2023年公司证照管理制度9篇

2023年公司证照管理制度9篇公司证照管理制度1第一节总则第一条为加强公司的证照资质的管理，确保证照在企业经营管理活动中平安、有效、合法的使用，特制订本制度。第二条公司的证照管理本着“及时办理、及时年检、统一保管〞原则，保证证照管理的效率和平安性。行政部负责办理、监督检查工作。第二节资质证照的种类第三条种类一、资质证照种类包括根底证照、专业证照及获奖证照三类：(一)根底证照是指公司的营业执照正副本、组织机构代码证正副本、税务登记证正副本、银行开户许可证等企业合法经营所需要的各种证照;(二)专业证照是指经营中取得的专业类证照：如电力工程施工总承包三级资质、机电设备安装工程专业承包三级资质、环保工程专业承包三级资质、平安生产许可证、社保登记证、建造师证、平安员证、岗位资格证、技术人员学历证、个人的职称证等。(三)获奖证照是指公司经营中获得的各项荣誉证书、专利证书等。第三节资质证照的办理部门第四条办理部门(一)公司的营业执照、组织机构代码证均由行政部统筹办理;(二)公司税务登记证、银行开户许可证均由财务部统筹办理;(三)公司专业证照、专利及获奖证照均由行政部统筹办理;第五条证照除正常的年检和换证外，凡涉及变更或注销的，必须由董事会批准前方可办理。第六条证照的办理必须在规定期限内完成，如因个人原因超过规定期限未办理以致证照过期的，将追究证照经办人员责任。如被罚款的，所罚款项全部由经办人承当。第七条所有证照办理完毕后，必须将原件备案至相应保管部门。第八条证照办理过程中产生的费用由经办人员凭票据办理报销手续。第四节证照保管及使用第九条行政部负责公司证照的统一管理。所有证照原件由行政部专人负责保管，并负责登记、备案并保存扫描件。第十条行政部应妥善保管印章和证照，存放于专门的、枯燥的文件柜里，不用时注意上锁，未经许可不得启用、滥用、复印、外借等，证照类的还应备扫描件归档和留存复印件以备急用。保管期间，公司及部门印章、证照管理员为管理责任人。第十一条行政部应在政府有关部门规定的时间内，组织完成各种证照的年度检审，确保证照的有效性。第十二条为保证公司的合法经营，公司以个人名义出资办理的职称证、资质证、资格证等各种证件的产权属于公司，由行政部统一保管，任何人不得据为己有。证照检审时，相关部门和人员有责任予以协助，并提供所需的材料。第十三条公司各部门或外单位需要使用公司证照复印件，须填写《资质文件使用登记表》(假设部门主管领导未能签署，须上一级领导签署，部门主管领导及时补签)。扫描件需要传送时，须有水印“此扫描件仅作为办理__用〞，需要复印的，由行政部统一复印并加盖“再次复印无效〞印章，必要时加注“复印件仅用于办理__用〞。第十四条公司证照原件(正本或副本)带出和借用，行政用证须经常务副总批准，工程用证须经总经理批准，领导签字同意后的《证照外出使用审批单》，不得擅自用于他事，期间要妥善保管，携带人应防止丧失，用完后应立即归还复原保管部门。并在登记表上注销。第十五条印章证照保管员为第一责任人。带出和借用期间，携带人为第一责任人，审批人为第二责任人。第十六条当印章和证照管理人员发生人事变动或离职，应向交接人移交印章、证照及其他相关工作，同时填写《证照交接单》，常务副总为监交人。第十七条证照遗失必须马上告知行政部，由行政部证照保管人登报声明证照作废，并按主管部门的要求重新补办新证照。第十八条如因个人疏忽引起证照遗失的，由遗失人承当全部责任，所发生的费用全部由遗失人承当。公司证照管理制度2一、目的为防范经营风险，维护公司的利益，标准公司各类印章及证照的管理，确保公司此工作有效运转，特制定本方法。二、适用范围本规定适用于机构总部、属下各子公司。三、证照印章类型1、印章类型公司公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、部门印章、及各类专门印章。2、证照种类企业资格证件：如营业执照〔正副本〕、法人组织机构代码证、税务登记证〔包括国地税正、副本〕、资质证照、社保证书、用工证书、车辆使用证等；企业荣誉证书、审计报告、验资报告等企业人员资格证书：如工程经理资格证书、职称证书、特殊工种上岗证书等。四、保管1、保管人必须建立《印章证照明细清单》，详细登记公司证照名称、数量、批准时间、批准部门、证书经营范围、有效时间、年检时间等；2、各类印章证照未经领导批准，不允许任何人随意翻动、复印、外借，更不允许擅自涂改、出租、变造、转让、出卖或以企业证件进行担保，违反上述规定者，将追究证件使用人的责任；3、不同的印章和证件由不同的部门保管，具体如下：五、证照印章使用1、印章使用〔1〕加盖印章程序申请加盖公章、合同专用章，由印章使用人填写《印章使用登记表》，注明使用事由、使用部门、使用人、分数、使用日期等内容，报总裁审批。子公司申请加盖公章、合同专用章由印章使用人填写《印章使用登记表》，注明使用事由、使用部门、使用人、分数、使用日期等内容，报子公司总经理审批。财务专用章、发票专用章使用程序按财务相关制度执行。各部门印章的使用由部门负责人审批。印章使用人凭审批后的《印章使用登记表》至印章保管人处盖章。盖章时，保险柜需人力资源行政部人员与方案财务部人员共同开启。〔2〕印章借出规定公司印章原则上不得借出，如遇特殊情况必须借出的，应按以下流程执行。如遇工作需要携带印章外出是，应由印章借出人填写《印章证照借出登记表》，报总裁审批，各子公司借出印章，报子公司总经理审批。印章借用人凭审批后的《印章证照借出登记表》至印章保管人处办理领用，如借出的是公章、合同专用章、财务专用章时，必须有一名同行人员陪同印章借出人共同办理相关业务，在业务过程中，印章借出人、同行人与印章不能别离，两人共同负有保证公司印章平安及正确使用的责任，同行人员还具有见证所加盖印章资料与印章借出人申请内容是否一致〔或相关〕的责任。印章借出期间，印章借出人只能将印章用于经过批准的用途，并于事物处理完毕后立即将印章交还印章保管人处，印章归还时间不得而知超出借出当日公司下班时间。印章归还时，借印人须至印章保管人处办理归还手续，双方签字确认。2、证照〔正、副本〕原件借出流程及规定如因工作需要携带证照外出，应由使用人填写《印章证照借出登记表》，报总裁审批。证照借出人凭《印章证照借出登记表》至证照保管人处办理借出手续。证照〔正、副本〕原件借出期间，使用人只能将证照〔正、副本〕原件用于经过审批的用途，并于事务办理完毕后立即将证照交换证照保管人处，证照归还时间不得超出借出当日公司下班时间〔证照年审、变更等相关情况除外〕。证照归还时，借出人须至证照保管人处办理归还手续，双方签字确认。六、本规定从公布之日起执行。公司证照管理制度3食品股份公司证照管理制度为进一步深化标准公司各类证照的管理,进一步盘活公司无形资产,确保公司各项工作高效运转,特制定本规定。一、本规定适用于公司所有证照的管理。包括总公司和下属公司的法人营业执照、行业经营许可证、企业代码证、税务登记证、房产证、土地证及经营运转中所需的各类证件及公司统一为员工办理的健康证、工作证等。二、办公室是公司证照管理的职能部门。负责各种证照的申报、登记、变更、年检、注销;证照的保管、登记、备案。在办理证照过程中有关部室根据职责承办局部事项和全部事项。三、各类证照由办公室(财务)登记造册,委派专人统一管理。证件保管人必须妥善保管各类证照,如出现损坏或丧失,要立即向主管领导报告外,并与发证机关联系,及时办理证照的挂失和补办手续,同时由质检部追究其相关责任。四、各部门如需使用证照必须经主管领导或办公室主任同意批准,说明使用范围和使用时间,办理使用登记手续后,方可携带外出,使用完毕后,用件人和证件管理人应在登记表上注明领取(交回)时间并签字。五、各类证照未经主管领导批准,任何人不得随意翻动、复印、外借,更不许擅自使用公司的证照进行各种担保。六、证件保管人需对到期的证件,提醒主管领导安排相关人员及时验证。不及时验证者,造成的各类损失由相关责任人担负,并追究其责任。七、证件主管人因工作需要而调动岗位时,应填制“证件移交清册〞,移交人和接交人在与证件清单核对数目后,二人均在“证件移交清册〞上签字。八、公司为效劳员办理的健康证由效劳部委派专人妥善保管,不得遗失;公司为职工办理的工作证由个人保管,职工在调离、退休时必须交回工作证。八、本规定自发布之日起执行。公司证照管理制度4第一章总则公司印章、证件是公司对内、对外行使权力的标志，也是公司名称的法律表达。印章与证照是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，为进一步标准公司所有印章、证照的平安使用及管理，维护印章与证照的严肃性，加强印章制发、使用、废止及证照管理，提高各相关使用环节的工作效率，从而使公司印章、证件的管理更加趋于标准化、制度化，现结合公司实际情况，特制定本制度。第二章适用范围本制度适用于公司各部门、各子公司所有的印章和证照。第三章职责范围1、公司总经办2、负责建立健全公司印章、证照管理制度，负责本制度的制定与修改。3、负责本制度的实施与监督。4、公司其它各部门、子公司5、负责按本制度规定执行第四章印章、证照分类1、公司印章、证照的分类2、公司印章包括行政专用公章、法人代表私章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、业务专用章、部门章、公司银行U盾等。3、证照包括企业法人营业执照〔正本、副本〕、组织机构代码证〔正本、副本〕、卫生许可证、特种行业许可证、银行开户许可证、税务登记证〔国税、地税〕、法人代表身份证〔复印件〕等。第五章印章的刻制与注销1、凡因工作需要并符合规定配置或更换印章的部门，由申请部门填写《刻制印章申请表》向总经办或财务室提出申请，经公司领导确认同意并批准前方可刻制或更换。2、印章刻制或新证照办理或更换由总经办及财务室统一负责，刻制标准或证照办理应符合国家相关规定。3、申请新办的印章或证照须在总经办及财务室进行登记，并做好印模采样或证照扫描、复印工作，由总裁办进行存档后，原件由使用部门签收方可进行办理。印章刻好后由总经办办理印章登记手续，填写《印章管理登记表》，备案并留好印章样图。第六章印章、证照的管理1、印章、证照的管理2、公司印章、证照由公司董事授权以下部门分别管理：〔1〕公司的所有印章、证照，均由总经办负责登记、留样与存档，印章应注明启用时间、废止时间、废止原因等，证照应注明年检年审时间，均应明确相关保管人、经办人。〔2〕由于印章磨损而需要更换印章或证照年检到期，统一由公司总经办及财务室登记、留样或办理年检年审手续。公司总经办及财务室应对公司各类印章和证照保管明细进行汇总并定期更新，明细表包括印章证照名称、主管部门、专管人、办理日期、年检年审日期等。〔3〕所有印章或证照均由专人管理，不得转借他人，如有遗失、损坏和作废，必须及时向公司总经办及财务室报告。3、公司营业执照〔正副本〕、公司公章、税务登记证〔正副本〕、组织机构代码证〔正副本〕由总经办主任负责管理及使用。4、银行开户许可证、银行支付U盘、法人印章、支票购置凭证由财务室出纳员负责管理及使用。5、财务专用章、发票专用章由财务室会计负责管理及使用。6、总经办及财务室专人保管《印章标准使用表》，财务专用章、法人代表私章统一收归公司财务部专管，行政公单统一收归公司总经办专管，不得授权委托管理。7、部门撤销或重组，原使用部门有关印章、证照应交回公司总经办，由公司总经办上报总经理核准后负责作废、保存、销毁或办理注销手续。8、印章或证照丧失、损毁、被盗，要及时向公司总经办及财务室书面报告，并与总经办及财务室商量补救措施。9、各部门不得擅自刻制印章或办理证照，由此引起的一切法律责任均由相关责任人承当，并一并追究所在部门主要负责人的管理责任。10、印章遗失处理〔1〕印章因不慎遗失或损坏，可以按下述程序补刻：公司印章遗失应于发现当日登报挂失并报总经办备案，然后凭挂失公告及工商部门开具的'证明到公安局指定点刻制；假设各部门使用的印章遗失或要求更换新的应向总经办部出具书面申请，经总经办报送公司领导审批通过后，由总经办〔或指派人员〕办理。11、印章注销〔1〕公司印章如果需要注销的，先填写印章注销申请报告，上报总经办，由总经办报送公司领导审批。印章注销申请报告批准之后，由总经办派专人与需要注销印章部门管理人员按照国家规定的注销程序进行注销。第七章印章、证照的使用1、印章、证照的使用2、所有涉及公司公章、法人代表私章、合同专用章、财务专用章的手续均要填写《用印申请表》。3、按《用印申请表》内容填写完整，且由申请部门负责人签字确认，否则将不予审批。4、主要用印文件审批流程：〔1〕合同：主办部门负责人签字确认→公司总经办及财务室审核→〔公司经理级以上领导审批→总经办及财务室盖章〔合同原件存档公司总经办，复印件由相关部门存档〕→返回主办部门。〔2〕对外公文及证明：主办部门签字确认→公司总经办及财务室确认→公司经理级以上领导审批→公司总经办及财务室盖章〔《用印申请表》、复印件存档〕→返回主办部门。〔3〕支票等其他用印文件：主办部门→财务部审核→报公司总经理批准→返回财务部〔《用印申请表》、复印件存档〕→返回主办部门〔注：支票等需在《用印申请表》标注票号〕。第八章印章、证照的使用要求1、印章、证照的使用要求：〔1〕印章或证照管理人员对不符合用印手续、用印文件内容与审批件不符的，或不符合证照办理程序的，有权拒绝办理并及时告知部门负责人。〔2〕盖章确保标准、清晰，上不压正文，下骑年盖月。〔3〕财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无需经上述程序，但内部须建立用印登记表备查。〔4〕公司印章〔一般为行政专用公章、法人代表私章〕不允许随意带出公司，确因工作需要将印章或证照带出使用的，应按规定填写《用印申请表》说明事项，经董事授权批准后携带使用；使用完毕，立即归还印章保管部门。公司证照管理制度5一、目的：印章与证照是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，为进一步标准公司所有印章、证照的平安使用及管理，维护印章与证照的严肃性，加强印章制发、使用、废止及证照管理，提高各相关使用环节的工作效率，保障公司的合法权益与经营活动的正常运行，特制定本制度。二、适用范围：本制度适用于公司各部门所有的印章和证照三、管理部门：综合管理部四、职责范围：(一)综合管理部负责建立健全公司印章、证照管理制度，负责本制度的制定与修改。(二)负责本制度的实施与监督。五、内容：(一)印章、证照分类：公司印章包括行政专用公章、法人代表私章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、业务专用章、部门章等。证照包括企业法人营业执照(正本、副本)、组织机构代码证(正本、副本、IC卡)、银行开户许可证、税务登记证(国税、地税)、法人代表身份证(复印件)等。(二)印章的刻制与注销：凡因工作需要并符合规定配置或更换印章的部门，由申请部门填写《刻制印章申请表》向综合管理部提出申请，综合管理部经理确认同意并批准前方可刻制或更换。印章刻制或新证照办理或更换由综合管理部统一负责，刻制标准或证照办理应符合国家相关规定。(三)申请新办的印章或证照须在综合管理部进行登记，并做好印模采样或证照扫描、复印工作，由综合管理部进行存档后，原件由使用部门签收方可进行办理。印章刻好后由综合管理部办理印章登记手续，填写《印章管理登记表》，备案并留好印章样图。(四)印章、证照的管理：1、公司的所有印章、证照，均由综合管理部负责登记、留样与存档，印章应注明启用时间、废止时间、废止原因等，证照应注明年检年审时间，均应明确相关保管人、经办人。2、由于印章磨损而需要更换印章或证照年检到期，统一由综合管理部登记、留样或办理年检年审手续。综合管理部应对公司各类印章和证照保管明细进行汇总并定期更新，明细表包括印章证照名称、主管部门、专管人、办理日期、年检年审日期等。3、所有印章或证照均由专人管理，不得转借他人，如有遗失、损坏和作废，必须及时向综合管理部报告。4、公司营业执照(正副本)、公司公章、税务登记证(正副本)、组织机构代码证(正副本、IC卡)由综合管理部负责管理及使用。5、银行开户许可证、银行支付U盘、法人印章、支票购置凭证由财务室出纳员负责管理及使用。6、财务专用章、发票专用章由财务室会计负责管理及使用。7、综合管理部专人保管《印章标准使用表》，财务专用章、法人代表私章统一收归公司财务专管。8、印章或证照丧失、损毁、被盗，要及时向综合管理部书面报告，并与综合管理部商量补救措施。9、各部门不得擅自刻制印章或办理证照，由此引起的一切法律责任均由相关责任人承当，并一并追究所在部门主要负责人的管理责任。10、印章因不慎遗失或损坏，可以按下述程序补刻：公司印章遗失应于发现当日登报挂失并报综合管理部备案，然后凭挂失公告及工商部门开具的证明到公安局指定点刻制;假设各部门使用的印章遗失或要求更换新的应向综合管理部出具书面申请。(五)印章、证照的.使用：所有涉及公司公章、法人代表私章、合同专用章、财务专用章的手续均要填写《用印申请表》。按《用印申请表》内容填写完整，且由申请部门负责人签字确认，否则将不予审批。(六)介绍信管理：1、介绍信种类：存根介绍(法人授权书、法人证明书等)、信笺介绍、证明信。2、介绍信一般由综合管理部负责归档保存。3、开具介绍信要按照印章使用程序严格履行审批手续。一般事宜由部门经理签字后综合管理部审核;重要事宜需由各级主管签署意见后，由综合管理部报总经理审批;使用存根介绍必须经总经理审批，如使用已由法人代表签字的空白授权书，须报总经理或法人代表本人同意。4、因情况变化，介绍信领用人没有使用介绍信，应及时退还。5、如假设发现介绍信丧失，领用人应及时向综合管理部反映，及时采取相应措施。公司不允许开具盖有公司公章的空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具的，由申请人写明原因(用途)，并在审批表上注明为何需盖空白资料，必须经总经理书面批准，公司综合管理部做特别登记、追踪管理。持空白介绍信外出工作归来，向公司原开具处汇报登记其介绍信的用途，未使用的必须交回。六、本制度自总经理批准之日起执行。七、本制度由综合管理部负责解释。公司证照管理制度6一、公司证照由总经办指定专人统一管理。二、证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等。如：营业执照、组织机构代码证、税务登记证等等。三、证照的使用包括借用、复印等。四、证照使用必须填写《证照使用申请单》。五、证照借用程序：借用人申请→部门负责人复核→主管副总经理审核→总经理核准→办理借用手续→归还借用完毕后，应在时限内归还证照保管人。六、证照复印程序：借用人申请→部门负责人复核→主管副总经理核准→办理借用手续→归还(如证照复印件未使用，应立即退还证照保管人)。七、如需使用原件，则须总经理核准。八、证照复印件必须加盖“再复印无效章〞。证照保管人必须做出登记，认真填写《证照使用登记表》。公司证照管理制度7为保证委机关公章使用的标准性、严肃性和合法性，杜绝乱用、滥用行为，特制订本管理制度。一、公章的使用范围1．由委名义签发的文件，包括各类通知、请示、报告、决定、方案、纪要、函件、报表等；代表我委对外工作联系的介绍信，需证明的各类材料；与我委的各类合同、工程协议、授权书、承诺书等。2．其他情况需加盖公章时，须由主要负责人签批。3．委下属单位及各处室的公章及业务专用章使用由各单位及处室负责人明确使用范围及要求。二、印章的使用要求1．已有完整文件签发单的公文可直接加盖公章。2．其他文件材料盖章需在《盖章登记簿》上统一登记，明确盖章日期、事由、经办人、承办处室，除单位派车、个人公积金申领等例行性事务盖章可直接由处〔室〕长签字办理外，其余均须经分管领导签字同意，必要时须报主要领导审定。3．特殊情况急需盖章的，由经办人注明事由，并征得分管负责人同意后可先行盖章，但事后应及时补签；对重要文件不得先盖章再补签。4．公章禁止带出本单位使用。如确有特殊需要，须提出书面申请，经主要负责人同意前方可带出。公章带出期间，借用人只可将公章用于申请事由，并对公章的使用后果承当责任。5．对一些行文不标准〔字迹潦草、有明显涂、改痕迹、表达不清、落款单位不明〕的文件，拒绝加盖公章。6．一律不得在空白的纸张、表格、信函、证件、合同、介绍信等上面加盖公章。如遇特殊情况，必须经主要负责人签字同意后，方可用章。7．标准使用印章，盖章时用力要均匀，落印要平衡，印泥〔油〕要适度，保证印迹端正、清晰。8．经批准停止使用的公章由办公室统一封存或送相关部门销毁，不得私自处理。三、印章的保管1．本委公章由办公室专人负责管理，存放于指定平安的地方，严禁擅自携带外出。2．公章保管人因事离岗时，须由办公室分管领导指定人员暂时代管，以免贻误工作。3．保管人因工作需要调离，需办理公章交接手续。4．公章遗失应及时上报，对外登报作废。公司印章、证照管理制度第一章总则第一条印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和开展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，制定本方法。第二条公司总经理授权由办公室全面负责公司的印章管理工作，发放、回收印章，监督印章地保管和使用。第二章印章地领取和保管第三条公司各类印章由各级和各岗位专人依职权领取并保管。第四条印章必须由各保管人妥善保管，不得转借他人。第五条公司建立印章管理卡，专人领取和归还印章情况在卡上予以记录。第六条印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一局部，如员工持有公司印章地，须办理归还印章手续前方可办理离职手续。第三章印章地使用第七条公司各级人员需使用印章须按要求填写印章使用单，将其与所需印的文件一并逐级上报，经公司有关人员审核。第八条经有关人员审核，并最终由具有该印章使用决定权的人员批准前方可交印章保管人盖章。第九条印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。第十条在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。第十一条公司总经理对公司所有的印章的使用拥有绝对的决定权。第十二条涉及法律等重要事项需使用印章的，须