档案管理制度档案室管理制度上墙

2023-10-26档案管理制度档案室管理制度上墙档案管理制度总则档案收集制度档案整理制度档案鉴定与销毁制度档案借阅制度档案室管理制度电子档案管理制度档案管理制度的监督与执行contents目录01档案管理制度总则档案是指机关、团体、企业、事业单位及其他组织和个人在各项活动中形成的各种形式的历史记录。档案定义档案可分为文书档案、科技档案、专门档案、声像档案、电子档案等。档案分类档案定义及分类档案管理目的档案管理旨在维护历史真实面貌，保护和利用档案信息资源，为经济建设和社会发展服务。档案管理原则档案管理应遵循集中统一管理原则、真实可靠原则、长期保存原则和充分利用原则。档案管理目的和原则档案管理法律责任的定义档案管理法律责任是指因违反档案管理相关法律法规所应承担的法定责任。档案管理法律责任的种类包括行政责任、民事责任和刑事责任。档案管理法律责任的适用应根据具体情况选择适用相应的法律责任。档案管理的法律责任02档案收集制度收集范围与分类包括行政、人力资源、财务、销售、采购等部门的各类文件。公司内部文件外部文件电子信息其他有价值的资料包括政府机关、行业协会、合作伙伴等外部机构的文件。包括电子邮件、数据库、电子报表等。如市场调研报告、产品研发资料等。1收集责任人与方法23各部门指定一名档案管理人员，负责定期将本部门的文件整理并移交至档案室。各部门应建立文件归档清单，按照档案分类要求进行整理，确保文件齐全、有序。档案管理人员需对接收到的文件进行核实，确保文件的真实性和完整性。03对于一些周期性产生的文件，如年度报告、审计报告等，应按照其产生周期进行归档。收集周期与时间安排01各部门应按照公司规定的时间周期进行文件归档，如每周、每月等。02档案管理人员需制定合理的归档计划，确保文件能够及时归档，避免文件丢失或遗漏。03档案整理制度档案整理应按照国家或行业标准进行，确保档案整理的规范性和可操作性。统一标准档案应按照分类原则进行整理，如按时间、主题、部门等，以便于查找和使用。分类明确对于具有历史价值的档案，应尽量保持其原始状态，不得随意涂改或遗失。保持原貌整理原则与方法专人负责应指定专人负责档案的整理工作，确保整理工作的连续性和规范性。分工明确各部门应明确各自的档案整理责任人，并按照统一的标准进行整理。整理责任人与分工整理步骤与要求各部门应将需要归档的文件、资料等收集齐全，确保档案的完整性和准确性。收集齐全按照分类原则对档案进行整理，并编制相应的档案号和目录。分类整理对于纸质档案，应进行装订装盒，并按照档案号和目录进行排列。装订装盒对于电子档案，应进行电子化存储，并建立相应的数据库以便查找和使用。电子化存储04档案鉴定与销毁制度01档案鉴定与销毁工作必须坚持“审慎、严谨、负责”的原则，确保档案鉴定与销毁的准确性和可靠性。鉴定与销毁原则02档案鉴定与销毁工作应依据国家相关法规和公司规定进行，确保档案的合法性和合规性。03档案鉴定与销毁工作应采取“先鉴定、后销毁”的原则，确保档案的安全性和稳定性。档案鉴定工作应由专门的档案鉴定委员会或鉴定小组负责，委员会或小组应由公司领导和相关部门负责人组成。档案鉴定工作应按照规定的程序进行，包括提出申请、审查申请、组织鉴定、做出鉴定结论等环节。档案鉴定委员会或小组应对档案进行认真审查，综合考虑档案的历史价值、法律价值、实用价值等因素，做出准确的鉴定结论。鉴定责任人及程序销毁方式及执行要求档案销毁工作应由专门的档案销毁机构或人员负责，确保档案销毁的安全性和可靠性。档案销毁机构或人员应对档案进行严格的登记和记录，确保档案销毁的可追溯性。档案销毁工作应采用物理破坏或化学腐蚀等方法，确保档案的彻底毁灭。05档案借阅制度档案借阅应按照规定的流程进行，借阅人需填写借阅申请，经档案管理人员审批后方可借阅。借阅规定及流程借阅人应按照规定的时间归还档案，逾期未归还的，应按照规定缴纳违约金。借阅人应遵守档案保密规定，不得泄露档案内容，不得私自复制、拍照、扫描档案内容。借阅责任及监督措施档案管理人员应严格遵守档案管理制度，对违反规定的行为应及时制止并上报。档案管理人员应对借阅人进行监督，确保其按照规定使用档案，不得私自复制、拍照、扫描档案内容。对违反规定的借阅人，档案管理部门应按照规定对其进行处罚，并追究相关责任人的责任。010203不同级别的借阅人具有不同的借阅权限，应按照规定进行审批。高级别的借阅人可以借阅低级别的档案，但低级别的借阅人不得借阅高级别的档案。借阅申请应按照规定的程序进行审批，未经审批不得借阅档案。借阅权限及审批程序06档案室管理制度档案室应设在离办公区域较近或相对独立的地方，方便存取档案。档案室应具备防火、防盗、防紫外线、防潮、防尘、防高温、防污染等防护措施。档案室应有健全的安全管理制度，严格控制档案的查阅、借阅等操作。档案室内部应保持整洁、卫生，避免潮湿、过于干燥或阳光直射等环境。档案室管理规定档案安全保护措施建立档案安全检查制度，定期对档案进行安全检查，确保档案的完整性和安全性。严禁任何组织或个人私自保存档案，防止档案遗失或泄露。对具有特殊价值的档案，应采取特殊的保护措施，如加密处理、备份等。对档案的查阅、借阅等操作应进行详细登记，并确保档案归还时的完整性。档案存放要求与标准档案应分类存放，明确分类标准，建立相应的分类目录和索引。对长期不用的档案应进行定期清理和鉴定，确定是否需要永久保存或销毁。档案存放应有序，避免混乱和丢失。对损坏或变质的档案应及时进行修复和整理，确保档案的完整性和可读性。07电子档案管理制度VS指利用计算机等电子设备形成、存储和处理的档案，包括但不限于文本、图像、音频、视频等格式。分类按照电子档案的内容、来源、形式等进行分类，通常分为办公文档、业务数据、多媒体资料等。电子档案电子档案定义及分类集中管理建立专门的电子档案管理系统，集中存储、管理和维护电子档案。根据岗位职责和权限，对不同级别的人员授予不同的访问和操作权限。采取必要的技术手段和管理措施，确保电子档案的安全性和完整性。定期对电子档案进行备份，并制定应急预案，确保在发生意外情况下能够迅速恢复数据。电子档案管理原则与方法分级授权安全保障备份与恢复电子档案备份与存储要求根据电子档案的重要性和业务需求，制定合理的备份策略，如全量备份、增量备份和差异备份等。备份策略选择可靠的存储介质，如硬盘、磁带等，确保电子档案的长期保存和可用性。存储介质对电子档案进行加密处理，防止数据泄露和非法访问。数据加密合理规划存储空间，定期进行清理和整理，确保存储空间的充分利用和数据的安全性。存储空间管理08档案管理制度的监督与执行010203设立专门的档案监督部门，对档案管理制度的执行情况进行定期或不定期的检查和抽查。建立档案管理制度执行情况反馈机制，及时收集各部门对制度的意见和建议，以便及时调整和完善。定期组织对档案管理制度的培训和宣传，提高员工的意识和理解程度。监督机制及执行情况反馈1对违反制度的处理措施及责任追究23针对违反档案管理制度的行为，根据其性质和严重程度，采取相应的处理措施，如口头警告、书面警告、罚款等。建立责任追究机制，确保对违反制度的行为进行严肃处理，防止类似情况再次发生。对违反制度的行为进行详细记录，以便对