高校交流策划书

[西南科技大学学生公寓学生自我管理委员会]自管会首届绵阳高校公寓管理服务交流会策划书活动背景：西南科技大学学生公寓学生自我管理委员会日益壮大，为更好地服务、管理好学生公寓，自管会需要与绵阳其他高校积极沟通交流，建立良好的合作关系。本着互相交流、互相合作、共同发展的原则，西南科技大学学生公寓管理服务中心决定开展绵阳高校公寓管理服务学生负责人交流会，并希望此次交流会能拉近彼此的距离，加强彼此的交流与合作，相互借鉴共同发展。活动目的：通过本次交流会使各高校加强交流、互相合作、以谋求共同发展，密切绵阳各公寓管理服务学生团体组织关系，同时使公寓管理服务学生团体组织新老干事熟悉公寓管理服务各方面情况，取长补短，更好地管理服务于学生。活动主题：携手真挚交流，服务和谐公寓活动举办单位：主办：共青团西南科技大学委员会西南科技大学学生公寓管理服务中心承办：西南科技大学学生公寓学生自我管理委员会参与成员：绵阳各高校公寓管理服务学生组织负责人时间与地点时间：2011年5月15日星期日13:30—16:30地点：西南科技大学学生公寓中心新区会议室（东苑六号楼三楼，主场）西南科技大学学生公寓中心新区办公室前半圆阳台（东苑六号楼二楼，附场）前期准备1.宣传（主要负责人邹明芳、覃瑶）：（1）新老区各拉一条横幅（七彩柱广场、107广场）（2）各楼栋张贴手绘海报（48张）（3）邀请校内媒体进行宣传（如百鸣文学社、新生代）注：以上宣传内容均以本次交流的意义目的为主，海报的绘制安排工作全权由邹明芳、覃瑶负责，若自管会人手紧张，两负责人可自行联系他人帮忙，校内媒体邀请由邹明芳负责，以上工作需在5月8日前完成。2.获取各高校相关负责人信息（主要负责人蒋韵涛、覃瑶）：（1）通过实地走访获取高校相关负责人信息（2）通过朋友获取高校相关负责人信息（3）通过QQ群、贴吧等网络手段获取信息（信息需保证准确性）（4）请求公寓中心与各高校相关负责老师联系获取信息（前三种手段优先）获取信息需与宣传工作同步进行，切不可通过非法手段获取信息，且应在5.1节收假时便完成，并制作通讯录以备日后使用。3.联系各高校相关负责人（主要负责人邹明芳、蒋韵涛）：获取各高校相关负责人信息后，通过电话方式与各负责人取得联系，并阐明目的，争取得到各高校负责人的切实答复。若有无意愿参与本次交流的负责人，可事后再次对其发出邀请，以表诚意。4.邀请各高校相关负责人（主要负责人邹明芳、蒋韵涛）：制作请帖邀请答应参加交流会的相关负责人，请帖需精美而不奢华，请帖内需附上自管会简介，以便使得各高校负责人对自管会有进一步的了解，请帖需加上高校到我校的最佳的乘车路线及车次（要求准确精细），请帖需在5月8日左右送出，并需保证各高校负责人收到请帖。请帖内容由邹明芳起草，交由办公室及指导部长审核，最后送至指导老师处定稿。5.邀请我校参与交流人员（主要负责人邹明芳）：邀请自管会第六届主任罗圆均作为本次交流会的学生嘉宾，需在5月8日前发出邀请。6.交流会当天所需物资准备（主要负责人覃瑶、蒋韵涛）：活动负责人需在5月14日前将所有物资准备妥当（不可久存物品除外），并将清单交至指导部长处核实，详细物资见所需物资交流会当天：1.确认受邀者到我校时间及乘车路线（主要负责人邹明芳）：4月15日早上9时起，负责人需再次与各高校负责人取得联系，确认各高校负责人到我校时间及乘车路线，并做好记录，以便安排迎接引路工作2.交流会现场布置（主要负责人覃瑶、蒋韵涛）：4月15日早上9时起，负责人需带领本组成员布置交流会现场，且将不可久存物品准备齐全。需在交流会主场挂好横幅，并根据参与人数整理好桌椅（在会议室最大桌椅容量范围内），备好纸杯、瓜果、会议流程表等物品，检查饮水机是否完好，准备好会议桌牌，座次可根据其他高校到我校先后排列，会议桌牌上书写各高校名称即可；交流会次场布置见下简图：遮阳伞遮阳伞遮阳伞遮阳伞遮阳伞遮阳伞遮阳伞遮阳伞二楼阳台走廊 门 门简图说明：1.每个遮阳伞内放放置一张桌子，每张桌子上摆放电脑一台（15寸以上大小），电脑用于播放自管会活动视频（可直接使用第三届公寓文化艺术节的系列视频）2.：遮阳伞标有粗黑线区域需挂上细绳，细绳上悬挂自管会活动图片3.：代表椅子，用于前来参与交流会人数，超出主场容纳数的人员或自管会成员就坐休息4.：代表桌子，桌上摆放饮水机、纸杯、瓜果等物，供在此休息的人员食用消遣注：走廊上放置桌子三张，椅子二十把，并安排两名成员（着正装）向其他高校人员对图片及视频做简要介绍3.引领各高校负责人（主要负责人邹明芳、覃瑶）：负责人提前安排人员到事先记录好的，高校负责人下车地点等待迎接，并在记录到校时间前半小时电话确认负责人是否能准时到达我校，覃瑶主要负责新区，邹明芳主要负责老区（若高校负责人在老区下车，则需征求其意见或视具体情况安排乘车或步行，校内乘车费用一律由自管会承担，事后报账），将高校负责人引领至东六后，若时间允许（离13:30还有一段时间或大部分高校负责人未能准时到场），可带领各高校负责人现行观看视频及图片（接待人员需着正装，且要注意言谈举止）4.交流会流程：1.办公室主任钟宣艳简要介绍到场人员2.自管会第七届主任景媛致开幕词3．自管会第六届主任罗圆均简介自管会发展历程4.自管会各部长简介各部门工作5.其他高校进行40分钟的自由交流主持人给予参考话题：公寓管理模式、服务要点、公寓管理服务学生组织发展方向（可以让其他高校负责人说出自己在管理服务的过程中遇到的问题，大家相互讨论，帮助解决问题）6.共同商讨日后合作方向及下一届交流会安排7.最后合影留念：先由社团部负责人合影留念，全体干事送负责人离开后，再合影留念8.清理会场（负责人蒋韵涛）注：所有参与交流的自管会成员需着正装，事先安排专人拍照，方便写新闻稿等5.后期工作：1.写新闻稿，并往校内各媒体投稿（主要负责人覃瑶）2.制作展板，对交流成果予以展示（主要负责人邹明芳）危机处理：若不能及时联系到各高校公寓管理服务学生组织第一负责人，则可联系其他职位相对较高的负责人；若电话联系不上某高校相关负责人，则亲到该校寻找该学生组织负责人，或寻求该校相关老师帮忙；若请帖无法及时送至相关负责人手里失，则需尽快差人送至该负责人处，并向其解释清楚缘由；若请帖在送往途中遗失或损坏，应及时补做请帖且向该负责人解释缘由；若补做请帖后已无时间送至该负责人手里，则需电话说明缘由，且请求原谅；若请帖上所填写的某高校到我校乘车路线或车次因突发原因有变，则需在交流会一天以前告知该校负责人，并提供相对较好的乘车路线或车次；若交流会当天出现阴雨天，则需备足雨伞，以保证来参加交流会的负责人的用伞；若应邀前来参加交流会的少部分高校负责人因意外不能准时到场，且14:00左右便能赶到，则自管会相关负责人需照顾好已到的其他高校负责人，将交流会时间稍稍延迟，并对已到人员做好解释工作；若应邀前来参加交流会的少部分高校负责人因意外不能准时到场，且14:00左右仍不能赶到，则需安排人员在指定地点继续等候迎接，交流会正常进行；若应邀前来参加交流会的大部分高校负责人因意外不能准时到场，则推迟交流会时间，对其他已到的高校负责人做好解释工作，并做好相应接待；交流会过程，若所准备的瓜果等不够用，则应及时购买或以它物代替，并做好记录；交流会过程中，若发生火灾、地震等灾难时，自管会工作人员应立即打开房门，指引他人按照安全通道指示牌撤离至跳蚤市场避险，撤离过程中注意维持秩序避免踩踏事故的发生；交流会过程中若有人员出现生理上的不良反应并晕倒在现场，应及时送往校医院急救，并转送市中心医院进一步检查。所需物资及经费预算：物资数量及经费用途备注宣传横幅2条×75元=150元宣传七彩柱、107广场各一条交流会现场横幅1条×75元=75元交流会主场使用不可出现赞助商信息宣传画纸（A3）48张×0.5元=24元宣传每栋楼张贴（AB栋均张贴）展板用纸2张×2元=4元交流成果展示新老区各一块颜料3盒×12元=36元制作海报及展板请帖15份×4元=60元邀请外加第六届主任的请帖会议桌牌15个×11元=165元交流会格子廊定制签到簿2个×10元=20元交流会签到格子廊定制签到笔2支×5元=10元交流会自管会活动图片30元交流会挑选精美火爆图片制作校内乘车费50元事后报账细绳1卷×20元=20元交流会超市购买其他打印用纸10元统一在格子廊打印，并做好记录纸杯2袋×5元=10元交流会瓜子10斤×9元=90元交流会当天食用可15日再购买花生10斤×9元=90元交流会当天食用可15日再购买其他水果200元交流会当天食用需15日当天再购买主要负责人纪念品15件×20元=300元赠与高校负责人视情况采购证书10张×2.5元=25元授予活动中表现突