《Access基础教程（第三版）》课件第3章 建立数据库

第3章建立数据库3.1数据库的设计3.2创建数据库3.3创建表3.4字段类型和属性3.5字段编辑操作3.6主键和索引3.7表的联接3.8输入和编辑数据3.1数据库的设计1．确定创建数据库的目的2．确定该数据库中需要的表3．确定字段4．确定主键5．确定表之间的关系6．输入数据3.2创建数据库新建空Access数据库的方法：3.3创建表一个数据库中通常包含若干个数据表对象，数据表对象是数据库中的基本对象，是数据库中所有数据的载体。在Access中有三种创建表的方法：3.3.1使用表向导创建表在数据库窗口的“对象”列表下选择“表”，将当前工作状态切换到“表”上（图3.3），然后双击“使用向导创建表”，弹出“表向导”对话框（图3.4）。在“示例表”中选择要创建的表名，然后在右侧“示例字段”列表中选择所需的字段组成一个新表。3.3创建表3.3.2通过输入数据方式创建表在Access中还可以通过直接输入数据方式来创建表，我们不需要考虑字段类型及属性，系统会通过输入的数据来分析字段类型及属性，并加以定义。操作方法：在如图3.3所示的数据库窗口中双击“通过输入数据创建表”，则出现如图3.5所示的窗口。首先修改字段名称，然后输入数据，所有数据输入完后，单击工具栏中的“保存”按钮。在如图3.6所示的提示框，询问是否创建主键（主键是指能惟一标识表中每一行数据的字段），用户可以根据需要自行定义，也可以由Access指定，若默认给出，即选择“是”按钮，此时所给出的主键为ID（自动编号）。3.3创建表3.3.3使用设计器创建表相对前两种方法，使用设计器创建表更方便、直观和易于掌握，所以也是最常用的创建表的方法。在如图3.3所示的数据库窗口中，双击“使用设计器创建表”则出现如图3.7所示的窗口，在每一行中输入需要定义的字段名称，在数据类型列表框中选择所需的类型，在说明栏中输入对该字段的一些解释和注释信息，所输入的内容将会显示在窗口的状态栏中。在窗口下方的“常规”选项卡中可以对字段的属性进行设置。3.3创建表完成字段定义后，整个表的创建就完成了，单击工具栏中的“保存”按钮，会弹出如图3.8所示的对话框，要求输入表的名称，输入名称后单击“确定”按钮，屏幕上会出现提示框，询问是否创建主键，用户可以根据需要自行定义，选择需要定义为主键的字段，然后单击工具栏中的按钮，则此字段被设置为主键。当然也可以由Access自动创建。3.4字段类型和属性表的创建过程实际就是定义字段的过程：定义字段的类型、字段的属性以及关于字段的一些说明。字段是组成表的基本元素，创建一张表实际就是构造字段的过程。3.4.1字段类型例：表3.1字段数据类型字段类型的选择是由数据决定的，定义一个字段类型需要先来分析输入的数据。从两个方面来考虑，一是数据类型，字段类型要和数据类型一致，数据的有效范围决定数据所需存储空间的大小；二是对数据的操作，例如可以对数值型字段进行相加操作，但不能对“是／否”类型进行加法操作。例：图3.9“学生档案表”设计视图3.4字段类型和属性3.4.2字段属性1．字段大小在如图3.7所示的表设计视图中，设定一个字段，当输入字段类型时，在如图3.10所示的“数据类型”列表框选择所需要的类型，此时窗口下方“常规”选项卡如图3.11所示。该选项卡是对字段属性的设置，选择“字段大小”属性框。对于文本字段，该属性是允许输入数据的最大字符数。对于数字字段，将字段设置为数字型，单击“字段大小”属性框，单击会出现图3.12所示的下拉菜单，选择不同数字类型其操作范围也不同，如表3.2所示。3.4字段类型和属性2．格式可以统一输出数据的样式，如果在输入数据时没有按规定的样式输入，在保存时系统会自动按要求转换。格式设置对输入数据本身没有影响，只是改变数据输出的样式。若要让数据按输入时的格式显示，则不要设置“格式”属性。预定义格式可用于设置自动编号、数字、货币、日期／时间和是／否等字段，对文本、备注、超级链接等字段没有预定义格式，可以自定义格式。预定义格式如表3.3-3.5所示。3.4字段类型和属性

“是／否”类型提供了Yes/No、True/False以及On/Off预定义格式。Yes、True以及On是等效的，No、False以及Off也是等效的。操作方法：在“常规”选项卡中，单击“格式”框空白处，在下拉列表中选择预定义格式，例如“是／否”类型，选择后结果如图3.13所示，可以设置输入方式。用户也可以在格式属性框中输入自定义格式符来定义数据的输入形式，例：将“出生日期”的格式属性定义为“mm\月dd\日yyyy”，如图3.14-3.15所示。

3.4字段类型和属性3．输入法模式输入法模式用来设置是否允许输入汉字，有三种状态：“随意”、“输入法开启”和“输入法关闭”。“随意”为保持原来的汉字的输入状态。4．输入掩码输入法模式用来设置字段中的数据输入格式，可以控制用户按指定格式在文本框中输入数据，输入掩码主要用于文本型和时间/日期型字段，也可以用于数字型和货币型字段。例：设置学生表中的出生日期字段输入掩码为短日期

图3.16-3.18

表3.6输入掩码字符表3.4字段类型和属性5．标题在“常规”窗口下的“标题”属性框中输入名称，将取代原来字段名称在表中显示。例：将“院系”字段的“标题”属性设置为“所属院系”

图3.19-3.206．默认值添加新记录时的自动输入值，通常在某字段数据内容相同或含有相同部分时使用，目的在于简化输入。3.4字段类型和属性7．有效性规则输入数据按指定要求输入，若违反“有效性规则”，将会显示“有效性文本”设置的提示信息，设置该属性可以防止非法数据的输入。例：设置“性别”字段的“有效性规则”属性设置为“男”

Or“女”

图3.218．有效性文本当用户违反“有效性规则”时所显示的提示信息。例：将“性别”字段的“有效性文本”属性设置为“提示：请输入男或女！”

图3.22-3.233.4字段类型和属性9．必填字段此属性值为“是”或“否”项。设置“是”时，表示此字段值必须输入，设置为“否”时，可以不填写本字段数据，允许此字段值为空。10．允许空字符串该属性仅用来设置文本字段，属性值也为“是”或“否”项，设置为“是”时，表示该字段可以填写任何信息。11．索引设置索引有利于对字段的查询、分组和排序，此属性用于设置单一字段索引。属性值有三种，一是“无”，表示无索引；二是“有（重复）”，表示字段有索引，输入数据可以重复；三是“有（无重复）”，表示字段有索引，输入数据不可以重复。

3.4字段类型和属性12．Unicode压缩在Unicode中每个字符占两个字节，而不是一个字节。在一个字节中存储的每个字符的编码方案将用户限制到单一的代码页（包含最多有256个字符的编号集合）。但是，因为Unicode使用两个字节代表每个字符，因此它最多支持65536个字符。可以通过将字段的“Unicode压缩”属性设置为“是”来弥补Unicode字符表达方式所造成的影响，以确保得到优化的性能。Unicode属性值有两个，分别为“是”和“否”，设置“是”，表示本字段中数据可能存储和显示多种语言的文本。

3.5字段编辑操作表的修改也就是对字段进行添加、修改、移动和删除等操作。对字段修改通常是在表设计图中进行的。1．添加字段2．更改字段3．移动字段4．删除字段3.6主键和索引3.6.1主键表创建后都要设定主键，用它惟一标识表中的每一行数据。关系型数据库系统的强大功能，在于它可以查询窗体和报表以便快速地查找并组合保存在各个不同表中的信息。要做到这一点，每个表应该包含这样的一个或一组字段，这些字段是表中所保存的每一条记录的惟一标识，此信息称作表的主键。指定了表的主键之后，为确保惟一性，MicrosoftAccess将禁止在主键字段中输入重复值或Null。3.6主键和索引1．主键的基本类型（1）自动编号主键当向表中添加每一条记录时，可以将自动编号字段设置为自动输入连续数字的编号。将自动编号字段指定为表的主键是创建主键的最简单的方法。（2）单字段主键如果字段中包含的都是惟一的值，例如ID号或学生的学号，则可以将该字段指定为主键。（3）多字段主键在不能保证任何单字段都包含的惟一值时，可以将两个或更多的字段设置为主键。3.6主键和索引2．设置或更改主键（1）定义主键。在设计视图中打开相应的表，选择所要定义为主键的一个或多个字段。如果选择一个字段，请单击行选定器。如果要选择多个字段，请按下Ctrl键，然后对每一个所需的字段单击行选定器，然后单击工具栏上的“主键”按钮。（2）删除主键。在设计图中打开相应的表，请单击当前使用的主键的行选定器，然后单击工具栏上的“主键”按钮。3.6主键和索引3.6.2索引对于数据库来说，查询和排序是常用的两种操作，为了能够快速查找到指定的记录，经常通过建立索引来加快查询和排序的速度。建立索引就是要指定一个字段或多个字段，按字段的值将记录按升序或降序排列，然后按这些字段的值来检索。比如利用拼音检索来查字典。选择索引字段，可以通过要查询的内容或者需要排序的字段的值来确定索引字段，索引字段可以是“文本”类型、“数字”类型、“货币”类型、“日期／时间”类型等，主键字段会自动索引，但OLE对象、超级链接和备注等字段不能设置索引。3.6主键和索引1．创建单字段索引在设计视图中打开表，单击要创建索引的字段，在“常规”选项卡下“索引”属性框内部选择“有（有重复）”或“有（无重复）”。其中“有（无重复）”选项，可以确保这一字段的任何两个记录没有重复值。2．创建多字段索引在进行索引查询时，有时按一个字段的值不能惟一确定一条记录。例：学生表按“班级”检索时就有可能几个人同为一个班，不能惟一确定一个学生记录，可以采取“班级”字段+“出生日期”字段组合检索。3.7表的连接表之间的关系分为三类：一对一关系、一对多关系和多对多关系。（1）“一对一”关系。若有两个表分别为A和B，A表中的一条记录仅能在B表中有一个匹配的记录，并且B表中的一条记录仅能在A表中有一个匹配记录。（2）“一对多”关系。在一对多关系中，A表中的一个记录能与B表中的许多记录匹配，但是B表中的一个记录仅能与A表中的一个记录匹配。（3）“多对多”关系。多对多关系中，A表中的一个记录能与B表中的许多记录匹配，并且B表中的一个记录也能与A表中的许多记录匹配。此关系的类型仅能通过定义第三个表来完成，实际上是使用第三个表的两个一对多关系。3.7表的连接3.7.1定义表之间的关系1．一对一关系的创建（1）首先关闭所有打开的表，不能在已打开的表之间创建或修改关系。（2）如果还没有切换到数据库窗口，可以按F11键从其他窗口切换到“数据库”窗口。（3）单击工具栏上的“关系”按钮。（4）如果数据库没有定义任何关系，将会自动显示“显示表”对话框（图3.25）。如果需要添加一个关系表，而“显示表”对话框却没有显示，请单击工具栏上的“显示表”按钮。如果关系表已经显示，直接跳到步骤（6）。

3.7表的连接（5）双击要作为相关表的名称，然后关闭“显示表”对话框。（6）从某个表中将所要的相关字段拖动到其他表中的相关字段。如果表中已有表数据，且要实施参照完整性，一定要从主表中将相关字段拖到关联表中的相关字段上，然后在弹出的“编辑关系”对话框（图3.26）中选中“实施参照完整性”复选框，否则可能会出现错误提示。（7）显示“编辑关系”对话框，检查显示在两个列中的字段名称以确保正确性。必要情况下可以进行更改。（8）选中“实施参照完整性”复选框，单击“新建”按钮创建关系。在关闭“关系”窗口时，MicrosoftAccess将询问是否保存此关系配置。不论是否保存此配置，所创建的关系都已保存在此数据库中。新建的关系如图3.27所示。3.7表的连接关于一对一关系的其他操作：（1）如果需要查看数据库中定义的所有关系，请单击工具栏上的“显示所有关系”按钮。如果只要查看特定表所定义的关系，请单击表，然后单击工具栏上的“显示直接关系”按钮。（2）如果要更改表的设计，可以在需要改变的表上单击鼠标右键，然后再单击“表设计”。可以像表一样使用查询创建关系，但是，参照完整性并不在查询中实行。（3）如果要在表和它本身之间创建关系，请将表添加两次。这种情况在相同的表中进行查询时很有用。

3.7表的连接2．一对多的关系创建

“一对多的关系”创建过程与“一对一的关系”创建过程基本相同，只是在第（6）步时弹出如图3.29所示的“编辑关系”对话框（注意：这个对话框下边“关系类型”显示的是“一对多”）。设置好的关系如图3.30所示。如果要实施参照完整性，一定要保证多方表中的记录在关联字段上的数据包含在一方表的关联字段列中，否则会出现错误提示。3.7表的连接3．多对多关系的创建多对多关系的创建必须借助第三个表来完成。（1）创建或加入称作结合表的第三个表，并将其他两个表中定义为主键的字段添加到这个表中。在结合表中，主键字段和外部键的功能相同。可以像在其他表中那样，将其他的字段添加到结合表中。（2）在结合表中，将主键设置为包含其他两个表中主键的字段。例：“学生档案表”与“课程设置表”之间的多对多关系

图3.313.7表的连接3.7.2编辑关系1．联接类型联接类型指查询的有效范围，即对哪些记录进行选择，对哪些记录执行操作。（1）内部联接。联接字段满足特定条件时，才合并两个表中的记录并将其添加到查询结果中。系统默认的为内部联接。（2）左外部联接。将两个联接表中左边的表中的全部字段添加查询结果中，右边的表仅当与左边的表有相匹配的时候才添加到查询结果中。即无论左边的表是否满足条件都添加。（3）右外部联接。将两个联接表中右边的表中全部字段添加查询结果中，左边的表仅当与右边的表有相匹配的时候才添加到查询结果中。即无论右边的表是否满足条件都添加。3.7表的连接联接的具体方法：单击工具栏上的“关系”按钮，打开“关系”窗口，双击两个表之间的连线的中间部分，打开如图3.32所示的“编辑关系”对话框，单击“联接类型”按钮，如图3.26所示，然后进行类型选择。例：图3.32和图3.263.7表的连接2．编辑关系（1）关闭所有打开的表，因为不能修改已打开的表之间的关系。（2）如果还没有切换到数据库窗口，可以按F11键从其他窗口切换到数据库窗口。（3）单击工具栏上方的“关系”按钮。（4）如果没有显示要编辑的表的关系，请单击工具栏上的“显示表”按钮，并双击每一个所要添加的表。（5）双击要编辑关系的关系连线。（6）设置关系的选项。有关“关系”对话框中特定项目的详细内容，请单击问号按钮，然后单击相应的项目。3.7表的连接3.7.3参照完整性定义参照完整性是一个规则系统，MicrosoftAccess使用这个系统以确保相关表中记录之间关系的有效性，并且不会意外地删除或更改相关数据。在符合下列全部条件时，用户可以设置参照完整性：（1）来自于主表的匹配字段是主键或具有惟一索引。（2）相关的字段都有相同的数据类型。但是有两种例外的情况：自动编号字段可以与“字段大小”属性设置为“长整型”的数字型字段相关；“字段大小”属性设置为“同步复制ID”的自动编号字段与一个“字段大小”属性设置为“同步复制ID”的Number字段相关。（3）两个表都属于同一个MicrosoftAccess数据库。不能对数据库中的其他格式的链接表设置参照完整性。3.7表的连接当实行参照完整性后，必须遵守下列规则：（1）不能在相关表的外部键字段中输入不存在于主表的主键中的值。但是，可以在外部键中输入一个Null值来指定这些记录之间并没有关系。（2）如果在相关表中存在匹配的记录，不能从主表中删除这个记录。（3）如果某个记录有相关记录，则不能在主表中更改主键值。

3.7表的连接如果要MicrosoftAccess为关系实施这些规则，在创建关系时需选择“实施参照完整性”复选框。如果已经实行了参照完整性，但用户的更改破坏了相关表规则中的某个规则，Access将显示相应的消息，并且不允许这个更改操作。例：选择了“实施参照完整性”复选框后的关系窗口。

图3.33通过设置“级联更新相关字段”和“级联删除相关记录”复选框，可以忽略对删除或更改相关记录的限制，同时仍然保留参照完整性。如果设置了“级联更新相关字段”复选框，在主表中更改主键值，将自动更新所有相关记录中的匹配值。如果设置了“级联删除相关记录”复选框，删除主表中的记录时将删除任何相关表中的相关记录。3.8输入和编辑数据3.8.1数据的输入

1．直接输入数据在数据库窗口对象列表下选中“表”,双击要打开的表，进入数据表视图，就可以向表中输入数据了。2．获取外部数据用户可以将符合Access输入/输出协议的任一类型的表导入到数据库表中，既可以简化用户的操作、节省用户创建表的时间，又可以充分利用所有数据。可以导入的表类型包括Access数据库中的表，Excel、Lotus和dBASE或FoxPro等数据库应用程序所创建的表，以及文本文档、HTML文档等。3.8输入和编辑数据例：导入Excel表格“专业.xls”

的过程和操作步骤：（1）打开数据库，或者切换到打开数据库的“数据库”窗口。（2）在“文件”菜单中，指向“获取外部数据”，然后单击“导入”命令（图3.34）。（3）在“文件类型”框中，确保已选定了MicrosoftExcel。（4）单击“查找范围”框右侧的下拉按钮（图3.35），选定“专业.xls”文件的存放位置，找到“专业.xls”后双击。（5）在图3.36所示的“导入数据表向导”第一个对话框中选择需要导入的工作表，单击“下一步”按钮。（6）在图3.37所示的“导入数据表向导”第二个对话框中分析示例窗口中的第一行数据是否为列标题，以确定是否选中“第一行包含列标题”复选框，然后单击“下一步”按钮。

3.8输入和编辑数据（7）在图3.38所示的“导入数据表向导”第三个对话框中，选择数据的保存位置，单击“下一步”按钮。（8）在图3.39所示的“导入数据表向导”第四个对话框中可以对字段信息进行必要的更改（包括：字段名、数据类型、索引），单击“下一步”按钮，打开图3.40所示的“导入数据表向导”第五个对话框，为表定义主键，这里选择“自行选择主键”，并从下拉列表框中选择“专业代码”，单击“下一步”。（9）在图3.41所示的“导入数据表向导”第六个对话框的“导入到表”文本框中输入导入表名称为“专业表”。（10）单击“完成”按钮，出现图3.42所示的“导入数据表向导”结果提示框，提示数据导入已经完成。单击“确定”按钮关闭提示框。3.8输入和编辑数据3．链接表链接表操作方法与导入基本相同，但两者的主要区别在于：导入操作是将外部数据复制到数据库中，而链接表只是在数据库中创建一个指引元，由它指向数据库外的数据。例：链接Excel表格“专业.xls”为的过程和操作步骤：（1）打开数据库，或者切换到打开数据库的“数据库”窗口。（2）在“文件”菜单中，指向“获取外部数据”，然后单击“导入”命令（图3.43）。（3）在“文件类型”框中，确保已选定了MicrosoftExcel。（4）单击“查找范围”框右侧的下拉按钮（图3.44），选定“专业.xls”文件的存放位置，找到“专业.xls”后双击。3.8输入和编辑数据（5）在图3.45所示的“链接数据表向导”第一个对话框中选择需要链接的工作表，单击“下一步”按钮。（6）在图3.46所示的“链接数据表向导”第二个对话框中分析示例数据窗口中的第一行数据是否为列标题，以确定是否选中“第一行包含列标题”复选框，然后单击“下一步”按钮。（7）在图3.47所示的“链接数据表向导”第三个对话框的“链接表名称”文本框中输入“专业表”。（8）单击“完成”按钮。链接后的结果如图3.48所示。3.8输入和编辑数据3.8.2编辑记录1．添加记录2．删除记录3．复制记录4．筛选记录（1）按选定内容筛选例：显示学生表中所有女生的记录图3.49-3.50（2）按窗体筛选例：显示院系为“信息技术学院”的学生记录图3.51-3.523.8输入和编辑数据（3）按内容排除筛选例：显示院系不是“信息技术学院”的学生记录图3.53-3.54（4）高级筛选／排序

“高级筛选／排序”需要指定较复杂的准则，可以键入由适当的标识符、运算符、通配符和数值组成的完整表达式以获得所需的结果。例：显示信息技术学院1984年以后出让的记录，并按出生日期降序排列图3.55-3.363.8输入和编辑数据5．排序记录在数据表视图中选择要排序的字段，若要升序排序，单击工具栏上的按钮，若要降序排序，单击工具栏上的按钮。上面的操作仅适用于按单个字段进行排序的情况下，而更多的时候，对数据表排序要求会比较复杂，这时仍然将使用“高级筛选/排序”窗口来实现。例：对学生档案表按学号的升序和出生日期的降序进行排序

图3.58-3.59

3.8输入和编辑数据6．查找和替换利用筛选功能查找出满足条件的记录，若想查找特定的记录或查找字段中的某些值，可以使用“编辑”菜单栏中的“查找”命令。具体方法：（1）在“窗体”视图或“数据表”视图中，选择要搜索的字段。（2）单击工具栏上的“查找”按钮，出现图3.60所示的“查找和替换”对话框。在“查找内容”框中输入要查找的内容。（3）在“查找和替换”对话框中，设置要使用的其他选项。单击“高级”按钮，可得到附加选项。（4）如果满足条件的记录有多条，单击“查找下一个”按钮。3.8输入和编辑数据若想修改查找到的内容，可以利用“替换”来完成，具体步骤如下：（1）在“替换”对话框中，设置要输入的新的内容。（2）如果要一次替换出现的全部指定内容，请单击“全部替换”按钮。如果要一次替换一个，请单击“查找下一个”按钮，然后单击“替换”按钮；如果要跳过下一个并继续查找出现的内容，请单击“查找下一个”按钮。如果仅知道要查找的部分内容或要查找以指定的字母开头的或符合某种样式的指定内容，则可以使用通配符作为其他字符的占位符。表3.7通配符一览表3.8输入和编辑数据3.8.3调整表的外观调整表的结构和外观是为了使表更清楚、美观。调整表格外观的操作包括：改变字段次序、调整字段显示宽度和高度、设置数据字体、调整表中网络线样式及背景颜色、隐藏列、冻结列等。1．改变字段次序在缺省设置下，通常Access显示数据表中的字段次序与它们在表或查询中出现的次序相同。但是在使用数据表视图时，往往需要移动某些列来满足查看数据的要求。此时，可以改变字段的显示次序。例：将“政治面貌”字段放到“出生日期”字段前

图3.61-