万里物流管理信息系统分析与优化设计

摘要当今世界，经济联系的全球化、一体化步伐越来越快，随之而来的竞争也越来越激烈，尤其表现在电子生产、电子加工行业。信息化是企业必须面对的问题，是企业生存、发展的重要基础，物流管理作为企业发展中的重要利润来源点，深受各个企业高层的重视，因此，实现物流管理的信息化非常重要，这就要求企业必须建立一整套全面、科学、完善的物流信息管理系统。本文将以万里物流公司物流管理的信息化为例探讨物流信息管理系统的开发与设计。关键词：万里物流公司；万里物流管理；万里物流管理信息化目录1万里物流公司物流信息系统分析 11.1公司物流信息系统开发目标 11.2公司物流信息系统开发原则 11.3万里物流公司物流信息系统的层次架构规划 21.4万里物流公司物流信息系统子系统划分 32万里物流公司物流信息系统子系统设计 32.1采购管理子系统设计 32.1.1采购业务流程改进 32.1.2采购管理子系统功能设计 42.1.3采购管理子系统模块划分 52.2销售管理子系统设计 62.2.1销售业务流程改进 62.2.2销售管理子系统功能设计 72.2.3销售管理子系统模块划分 82.3库存管理子系统设计 92.3.1库存业务流程改进 92.3.2库存管理子系统功能设计 112.3.3库存管理子系统模块划分 12参考文献 151万里物流公司物流信息系统分析1.1公司物流信息系统开发目标万里物流公司的的信息系统设计，需要重点考虑集成生产计划和销售计划以及生产所需的材料、材料库存与成本核算等相关问题。通过对销售、生产、采购、库存、成本核算等各个流程的集成优化，达成以下几个主要目标：(1)实现信息与基础数据的标准化、规范化管理。(2)实现企业物流信息系统的全面、科学、完善，既要保证其安全稳定可靠，具备良好的可操作性，又必须得保证其功能的可拓展性。(3)实现信息服务完备化功能。(4)规范万里物流公司的业务流程和信息管理流程。(5)高效的物流信息系统，需要良好的运行以及监管机制，能够实现管理系统、信息控制与服务的全面、高效运行。(6)提高客户满意度。1.2公司物流信息系统开发原则(1)模块化与可扩展性在进行系统方案的设计时，必须充分考虑整个系统设计开发的标准化与可扩展性。以标准化和可扩展性为总体原则，进行物流管理应用系统的设计、开发，实现整个应用平台的全面性、模块化、可操作性的融合，要保证整个系统体系的开放与包容，可以以比较灵活的方式容纳多种接口。另外，在系统内也需要很高的开放性、包容性，能够在保证系统稳定运行的前提下，充分的完成与各种外部信息系统如订货、电汇转账、电子数据交换等系统的接入接出。(2)先进与成熟兼顾原则信息大爆炸的时代，计算机技术软硬件设施更新换代的速度非常快，信息系统的开发建设应当保证技术的先进性，应用当今国内外先进、成熟的相关技术。在资金预算允许的范围内，尽可能选用成熟与先进兼具的系统和技术，紧跟当前的国际最新发展趋势。(3)全面、高效与可行性物流信息系统的开发建设要保证整个系统运行中的高效、稳定，系统的高效、稳定是整个物流管理信息系统运作的关键，直接关系到系统使用者的使用体验，影响到整个系统开发的成败。同时还应该考虑技术的可行性，适合万里物流公司的实际需要，满足主营业务的需求。(4)可扩充和可维护性根据相关理论，在系统整个使用过程中，设备与软件的维护在其中占据了最大的比重。因此，在万里物流公司开发建设物流管理信息系统时，应当充分考虑其可扩充与可维护性，在保证项目开发的经济性的同时，增强整个管理系统在现在以及以后业务发展中的适应能力。(5)可靠性和稳定性正常运营的企业，每天都会产生大量的数据需要信息系统来处理，这就对系统的可靠性、稳定性提出了很高的要求，必须尽可能将系统出现问题的可能性降到零，否则一旦出现故障，极有可能给企业的生产运营带来难以估量的损失，尤其是很多一次性数据，一旦丢失，具有不可恢复性。因此，这就要求系统从开发建设时，就必须在设备与系统的稳定方面做足工作，切实有效的保证系统运行中的可靠性、稳定性。(6)安全性和保密性原则信息技术的发展是把双刃剑，在实现了信息资源的快速分享的同时，也加大了信息流失与泄露的风险，要想在激烈的竞争中立于不败之地，保持企业商业信息的安全显得尤为重要。在系统的开发过程中，在实现信息共享的同时，还要通过设置各种信息查询与处理的权限等保护措施，保护好企业的信息安全。1.3万里物流公司物流信息系统的层次架构规划信息系统层次架构的规划应当以万里物流公司当前的物流信息系统为基础，结合未来业务发展新的需要，将整个架构划分为以下4个层次。具体见下图1.1。图1.1万里物流公司物流信息系统应用体系架构图1.4万里物流公司物流信息系统子系统划分子系统的划分是整个物流信息系统的框架，应当以万里物流公司的实际生产业务为基础进行模块化划分，具体应当包含采购、销售、库存、运输、数据仓库与决策、系统维护等几大模块。具体可详见下图1.2。图1.2万里物流公司物流信息系统功能模块图2万里物流公司物流信息系统子系统设计2.1采购管理子系统设计2.1.1采购业务流程改进采购部门的主要作用是为企业的生产经营活动提供所需要的各种材料，而采购管理则是对整个采购过程进行管理与控制。采购在整个企业的生产经营中扮演着非常重要的角色，采购部门采购的各种材料直接满足了企业产品的生产与服务，为企业的可持续发展打下了坚实的基础。通过反复调查分析，万里物流公司采购业务流程优化如图11所示:图11万里物流公司采购业务流程改进图2.1.2采购管理子系统功能设计(1)采购基础数据管理对采购员的资料及采购系统进行维护，对订货方式及交货方式进行维护，对退货原因进行记录。(2)采购计划管理根据物资管理部门提供的存货缺货清单、生产安排及销售部门预计的销售情况，采购部门制定各种材料的采购计划申请，由相关负责人进行审核批准。在项目进度中，根据实际项目进度需求，提出物资技术采购申请，并结合企业年度预算的执行情况，进行审核批准。物资采购的安排应当以项目计划为基础，结合企业年度预算标准，采购计划应当包含采购的物资种类、具体名称、市场价格等因素(3)采购单生成与管理根据申请采购的安排制定采购计划，形成采购单，将采购单交给企业供货单位，并将采购单作为收到货物时的入账依据。该模块主要包括订单录入、查询、订单修改、订单发出等项目。根据采购时间、采购数量等安排，结合物资管理部门采购需求和选定的供货商，生成采购包，并在系统中进行管理。系统中还能提供监督功能，对订单生产与管理的过程形成全面的监督，一旦出现异常情况，可以实时进行控制。(4)供应商管理供应商供货的能力、信誉直接影响到企业的正常生产经营活动，因此应当建立供应商管理模块，对供应商的信息进行管理、维护。实时更新供应商商品价格，评估其履约能力。该功能的建立应当以企业过去的交易情况为基础进行统计分析，建立供应商档案，对各供应商的情况进行详细分类，以备查询。(5)到货管理货物收到后，要进行到货管理，清点货物的数量，检验货物的质量，如果出现质量瑕疵，还需要进行退货或者换货，因此需要建立一套到货管理模块。企业库存管理人员在收到供货商提供的货物后，要仔细核对货物的数量，检验合格后入库，系统自动形成收货单据，由验收人员确认后正式生成，完成整个到货过程的管理。对于入库后质量出现问题的货物，需要进行退货或者换货的，系统相应的减少收货数量。2.1.3采购管理子系统功能分类企业采购管理是一个复杂的过程，采购的高效、准确是保障企业正常生产的关键一环，因此必须建立一个集准确与效率于一体的管理系统。实现采购流程的规范化，收付的高效化，审批的最优化，并快速完成对客户要求的应答，同时，对于供应商的情况做出完整准确的评估。因此，万里物流公司的采购管理子系统应当包含采购基础数据管理、采购计划管理、采购订单生成与管理、供应商管理、到货管理等五大功能模块。详见图12所示。图12万里物流公司采购管理子系统功能模块2.2销售管理子系统设计2.2.1销售业务流程改进销售是生产流通企业商品在供货方与采购方之间的买卖流通。经过多方面的调查总结，对万里物流公司的销售管理流程做出以下的改进。具体如图14所示。图14万里物流公司销售业务流程改进图2.2.2销售管理子系统功能设计销售是企业利润的重要来源，销售的成败直接关系到企业的生存发展，是各个企业发展的重点，销售业务管理应当具备销售数据录入与管理、销售计划安排、订单管理等功能模块。(1)销售数据的录入与管理销售离不开客户，对客户基本信息的录入与管理是整个销售管理系统建立的基础，自动记录并追踪与客户的交易过程，分析客户的履约能力，并建立客户信用档案。同时，还要建立商品信息管理模块，能够帮助销售人员完成对商品信息的了解与完善。(2)销售计划安排以产品的销售计划为基础，针对预计的销售量与销售金额，对市场需要情况进行调研分析，以便于业务人员有针对性的制定产品销售策略，进行市场开发。(3)订单管理包含产品价格、订单管理、合同管理、客户信誉管理等。准确记录客户每次询价的具体信息，并根据客户以前的报价记录，提出相应的报价；报价通过达成意向后，要为客户生成相应的订单；如果询价涉及到新客户的，应当自动录入客户的基本信息；通过客户信誉管理，及时了解客户履约能力，并以此决定按期、延期或者分批交货；通过设置查询、修改等选项，对订单进行管理，根据实际情况对订单进行跟踪处理，包括修改与撤销。(4)收发货管理企业在日常收发货管理中，难免会出现退换货的情形，因此，万里公司应当在系统中设置收发货管理模块，根据退换货时的实际情况，系统自动生成退换货单据，并登记入账，相应的增减收付款项金额和实际的出入库数量，由仓库管理人员清点审核确认无误后，最终形成订单的应收应付金额。(5)售后管理售后管理模块主要负责产品的售后服务，针对客户提出的服务要求，由管理模块根据企业预先制订的服务流程，具体安排好服务的时间、人员等，并进行实时的监督管理，对服务的质量进行全程追踪与反馈，并做好随时应付各种突发情况的准备，全力保障客户对服务质量的满意。在系统中，要及时更新发布企业最新的售后服务政策及售后服务分点分布情况。在产品交付客户以后，要对客户反馈的有关产品装运交付、包装、破损率等方面的投诉积极记录，查找原因，及时改进；同时，根据记录的有关销售数量、收入方面的数据进行统计解析，全面的了解企业在市场中的竞争能力如市场占有率、客户满意率等。(6)客户情况管理包含客户基础信息、客户基础信息分析与系统初始设置等。2.2.3销售管理子系统模块划分产品销售过程中的物流运输，是通过一定的运输方式将产品送到客户或者销售分点。物流方式的选择应当根据产品供销的时间、数量进行合理安排，以最经济的方式完成运输过程，同时保证产品的质量，提高客户的满意度。在此，以万里物流公司为例，以企业物流的管理的需求为基础，将销售管理子系统分为销售数据的录入与管理、销售计划安排、订单管理、收发货管理、售后管理、客户情况管理六个方面，具体见图1.3.图1.3万里物流公司销售子系统功能模块图2.3库存管理子系统设计2.3.1库存业务流程改进万里物流公司库存管理作业流程优化如图17所示。通过分析，万里物流公司库存业务流程作以下几方面的改进:(l)出入库过程主要以登记为主，企业应当建立健全出入库登记制度。入库登记的主要内容包含入库单、货物基本情况、货物登记数量、登记时间等信息。出库登记的主要内容包含出库单、出库货物基本情况、出库货物数量以及货物出库的时间、出库后剩余库存量、出库管理人员信息等。(2)建立健全入库、出库查询功能根据入库登记记录，通过查询功能，自动筛选出入库查询结果，并将查询出的结果以报表的形式展示出。同样的，根据出库登记记录，依靠系统的查询功能，自动筛选出出库查询的结果，并将查询结果形成报表。(3)仓库基础信息建设与维护库存货物的基本信息、仓库信息以及管理人员信息共同构成了仓库的基础信息。同时，为了更好的反映库存货物的情况，需要经常对货物的基本信息如数量、金额、型号等信息进行更新维护。由于仓库本身也是基本信息的一部分，需要实时反馈库存的位置、容量等信息，因此仓库信息的维护也是很重要的一部分。另外，仓库的管理系统应当设置准入权限，只有经授权的管理人员才可以进行登记、修改等，因此，这也是信息维护的一部分。(4)创新物料处理手段当前万里物流公司物料的运输主要依靠人力，不仅影响物料运输的效率也有很大的安全隐患，应当增加物流运输设备的配备，提高作业效率的同时，减少人工成本以及可能存在的安全隐患。图17万里物流公司库存业务流程改进图2.3.2库存管理子系统功能设计企业的采购、销售活动都离不开库存的管理，库存管理的质量与效果直接影响到企业生产销售的各个环节，因此库存管理系统在整个系统的构建过程中非常重要。库存管理系统要能够实现对出入库情况的精准记录，实时反映企业的库存状态，并通过库存情况的数据，能够对未来一定时间内的出入库业务进行预算管理，比较准确的反映出库存的情况以及资金的占用金额。以万里物流公司为例，听过对库存业务流程的梳理，企业的库存管理系统可以划分为库存基本信息录入与管理、出入库管理、库存数据的分析与管理三个模块。(1)库存基本信息录入与管理企业应当建立物料库存档案，对在库物料信息进行记录：通过ABC分类法对物料分类管理；实现所有在库物料都有对应的编号，可在权限范围内随时进行各项编辑、修改、统计等；建立库存警报功能，保证库存量始终处于合理的范围内，一旦超出最低或者最高库存量，可以随时进行调整。库存基本信息的录入与管理在整个库存管理系统中起着基础的作用，库存出入库的管理都需要以这些基本信息为基础进行进一步的操作，库存基本信息的录入与管理应当具体包含系统初始设置、基本信息录入、库存状态等信息。(2)出入库管理出入库管理系统应当包含材料的出入库、退换货的出入库等节点。根据各个材料的出入库数量、金额等基本信息，由系统自动生成出入库调拨单，并相应的形成与之相关的应收应付款项信息，并记录在案。企业产成品的入库管理，应当设置产成品的增加、删减、查询、汇总等功能；采购物料的入库管理，应当设置物料的增加、删减、查询等功能，并自动生成入库单，由库存管理人员核对无误后确认，然后生成应付款项，一旦核准生成入库单后，实际的采购数量发生变更的，要自动更新库存信息，并更改相应的采购入库单和应付款项。企业生产所需材料的出库管理，应当设置材料的增减选项、查询汇总功能；产成品的销售出库管理，应当设置产成品的增加、删减、查询、汇总等功能，并自动生产出库单，由库存管理人员核对无误后确认，然后生成应收款项，一旦核准生成出库单后，实际的出库数量发生变更的，要自动更新库存信息，并更改相应的出库单和应收款项。另外，还需要