建筑工程档案管理

建筑工程档案管理施工程档案管理制度序号内容1严格遵照按照哈尔滨市建委、监督站、哈尔滨市城市档案馆、黑龙江省规定以及国标系列工程质量验收标准的要求进行，建立工程施工技术档案。2配备专职工程档案资料员，负责工程施工档案资料的编制、填写、收集、整理、装订与保管和竣工资料的复印装订与移交工作。3工程施工档案资料，随工程进度同步收集与整理，并做到及时齐全与完善，按类别装订存放保管。4原始资料的记录做到准备齐全，任何人不得随意涂改工程档案资料和弄虚作假。5所有投入使用的材料或半成品、成品的构件均必须有检验合格证明，并存入工程档案备查。6所有资料的交接、借出均办理手续和进行登记签证。7竣工图严格按档案馆有关规定绘制。8工程档案资料在保管过程中将做好防潮和防腐工作，以免纸张变色和发霉。9在工程施工过程中，对重点部位、难点工艺，要用摄像机和照相机拍摄施工过程，留下摄影资料。10左右技术资料采用复合规定的统一格式填写，会签盖章及时齐全。文件管理文件分类及使用说明序号文件类别使用说明1信函普通事件相互通报联系2备忘录施工过程的具体告知，无需回复，只作为备忘记录3信息要求表涉及到工程做法、设计方案或措施的澄清4工程审验申请表方案、计划书、计算书、深化设计图纸、或样品报审用5施工项目管理日报每天项目管理报告6工程查验及缺失改善通知单对于总包单位工程查验情况提出工程缺失改善通知后整改情况的回复7文件处理发放单作为文件发放处理的记录8信函汇总表对于信函通告事件的汇总，便于追溯9备忘录汇总表对于备忘事件的汇总，便于追溯10送审计划表进度计划报审用11图件控管总表报送图纸审查用12送审图纸审验总表报审图纸情况的汇总13施工材料/构配件/设备送审表施工材料/构配件/设备送审用14工程查验及缺失改善通知控管汇总表对于施工过程中工程查验及工程缺失改善情况的汇总，便于追溯，检查15施工变更汇总表用于工程变更汇总16工作指示单用于施工中具体指令和要求17文件接收记录用于接收文件18项目付款申请请款用表19会议签到表会议签到用20会议议程用于会议通知21传真函以传真的形式送出的信函22移交单移交施工区域，工作面，材料、设备或构配件文档收发管理序号内容1工程中所有问题的确定均须以相关单位共同签字或盖章确认的书面形式（即文档）为准。2确保项目文档能够及时准确的记录参建各方的整个施工过程中每一道工序，每一事件都有可追溯性。3文档管理员作为单位间文件来往的唯一窗口，所有文档必须通过文档管理员进行收发，不得直接将文件递交到收件单位相关部门或人员的收发文件。因此，所有参建单位均需设置文档管理员岗位。4建立文档的收发签字制度，对收发的每一份文档都要有记录及收发人员的签字，以确保文档的可追溯性。5每份文档应该只能围绕一个主题，文件在收发前应由发件单位的文档管理人员按照我公司规定的编码规则进行文件编号，以确保各方收到的文件编号一致，便于以后进行查阅。6每份文档在发出时都应附我公司制定的规定格式的收发文处理记录单，注明文件的收发时间、统一编号、发件人、收件人及抄送单位等，并由发文单位确认的签发人签字提送。7文档可同时发放多个单位，应提送相关各方至少1份文件。文件保密管理（1）文档控制保密措施序号内容1严格遵守文件（包括传真、电子文档）登记和保密制度。秘密文件存放在有保密设施的文件柜内，计算机中的秘密文件必须设置口令，并将口令报告项目经理。不准带机密文件到与工作无关的场所。不得在公共场所谈论秘密事项和交接秘密文件。2严格遵守秘密文件、资料管理制度。资料、档案须经项目经理批准。按规定办理借阅登记手续方可借阅。有保密要求文件只允许当场借阅，不允许带出文档管理室。3秘密文件、资料不准私自翻印、复印、摘录和外传。因工作需要翻印、复制时，应按有关规定经项目经理批准后办理。复制件应按照文件、资料的密级规定管理。不得在公开发表的文章中引用秘密文件和资料。4会议工作人员不得随意传播会议内容，特别是涉及人事、机构、项目、成果、建议书和有争议的问题等。会议记录（或录音）要集中管理，不得外借。（2）会议保密措施序号内容1选择具备保密条件的会议场所，涉及需要进行保密议题讨论的会议应提前清空会议室邻近办公室人员并锁门。2根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及保密事项会议的人员由项目经理与会议召开方负责人共同予以指定。3依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。4确定会议内容是否传达及传达范围。施工资料管理施工现场资料管理流程技术资料管理（1）图纸、变更及洽商管理序号内容1专业工程施工单位项目技术负责人有审查图纸发现问题的责任，同时对图纸会审、图纸修改、设计变更、工程洽商负有组织、指导、审核、监督落实的责任。2专业工程施工单位项目技术员负责审查图纸发现问题，我公司收集各方的图纸反馈问题；并负责图纸会审、图纸修改、设计变更、工程洽商的办理工作。3专业工程施工单位项目工长、质检员负有审查图纸、发现问题、反馈问题的责任，以及执行图纸会审、图纸修改、设计变更、工程洽商的责任。4专业工程施工单位负责审查施工范围内的图纸问题，并负责核对相关配合专业的图纸，发现影响本专业施工的图纸问题，反馈至我公司，同时负有执行图纸会审、图纸修改、设计变更、工程洽商的责任。5专业工程单位的图纸会审、图纸修改、设计变更、工程洽商涉及到其他包商时应及时反馈给总包单位，我公司协助专业工程施工单位做好与其他单位的技术协调工作。6专业工程施工单位应将各自施工范围内签字生效的图纸会审、图纸修改、设计变更、工程洽商等文件应及时报送总包单位进行备案。（2）施工组织设计及施工方案管理名称内容施工组织总设计工程总承包单位将组织编制实施阶段的施工组织总设计，提供各阶段的施工准备工作内容，对人、材、机、财和施工方法等进行科学合理的安排，协调各施工单位、各工种之间、资源和时间之间、各项资源之间的关系。分项工程施工组织设计及施工方案管理专业工程施工单位分项工程施工组织设计及施工方案的编制→总承包审核合格→监理、业主审批同意→技术交底→专业工程施工单位执行。专业工程施工单位必须严格遵照执行施工组织设计、施工方案。工程施工质量资料管理（1）工程质量管理资料主要内容包括工程质量保证资料及工程质量验收二大类(七小类中的五小类)：序号类别内容1C类—工程测量记录工程定位测量记录、地基验槽记录、楼层放线记录、沉降观测记录、建筑物垂直度观测记录。2D类—工程施工记录通用记录、土建专用施工记录、建筑安装专用施工记录。3E类—工程试验检验记录施工试验记录（通用）、结构专用施工试验记录、设备试运转记录、电气专用施工试验记录、管道专用施工试验记录、通风空调专用施工试验记录、电梯专用施工试验记录。4F类—工程物资资料施工物资资料统一用表见现行黑龙江省建筑工程材料（构件）检验（试验）报告用表。5G类—施工验收资料工程检验批质量验收记录表；分项工程质量验收记录；分部（子分部）工程质量验收记录；单位（子单位）工程质量竣工验收记录表；单位（子单位）工程质量控制资料核查记录等（2）我公司除做好自身上述施工资料管理外，有义务督促各专业工程施工做好施工资料的管理。音像资料管理序号内容1工程音像资料是优质工程申报资料内容的组成部分，本工程创优目标为确保建筑工程“鲁班奖”。要求所有专业单位必须进行音像资料的收集和整理。2在工程施工过程中，根据专业工程施工单位施工内容的不同，对一些关键工序、特殊施工工艺、新施工方法的施工过程等需重点拍摄。3主要拍摄上级领导视察、重大活动、重要会议等，各专业工程施工单位应独自完成拍摄。如确需协助拍摄，应提前24小时提出申请，由总包办公室协调组织拍摄。4每个专业工程施工单位每周要向总包单位交施工照片10张/工序•部位，每张照片要详细注明拍摄日期、拍摄地点、拍摄人、照片中的人名，具体干什么等，总承包指定交照片的时间，交与信息中心信息员。施工资料管理措施序号内容1本工程施工资料严格按照规范规程的要求进行收集整理，确保工程资料准确、真实、完整，与工程同步。2专业工程施工单位应由专职资料员负责编制、汇总、整理自己范围内的全部施工资料，并应对其施工资料的真实性、及时性和完整性负责。3专业工程单位随时接我公司技术资料检查工作，并按照我公司项目部的要求进行整改。整改完成后，我公司项目部进行复查，仍达不到要求，按照有关规定进行处罚。4专业工程施工单位在竣工前必须按照哈尔滨市现行的有关施工技术资料的编制要求完成技术资料整理、编制工作。专业工程施工单位工程竣工后经总包方对其施工资料进行验收，验收不合格的在总包要求的时间内完成整改，验收合格后移交总包。施工现场文件管理方法施工现场文件实行分类处理流程1、总承包部文件发文管理2、与业主、监理往来文件收发管理总承包部文件发文流程向业主发文管理流程2、与业主、监理往来文件收发管理向监理发文管理流程业主、监理来文管理流程3、与专业工程施工往来文件收发管理总承包项目经理部向专业工程施工单位发文流程总承包职能部门向专业工程施工单位发文流程专业工程施工单位单位来文管理流程施工档案建档立卷规则立卷规则立卷原则立卷方法立卷要求卷内文件排列要求“三同步”原则，即“同步开始、同步建设、同步竣工”；遵循文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。工程准备阶段文件按建设程序、专业形成单位立卷；施工文件按单位工程、分部工程、专业、阶段立卷；竣工图按单位工程、专业立卷；竣工验收文件按单位工程、专业立卷；声像等文件按单位工程、专业立卷。严格参照哈尔滨市及黑龙江省档案相关规范执行；严格使用由业主提供的表格和档案装具。文字材料按事项、专业顺序排列，同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不能分开，按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后的顺序排列；图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。工程档案的移交工程档案需严格按照国家竣工验收有关规定，做好收集、整理、汇编、装订成册，具体如下：各竣工验收合格后6个工作日内，按国家、省市级及业主要求，将包含全部竣工图（业主发包的专业工程除外）