制造企业财会信息化建设中的问题及完善方法

全球互联网IT技术迅猛发展、半导体技术及5G技术的突破、数字化与云计算概念的提出及应用，促使企业加快信息化建设步伐，提升企业核心竞争力，抢占行业创新风口。实体经济是经济基础，制造企业是实体经济基石。财会信息化有助制造企业经营管理和决策。本文基于制造企业财会信息化建设所面临的问题，提出有效的解决措施以保障企业财会信息化建设质量，提升核心竞争力。一、财会信息化的内涵及制造企业的特点分析（一）财会信息化的内涵财务会计信息化，简称财会信息化，是运用先进的信息化技术对接企业从投入到产出各环节数据，整合生成财务资金管理、应收管理、应付管理、存货管理、资产管理、报表管理等数据，提高财务管理效率和会计信息处理效率，进而提高财务工作水平的工作方式。比如运用ERP总账、应收、应付、资产、成本模块，实现与ERP销售业务、采购业务、仓储配送业务、生产业务信息化数据无缝对接。实现财务管理深入到采购、存储、制造加工、包装、配送、销售业务各环节中，确保投入产出比最优化。比如开发财务BI报表，整合包括子公司、分公司的集团数据（资产、应收账龄、到期应收、到期应付、部门费用、资金管理、预算管理、财务报表等），以便企业管理层决策。（二）制造企业的特点分析制造企业是通过整合各种资源（包括人力、能源、物料、设备、厂房建筑、工具、信息、技术等），生产并出售市场所需的产品，实现价值增值的企业，历经采购、仓储、加工、包装、配送、销售各流程环节，并不断革新优化各环节，如此循环反复。当前，制造企业生产经营呈现出以下特点：一是资金投入大、生产周期长、从投入到产出各环节环环相扣多且复杂。二是随着消费市场呈现多样化、个性化特点，制造企业趋于小批量、个性化定制生产，产品种类越来越繁多、工艺越来越复杂、竞争也越来越激烈；三是制造企业在生产经营过程中，各业务产生大量的财务和业务数据，按照会计准则规定，不仅要求及时记录、汇总和报告部分数据，而且从企业内部管理与决策角度，需要及时分析这些数据，以动态、实时掌握制造企业的经营运行状况，了解企业经营成果，优化企业各业务流程，管控企业经营与财务风险。通过财会信息化建设，制造企业可以实现这一目标，即实时处理生产经营中产生的海量数据，及时为企业经营、管理、决策提供有价值的信息。二、制造企业财会信息化建设存在的问题（一）制造企业高级财会人才缺失制造企业财会信息化建设需要一批高级财会人才，然而目前制造企业普遍面临财会专业人才特别是精通财会专业及IT技术的复合型人才缺失，导致制造企业财会信息化建设无法顺利开展下去。导致该问题的原因主要有以下几点：一是制造企业难以吸引到高素质人才。目前，知名高校财会人员毕业首选是国家机关、金融机构、知名会计师事务所、大型国企。而占绝对数量的制造企业，特别是中小制造企业很难招到合适的中高级财会人员。二是中国制造企业大多数为节省成本，建立在比较偏僻的郊外，对高端人员的吸引力有限。三是制造企业人员流动性比较大，而精通财会专业及IT技术的复合型人才往往需要在较好的环境中，通过多年实践获得经验成长为高级财务人才，但绝大多数制造企业人员流动性大、环境较差，企业不具备提供长期积累经验的条件。目前，制造企业高端财会人员每年缺口都高达上万人，高级财会人才缺失严重影响了制造企业财会信息化建设质量。（二）制造企业信息化资金投入不足目前，制造企业普遍存在信息化资金投入不足的问题，导致财会信息化建设难以尽如人意，导致该问题的原因在于：制造业企业信息化投入所需投入资金很大，大型制造企业一套ERP软件动辄几千万上亿，中小型企业也要百万以上。后期每年需要大额软件服务费及多名IT开发人员维护。对竞争压力大、效益较差的企业来说，资金压力很大，上线信息化需要拿出很大决心。财会信息化作为企业信息化的组成部分，并且是在企业各业务模块信息化建立之上实施的，实际投入主要依赖企业高层决策者的重视程度和企业承受能力。多数中小制造企业对财会信息化资金投入很有限，达不到财会信息化建设预期目标。（三）缺乏有效的信息化建设沟通和长效管理机制目前，制造企业普遍缺乏有效的信息化建设沟通和长效管理机制。产生该问题的原因在于：一是制造企业在信息化建设上线前，未能建立各环节部门负责人参与的信息化小组。或者建立了小组，但由于企业事务繁忙，负责人及关键岗位人员未能参与，相互推诿，在实施中不能有效沟通。二是信息化小组人员职责和信息化目标不明确，没有制度化，缺乏长效管理机制。信息化前的准备工作未能落实，导致信息化建设周期拖长或者进度受阻。（四）财会信息化数据管理风险大互联网IT技术是把双刃剑，它对企业信息化推动作用不言而喻，同时黑客攻击企业网站窃取数据，其风险巨大。现阶段制造企业已有重视信息化建设意识，但对于信息化数据保密意识不够；信息化数据访问权限设置不合理，企业系统软件防病毒能力弱等都将带来财务数据泄露的巨大风险，如若数据落入竞争者或恶意第三方手中，将给企业带来巨大经济损失。三、制造企业财会信息化建设完善措施（一）建立专业人才培养激励机制首先，建立专业人员有吸引力的薪酬体系和配套服务。对既精通财会知识又掌握信息化技术的复合型人才，考虑协调高端人才的子女入学，住房需求。可以聘用已离退休的原大中型企业财务总监或财务经理担任财务顾问，指导解决财务难题，培养企业财务梯队人才。其次，建立企业专业知识培训及岗位晋升机制。可以储备高校财会优秀毕业生，进行考察培养，使其成长为中高端财会人才。也可以对现有财会部门评估制定培养计划，内训加外训形式帮助其成长。最后，建立人才激励机制。企业提取一定的人才培养激励基金，对有突出贡献的专业人员给予奖励。比如：对于优化业务流程，节约成本费用的人员给予奖励和晋升机会。（二）加大资金支持力度的同时多种方式实现信息化面对市场竞争压力大，资金投入有限；但又迫切需要建设信息化的制造企业，可以在加大资金支持力度的同时，采用多种方式实现信息化。可以按企业管理目标分期分阶段实施信息化，根据企业自身业务特点和管理需要可以先就重要业务模块实施信息化，财会先电算化等业务理顺后实施财会信息化；可以与信息化软件商协商分期付款方式购买相关信息化软件；也可以以租相关管理软件使用的方式实施信息化。（三）完善企业信息化职责及长效管理机制企业信息化是一个系统工程，制造企业必须完善企业信息化职责及长效管理机制。第一，成立信息化组。如果企业财会信息化建设随企业信息化建设一起实施，应由高层管理者担任组长，各业务模块负责人担任组员。如果企业财会信息化建设是后期单独实施的，则应成立财会信息化建设组，由高层管理者担任组长，财务机构负责人任副组长，各对接业务模块信息负责人为组员。建立企业信息化组职责制度，确立企业信息化目标，规范组员职责内容，奖惩措施。明确企业信息化实施前数据准备工作分工、实施过程中部门间沟通协调办法、信息化流程数据测试及运行质量要求、信息化建设验收标准以及信息化验收后数据维护及问题解决方案。使得信息化管理能形成长效管理机制，确保信息化数据及时、准确。第二，做好财务信息化建设需求调研及上线前的准备工作。坚决反对仓促上线，边干边准备边改的方式来实施信息化。有些基础设置运行使用后是不允许改的；如果推倒重来代价是相当沉重的。企业要与信息化实施顾问充分沟通企业管理需求，使得信息化设计能实现企业的管理需求。企业为集团公司的，要站在集团公司管理的角度上，讨论确定集团组织架构管理功能在信息化系统中的灵活体现（考虑预留组织变更的拓展功能），集团内部间业务往来的结算方式及规则；确定企业成本中心、费用中心和利润中心；规范确认统一财务核算的会计科目代码及名称、根据业务特点统一规范确定AAI自动会计科目及业务生成科目规则、规范确定客户应收账付款条款及交易方式、规范确定供应商应付账付款条款及交易方式、规范确定资产类型编码和名称、规范确定资产净额与折旧年限及年折旧率、规范确定核算本位币、规范确定汇兑设定方法；确定成本费用归集方法及规则。财务应与各业务模块负责人讨论确认产品料号及类别的设置规则（要考虑预留新业务料号）、产品所属总账类别规则、工艺路线、仓库、工作中心、各业务单据类型。第三，在财会信息化上线时，要准备好对接财务数据。制造企业基本都是在成立运行一段时间后实施信息化建设的。信息化上线前确定好系统财务数据对接时点，核实对接期初数据并确定数据对接方案，做好数据的衔接。特别是存货数据，制造企业产品繁多，数量和单价要准确。期初应收账款、应付账款、其他应收款与其他应付款要挂子账（科目余额落实到具体的客户与供应商）。制造企业在财会信息化上线前最好能进行全盘，确认期初资产数据与企业实物一致，以保障期初数据真实准确。第四，确定好财会信息化内部财务管理报表的格式，符合企业管理者查看习惯。比如资金管理报表，应收、应付对账单格式，应收账龄表、应付账龄表格式，到期应收、到期应付表格式，企业资产管理报表，部门费用管理报表等。第五，制造企业财会信息化建设，实施中一定要测试数据的准确性，未经测试验证的数据不能正式运行采用。要考虑因各业务环节录入错误、网络异常、异常断电等因素造成数据异常，制定处理应对措施。第六，按照资金管理、应收账款管理、应付账款管理、存货管理、成本管理、票据管理、资产管理、支出审批管理等财务管理目标和制度要求，分解到各业务环节。列好各业务环节管控要求，优化各业务流程。比如销售回款，管控坏账成本，要求客户要建立信用评估机制，从赊销额度及账期两个维度授信，若客户货款超过信用额度或账期的，系统停止开单此客户，特殊情况必须按权限要求审批后处理；比如企业规定按部门考核费用，系统仓库发料时、其人员领料必须显示领料部门，系统管控领料人必须为系统显示领料部门人员，不能跨部门领料；比如资产管理规定责任到人员，则系统建立资产卡片时，要记录资产编号、资产名称、资产规格型号、资产类别、资产使用部门、资产存放地点，资产责任人。第七，建立财务管理指标预警机制。企业内部可以规定相关财务管理指标预警值，对于超过预警值的财务指标要及时进行分析，出具相关的解决方案。比如存货周转天数预警值为90天，结果管理报表显示100天，系统指标数据就要报红；相关部门要分析材料储存时间、生产时间、产品储存时间及配送时间，以及产品销售状况，哪个环节出了问题。以问题为导向，可以提高管理效率。第八，企业信息化建设是一个系统化工程，需要全员参与配合，各业务部门要制定系统操作手册，并定期培训。制造业企业ERP及其他管理软件对企业系统使用者要求较高，需要及时、准确录入相关数据。延迟、错误录入各流程业务数据，传递生成的财务数据时效性、可靠性就会大打折扣。制定相应的考核制度，对数据录入操作及时限做要求；对数据录入错误的或未按操作手册操作的，要给予一定处罚，减少甚至杜绝人为原因错误。确保系统数据的及时准确。第九，企业要形成IT审计机制，监控系统重点流程执行和数据异常工作。定期对未能及时处理数据形成审计报告或报表；不定期筛选系统异常数据形成审计报告或报表；定期检查是否存在瓶颈业务环节，造成系统堵塞风险。责成各责任部门分析改进。确保整个系统畅通健康运行。（四）建立企业数据防火墙首先，制造企业IT部门负责维护与保障信息化数据安全。企业建立财务信息化数据访问或操作权限审批制度和访问日志保存记录制度。每个接触信息化的岗位都要经相应管理层审批后设置相应访问或操作权限；岗位人员变更的，根据企业规定变更人员名称或重新审批设置权限。保存每次访问信息化数据日志记录。其次，安装全天候防病毒监控软件，防止互联网黑客攻击。再次，对可接触敏感或核心数据的岗位，企业与相关员工签订保密协议；要求按协议规定使用信息化数据，不得对外泄露。最后，定期宣导、培训员工，树