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内部联系函第1页共2页内部联系函签发人：郑丙奉文件发自办公室文号办内1104002发文日期2011年4月14日经办郑丙奉文件发至集团本级各部门、子公司关于《内部联系函》的使用说明各部门、子公司：为探索和建立部门联动机制，提高集团各部门和子公司之间联系的书面化，加强各部门之间的协作，办公室特制作《内部联系函》版本。现将本联系函的使用作如下规定或建议：1、本联系函不对外使用，仅用于集团各部门/子公司之间日常正式工作联系的函/书面凭证，以备追溯和留档查阅之用，使部门之间联系正规化和书面化，突出工作责任意识。2、本联系函适用于集团各部门/子公司之间任何工作联系内容，各部门/个人可根据实际工作的轻重缓急，视情况而定撰写本联系函。3、“签发人”一栏为部门/子公司负责人。若使用文本打印的，则需负责人签字；若通过电子文档发送的，在无电子签名的情况下，可直接使用宋体四号字。4、“文件发自”一栏为本联系函的发出部门，应尽量使用部门全称之抬头，如：办公室、人力资源部、财务部、总工室、工程部、预算采购部、策划营销部。各子公司可使用习惯简称，建议（不限制）使用如下简称：花半里园林、蓝城装饰、杨帆物业、杨帆餐饮（或杨帆海鲜舫）。5、“文号”一栏由各部门/子公司自行编制，不拘形式，但必须唯一，方便对照和日后查阅。建议（不限制）在阿拉伯数字前加上一个字的部门/子公司的简称，以方便各部门联合发文时的辨认。例如：“办内1104001”表示办公室2011年4月份的第一份内部联系函。“办”意为办公室，以区别其他部门；“内”意为《内部联系函》，以区别其他单证。6、“发文日期”一栏为本联系函的发出日期，采用公历形式。7、“经办人”一栏为本联系函的撰写者或者本联系函内容的具体使用者。公司里任何一位同事都有权利使用本联系函进行跨部门沟通和协作。8、“文件发至”一栏为本联系函发往部门，格式参考上述第4点建议。若发至集团所有部门和子公司的，则不必逐一罗列，可用统称式如“集团本级各部门和子公司”、“集团本级各部门、杨帆物业”等等。9、标题（事由）应当言简意赅且表达主题，格式要求：小三号、黑体、居中。10、正文内容应该遵循基本的文本书写规范，文字和段落格式要求：小四号，宋体。段落要求首行缩进，1.5倍行距。重点标记黑体、加粗。11、“抄报”一栏为发文部门的上级主管领导/部门，是否需要抄报各部门可视实际情况而定。12、“抄送”一栏为发文部门的平级部门，是否需要抄送其他部门知悉亦可视实际情况而定。13、本联系函保存后，建议（不限制）在文件名后添注关键词，以备日后检索，如“办内1104002（《内部联系函》使用说明）”。特作上述说明，各部门可参照使用

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