北京金福地物业财务部工作手册

北京金福地物业财务部工作手册二零零八年八月质量体系文件名目序号文件编号文件名称文件性质01FD-CW-001备用金治理制度02FD-CW-002代收备用金治理制度03FD-CW-003财务报表作业04FD-CW-004催缴作业05FD-CW-005发票收据治理制度06FD-CW-006资产治理制度07FD-CW-007收款作业流程08FD-CW-008请款及付款治理制度09FD-CW-009工程物品采购制度10FD-CW-010押金申请申退作业流程11FD-CW-011预算作业12FD-CW-012紧急采购作业13FD-CW-013交通费使用标准14FD-CW-014招待费使用标准15FD-CW-015职务代理人作业16FD-CW-016工程物品采购流程17FD-CW-017工程物品验收制度18FD-CW-018请采购流程质量记录表格名目序号表格编号名称备注1FD-H-001备用金申请表2FD-H-002备用金保管收据3FD-H-003备用金报销单4FD-H-004个人备用金报销明细表5FD-H-005备用金报销明细表6FD-H-006代收备用金申请单7FD-H-007代收备用金报销明细表8FD-H-008代收备用金保管收据9FD-H-009资产负债表10FD-H-010损益表11FD-H-011预算对比表12FD-H-012收支表13FD-H-013固定资产明细表14FD-H-014应收账款明细表15FD-H-015应对账款明细表16FD-H-016预收账款明细表17FD-H-017其他应收款明细表18FD-H-018其他应对款明细表19FD-H-019预提费用明细表20FD-H-020待摊费用明细表21FD-H-021低值易耗品明细表22FD-H-022治理费收款明细表23FD-H-023应交税金明细表24FD-H-024治理费催缴明细表25FD-H-025催缴通知单26FD-H-026寄发律师函明细表27FD-H-027提请诉讼申请表28FD-H-028发票、收据申请单29FD-H-029发票记录本FD-H-030资产登记卡FD-H-031资产转移申请单FD-H-032资产遗失申报单FD-H-033资产报废申报单FD-H-034资产清册FD-H-035资产盘点清册FD-H-036付款通知单FD-H-037收款日报表FD-H-038车位治理费等收款清单FD-H-039物业治理费收款清单FD-H-040其他收入收款清单FD-H-041代收项目收款清单（一）FD-H-042代收项目收款清单（二）FD-H-043押金收款清单FD-H-044费用申请单FD-H-045物料请购单FD-H-046物料采购单FD-H-047物料验收单FD-H-048付款明细表FD-H-049支票付款记录FD-H-050付款日报表FD-H-051工程物品请购单FD-H-052工程物品采购单FD-H-053工程物品验收单FD-H-054厨房用品请购单FD-H-055押金收取申退收据FD-H-056押金收据遗失证明FD-H-057押金退款签收单FD-H-058启动预算表FD-H-059年度预算表FD-H-060紧急采购报告单（一）FD-H-061紧急采购报告单（二）FD-H-062市内交通费报销单FD-H-063招待费预先申请单FD-H-064招待费报销单FD-H-065月度报销单程序文件文件名称编号：FD-CW-001财务部备用金治理制度版本：A修改状态：0第1页共2页签发日期编制备用金额度依据每个项目规格经公司物业部与财务部审核后按照标准存放一定金额的备用金。备用金保管人各项目出纳备用金使用范畴使用上限以10000元为限。使用项目为邮资、日常用品、职员车费（仅限于各项目一样职员）及一样小额杂项。零用金每月补发一次，物业总经理必须于额度内加大控管使用。备用金使用程序备用金设置备用金设置依各驻点现场情形提报总部。备用金发放备用金发放由出纳人员保管并签署备用金保管收据。保管人员应当设置现金流水帐，以记录各项备用金收支情形。使用使用申请程序文件文件名称编号：FD-CW-001财务部备用金治理制度版本：A修改状态：0第2页共2页签发日期编制主管签核主管签核物业总经理审核支出的必要性及数据实际购入的品目，数量，金额是否准确。支付备用金支付备用金备用金拨补手续备用金拨补手续由物业总经理依据请款程序申请补发，并由总部物业经理、财务部审核。备用金拨补入帐备用金拨补入帐程序文件文件名称编号：FD-CW-002财务部代收备用金治理制度版本：A修改状态：0第1页共2页签发日期编制前言为配合项目现场申退各项押金及代付款项而设置一定金额的“代收备用金“代收备用金额度设置依据项目实际状况，由物业总经理申报，并财务部主管核准确认后，存放一定金额与现场。代收备用金保管人项目出纳保管备用金，但物业总经理需承担监督保管责任。代收备用金使用范畴申退各项押金出入证押金车位证押金装修押金其他押金有关规定代付项目如可评估或明确应对项目金额，应采纳月结方式申请，以支票或现金支付。代收备用金每月补发一次，物业总经理应于额度内控管使用。程序文件文件名称编号：FD-CW-002财务部代收备用金治理制度版本：A修改状态：0第2页共2页签发日期编制代收备用金治理程序申请申请设置发放设置发放1).由出纳人员及物业经理签署代收备用金收据。代收备用金使用代收备用金使用代收备用金补发手续代收备用金补发手续1).出纳人员按照当月所有申退及付款编制“代收备用金报销明细表“。2).应依据报销程序申请补发，并由物业部主管，财务部主管签核。代收备用金补登入帐代收备用金补登入帐1).由公司补发出纳补发代收备用金。程序文件文件名称编号：FD-CW-003财务部财务报表作业版本：A修改状态：0第1页共2页签发日期编制一、项目月财务报表制作提报每月各项财务分析表至主管及业主委员会/进展商年度财务报表制作提报年度各项财务分析表至会计事务所二、制作程序报表编制报表编制月报表：收入项目结至30日/31日支出项目结至30日/31日会计人员依当月收入支出情形，编制报表程序文件文件名称编号：FD-CW-003财务部财务报表作业版本：A修改状态：0第2页共2页签发日期编制年度报表：1)所有账目结至12月31日财报复核财报复核同上以备提报会计事项查账月报表1)将各项财报送交公司财务经理复核。2)送公司物业部主管签核。年度财报1)将年度财报送公司财务经理复核2)送公司物业部主管签核。每月6日每月8日每年2月1日业主委员会/进展商审核业主委员会/进展商审核公告及存档公告及存档视业主委员会要求可将财报公布于该治理中心审核之财务报表正本应存公司财务部，副本应存治理中心以便查阅。程序文件文件名称编号：FD-CW-004财务部催缴作业版本：A修改状态：0第1页共2页签发日期编制为爱护项目正常运作,对逾期未缴物业治理费之用户需按下列流程于不同时期实施不同催缴作业，唯电话及口头催缴在任何时期都应连续进行。亲自拜望电话催亲自拜望电话催款物业总经理及客户服务人员应主动以电话或登门拜望方式提醒业主催缴物业治理费。制作催缴单制作催缴单1)依据未缴款资料等制作“催缴明细表”。2)依据“催缴明细表”依次制作催缴通知单第一次催缴通知单第二次催缴通知单第三次催缴通知单程序文件文件名称编号：FD-CW-004财务部催缴作业版本：A修改状态：0第2页共2页签发日期编制催缴通知单之寄发催缴通知单之寄发寄发律师函寄发律师函1)物业总经理应对多次催缴仍不缴纳者，申请寄发律师函编制寄律师函明细表，经物业部物业经理签发。并应提报业主委员会/进展商同意寄发律师函内容由律师出具。邮寄挂号信证明，寄发律师函明细表连同律师函影印本应一并存档。提请法院诉讼提请法院诉讼程序文件文件名称编号：FD-CW-005财务部发票收据治理制度版本：A修改状态：0第1页共2页签发日期编制发票发票使用范畴一样有以下各项收入时必须开具发票：物业治理费收入，车位治理费收入，清洁收入（有偿服务部份）及其他必须缴纳税收的各项收入。发票领用项目设置发票治理员，负责领用，保管，使用发票。项目所开具的发票均需向总公司领用，并统一加盖公司发票章，不得私自购买发票使用。如需向总部申请领用发票时，应提早二天以书面形式向总部申请。（见附表）发票填写物业治理处应在收讫业主缴纳的现金，支票或其他收款凭证后向业主开具发票。发票填写时，应做到按号码顺序开具。发票三联一次填写，内容需完全一致。必须填写的内容包括：业主名称及单元号，开具日期，收费项目，金额（大小写金额需保持一致），开票人。收取物业治理费时，开具的发票上应明确是收取物业治理费的日期。发票不得随意涂改，如发觉开错现象，应三联同时复写“作废”字样，重新开具正确发票。并在发票封面上填写作废张数。开具红字发票发票核销后，或隔月发觉发票开具错误，需重新开具发票时，必须先收回原发票，开具红字发票以抵消开具错误的发票。红字发票的填写项目应与原开具发票所有项目一致。各项目出纳在开具红字发票时必须向项目会计或总部会计申请备案，不得随意开具。程序文件文件名称编号：FD-CW-005财务部发票收据治理制度版本：A修改状态：0第2页共2页签发日期编制发票的核销项目应备有发票记录，核销本。（见附件）发票记录本上应明确填写发票号，每张发票所开具的内容等项目，每本发票使用终止后应及时上缴公司总部以换取新发票，并请公司总部会计核销，签字确认。收据收据的使用范畴 税务局统一印制的收据一样使用于各代收代付项目，收取出入证押金 外购收据一样用于修理费，复印费等小额收费。注：收据的使用，填写，红字收据的开具，收据的核销均与发票相同。程序文件文件名称编号：FD-CW-006财务部资产治理制度版本：A修改状态：0第1页共3页签发日期编制前言固定资产是物业运作的基础。为配合各项业务的拓展，需购置、更新各种物品及设备。其项目繁多，故应通过公司行政部治理及使用单位妥善治理，才能更好发挥资产之效能。固定资产的定义固定资产于财务上与行政上有不同之定义：财务上：固定资产指单笔金额超过2,000元人民币，且使用年限超过两年以上的有形资金。并按照税法规定于若干年期间内提列折旧。行政上：1.上述帐上资产2.帐上已尽折旧之资产，但事实上仍连续使用之资产。3.金额未达一定标准(2,000)，但可供长期使用，尽管于帐务上未列作资产，仍应治理记录。4.业主移交或受赠而来，虽无成本记录，仍需使用保管者。固定资产的分类办公设备：电脑软硬件、复印机、传真机、影印机、装订器、打卡钟、运算器等。办公家具：办公桌椅、档案柜、白板、办公厅隔间设备等。电器设备：冰箱、微波炉、冷气机、电视机、风扇、饮水机、录影机等。通讯设备：电话机组、无线电机组、对讲机等。保安设备：电机棒、手电筒、巡逻钟等。机电设备：仪器设备、机电工具等。其他设备：未列入上述分类之各项设备、器具、工具。资产治理权责的划分财务部：负责资产成本的记录，折旧的摊提，依据税务规定编制资产清单。行政部：负责资产之购置、分类编号、登录造册、使用分配、变动登记、实地盘点、报废拍卖等。为资产之广泛治理者。使用部门：物业总经理应为业主委员会资产负最高的治理责任，须妥善保管使用。程序文件文件名称编号：FD-CW-006财务部资产治理制度版本：A修改状态：0第2页共3页签发日期编制固定资产购置程序作业流程负责执行人员使用报表讲明提出需求需求单位请购单请按照“请购作业程序”执行清查资产可否移转使用Y行政部门资产移转申请单N评估作业后依采购作业办理采购行政部门采购单1.请按照“采购作业程序”执行2.电脑设备应由公司IT人员协助购买验收使用单位或工程主管或采购人员验收单请按照“验收作业程序”登录“资产登记卡”行政部门资产登记卡资产清册提列折旧财务部记录成本、利息于帐上。程序文件文件名称编号：FD-CW-006财务部资产治理制度版本：A修改状态：0第3页共3页签发日期编制资产转移由移出单位填写“资产移转申报单”经移入单位确认后并签收，送交行政部门于资产登记卡上做更换记录、移转保管责任。资产如未经核准，不得外借他用。不同业主之转移须取得业主同意的书面文件，才可执行转移。资产遗失由资产使用人（保管人）填写“资产遗失申报单”送交行政部门签核，并由行政部门至现场查明缘故，对疏失之使用人（保管人）追究其责任，申报单位经部门核准后。由财务部报销资金，并送财务部依税法规定办理。资产报废资产因使用年限已至，老旧过时，意外损坏等因素致使功能降低或丧失，不堪使用。应由资产使用人填写“资产报废申报单”，经部门主管核准后，由行政部门及财务部门依规定报废。关于仍有部分功能或仍具剩余价值者，应由行政部门得以集中进行拍卖、出售。资产之保养作业资产使用人（保管人）应善尽资产保管爱护之责任。如有重大损坏，需回报行政部门，提出修缮申请。经行政部门主管同意后进行修缮。资产折旧之提列财务部门依税法规定逐年提列折旧，并应于每年税务申报后，将上年度折旧提列清单送交行政部门，以便行政部门更新资产登记卡资料。资产盘点行政部门应定期（每年至少一次），依据资产清册进行实地盘点，以把握资产之实际状况并关于变动项目，作资料之更新。编制“资产盘点清册”，记录数量的变动，关于变动数量，查明缘故后会同财务部门依规定办理。程序文件文件名称编号：FD-CW-007财务部收款作业流程版本：A修改状态：0第1页共2页签发日期编制收款项目1.物业治理费2.车位治理费3.各项租金收入4.各项修理收入5.有偿清洁费收入6.其他业务收入收款流程编制付款通知单编制付款通知单发送付款通知单发送付款通知单1).应在付款通知单上加盖物业治理处印章。2).将正联邮寄或发送至住户处。3).副联应妥善保管以便查核，并储存至收到款项为止。程序文件文件名称编号：FD-CW-007财务部收款作业流程版本：A修改状态：0第2页共2页签发日期编制收取款项并开动身票（收据）收取款项并开动身票（收据）2).处各项治理费收入以外应包含现场提供的各项服务收入。3).经办人应于发票或收据“开票人”处签名，以便核查。填写收款清单填写收款清单1).应于收款当日填写各项收款清单以便日后查核。2).传真“现金解款单“至财务部。现金管控帐务冲销现金管控帐务冲销1).将每日收取的现金，支票应于当日存入银行。2).填写收款日报表并传真至财务部以便于查核。3).公司会计应每日核查“现金解款单“之准确性。1).依据出纳提供的报表明细，经核查确认后，即登入账簿并冲销有关科目.程序文件文件名称编号：FD-CW-008财务部请款及付款治理制度版本：A修改状态：0第1页共2页签发日期编制请款项目各类外包合约项目请款（如清洁，工程爱护等）按照采购流程规定办理验收的非合约厂商请款（指金额超备用金使用上限的）公用事业费用：水费，电费，电话费，煤气费等。付款方式合约及非合约厂商按下列程序请款，开立书明抬头，禁止转让，划线的支票支付。公用事业费用以银行自动扣款缴纳。请款及付款程序付款申请付款申请1)附有关单据（发票，工程材料请购请附付款申请单，请购申请单，采购单，物料验收单，工程验收单）付款审核付款审核1)物业总经理依据合约内容，请采购流程及实施状况，核实付款内容。汇总当月汇总当月费用程序文件文件名称编号：FD-CW-008财务部请款及付款治理制度版本：A修改状态：0第2页共2页签发日期编制总部审核总部审核1)公司总部逐笔批阅费用申请单项目及金额，并签核。开立支票领取支票领取支票1)项目出纳人员至公司总部领取支票。供应商领款供应商领款程序文件文件名称编号：FD-CW-009财务部工程物品采购制度版本：A修改状态：0第1页共4页签发日期编制采购作业分为二类：1.物料采购2.工程施工采购（包括外判爱护合同，购置设备，大型工具）一．物料采购（≤2000）1.先由公司选择供应商，并通过“供应商评估表”，经评为A级供应商，且同意配合公司付款方法，则签到合同，列入公司执行采购物料的配合供应商。2.每年度必需针对配合供应商重新执行“供应商评估表”以剔除提供服务品质较差的供应商并加入新厂商。3.一样物料则由采购人员从公司指定“配合供应商”中执行采购作业。4.如采购物料项目专门，无法由公司“配合供应商”购得，则需视同为“工程采购”，执行工程采购制度。二．工程采购作业（>2000）（包括各类外判合同，购置设备，大型工具）采购价格介于2001至5000者，按以下程序执行采购1.拟标：由采购人员及工程部主管拟定采购内容，包括工程方案，施工要求及爱护保养，清洁等要求。2.报价采购人员应采纳电话或书面形式邀请供应商或承包商报价。3.议价在采购部门收到至少3家（含）以上的供应商报价后，由采购人员进行议价，且将议价结论，填写“工程采购单”并附各项报价，送交主管进行权限签核并核定中标供应商。4.签订合同将“工程采购单”经权限主管签核及核定中标供应商。由采购人员及工程主管进行合约内容商定并进行合约签署程序。程序文件文件名称编号：FD-CW-009财务部工程物品采购制度版本：A修改状态：0第2页共4页签发日期编制签发日期编制（二）．采购价格介于5001-10000者，按以下程序执行采购1.拟标由采购人员及工程部主管共同拟定标书内容，包括（视需要）项目名称，地址，改建或新建工程方案，施工范畴，爱护保养，技术资料，验收标准，免费保修及投标权限要求。2.招标由采购人员将标书向3家（含）以上供应商或承包商发出邀请函。若需要应会同工程部主管至现场讲明。3.投标所有标书应用A4信封，胶封且无任何破旧，直截了当寄至采购部门4.揭标及议价由采购人员会同采购部主管共同启封投标书，经议价后裁定中标供应商，并填写“工程采购单”进行签核。5.签订合约由采购人员，工程主管及核定供应商或承包商商讨合约条款，并送至进展商（业主委员会）确定确认，将合同及有关采购证明文件送至公司进行合约签署程序。（三）．采购价格高于10000元者，按以下程序执行采购1.拟标由采购人员及工程部主管共同拟定标书内容，包括（视需要）项目名称，地址，技术规格，改建或新建工程方案，施工范畴，修理保养，技术资料，验收标准，免费保修，投标期限及培训要求，拟定后送公司批阅。2.招标由采购人员将标书向3家（含）以上供应商或承包商发出邀请函。若需要应会同工程部主管至现场讲明。3.投标所有标书应用A4信封，胶封且无任何破旧，直截了当寄至采购部门。4.议标由采购人员及采购主管共同启封标签，若需要可同工程主管召集投标供应商或承包商召开投标讲明会，并裁定2家作为中标供应商。5.揭标由采购人员与中标供应商进行洽谈及标价，在裁定中标供应商后填写“工程采购单”进行签核。6.签订合同由采购人员，工程部主管与中标供应商商讨具体合约条款送进展商（业主委员会）代表确认，由采购人员附投标讲明等有关文件及进展商确认证明送交公司，进行合约签署程序。程序文件文件名称编号：FD-CW-009财务部工程物品采购制度版本：A修改状态：0第3页共4页签发日期编制签发日期编制（四）若该外判工程为进展商（业主委员会）指定承包商，而无法按上述规定执行时，需注意如下事项：1.需有进展商（业主委员会）书面通知或指示。2.若由于种种缘故无法获得进展商（业主委员会）书面证明，能够以会议纪要形式，但需进展商（业主委员会）签收确认。3.进展商（业主委员会）的正式签字或签收的证明或会议纪要原件与合同正本一同送公司审核，批准及签署。4.对进展商（大业主）一样工作人员举荐的承包商，将视作一样的投标单位处理，若价格及其他条件相同，可优先考虑。三．其他类合同（一）差不多参照工程类合同的签署程序。（二）所参与的人员，除了公司负责人员，采购部及总部工程主管之外，还包括负责该合同所涉事宜的专职人员。书内容则按照外判项目的类不而定。例如，日常清洁标书内容包括：合约期限，合约范畴，清洁工作差不多要求，清洁用具，清洁费收取方式，对清洁人员之要求，合约转包及修改的要求，赔偿，合约中止及工作细则等。四．采购单核准金额核准金额工程部主管采购人员采购主管财务进展商（业主）0-2000会审核2000以上会审审核视治理合约规定0—2000会审审核2001以上会审审审核程序文件文件名称编号：FD-CW-009财务部工程物品采购制度版本：A修改状态：0第4页共4页签发日期编制签发日期编制五、采购流程签订合同专门规定项目开发商业主委员会财务部进行采购程序：分为一样物料采购工程采购工程部主管采购人员》2000签订合同专门规定项目开发商业主委员会财务部进行采购程序：分为一样物料采购工程采购工程部主管采购人员》2000<2000采购主管开发商业主委员会程序文件文件名称编号：FD-CW-010财务部押金收取申退作业流程版本：A修改状态：0第1页共3页签发日期编制一、押金项目出入证押金装修押金车位证押金其他项目押金押金收款规定出纳应依申请人申请的项目，分不收取押金金额。出纳应开立“高力公司印制之收据”并加盖“公司发票章”。第一联保留于收据本上由治理中心归档留存，以便于申退押金时核对。第二联交由申请人保管，作为申退押金的收据第三联交会计用于做帐。押金退款规定申退人应凭收据第二联收据，连同身份证复印件至治理处出纳处办理申退。如申退人遗失收据或收据损坏无法辨认，则出纳应不予同意申退。上述第二项规定，如有专门状况必需申退押金时，则应让申退人签立“押金收据遗失证明”并附身份证复印件。出纳应取出原收据本第三联，依据证件退款处理方式退款。出纳将押金退还，并同时请申请人签收。出纳应将申请人缴回的第二联或申请人签署的“押金收据遗失证明单”装订回原收据上。程序文件文件名称编号：FD-CW-010财务部押金收取申退作业流程版本：A修改状态：0第2页共3页签发日期编制押金收款流程申请证件申请证件收取押金收取押金1).开立收据并填写有关资料。2).加盖“公司财务”章。3).出纳应于“收款人”签名现金管控现金管控帐务处理帐务处理1).按照出纳提供报表明细，经查核明细，经查核无误，即登入账簿。程序文件文件名称编号：FD-CW-010财务部押金收取申退作业流程版本：A修改状态：0第2页共3页签发日期编制押金退款流程退证退证退回押金退回押金1).核对有关单据及身份证原件。2).申退人遗失申退收据时，应签署“押金收据”遗失证明单“并检附身份证复印件。3).由“代收备用金“项下执行退款。现金管控现金管控帐务冲销帐务冲销1).依据出纳提供报表，经查核并冲销有关科目。归档归档1).将有关文件装订一起。程序文件文件名称编号：FD-CW-011财务预算作业版本：A修改状态：0第1页共3页签发日期编制一.目的1.坚持业主委员会财务收支及资金治理。2.严格把握各项支出适度，并依其必要性规划各项工程实施顺序。二．项目1.开盘预算作业（物业治理费启动预算，物业治理费收支预算）2.年度预算作业。开盘预算作业程序提列预算提列预算1）依项目实际修理项目提列预算2）依项目实际人员要求提列预算3）考虑项目财务状况提列必要建议。公司FDD部审核公司FDD部审核1)需送FDD部门主管及物业经理审核其支出之必要性及金额，预算基础之合理性，及建议之可行性。程序文件文件名称编号：FD-CW-011财务部预算作业版本：A修改状态：0第2页共3页签发日期编制公司财务部，人事行政部公司财务部，人事行政部业主委员会，进展商审核业主委员会，进展商审核1)物业总经理将公司审核完毕的预算及建议报告提送进展商或业主委员会2)业主委员会或进展商审核并确认预算编册存档编册存档预算差异核对预算差异核对1)每月由会计编制预算差异分析表，并由物业总经理填列差异缘故程序文件文件名称编号：FD-CW-011财务部预算作业版本：A修改状态：0第3页共3页签发日期编制年度预算作业程序公司FDD部审核公司FDD部审核预算需送FDD物业经理及部门主管审核其支出之必要性及金额，预算基础之合理性，及建议之可行性。公司财务部，人事行政部公司财务部，人事行政部业主委员会，进展商审核业主委员会，进展商审核物业总经理将公司审核完毕的预算及建议报告提送进展商或业主委员会业主委员会或进展商审核并确认预算编册存档编册存档预算差异核对预算差异核对每月由会计编制预算差异分析表，并由物业总经理填列差异缘故程序文件文件名称编号：FD-CW-012财务部紧急采购作业版本：A修改状态：0第1页共3页签发日期编制一．适用条件二．厂商之选用三．有关规定讲明四．付款方式五．流程六．有关表单一．适用条件 适用于突发状况，并严峻阻碍正常运作之专门情形。在执行此方法前，物业总经理必需取得物业部门主管及采购部门主管口头核准，立可执行。二．厂商之选用原则皆应采纳公司配合之厂商为主。如无法使用公司配合厂商，驻厂经理应提出有关讲明。三．有关规定及讲明物业总经理应于第2个工作日内，提报紧急采购报告І—П。紧急采购报告单І----代替原“请购单”紧急采购报告单П----代替原“验收单”不论金额多少，皆应呈报“物业部、采购部、财务部”部门主管签核。4.应由采购部门统一执行，紧急采购报告单之编号。编号方式：前2位为年份“05”；后3位为流水号“001-…”例如第一张紧急采购编号05001第二张紧急采购编号05002程序文件文件名称编号：FD-CW-012财务部紧急采购作业版本：A修改状态：0第2页共3页签发日期编制5.采购无需填补一样之采购。6.所有紧急采购报告单，应由物业部指派之专人，执行跑单，幸免文件遗失，及时效监管。四.付款方式原则应并归属于一样“请款作业”执行月结付款。如厂商非公司配合厂商，无法执行月结，则将紧急付款，应由物业总经理即时提出付款申请单，及注明紧急付款日期。并检附有关文件（紧急采购报告单І、П，发票凭证）执行请款程序。财务部应于接到紧急采购之付款申报单后3个工作日内执行付款。如检附有关文件不合规定，则财务部应即时将申请单退回物业部。而因退件延误支付的产生之缺失、滞纳金等，公司不予负担，由有关人员自行负责。五．流程负责执行人员执行表单讲明时点紧急事件项目由物业总经理自行判定紧急事件之严峻性发生当日口头核准物业部主管采购部主管由物业总经理口头呈报主管并取得口头核准后方可执行“紧急事件采购”发生当日提报“紧急采购报告单”物业总经理紧急采购报告单І、П填具报告单并讲明1.取得核准人对象2.选用厂商理由3.执行验收情形4.处理方式2个工作日程序文件文件名称编号：FD-CW-012财务部紧急采购作业版本：A修改状态：0第3页共3页签发日期编制物业部签核有关主管紧急采购报告单І、П1.确认是否事先取得口头核准2.审核有关讲明是否合理3.如提报理由有专门事项,应要求补增讲明或即时退件至物业总经理提报当日采购部签核有关主管紧急采购报告单І、П1.确认是否事先取得口核准2.编写紧急采购报告单编号3.审核购买、验收之金额、项目是否合理，如有异本项应于要求讲明或即刻将文件退回物业部.提报当日财务部签核有关主管记录付款日期、金额提报当日提出请款物业总经理付款申请单1.执行一样请款作业2.执行紧急请购每月25日即时提出付款财务部付款申请单紧急采购报告单І、П1.审查是否检附完整之有关文件2.一样付款作业3.紧急付款月结收单3日内程序文件文件名称编号：FD-CW-013财务部交通费用使用标准版本：A修改状态：0第1页共2页签发日期编制目的为规范各全管项目的正常运行。为增加各全管项目附加价值或其他利益。适用范畴全管项目全体职员。交通费使用内容1.除专门缘故，如运输大件物品、夜巡，财务人员现金解款，治理处职员于工作期间外出办事不可使用出租车，但可使用公交及地铁等交通工具。2.除以上专门情形，如有突发事件且距离为3公里以上，可乘坐出租车，但需详细写明四.适当之控管物业部主管及物业总经理，应于预算额度内对交通费严加控管。报销方式全管项目各级主管（保安，工程，客户服务主管及以上等级）采纳一个月报销一次。（报销流程见第六点）全管项目除以上所提之其他职员发生的车费可在备用金内报销。（报销流程见第六点）程序文件文件名称编号：FD-CW-013财务部交通费用使用标准版本：A修改状态：0第2页共2页签发日期编制六.运作程序1.全管项目一样职员申请申请主管主管签核1)物业总经理审核支出的必要性。支付支付备用金2.全管项目各级主管申请申请全管项目各级主管主管签核主管签核1)审核费用内容应符合报销规定。发放费用财务部发放费用财务部1).依据费用“月度报销单”发放。程序文件文件名称编号：FD-CW-014财务部招待费用使用标准版本：A修改状态：0第1页共2页签发日期编制目的1.为规范各全管项目的正常运行。2.为增加各全管项目附加价值或其他利益。适用范畴全管项目物业总经理与总公司物业部各级主管。使用方式1.所有交际费须要事先填写“招待费预先申请单”，通过各级批准，才可使用。2.每一申请单核准权限明细如下：申请人申请限额核准人全管项目物业经理0-500总部物业经理总部物业经理501-1000总公司物业部主管总公司物业部主管1000以上财务经理，总经理报销方式采纳一个月的费用汇总报销一次。适当之控管物业部主管及物业总经理，应于预算额度内严加控管。程序文件文件名称编号：FD-CW-014财务部招待费用使用标准版本：A修改状态：0第2页共2页签发日期编制使用程序使用申请使用申请1)以实际状况提出申请主管签核主管签核1)按照“核准权限”签核执行招待活动执行招待活动使用报销程序费用申请费用申请1)附各项费用有关单据（发票，差不多核准的“招待费用预先申请单”2)依实填写金额，日期3)明确注明项目名称主管签核主管签核1)审核费用内容应符合报销标准财务部财务部发放费用发放费用依据费用“月度报销单”发放。程序文件文件名称编号：FD-CW-015财务人员职务代理人作业版本：A修改状态：0第1页共2页签发日期编制定义适用范畴收取物业治理费。收取各项代收代付费用（公用事业费，押金等）。使用程序财务人员在休息前一天下班往常，将治理费发票和收据交与客户服务中心职员；客户服务中心职员在发票登记簿上签收并应妥善保管发票和收据；客户服务中心职员收取物业治理费等、开具发票或收据，并保管好所收取的现金或支票，当日驻场经理负责盘点现金，支票和发票、收据，审核无误签字，下班前将现金解入银行；财务人员上班后，在驻场经理监控下，收回发票，收据，按照所开的发票，收据盘点现金，核对现金解款单及支票，核对无误签收并在发票登记簿上注销上述签收记录；程序文件文件名称编号：FD-CW-015财务人员职务代理人作业版本：A修改状态：0第2页共2页签发日期编制四、收款流程负责执行人员使用报表讲明发票、收据移交财务人员、客户服务部职员发票、收据登记簿验收发票、收据并在登记簿上登记收款客户服务部职员发票，收据收款并开具发票、收据核对现金、支票，发票，收据客户服务部职员及物业总经理收款日报表及有关附表，发票记录本详细填写收款日报表及有关报表，物业总经理进行现金盘点、签字，按有关程序处置现金发票、收据，支票，现金等移交财务人员、客户服务部职员，物业总经理发票、收据登记簿，收款日报表及有关附表，现金盘点表1.现金已存入银行将解款单与发票、收据交于财务人员，核对无误后签收2.现金未存入银行将现金与发票、收据交于财务人员，财务人员对无误后签收程序文件文件名称编号：FD-CW-016财务部工程物品采购版本：A修改状态：0第1页共2页签发日期编制请购项目1.物料请购(≤2000)指项目一样消耗性物料之申请，由需求单位提出“物料请购单”且描述需求项目，日期，并必须符合预算项目及金额才可提出。2.工程请购(>2000)指项目大型物料的采购，固定资产，工程施工及外判合同。由需求单位提出“工程请购单”，描述需求理由，施工日期，并必须符合预算项目及金额才可提出。3.专门性请购如请购项目不在预算额度内，或业主有指定供应商，品牌情形下，需另附业主委员会/进展商“会议记录”并经业主委员会/进展商代表签核有关文件，才可提出请购单。4.治理合约中专门规定如治理合约中有专门规定需经开发商（业主委员会）审核确认的申请项目，则不管金额多少均需开发商（业主委员会）签核有关文件，方可提出请购。5.其他规定如为同一工程之有关物料应视为统一份请购单，执行请购程序，不可分