对客户，特别是重要客户，对口人员要了解客户更多的信息。包括客户的具体资料，公司背景，公司实力，经营状况，经营范习惯和喜好，以及需留意的细节。对口接待人员/部门在提交《客户来访接待申请表》的时候，须将这些资料一并提交，以便公司领导参考。〔三〕规格定位一般来讲，接待规格依据实际状况分为三种形式。1、对等接待，这是最常见的接待规格，指我方出面接待的领导和客人的职务、级别大体一样而实行的一种接待形式。2、高格接待，是指我方出面接待的领导比客人职务高而实行的一种接待形式。3、低格接待，是指陪客比来客职务低而实行的一种接待形式。哪些领导出席，如何安排车辆和行程，从而完成接待打算。〔四〕行程安排与客户商讨参观访问行程表,发送邮件货让客户确认,同时让生产等相关最受欢送的。严格依据行程打算来做〔甚至有意严格去做也无妨外商以好的印象。行程安排表〔VisitingSchedule)DateDate日期Time时间Content内容Place地点〔五〕公司信息的把握通谈话内容。〔六〕预备接待材料和工作1.数码相机、预先预备好的CD盘刻录的产品名目和企业介绍〔包括常用的付款方式，生产周期等订书机，图册还有针对性的报价单。公司大厅的欢送客户来访之类的接待牌，让客人感觉其受到重视。提前告知XXLED会议室的安排，谈判资料的预备，包括企业演示文稿的预备，以及相关需要演示文稿企业的竞争优势，清楚的组织构造图，生产投诉渠道，研发队伍的实力，历史荣誉，开发的工程介绍，试验室的参观，负责人的资力介客人感兴趣的其他产品的预备。咖啡茶及一些小食品糖果的预备。客人小礼物及样品的预备。提前确定与客户谈判的三个方案，最正确方案，折中方案和妥协方案；预备好为到达上述三个方案的策略和手段。留意：有时候需要打印接待通知，下发给相关部门或工厂！对四周消遣设施及购物休闲设施，特色旅游点等也要了解。预备工作完成后，应查漏补缺。提前半天或一天须再次落实人员、地点、车辆等的预备状况。其次接送和酒店安排全性能良好，并保证车内的必要物资预备，如：纸巾，矿泉水，打火机等。人。李件数确认后，接待人员应尽快带着客户返回。特色或者文化特点等，假设客户比较疲乏，要保持车内安静让客户短暂休息。假设客户自行驾车来到公司。接待人员要提前与客户商定好时间和下车地有需要，还应邀请出席接待的领导一同前往等候。动，要准时通知负责的后勤人员。依据接待级别和标准：一级接待：伴随人员：总经理、副总经理、总监、部门经理总经理、副总经理、部门经理在机场、车站、公司门口迎接，提前等候于迎3三级接待：相关对口的部门经理及人员行程安排，并按商定时间提前到酒店等候。假设是中午时段到达公司，要征询客户用餐意见，国外客户一般是简便的快餐，比方肯德基，麦当劳等，接待人员要快速通知后勤人员安排。到机场送行人员，视实际状况安排。如有需要后勤人员应依据状况提前为客户购置车票及机票。1〔一〕当天的预备工作由所需会谈部门协作行政人事部人员确保公司环境、楼道、室内、洗手间〔按〕摆放于接待室。依据需要制作领席签、欢送牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。国外客户，最好是有国外品牌的矿泉水〔如依云〕，咖啡、可口可乐〔有〕，还有一些甜食〔如小糖果，巧克力〕，特别3、4〔三〕会谈应先把来宾介绍给仆人，再把仆人介绍给来宾。〔四〕会谈完毕位牌；如有需要，尽快整理完成会议纪要，准时传递给与会人员。(五〕参观依据客户的要求及公司的实际状况，可安排一些参观活动和伴随人员。体验馆2.假设客户有多余的时间，也可以适当安排参观地方特色的景点。还要安排车辆，预备充分的饮水，还应依据天气状况预备雨伞。留意：接待中涉及机要事务、隐秘文电、重要会议，要特别留意保密，接待中的场合，应向参观人员说明。第四用餐和宴请重点照看客人饮食爱好，避开铺张铺张。〔一〕确定宴请规格和形式中餐还是西餐，以酒会还是茶会方式举办等。〔二〕确定宴请地点能够充分表达对客人的敬意；同时交通便利、环境优雅、菜肴精巧、价格合理、效劳到位。接待人员应预备好经费和车辆。较高的宴请，还需制作领导姓名座位牌，考虑桌次安排、领导排位等工作。〔三〕现场布置假设较正式的宴请，工作人员应提前到场进展布置。其具体工作内容有：在餐席位的安排和摆放；领导桌座位排位。现场布置应庄重大方，可适当点缀鲜花。〔四〕中餐宴请1、点菜：接待人员应提前联系餐厅，确定菜单。同时充分考虑客人、尤其三种以上。2、进餐：宴请前，仆人应提前到达宴会地点迎接客人；有肯定级别的客户旁略腾出空间以便利上菜。饭菜和水果。如饭菜数量不够，应准时加菜。工作人员应避开当着客人面看帐或付款。〔五〕自助餐条明显的特长。免除座次排列之劳，也便于用餐者自由地进展交际。肴、酒水，故可节约主办者开支，并避开铺张。较好地处理众口难调的问题。公务活动的限制。１．排队按挨次取食物；２．每次少取；４．西餐的食物先后大约是：沙拉→开胃菜→汤→主菜→甜品→咖啡／茶。〔六〕午餐假设是会谈接近中午，可以按级别和接待标准，安排客人到公司餐厅简洁用〔公司最好能备有麦当劳和肯德基的中英文餐牌〕中午在公司餐厅用餐，要事先通知后勤人员安排。〔七〕晚上消遣一些消遣购物等活动。特别是国外客户，肯定要敬重其意见，不行强求。后续工作务必做好.客户走后,准时发邮件给客户,一是问候,二是将本次出。附：一、接待礼仪：1、仪表：面容清洁，衣着得体。2、举止：稳重端庄，沉着大方。3、言语：语气温顺、礼貌文雅。4、态度：恳切热忱，不卑不亢。待人员引见介绍主宾时，要留意挨次。6、承受名片时：要以敬重的态度双手承受，默读一下后严峻收入口袋中。处伸右手示意，并说“这边请”。8、进电梯时：要告知客人上几楼，让客人先进、先出。9去，方可离开。二、乘车座次安排 三、中餐桌位置四、会议室810接待级别及标准定义表：A级级别工程业务员、职员级别

B级总监、部门经理级别

C级总经理、董事长级别接待人员1人对应部门负责人公司总经理、董事长伴随人员1-2人1-2人对应部门负责人车辆一般较好公司最好接机司机本部门随行部门经理随行住宿公司不担当住宿费按实际状况按实际状况房间预备早入住时办理包含房间内入住时办理或提前包含房间内提前办理房卡包含房间内餐饮午客人餐厅〔标准规格〕看实际状况〔国内外〕公司高规格餐厅晚 按实际状况 按实际状况 不设会议 公司会议室 公司会议室

参观地点

展厅，生产成品车间展厅体验馆

试验室，体验馆资料设备会议用品预备茶歇用品

纸笔、公司资料茶、咖啡、纸巾等

料等等

公司资料饮料、湿巾、纸巾等纪念礼品 50元/以内 100元/以内 200元/以内送行 司机 本部门随行 部门经理随行客户来访接待申请单申请人申请日期来访公司名称航班申请人申请日期来访公司名称航班(车，船次)到达日期估量离开日期动身地到达地动身时间估量到达时间姓名性别职位 备注信息信息联系：接待级别□A级 □B级 接待迎接地点□机场 □车站 □其