采购业务流程及岗位分工举例1

业务方案举例实用文档业务编号PU001业务名称采购订单管理业务流程简述采购业务员根据实际库存及生产计划情况与供应商签订采购合同，合同经主管审核后，送达供应商及采购合同管理人员，库管录入采购入库单时查询订单，入库后确认不能执行的，关闭订单的过程。流程适用范围原材料及包装材料合同管理及执行情况业务相关岗位具体岗位描述供应商采购业务员主管、采购合同管理总库入库管理根据合同发货根据合同发货签订采购合同催货函签订采购合同催货函审核采购合同审核采购合同录入采购订单录入采购订单审核采购订单审核采购订单执行？执行？YN结束关闭订单NYYN结束关闭订单NNN执行完毕？收货参照订单采购入库单NN执行完毕？收货参照订单采购入库单建议角色划分涉及岗位名称执行角色涉及系统功能操作手工审核订单高长明所有查询权限采购订单管理李学贵录入采购订单审核采购订单关闭订单订单所有查询权限入库单录入总库相应人员（以上人员工作由尹静丽代）参照订单录入采购入库单业务流程具体描述具体描述各业务员与供应商签订采购合同；各业务员将采购合同提交供应科长进行审核；根据审核后的采购合同由采购合同管理人员录入采购订单，并对其进行系统审核；总库人员根据接收的验收报告单在采购系统中参照采购订单生成采购入库单，无对应订单直接录入采购入库单，如果有对应订单的必须指定订单号，以便将订单与入库单关联起来；合同管理人员可以为各业务员提供查询供货单位订单的执行情况，并可发出催货函；6、合同管理人员对于已经执行完毕的订单或由于某种原因不能执行的订单进行关闭操作；业务编号PU002业务名称原料、包装材料采购入库管理业务流程简述描述供应部门根据需要进行货物采购，在货物到达后，办理质检手续，合格品办理入库的过程。流程适用范围存货中的原材料、包装原材料及燃料中的石油气的采购业务相关岗位具体岗位描述外库质量管理科总库供应科根据订单收货根据订单收货货物抽检换货后重新入库录入采购入库单初步验收外观数量验收报告单化验申请报告采购结算收料单采购（运费发票录入采购发票转财务到应付流程不合格合格YY建议角色划分涉及岗位名称执行角色涉及系统功能操作外库填写验收报告单尹荣利、张丽君、陈键无外库化验申请单尹荣利、张丽君、陈键无总库验收报告单录入黄慧梅（原料）董趁心（包装物）接收外库的验收报告单在采购管理的采购入库单中录入验收报告单并审核开具出库单总库根据业务员转来的发票及收料单附对应的验收报告单转供应科崔丽娟业务员赵俊扬、王勇、柴功有、王伟、徐平、高长明负责向相关供应商索取发票手工填写收料单并注明发票号将收料单及发票转总库供应科材料核算崔丽娟接收由总库转来的收料单将其中所附发票录入采购系统在采购系统中进行采购结算将在系统中结算后的收料单转交财务田红业务流程具体描述具体描述外库人员对收到的货物进行清点并做初步验收，如果不合格直接退货进行换货。新货到后重新验收；外库人员初步验收合格后填写验收报告单及化验申请单；将验收报告单转总库人员在系统中录入采购入库单；将化验申请单转总质量管理科以备检验货物使用；货物由质检部门进行抽样检验；检验完毕后，填写质检单；质检单随该货物一起领料出库。若检验不合格，进行换货处理；依据质检单的内容在系统中录入采购入库单；若本月货物的发票未到，做暂估处理；业务员向供应商索取发票后，填写收料单并明确发票号；业务员将收料单及所附发票一并转交总库；10、总库根据收料单及发票来确定对应的验收报告单；11、总库将收料单及附件转供应科材料核算岗；12、材料核算岗将收料单所附发票录入采购管理并根据收料单信息在采购管理中进行结算。当月发票未到的入库单系统自动视为暂估；13、供应科将收料单转交财务田红进行相应账务处理；注意：辅助零配件库由财务人员填制、审核入库单。业务编号PU003业务名称备件及辅料采购入库管理业务流程简述描述行政科及动力科根据计划进行采购，在货物到达后，办理入库手续，及采购结算的全过程。流程适用范围存货中辅助材料及修理用备件的采购业务相关岗位具体岗位描述张跃、赵慧设备动力库李桂芬厂长艾德建财务石银贵送货单送货单采购发票辅料或修理用备件收料单审批采购入库单采购发票采购结算YY建议角色划分涉及岗位名称执行角色涉及系统功能操作填写辅助材料及备件收料单张跃、赵慧将当月料票全到的相应单据填写完整经领导签字扣转交李桂芬，并将月末发票未到的入库单转交李桂芬。整理上述收料单李桂芬将上述单据转财务石银贵材料核算石银桂接收李桂芬转来的单据将收料单据录入采购系统将对应发票通过拷贝入库单生成对入库单及发票进行采购结算将当月发票未到的入库单录入采购系统进行暂估处理业务流程具体描述具体描述张跃将当月的收料单及对应发票转李桂芬；张跃将当月单到票未到的采购货物汇总填写暂估入库统计表转交李桂芬；李桂芬将上述两类单据转财务石银贵进行处理；石银贵将上述已经结算的单据进行采购结算；石银贵将上述未结算的单据做暂估处理。业务编号IA001业务名称原料/包材暂估处理业务流程简述月末货物到但发票未到，月末对入库货物进行暂估处理，发票到后再进行回冲，采购结算后进行暂估处理，生成红字回冲单和蓝字回冲单，系统自动记账。流程适用范围原材料及包装材料的核算业务相关岗位具体岗位描述业务员总库供应财务单据记账制单单据记账制单当月发票未到的入库单填写暂估单价采购入库单暂估处理生成蓝红字回冲单制单生成凭证采购发票收料单录入采购发票采购结算暂估回冲月份建议角色划分涉及岗位名称执行角色涉及系统功能操作总库记账黄慧梅董趁心在采购系统中录入采购入库单业务员各业务员向供应商索要以前月份单到票未到的发票，发票若到后，填写收料单交总库供应材料核算崔丽娟录入采购发票暂估结算暂估处理石银贵当月无对应发票的入库单进行单据记账/并生成凭证进行暂估处理，并对红、蓝回冲单生成凭证业务流程具体描述具体描述月末供应科材料核算员将当月未做结算的入库单整理汇总交总库确认；总库确认无误后，由供应材料核算员填写当月暂估单价；供应科材料核算员汇总当月进行暂估的入库单，交财务；财务核对无误后，对当月暂估入库单记账，生成凭证；业务员取得发票后，填写收料单，转总库；总库对应采购入库单，一并将单据转供应库；供应科将采购发票录入系统做结算处理；供应将本月暂估回冲的单据转财务；财务在系统中进行暂估回冲，对生成的红蓝回冲单生成凭证；10、在存货系统中进行暂估处理，系统自动生成与对应入库单完全相同的“蓝字回冲单”，其上的金额为已报销的金额。同时登记明细账，使库存增加。业务编号IA002业务名称辅料/备件的暂估处理业务流程简述月末货物到但发票未到，月末对入库货物进行暂估处理，发票到后再进行回冲，采购结算后进行暂估处理，生成红字回冲单和蓝字回冲单，系统自动记账。流程适用范围辅料/备件的斩估处理业务相关岗位具体岗位描述设备科李桂芬财务科采购系统中录入采购入库单单据记账采购系统中录入采购入库单单据记账制单辅料/备件暂估入库统计表采购发票暂估处理生成蓝红字回冲单录入采购发票入库单与发票进行采购结算制单生成凭证暂估回冲月份建议角色划分涉及岗位名称执行角色涉及系统功能操作设备科李桂芬月末为财务提供当月暂估入库统计。设备科李桂芬下月为财务提供上月暂估的入库单中发票到的部分。当月单到票未到的处理石银贵根据设备提供的当月暂估入库统计表，录入采购管理的采购入库单，并进行单据记账/制单。下月暂到处理石银贵下月发票到后录入系统，与相应入库单进行结算，对系统生成的红蓝回冲单进行制单。业务编号IAAP001业务名称材料及应付款核算业务流程简述供应科与设备科将票据对应结算后转财务进行相应账务处理流程适用范围采购原材料、包装材料、辅料、设备形成的应付账款的核算业务相关岗位具体岗位描述供应崔丽娟财务田红财务石银贵财务石银贵采购结算采购结算存货入库单记账应付发票审核存货生成凭证借：存货科目贷：材料采购应付制单借：材料采购进项税贷：应付账款借：存货科目进项税贷：应付账款采购结算存货入库单记账应付发票审核存货生成凭证借：存货科目贷：材料采购应付制单借：材料采购进项税贷：应付账款借：存货科目进项税贷：应付账款审核入库单审核入库单建议角色划分涉及岗位名称执行角色涉及系统功能操作原料/包装材料采购入库单记账制单田红1、存货单据记账2、存货生成凭证原料/包装材料发票审核制单田红1、应付发票审核2、应付生成凭证辅料/备件采购入库单记账制单石银贵1、存货单据记账2、存货生成凭证辅料/备件发票审核制单石银贵1、应付发票审核2、应付生成凭证业务编号AP002业务名称材料付款核算业务流程简述业务员凭经领导签字后的借款单，向财务请款，财务凭借款单在系统中进行付款的账务处理。流程适用范围所有采购材料的核算业务相关岗位具体岗位描述业务员相关主管领导财务周慧文（现金）张桂琴（银行）借款单借款单主管签字办理付款手续应付中录入付款单核销制单借：应付账款贷：现金类科目审核入库单审核入库单建议角色划分涉及岗位名称执行角色涉及系统功能操作填写借款单各业务员填写借款单请领导签字录入现金付款单周慧文办理现金付款业务应付系统中录入收款单并核销进行核销制单录入银行付款单张贵琴办理银行付款业务应付系统中录入收款单并核销3、进行核销制单其他转账业务贾林、田红、石银贵应收与应付的转账业务业务流程具体描述具体描述各采购业务员根据与客户签订的付款协议，填写借款单领导签字后到财务出纳办理付款手续。由周慧文及张贵琴根据付款方式办理付款；周及张将借款单在应付系统中录入付款单，并核销生成凭证，交财务主管审核。注意：如果是先付款后取发票的且此户以前无欠款，那么必须执行系统的预付冲应付，即使预付账款科目未单位往来辅助核算。应付业务过程中，如发生预付冲应付，应付冲应收，则通过系统中转账来处理。应付票据的业务也在此系统中处理。4、提前付款的，付款单首先形成预付，再利用系统提供的预付冲应付。当天借款提货报账的，先录发票，后录付款单。业务编号ST002业务名称辅料、备件领用业务流程简述每月按期财务根据动力库及行政库转交的出库单，由财务负责录入系统，由系统记账计算出成本后，由财务制单，系统自动记账的全过程。流程适用范围所有辅助材料、备品备件的领用出库的成本核算业务相关岗位具体岗位描述部门负责人各部门用料人员动力库、行政库财务科成本岗提出领料申请提出领料申请领料单审批通过材料领用单记账月末处理得到出库成本登帐并制单超现存报警单安排采购YN发料签字借：制造费用管理费用销售费用贷：辅助材料备品备件执行角色划分涉及岗位名称执行角色涉及系统功能操作各部门材料员相应人员根据需要填写领料单各部门主管相应人员审核本部门的领料单动力库/行政库李桂芬/赵慧根据领料单发料，并将领料单及时传递到财务财务成本岗石银贵1、接收领料单2、在库存模块中录入材料出库单3、存货记账4、存货生成凭证录入订单增值税发票录入订单增值税发票普通发票提货业务编号PU001业务名称销售发票（货）业务处理业务流程简述销售科长制订销售计划查询计划执行情况；订单管理人员根据科长审核过的订单进行录入、审核、关闭；根据业务情况决定是否开“铁路大票”；参照订单生成发票和发货单，系统生成出库单的过程。流程适用范围产成品销售流程业务相关岗位具体岗位描述销售科长订单、铁路大票管理人员发票管理发货单管理查询计划执行情况在系统中录入计划制订销售计划查询计划执行情况在系统中录入计划制订销售计划审核大票填制“铁路大票”YN铁路发货审核后审核订单登记订单审核大票填制“铁路大票”YN铁路发货审核后审核订单登记订单参照生成N点击现结Y现结？审核发票N点击现结Y现结？审核发票转应收系统审核系统生成销售出库单审核发货单参照生成发货单转应收系统审核系统生成销售出库单审核发货单参照生成发货单建议角色划分涉及岗位名称执行角色涉及系统功能操作制订销售计划、手工审核销售订单销售科长填制计划、查询执行情况销售订单管理师静秀录入销售订单审核销售订单“铁路大票”郎明增负责“铁路大票”的填制与审核发票管理王丽凤所有发票的填制及审核发票与财务的交接发货单管理王维宁参照订单录入发货单系统维护孙凤霞基础档案的增、删、改各种留档案账簿的打印3、培训最终用户业务流程具体描述具体描述1、采用先开票后发货的发货模式；销售部门根据客户订单开具发票。如果客户没有事先订货仍然开具发票；客户凭发票领到产品转库单（发货单）；发货单经专门人员审核生成销售出库单，可由销售系统生成，建议由库存系统生成；户付款后（个别信誉好的客户及领导特批客户可挂帐处理）拿着发票提货联去产成品库提货。库房人员审核销售出库单无误后，发货；客户持审核过的销售出库单经门卫核对出厂。注意：销售退货先把退货产品在一虚拟库（待检验库）录入其他入库单，待质量检验部门检测后，如果合格，通过调拨入成品库；不合格，再做处理；业务编号PU001业务名称销售退货业务流程简述客户由于某些原因把已销售的货物退回，质检科进行检验，把检验合格的产品再入库，不合格的产品另做处理的过程。流程适用范围原材料及包装材料合同管理及执行情况业务相关岗位具体岗位描述客户销售绍春生待检仓库/销售管理质检科要求退货要求退货填写退货通知书质检填写退货单合格填写仓库调拨单审批？-YN另做处理不合格建议角色划分涉及岗位名称执行角色涉及系统功能操作质检质检人员无退货管理绍春生根据客户退的产品填制退货单，并送交质检科检验。退货付款单（销售回款传票杨淑华于爱玲业务流程具体描述具体描述业务员向领导提出退货申请，经领导审批通过后，车队取货，在系统中录入待检验仓库；向质检部门提出质检申请，无质量问题的，通过仓库调拨进产成品库；若有质量问题，则通过其他途径再处理（比如：进车间进一步加工）；业务员应录入红字发票和退货单，以冲消应收账款。业务编号PU001业务名称应收账款形成（收款）管理业务流程简述生产经营部开票，财务部审核形成应收，根据生产经营部的回款传票后核销应收账款。流程适用范围销售产品、原材料及劳务形成的应收账款业务相关岗位销售科杨、于财务贾林财务出纳客户购货客户购货开发票审核发票审核核销客户付款应收制单形成应收录入收款单打印收款单制单生成凭证交款建议角色划分涉及岗位名称执行角色涉及系统功能操作出纳周慧文张桂琴将银行的回款单据交销售交杨淑华及于爱玲销售回款管理杨淑华于爱玲在系统中录入收款单对款项进行核销每天打印收款单，传递到财务贾林收款制单1、对销售传递的发票在系统中生成凭证2、对销售的回款单在系统中自动生成凭证根据原始凭证在对涉及应收业务进行处理业务流程具体描述具体描述注意：1、提前收款的，收款单首先形成预收，再利用系统提供的预收冲应收；2、当天收款发货报账的，先录发票，后录收款单作现结。业务编号ST001业务名称产成品入库业务流程简述生产车间每月先将成品送交质检科进行检验，合格后办理入库手续，不合等待重试。流程适用范围产成品入库核算业务相关岗位具体岗位描述生产车间统计员质检科销售王维宁财务石银贵产成品入库单在产品入库传票填制产品入库单产品生产在产品出库传票产品完工产成品入库单在产品入库传票填制产品入库单产品生产在产品出库传票产品完工不合格合格质检不合格合格质检在产品入库传票在产品入库传票计算并确认产品入库成本登帐并生成凭证在产品核算计算并确认产品入库成本登帐并生成凭证在产品核算建议角色划分涉及岗位名称执行角色涉及系统功能操作产成品入库单销售王维宁1、根据检验合格的产品填写产成品入库单。在产品传票销售王维宁2、转财务石银贵，核算在产品成本成本核算石银贵3、在存货及成本模块中核算产品成本具体业务流程描述具体描述每月生产车间统计员将本月完工的成品填写一式七联的在产品入库传票连同实物转厂内产成品中转库王维宁，挂待检牌待检；由质量管理组负责对成品进行化验，经过9天化验期后，合格的由车间统计员同时填写在产品出库单及产成品入库单连同化验单交产成品中转库王维宁，并挂合格品牌。由王维宁将本月的成品入库单传递财务一联；经过9天化验期后，未合格的等待复试，并且将本月待验成品的在产品入库传票由生产科李英转财务一联，视为当月在产品进行在产品核算；合格的产成品凭合格的化验单及交库单由车队转产成品外库；5、打印入库单，返回车间进行备查和统计；6、财务部在存货系统中对产品入库的成本进行核算；7、在存货系统中记账并制单生成凭证。业务编号PU001业务名称仓库盘点业务流程简述财务部提出盘点要求，对各个库房进行清点，并与帐面登记数量进行比较，对差异进行相应处理。流程适用范围所有存货仓库业务相关岗位具体岗位描述财务科存货岗仓库管理人员开始开始财务要求盘点根据要求打印空白盘点单组织人员进行实物盘点库管员将盘点结果录入系统主管查询盘点结果并记帐财务人员将盘点结果过帐盘点报告结束建议角色划分涉及岗位名称执行角色涉及系统功能操作提出盘点财务科长无实际盘点各库管员无录入盘点单石银贵盘点业务流程具体描述具体描述财务部门根据要求向库房发出盘点通知；库房依据要求在系统中打印出需要盘点存货的空白盘点表；组织相关人员根据盘点清单进行实物盘点，并填写数量如实反映实际情况；库管员将盘点结果录入到系统中；系统自动计算盘点结果，主管人员核查，经领导同意后进行记帐处理自动形成相应的单据调整库存；6、财务人员在系统中对盘点结果登帐调整帐面数并制凭证。业务编号GL-001-1业务名称财务工作流程业务流程简述各制单岗位依据取得的审核无误的原始凭证在系统中制单，然后将机制凭证与手工凭证粘贴，送交审核岗，记账岗接受审核无误的凭证在系统中进行成批审核并记账，财务再出相关账表。流程适用范围仅在总账中处理的业务具体工作流程描述财务相关岗位制单审核、记账报表领导或税务局填制凭证收集审核无误的原原始凭证打印并粘贴成机制凭证自定义凭证填制凭证收集审核无误的原原始凭证打印并粘贴成机制凭证自定义凭证手工审核机制凭证手工审核机制凭证审核或成批审核审核或成批审核出纳签字出纳签字记账记账结账其他系统结账结账其他系统结账生成报表重算表页打开报表生成报表重算表页打开报表上报相关报表上报相关报表建议角色划分主要岗位及权限执行角色岗位系统操作权限制单周慧文出纳涉及现金的业务（除存货、应收、应付中涉及现金科目的制单）。总账中制单资金类账簿查询张桂琴出纳涉及银行存款及专项存款的业务（除存货、应收、应付中涉及银行存款科目的制单）工资、福利费的核算。总账中制单资金类账簿查询UFO中的资产负债表田红财务会计涉及采购及应付业务模块的单据审核及制单（含现金类科目）。其他应收（付）业务的制单。应付模块的结账应付、存货及总账中的制单应付模块结账UFO中的损益表贾林应收涉及销售及应收业务模块的单据审核及制单（含现金类科目）应收、存货及总账中的制单应收模块结账兰素榕税金涉及税金业务的制单专项应收的制单福利费的制单总账中的制单UFO涉及税金的报表高丽君石银贵成本涉及成本科目业务的制单成本核算模块中的制单成本模块结账总账及成本核算模块中的制单UFO中的成本报表成本模块结账手工审核刘华萍审核手工审核手工审核机制凭证系统审核刘华萍审核系统成批审核总账中的审核系统记账王刚记账总账系统成批记账生成各类报表结账王刚结账采购模块结账存货模块结账总账模块结账结账维护王刚础档案的增、删、改种留档账簿的打印培训最终用户业务流程具体描述具体描述财务部各制单岗位根据收集的原始凭证，根据业务特点有的直接在总账中制单，有的在各功能模块根据已录入的审核无误的业务单据直接生成凭证。某些凭证可进行自定义结转凭证，如计算本月应交税金,但相关科目必须先记账；将录入到系统的凭证，打印并与原始单据粘贴转交审核岗位；审核岗位根据制单岗位转过来的凭证进行审核。并在系统中执行成批审核；出纳根据制单岗转过来的凭证进行出纳签字。并在系统中执行成批出纳签字；记账岗位根据审核岗位转过来的凭证在系统中执行记账；系统记账完毕之后，各岗位就可以在UFO中生成各自报表；财务主管确认本月业务均得到处理之后，并确认其他系统结账后，在总账系统中执行结账。注意：上述流程均可逆向操作。2、可以查询包含未记账凭证的查询账簿。业务编号SA001业务名称销售计划管理业务流程简述销售员填制自己的销售计划，由销售合同岗