文件管理制度

4/4文件管理制度第一章总则第一条为了提高集团文件的拟草、审核、发放的规范性，现统一制定集团文件管理制度，本制度适用于西安千林集团总部及各分公司的文件管理工作，特此制定。第二条集团文件包括集团及所有部门下发的制度、规定、决定及重要通知等。第三条所有正式文件的发文均应通过集团董事长秘书完成，各部门一律不得自行发文。第二章职责第四条各部门具体职责如下：集团总经办领导负责集团所有发文的审批；集团行政副总负责行政文件的审批；部门负责人负责本部门文件的拟制与审核，并负责定期将已处理完毕的文件移交董事长秘书处存档；集团行政部负责集团文件的用印管理工作；董事长秘书将所收文件登记在《收文登记表》内，内容包括：收文日期、来文部门、文件名称、份数、事由、附件、办复情况、归档情况等。同时负责集团文件的打印及文号的管理、归档工作。第三章文件种类第五条上行文：请示、报告、计划、总结；第六条下行文：批复、决定、通知、通告、通报、制度、规定；第七条平行文：信函、会议纪要。第四章行文流程第八条集团所有行文将按下列流程进行，具体如下：包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作；正规文件应尽量双面打印，并由拟文人仔细校对审核；签发。签发人对签发的文件负有完全责任，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。同意签发的，注明“同意发文”字样后按常规手续办理；不同意签发的，写出具体意见返还拟文人重新撰写；用印。印章管理人员依据规定用印，并作好登记。印章应盖在落款和年月日中间，即“骑年盖月”位置。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印；发放。由发文部门填写《发文登记表》，并做好发文签收登记工作；收文。文件管理人员将所收到的文件登记在《收文登记表》内；传阅。传阅工作一般由集团董事长秘书办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期；保存。文件办理完毕后，由董事长秘书进行保管；归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇总交集团董事长秘书处并由其进行整理存档工作。第五章文件排版第九条集团所有文件排版均应符合如下规范：文件首页套印集团统一文头，文件最后一页页脚应注明：主题词、印发部门、印发日期、印发份数等内容；纸型一般采用A4纸，面页设置：上页边距2.5CM、下页边距2.0CM、左页边距2.5CM、右页边距2.0CM；字体规定：文头：集团名称的字体为仿宋，字号为52号字；文号的字体为仿宋GB2312，字号为三号字；文件名称：黑体黑色小二号字；文件抬头称谓及一级标题：黑体黑色四号字；文件正文：宋体黑色小四号字,正文结构层次依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”“①”等标注；文件页脚：楷体黑色四号字。行间距1.5倍、字符间距标准；发文统一使用以上第三章文件种类之一；秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注；附件：通常指随正文发出的补充材料。如果该文件有附件的，应在正文之下、发文单位落款的左上侧，空两格注明“附件：XXX”字样，如果附件较多，还须编上序号，文件无附件的，无须注明；落款：指发文单位全称或规范化的简称；日期：一般应写发文日期；制度或会议通过的文件应写通过的日期；重要的文件写签发的日期。第六章集团文号第十条集团所有文号均应符合如下规范：根据文件类别、发文日期、发文部门及发文顺序对文件进行统一编号；公司文号由董事长秘书统一管理。第七章文件保密第十一条集团文件除对外单位报送的以外，一律不得对外泄露(特殊情况须报董事长批准)，各部门在填写发文纸时必须注明保密等级。具体保密等级规定如下：A级：只对主送人公开B级：只对主送人、抄送人公开C级：对集团所有员工公开第八章文件保管第十二条董事长秘书需做好集团所有发放文件的归档、整理工作，对于电子文档应分年度建立文件夹，并按所发文件的集团文号建立电子文档；对于所有发放文件应保存一份书面文档，于每个年度结束时按顺序装订存档。第十三条各部门及分公司应将集团的文件电子文档按年度及顺序保存在指定电脑的文件夹中。第九章相关文档第十四条相关文档列表如下：《发文登记表》《收文登记表》《文件编号登记表》《公文印发及阅办单》《会议纪要》第十章附则第十五条本制度从正式签发之日起执行。第十六条