集团档案管理制度

**集团档案管理制度目录第1节 总则 2第2节 管理机构与职责 3第3节 工程项目档案管理办法 5第4节 档案的收集整理与归档 8第5节 档案的分类与编号 11第6节 文书档案整理规则 14第7节 合同档案整理规则 18第8节 特种载体档案管理 21第9节 档案库房管理 25第10节 档案的鉴定与销毁 26第11节 档案的借阅与利用 27第12节 档案统计 28第13节 档案保密制度 29第14节 奖励与处罚 31第15节 附则 32

总则为规范集团档案管理工作，为集团经营管理服务，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》及有关法律、法规，结合集团实际情况制定本制度。本制度所指的档案，是指集团在经营管理活动及建设过程中直接形成的具有保存与利用价值的各种不同形式的历史记录。档案是公司全部活动的真实记录和宝贵财富，是公司资产的依据和凭证，属于公司所有。公司依法享有占有、使用、收益、处置档案的权利，并依法承担保护档案、为国家和社会积累历史材料的义务。公司全体员工要树立档案意识。对规定应当立卷归档的文件材料，必须按期向档案管理人员移交，集中管理，任何人不得据为己有或者拒绝归档。集团档案实行统一领导、集中与分级管理相结合的管理模式。集团档案室负责管理集团总部各部室、规划院、酒店公司及各地项目公司按规定移交的档案，并对商管公司总部、院线公司总部、百货公司总部档案管理工作进行监督指导和考评。商管公司总部、院线公司总部、百货公司总部根据本系统实际情况制定档案管理办法，并对系统内各公司档案管理工作进行监督指导和考评。

管理机构与职责集团档案室为集团档案管理机构，集团办公室为其行政主管部门。集团档案室履行下列职责：根据国家有关法律法规，结合公司实际情况，建立健全档案工作制度和具体实施细则；负责集团归档范围内档案的收集、整理、保管工作；采取各种形式开发档案资源，为公司利用档案资源提供服务；组织档案鉴定及销毁工作；监督、指导集团各部室、规划院、酒店公司、各项目公司、商管公司总部、院线公司总部、百货公司总部档案工作；开展档案统计与编研工作；负责集团档案信息化系统的管理与应用；开展档案管理员培训。各公司应确定一名公司领导分管档案工作，把档案工作列入工作计划和管理程序，纳入到各部门的职责范围和有关人员的岗位职责中，依据集团档案制度确定的原则建立健全本公司档案制度，明确档案工作主管部门，配备档案管理人员具体负责档案管理工作，统一管理本公司档案并按规定移交。集团各部室应配备兼职档案管理员具体负责本部室档案的收集、整理工作，并做好预立卷及定期向集团档案室移交的工作。规划院、酒店建设公司、各地项目公司应在不增加原有编制的前提下设立档案管理专员岗位，以档案管理为主要工作职责。档案管理人员应保持相对稳定，如有变更应在5个工作日内通知集团档案室。规划院、酒店公司、各项目公司应按期将工程建设项目竣工资料向集团档案室移交。其他经营管理性文件自行保管。档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，保守秘密，具备专业知识。档案管理人员岗位职责：贯彻执行集团档案制度，建立健全本部室（公司）档案工作实施细则。做好档案的接收、借阅登记手续。熟悉本部室（公司）文件材料归档范围和保管期限，做好本部室（公司）文件材料的收集、整理和立卷归档工作，对部室（公司）文件材料的齐全、完整、准确负责；负责对本部室（公司）各类电子文件进行整理、著录，建立本部室（公司）的电子文件档案库；随时做好电子文件备份工作。根据本部室（公司）不同门类文件材料的特征，对立卷归档的纸质文件正确分类，合理组卷，件号编写准确，卷内目录和备考表填写清楚；主动接受业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交档案；做好档案统计工作，按规定时间上报档案统计报表；积极参加档案业务理论培训，不断提高档案管理水平；做好文件材料的安全和保密工作，妥善保管本部室（公司）文件材料。负责本部室（公司）档案信息系统的管理和维护工作。

工程项目档案管理办法总则本办法依据国家关于城市建设档案管理的有关规定制定。本办法适用于万达集团各项目公司。项目公司应认真执行国家档案工作法律法规，建立健全项目档案工作制度，建立切合实际的项目档案工作程序。项目公司应对项目档案工作实行统一管理，对本公司各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，将项目档案工作纳入项目建设管理程序，确保项目档案工作与项目建设同步进行。项目档案工作实行总经理负责制，明确负责项目档案工作的部门，配备档案管理专员，实行各部门和有关人员档案工作责任制，并采取有效的考核措施。工程项目档案的收集整理与编制项目公司在招标、投标和与各参加建设单位签订设计、施工及监理等合同、协议时，应当设立专门条款，明确规定有关方面提交竣工档案的各项要求，包括移交档案的内容范围、质量、数量、时间要求和违约责任等。凡未按档案管理要求完成归档任务或工程档案质量不合格的项目，项目公司可根据合同约定暂扣工程保证金或暂停支付工程款，并督促其完成归档任务，直到满足档案归档要求为止。各参建单位对所承建工程应归档文件材料负有收集、整理责任，在工程完工验收前，应完成对有关文件材料的收集、整理、归档工作。工程档案通过验收后由各参建单位按合同约定的移交份数及标准格式移交给项目公司，交接双方应认真履行交接手续。项目公司业务人员对本岗位的文件材料负有收集、整理的责任，工作调动时未交清有关应归档文件材料的人员，不得办理调动手续。任何个人或部门均不得将应归档的文件材料据为己有或拒绝归档。对改建、扩建和重要部位维修的工程，项目公司应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程建设档案。凡结构和平面布置等改变的，应当重新编制工程建设档案，并在工程竣工后三个月内向当地城建档案管理机构及集团档案室报送。项目公司应按当地城市建设档案管理机构、规划行政管理部门的要求，参照《建设工程文件归档整理规范》附录A《建设工程文件归档范围和保管期限表》，结合工程项目实际制订出本公司档案归档范围和保管期限表，并报集团档案室批准后执行。工程档案保管期限定为永久、长期、短期三种，长期为16—50年（含50年）、短期为15年以下。长期保管的档案实际保管期限不得短于工程项目的实际寿命，短期保管的档案在工程竣工结算完成前应予保存。工程档案案卷质量应符合《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）的要求。归档图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-1989）要求统一折叠成A4规格。工程图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。竣工图上必须加盖竣工图章，竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。项目公司应指定专人负责反映工程项目建设过程的图片、照片（包括底片或电子文件）、录音、录像等声像材料的整理、注释，并附以详细的文字说明。工程建设中的隐蔽工程、重大事件、事故，必须有声像材料。工程项目档案的安全项目公司筹建时，应设置与工作任务相适应的档案库房，档案库房应采取防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施。项目公司应为档案资料保管和提供利用配置必要的设备。如档案柜架、符合标准要求的卷盒、卷皮等装具。归档文件材料的制成材料应符合耐久性要求。竣工档案的验收和移交对列入城建档案管理机构接收范围的工程，项目公司应在工程竣工验收后3个月内，向当地城建档案管理机构移交一套符合规定的工程移交。自本规定下发之日起竣工的项目，项目公司应在竣工验收之后的15日内向集团档案室书面提出移交申请，并在申请确认后的1个月内向集团档案室报送一套工程项目档案。项目公司同时应向相应的运行管理公司移交有关竣工档案，移交文件范围由管理公司界定，便于日后维护管理利用。项目公司移交档案时，应编制项目情况说明，填写移交目录，办理移交手续，双方签字后交接。编制说明的内容应包括工程概况、竣工档案的编制依据，案卷号的编写，以及案卷总数、文件件数、页数；图纸卷数、张数；照片卷数、张数；工程录像盒数(含时间长度)等相关内容，由公司总经理签字认可，并盖公章。支持文件《建设工程文件归档整理规范》《技术制图复制图的折叠方法》《工程竣工档案移交申请表》《工程竣工档案移交目录》

档案的收集整理与归档凡是反映公司主要经营管理活动和基本历史面貌的，对公司工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；公司工作活动中形成的在维护公司权益等方面具有凭证价值的文件材料；及其它对公司工作具有查考价值的文件材料均应作为档案保存。集团文书档案保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年、5年。凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。集团总部文件材料归档范围及保管期限表详见附表《万达集团文件材料归档范围及保管期限表》两个以上部门（公司）合作完成的项目，主办部门（公司）保存全套文件材料，协办部门（公司）保存与承担任务相关的正本文件。有合同、协议规定的，按合同协议要求执行。归档时间应当归档的文件材料由具体承办人负责积累，办理完毕后应在10个工作日内向所在部室档案管理员移交。各部室经营管理工作中形成的综合类档案应在办理完毕后的第二年6月30日前整理立卷，向公司档案室移交。项目管理类档案在项目竣工结算后1个月内移交。工程周期较长的也可以分阶段整理归档。外购设备仪器的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。特种载体档案可随时归档。凡以公司名义对外签署的重大商务谈判（协商）形成的合同、协议、意向书、备忘录、信函等法律文件，应在文件签署后5个工作日内向公司档案室报送一份原件。会计档案在财政年度结束后，暂时由公司财务部保管五年，待期满后移交公司档案室。对已归档文件进行变更、修改、补充的、公司产权变动过程中形成的文件材料应随时归档。员工调离职时，应将手中所有文件材料整理好后移交本部室或公司档案管理员，在办理档案移交手续后方可办理调离职手续。仪器设备验收、安装、调试及大修过程中的有关文件、记录应由经办人及时清点并移交给档案管理人员。撤销机构的档案，应及时向上一级公司档案主管部门移交。停建、缓建工程的档案，由集团档案室集中保管。专业性较强或需要保密的档案，经公司主管档案工作副总裁同意，可以延长向档案室移交的期限；由于保管条件恶劣可能导致档案不安全或者严重损毁时，可以提前向档案室移交。归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。归档的文件材料应齐全完整，遵循其形成规律加以系统整理，按归档范围及保管期限分类组卷，并编制卷内文件目录。各部门档案管理员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门主管档案工作领导签字核准后向档案室移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。档案人员接收时应全面检查归档文件材料的质量。交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册一式两份，双方各留一份以备查考。档案移交清册及卷内目录应同时报送电子表格形式的文件备查。支持文件《万达集团员工调离职档案移交清单》《万达集团文件材料归档范围和保管期限表》《档案移交清册》

档案的分类与编号本办法适用于万达集团总部。各公司应根据本公司实际情况，参照集团总部分类原则自行确定本公司档案分类与编号规则，报集团档案室备案。档案分类的原则是以公司全部档案为对象，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与利用。集团总部管理的档案设置六个一级类目，即综合类、项目管理类、基本建设档案、合同档案、会计档案、特殊载体档案。公司档案二级类目的设置方法：综合类、项目管理类档案的二级类目按机构职能设置；基本建设档案的二级类目设置为规划设计类、酒店项目类、其他项目类，三级类目按工程项目名称设置；合同档案的二级类目按项目名称或年度设置；会计档案的二级类目按帐薄、凭证、报告、其他分别设置；特种载体档案的二级类目按载体形式设置。公司档案分类号采用英文字母与阿拉伯数字相结合的编号方法。一级类目用英文字母表示，二级类目用两位阿拉伯数字表示，三级类目用三位阿拉伯数字表示，年度用四位阿拉伯数字表示。档案分类号从左至右逐级排列，依次为一级类目——二级类目——三级类目（如有）——案卷（盒）顺序号。各级类目之间用“•”隔开，类目号与案卷（盒）号之间用“—”隔开。例如：A•05—ZW—01第一盒（盒顺序号）专网项目信息工程部（二级类目）综合类（一级类目）档案排架管理方法综合类档案采用机构——问题——年度排列。项目管理类档案采用机构——项目名称排列。合同档案按问题——项目名称（或年度）排列。基本建设档案按二级类目——项目名称排列。会计档案案卷按形式——年度排列。特种载体档案按载体类别——问题排列。档案分类体系表一级类目二级类目三级类目代号类目名称代号类目名称代号类目名称A综合类01审计部按问题设置02办公室03人力资源部04企业文化部05信息工程部06投资证券部07法律事务部08商业地产研究部B项目管理类01发展部按项目名称设置02商务部03成本控制部04项目管理中心质量监管部05项目管理中心计划部06项目管理中心营销部07项目管理中心设计部08安全监督与客户服务部C基本建设档案01规划设计02酒店项目03其他项目D合同档案01设计合同按项目名称设置02工程合同03销售合同04租赁合同05成本合同06物业合同07其他按年度设置E会计档案01帐薄02凭证03报告04其它F特种载体档案01实物按问题设置02照片03录音带04录像带05光盘06其他

文书档案整理规则定义归档文件：公司在经营管理工作中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料；归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程；件：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，涉及同一主题的文件为一件，正文与附件为一件，来文与复文为一件，报表、名册、图册、投标书、刊物等一册（本）为一件。整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。质量要求归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制；归档文件内容应真实、准确，字迹清楚，图样清晰，图标整洁，签字盖章手续完备。对传真件、复印件，应确保文字清晰可辨；归档文件应使用耐久性强的书写材料，如黑色签字笔、碳素墨水笔等，不得使用易褪色的书写材料，如红色签字笔、红墨水、纯蓝墨水笔、圆珠笔、复写纸、铅笔等；归档文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张，不能使用热敏纸。装订材料应选用耐久性好、不易生锈、不含腐蚀性的材料。整理方法装订归档文件一般按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；结论性文件在前，依据性文件在后；文字在前，图样在后；有译文的外文资料译文在前，原文在后；采用左上角装订的，应将左上侧对齐；采用左侧装订的，应将左下侧对齐。大于A4幅面的要按A4的规格进行折叠，小于16开幅面的要用A4纸进行托裱；装订方法可根据需要使用不锈钢钉书钉装订、燕尾夹固定、线绳三孔左侧装订法、牛皮纸三角分装、胶粘等方法。对已装订成册的可不再拆卷重装。排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间顺序、重要程度排列。会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件可集中排列。对年度的判定，以文件落款日期为准。跨年度形成的会议文件和案件材料等，统一在闭幕年和结案年立卷。几份文件为一件时，以装订时排在前面的文件日期为准。编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，并将编号标识在文件首页上端的空白位置。在分类方案的最低一级目录内，按文件的排列顺序从“1”开始编号，不同类目不能混合编号。集团件号由集团档案室负责标注。文书类档案档号按全宗号-分类号-盒顺序号-盒内顺序号编制。（1）全宗号：集团档案室给各立档单位编制的代号。（2）分类号：见第5节《分类与编号》。（3）盒顺序号：是指盒排列的顺序号。编目归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文件编号、题名、日期、页数、备注等项目，归档文件目录基本格式详见附表《文件目录》。件号：填写机构件号。责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。文件编号：文件的发文字号或机构编号。题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加”[]”号。日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20080809。页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。空白页不计入。备注：注释文件需说明的情况。归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为197mm×210mm）。归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、组织机构名称、问题（项目）名称、保管期限等项目。目录一式三套，一套由归档部门（公司）保存备查，一套装入档案盒，一套档案室备案。装盒归档文件应按机构件号顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表。档案盒档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽）,盒脊厚度可以根据需要设置为30mm、40mm、50mm等。

档案盒应在盒脊设置机构名称、问题（项目）名称、保管期限、起止件号、盒号等项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用"-"号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交时统一编制。档案盒可根据需要采用337克无酸纸或蓝色塑料档案盒制作。备考表备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人：负责整理归档文件的人员姓名。检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名，由档案室人员填写。日期：归档文件整理完毕的日期。附表文件目录（文书档案）归档文件目录封面盒脊格式盒脊格式（综合类）盒脊格式（项目管理类）盒脊格式（基本建设类）盒脊格式（合同类）盒脊格式（特种载体类）备考表

合同档案整理规则定义合同档案：指公司在经济活动过程中形成的，有重大凭证价值和查考利用价值的合同材料。包括合同文本、合同变更以及其他合同文件。件：归档文件的整理单位。一般以一份合同文件为一件。整理原则合同档案应当由合同形成部门按照归档要求整理立卷。遵循合同文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。质量要求归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。盖章清晰、签字手续完备。需永久，长期保存的文件不应用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写。整理方法装订:归档文件应按件装订。可采用不锈钢订书钉或燕尾夹固定。分类:合同文件的分类应科学合理，不割裂文件之间的内在联系。合同文件按问题可以分成租赁、销售、物业、成本等多种类别。组卷:合同文件按分类方案组卷，不同类别的文件不能放在同一案卷里。编号档号的编制合同档案应编制档号，档号是该份合同的唯一标识，由全宗号-分类号-盒顺序号-盒内顺序号构成。格式如下：文件目录的编制合同档案应编制盒内文件目录，目录包括序号、合同编号、责任者、题名、日期、页数、备注等项目。（1）序号：盒内文件的顺序号，应用阿拉伯数字从“l”起依次标注卷内文件的顺序．一个文件一个号；（2）合同编号：应填写文件的合同编号；（3）责任者：应填写文件的形成单位或主要责任者；（4）题名：应填写文件材料的标题全称；（5）日期：应填写文件形成日期，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20080909；（6）页数：应填写每份文件的页数；文件中有图文的页面为一页。空白页不计入。（7）备注：应填写文件所要说明的情况(需要时填写)。备考表的编制（1）备考表要说明盒内文件的件数、页数，不同载体文件的数量（见示例），说明盒内文件的组卷情况及修改、补充、移出、销毁、参照等情况和鉴定性意见；（示例：文字材料20件，100页，照片10张，附图1张）（2）立卷人：由立卷人签字。（3）检查人：由档案接收人检查后签字。（4）备考表排在盒内所有文件之后。附表文件目录（合同类）备考表

特种载体档案管理特种载体档案包括实物档案、声像档案和电子档案等。本办法适用于集团总部，各公司应根据实际情况制定本公司特种载体档案管理办法，集中统一管理。实物档案管理本法规定的实物档案范围包括：公司各类证照；集团经营管理活动中获得的奖状、奖牌、奖杯、锦旗、牌匾；对外交往中获赠的纪念品、礼品；其他有保存利用价值的实物。实物档案应在取得证照、获得奖励或接收馈赠品5个工作日内向档案管理人员移交。各部门档案管理员平时应注意收集、整理实物档案，并负责向档案室移交。归档的实物档案应有文字说明。文字说明要准确反映实物档案的事由、时间等要素。向档案室移交实物档案，应按规定办理移交手续，一式两份，双方各执一份备查。实物档案目录项目包括：序号、题名、颁发单位、获奖单位（个人）、获奖时间、实物形式、数量、备注等。题名需简明概括实物档案的具体内容。格式见附表《实物档案目录》。档案室应建立实物档案台帐，做到帐物相符。声像档案管理声像档案包括照片、录音带、录像带、光盘等载体。凡是公务活动中产生的具有凭证和参考价值的照片、录音带、录像带、光盘等材料，均应归档保存。声像材料的归档实行“谁主办,谁负责收集整理”的原则。凡是归档的声像材料，必须图像清晰、声音清楚，同时必须是原版、原件，并加以必要的文字说明。声像档案按年度-问题进行分类，问题分类如下：序号问题名称内

容1工程项目类公司建设项目的声像信息材料（包括：开工前的原址、原貌、地基及基础录像、主体工程施工、工程施工组织、工程质量等）2人物类公司领导、员工等的照片3会议类各种重要会议的声像信息材料4参观视察类各级政府机关领导或社会知名人士视察、检查工作的声像信息材料5业务活动类公司重大活动、重要外事活动及职能活动的声像信息材料6荣誉类获得各种奖项、称号的荣誉实物的声像信息材料7文体活动类公司组织的各项文娱体育活动的声像信息材料8其他类其他需归档的声像材料声像档案目录应包括序号、主要内容、责任者、形成日期、保管期限、密级等内容。主要内容应包括事由、人物等内容。数码照片整理数码照片指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读并可在通信网络上传送的静态图像文件。凡是反映公司工作活动，具有查考利用价值的数码照片均属收集范围。凡属收集范围的数码照片，由摄影者或形成部门进行整理，以机读目录形式，提供移交数码照片的拍摄时间、内容、拍摄者等基本著录信息，在形成后10个工作日内向公司档案室移交归档。归档的数码照片应为JPEG或TIFF等通用格式，内容必须是未加任何更改或修饰的原版和原件。归档的数码照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整。对反映同一内容的若干数码照片，应选择其主要照片归档，反映同一场景的数码照片一般只收集一张。没有保存价值或重复的数码照片不得归档。拍摄数码照片的像素数应在300万以上，扫描照片的线数应不低于600dpi。数码照片档案的整理应遵循有利于保持数码照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。数码照片按照年度-问题分类。年度内采用流水编号。数码照片目录项目包括：数码照片号、事由、主要人物、拍摄者、拍摄时间、拍摄地点、备注。其中，数码照片号由“形成年度+流水号”构成。移交数码照片应附有文字说明，体现时间、地点、人物、事由等要素，准确地反映数码照片的内容。电子文件管理办法电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。电子文件的归档范围及保管期限同纸质文件。归档电子文件应存储在可长期保存的脱机载体上，推荐使用不可擦写的光盘。光盘应放置在光盘盒内，盒上应贴有标签，写明存储文件名称、内容概要、时间，同时应制作电子文件归档清单，与电子文件一同保存，并附有纸张打印件。对归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上与纸质或其他载体格式保持一致。具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件一并归档。购买的标准软件光盘，由购买者保管使用5年后移交档案室。开发性质的软件及其补丁，以年度为周期刻盘存档。电子文件归档时，应说明其属性标识和相关软件，必要时，应连同专用软件一并归档。电子文件移交应按其基本技术条件进行检测，内容包括：硬件环境有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。电子文件的逻辑归档可实时进行。原电子文件载体在完成电子文件归档后，在其形成部门须保留一年以上。归档的电子文件至少一式两套，一套封存保管（A）,一套供查阅调用（B）。必要时，复制第三套，异地保存。向档案室移交特殊载体档案，按规定办理移交手续，填写档案移交清册，一式两份，双方各执一份备查。附表实物档案目录声像档案目录数码照片目录电子文件归档清单光盘盒标签

档案库房管理档案库房应贯彻“以防为主，防治结合”的原则，切实做好温湿度控制和调节，防治有害生物、防尘、防火、防盗，做好照明管理和档案保管状况检查等方面的工作。存放涉密档案应当设有专门库房或装具。档案库房宜选用白炽灯作为人工照明光源，照度不超过100勒克斯。如采用荧光灯时，应采用冷光源荧光灯。库房的温度应控制在14～24℃（±2℃）；相对湿度应控制在45～60%(±5%)。库房应定时测记温湿度，随时予以控制调节。必要时应配备除湿机、空调或增湿设备。档案柜架应与墙壁保持一定距离（一般柜背与墙不小于10厘米，柜侧间距不小于60厘米），成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降湿。库房内禁止吸烟，不得堆放杂物或与档案无关的物品。档案管理人员应保持档案库房的清洁卫生，离开档案库房应及时关门上锁，每日下班前要进行安全检查，切断电源，关好门窗。档案室严格执行档案进出库制度，建立健全登记手续。非档案工作人员不得进入档案库房。档案工作人员每年对库藏档案进行抽检，发现问题及时采取措施予以处理。对库藏电子档案每两年机读抽检一次，抽检率不低于10%。对库藏电子档案每4年转存转录一次。原载体同时保留时间不少于4年。磁性载体发现问题及时补救。

档案的鉴定与销毁对保管到期的档案，档案室应组织专人进行鉴定，鉴定工作由公司分管档案工作领导、业务部室人员、档案室人员三方组成的鉴定小组负责。鉴定小组对经过鉴定确无保存价值的档案，应写出鉴定报告并编制销毁清册，报公司主管档案工作领导审批后，进入档案销毁程序。经审批需销毁的档案，需集中统一保管一个季度后销毁。档案销毁工作必须由档案室两人以上共同执行。销毁方式可以采用焚烧、粉碎或送指定的造纸厂化成纸浆。销毁电子文件，应将存储载体格式化或进行粉碎处理。附表：档案销毁清册

档案的借阅与利用集团各部室及所属各公司查阅本部室和本公司送交的档案，需到档案室办理档案借阅登记手续。如需查阅其他公司、部室的档案，经集团相关部室或所属相关公司总经理批准后方可查阅。涉密及其它重要文件的查阅必须事先经集团分管副总裁批准。档案借阅审批单格式见附表《档案借阅审批单》。档案原则上不外借，仅供在档案室阅览，复印或借出档案需经集团办公室主管领导批准，借出档案一般应在5个工作日内归还，如到期不能归还，应办理续借手续。电子档案的封存载体不得外借。利用时使用拷贝件。借阅档案人员应爱护档案，确保档案的安全与完整，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁档案。借阅档案应严守机密，不得泄露档案内容，未经允许不得擅自摘录和复印档案，电子档案不得复制或传递他人