计算机辅助档案管理工作亟需综合型的指导

计算机辅助档案管理工作亟需综合型的指导

在过去的20年里，计算机文档的管理一直缓慢而艰难，并且取得了巨大的成果。与金融、税务、通信等行业相比，存在着巨大的差距。个中原由,有主观的、也有客观的,有经济的、也有技术的。笔者认为:业务指导乏力,有关等级标准要求不高、可操作性不强,未实施专门管理仍是其中最主要的制约因素。本文仅对上述制约因素的转化做一些分析。一、从单位信息的使用和对业务指导工作的指导在我国现行的档案管理体制下,各地档案工作的优劣与各级档案行政管理机关,业务部门业务指导工作做得如何有着直接关系。而业务指导工作做得如何,又与从事业务指导工作人员的知识结构业务素质专业水平实践经验、工作方式、方法的差异有着密切的关系。多年来,在计算机辅助档案管理工作方面,一直缺少强有力的业务指导,究其根源,在于我们从事业务指导的同志中,懂得并会熟练使用计算机的人少,了解和熟悉计算机辅助档案管理工作的人更少。笔者虽无法对全国从事业务指导工作的同志,使用和了解计算机及计算机辅助档案管理的情况进行详尽的统计,但可从对《中国档案》、《档案学研究》、《档案学通讯》3大档案学术期刊1992~1997年各类稿件撰稿人所在单位的统计分析中,得到间接的印证,见表1。在表1的统计数字中:纵向看,负有业务指导职责的省、市、县三级档案局撰写的关于计算机辅助档案管理方面的文章在表中所列8类文章中所占比例最低;横向看,各级档案局撰写的此类文章数量上,不仅远远少于其他单位所撰写的同类文章,而且少于省、市、县综合档案馆所撰此类稿件的数量。由此我们可以得到这样的印像:1.负有业务指导职责的同志很少撰写这方面的文章。是不想写?还是不懂、不了解这方面的知识没法写?2.在现代化管理工作上,省、市、县综合档案馆落后于其他单位档案馆、室;而省、市、县档案局又落后于省、市、县综合档案馆。在这样一种状况下计算机辅助档案管理工作进展缓慢,效果欠佳,自然是情理之中的事了。欲善其功,必先利其器。要加快计算机辅助档案管理工作的步伐,推动整个档案工作的现代化进程,就必须加强对这项工作的业务指导,要做到指导有力,就要以人为本,先行对从事业务指导工作的同志进行计算机和计算机辅助档案管理知识的培训。必须认识到,这门课已不再是一门可学可不学的,超前的“选修课”,而是现实工作亟需的“必修课”。在这方面“以其昏昏,使人昭昭”不行;一窍不通更不行。只有我们从事业务指导工作的同志熟悉并精通这方面的知识,才能有针对性的指导面上工作的开展,使计算机辅助档案管理工作,跟上信息化社会发展的步伐。二、分级、升级,是档案工作的“影子”计算机辅助档案管理工作从70年代末开始至今已有20年的历史,在我们许多同志头脑中形成了一种观念,即拥有和装备一定数量的计算机,就实现了计算机辅助档案管理,就是档案管理的现代化。这种观念不仅反映在许多基层单位档案处(室)的计算机长期闲置或只是用来打字;也可从各级综合档案馆,各级机关、企业、科技事业单位档案工作定级,升级,目标管理等活动的标准之中看到它的“影子”。自80年代起,为推动全国档案工作的发展,国家档案局在全国各级档案馆,各级机关档案室、企业及科技事业单位分别开展了档案馆考评定级;机关档案工作定级、升级;企业档案工作目标管理和科技学术事业单位档案管理上等级等活动。这些活动的标准,就是档案工作的“规矩”,它的实施有力的推动了档案工作的开展,使档案工作在规范化管理上取得了长足的进步,收到了良好的效果。但以上各标准中关于计算机辅助档案管理应用方面的“规矩”(条款)明显偏少。笔者仅以《河南省各级国家综合档案馆等级标准》(以下简称档案馆标准)、《河南省机关档案工作等级标准》(以下简称机关标准)、《企业档案工作目标管理办法》(以下简称企业标准)、《科技事业单位档案管理长级办法》(以下简称科技事业标准)为例,做如下分析。(一)常用机关标准1.档案馆标准,见表2。2.机关标准(省直机关),见表3。市(地)县(市)级机关标准中均无此项。3.企业标准,见表4、表5。4.科技事业标准,见表6。(二)应用内容的选取在上述4个文件中,除了上面所有要求的直接条款外,在基础业务建设和档案信息开发利用等方面,有许多工作可使用计算机来完成,但却没有做相应的要求。由于涉及的条款较多,所占篇幅较大,这里只做一个概括的统计,不再做详细登列,见表7。从上面的图表中可见,有关计算机辅助管理应用工作的条款在全部各项标准中所占比例很少,是否能够达到此项标准都不影响达到较高的档次;即便是在这为数不多的条款中,也多是强调是否列入计划,是否拥有设备,真正涉及到具体实际应用内容的条款更少。事实上,计算机只不过是实现计算机辅助档案管理工作的工具,使用计算机管理档案也只是实现档案工作现代化的手段之一,并不是唯一的手段,更不是档案工作现代化的全部对我们档案工作的应用需求而言,现有计算机的许多功能是大量冗余的。因此,在今后若干年内,档案工作现代化应当确立以用为本的原则,把推广和普及计算机的应用放在特别突出的位置。笔者认为,要真正把计算机辅助档案管理工作做好,就应该逐步在各种标准中增加关于计算机辅助档案管理应用方面的“规矩”,加大对可使用计算机完成的业务工作项目的检查与督导,将这项工作提升到一个真正实用的水平。三、关于专门机构的性质,应该确定在法律部门多年的工作经验告诉我们,在一些单位往往存在着一种上级有部门抓的,有具体指标要求的工作就重视否则就不重视的倾向一项工作的成效如何,与是否有专门机构(部门)或人来抓,有很大的差异。近年来,各级法制处(室)、科(室)的建立,有力推动了以法治档工作的开展,就是一个很好的例证。因此,笔者认为:应该成立专门机构负责此项工作。或许,在全国自上而下实施机构改革,精简人员的今天,谈建立新的专门机构并不合时宜,但我认为非如此不能做好这项工作。理由如下:(一)适应性原则。在行政组织机构现代行政管理学的行政组织原则中职能目标原则和适应性原则是最重要的两项原则。职能目标原则是指:政府行政组织首先必须适应政府职能需要,根据职能目标,建立相应的组织机构。随着社会的进步和科学技术的发展,生产和生活高度社会化,新的产业部门不断产生,政府的职能也在不断变化发展,许多管理经济和社会事务的新机构也应运而生。行政职能的变化是行政组织机构变化的决定性因素。适应性原则着重强调:行政组织机构的适应性,伸缩性和应变性,它的设置必须适应社会的需要,随着社会政治经济发展变化而变化,适时地,科学地调整和改革,以适应变化了的新环境。这是设置行政组织机构的前提。亦是我国行政体制改革遵循的原则。因此在计算机日益普及,办公自动化程度不断提高、电子文件大步向我们走来的今天,在现有档案行政管理部门中设立专门机构,负责对电子文件的归档和电子档案的管理是必要的。(二)没有能力管的没资格管目前大多数省、市(地)、县(市)三级档案行政管理部门中,没有设立专门负责这项工作的部门,甚至在全部所属部门的职责范围内,也找不到这一项。这就形成从上到下,各级领导都知道这项工作该抓,该早抓,该好好抓。但一落实到实际工作,却没有人去抓,去做,去落实。即使是在局(馆)合一的体制下,多数省、市档案馆内设的计算机处室也只是负责本馆馆藏档案的计算机管理,没有指导所在地区计算机管理及电子文件管理的职能与权限。客观上形成有资格管的没能力管;有能力管的没资格管的局面。所以,在现有档案行政管理机构中,设立专门的指导与管理部门或赋于各档案馆内设计算机处(室),相应的管理与指导职权,以便从组织上保证这一任务的落实。(三)成立专门机构,规范管理电子文件作为随着计算机技术普及应用的发展,由“机读文件”演化而来的“新生事物”,具有信息的非人工识读性;系统依赖性;信息与载体之间的可分离性;信息的可变性;信息存贮的高密度性;多种信息媒体的集成性和信息的可操作性的特征。对它的管理亦是一项技术特性十分明显的专业工作。因此,对计算机及电子文件的管理,是一项需要以档案管理专业知识和计算机及电子文件技术专业知识为基础的工作,需要专门管理。从信息技术发展的趋势看,设立专门机构或(人员),对计算机和电子文件实施管理势在必行。当然,设立新的机构不是件简单的事,在各地“三定”方案落实时间不长的今天,要象重庆市档案局那样,设立专司负责计算机管理和电子文件管理的“现代化管理中心”是有困难。但事在