采购管理系统课件

采购管理子系统

ERP应用人才资质认证供给链管理应用篇系列教材之课程大纲基础信息设置2日常业务流程3日常报表4案例公司描述1客户有购置需求，向企业询价；2.企业报价给客户，客户对价格认可之后签署订单合同，与企业确认销售商品、数量和预计出货时间等细节；3.此时如果库存足够那么直接销货给客户，之后产生应收账款，如果库存缺乏，企业需要自制或外购。〔自制局部详见“生产制造管理应用篇〞〕4.采购流程那么需要由需求部门提出请购单；5.经采购部门询、比、议价后向供给商下采购订单；6.确认需购置的商品、数量和预计进货时间等细节；7.之后供给商送货，企业进行进货验收，产生应付账款；8.此时商品库存数量足够了，最终销售出库给客户，并产生应收账款。发现需求对需求进行整理确定供给商并对其加以分析确定价格和采购条件拟定并发出采购订单对订单进行跟踪催货接收并检验收到的货物结清发票并支付货款善后处理采购在企业中的一般流程接单报价销货库存足够?应收进货采购请购验收自制or外购生产应付存货

NOYES外购自制库存数量增加库存数量减少检验验退不合格合格询价YESNO询比价？学习目标1.通过课程学习，明白企业采购管理环节的流程与管控重点★★2.掌握采购管理流程在ERP系统中的根底信息设置与意义★★★3.能够将企业采购管理中的各个流程在ERP系统进行呈现★★★☆4.理解流程的逻辑关系及数据的勾稽关系★★★★★5.了解采购管理环节中常用报表的意义与使用★

案例公司描述数码相机-SL系列买进卖出商品已销售一段时间有配合的供给商案例公司采购管理职责权责

负责供货商开发、遴选、管理及厂商评核跟满意度经营。任务负责生产品零组件开发、采购、进货、应付及厂商管理。负责采购方案、采购订价策略的拟定、规划及管理。

负责生产原物料的请购、采购、进货、退货及应付管理。

。。。。。。案例公司仓管管理职责权责任务负责采购料品的到货、验收、上架，退货的实物管理跟存货账册

的处理负责到货、验收、采购退货的存货帐务登录跟账册管理要落实采购料品的到货、验收、上架储存、退货程序的执行跟控管负责到货区、验收区、不良品区…等区域的规划跟实物的平安。负责不良品的标示跟平安控管。负责不良品仓库跟报废仓库的管理。负责各仓库间存货的转拨。主要是原物料仓库跟不良品仓库，或跟报废仓库间的料品转拨负责有关设定平安存量料件的请购，以及日常盘点工作。系统简介系统特色系统简介一般企业采购循环流程系统主作业程序系统效益与特色管理重点报表及作业提供了多角度的请购、采购、进货的进度管控报表方便在日常作业中做跟催及管理，达到准时交货的目的。采购预计进货表针对公司内部对供应商的评估及管理，提供分析报表，将供应商做等级区分，提供给管理者制定采购政策时的参考依据供应商ABC分析表对于日常采购项目，系统将详实记录商品报价信息及供应商价格变动过程，作为公司内部审查和核准的依据。录入供应商料价价格对于采购价格管理：用来检核采购是否有异常，供管理者来评估供应商与采购人员的绩效。采购价格异常表、供应商供货异常表在线实时查询到供应商的相关信息，例如：供应商应付账款、票据状况、采购单信息、进退货明细、供应商的商品价格等。

查询供应商信息采购流程请购单采购单进货单退货单退货折让单采购发票付款单各部门物料需求用品短缺供应商接单其他状况调整采购变更单实际领用＋库存量库存增加库存减少应付账款增加库存无影响应付账款减少财务处理-见【财务模块篇】需求状况修正修正∩系统主作业程序根底设置录入供给商信息根底信息设置录入品号信息〔采购〕设置采购单据性质根底设置录入供给商信息作业目的重点栏位所有与企业有交易往来的供应商，不论是原材料供应商、固定资产供货商或委外加工供货商，都必须将供应商信息录入在这个作业里。订金比率是否允许分批交货最近交易日、结算方式付款条件、开票日核准状况2.1录入供给商信息成功集团采购部-蔡佳玲最近在寻找品号910001「数码相机-SL系列」的主要采购供给商，经过一阵询比议价后，决定是「三星公司」了。采购部三星公司询价比价议价成功集团采购部-蔡佳玲最近在寻找品号910001「数码相机-SL系列」的主要采购供给商，经过一阵询比议价后，决定是「三星公司」了。如果在采购条款里，供给商要求下采购单时需先支付一定比率的订金，那么需要在这个字段输入订金比率。表示同一批采购序号，是否可分屡次进货。允许分批交货为Y，采购单可对应多张进货单允许分批交货为N,采购单只对应一张进货单，当进货数量＜采购数量，为指定结束初次交易日期可自行输入,属于备注性栏位最近交易由最近一笔进货回写如果供给商最近进的一批货有问题时，可以先查询最近交易的日期是哪一天，再到进货单依据供给商跟进货日期条件，找出那一张进货单来查看异常的商品。不可空白,需先在根本信息子系统[录入结算方式]输入记录与供给商后续账款的结算方式需先在[录入付款条件]作业输入,推算预计付款日依据「ABC等级」是按供给商的进货净额来评定供给商的重要性等级，例如：落在等级A的供给商，表示我们向他们买东西的总金额比其它等级的供给商来得高，相对落在等级C的供给商，其进货净额所占的比率是相比照较低的。至于等级的评定方式，如果企业已经有制定等级了，可以自行输入。另外，也可透过通过【供给商ABC分析表】，由系统将某一段期间内企业进货的金额，按供给商交货的时程及质量状况，进行ABC分析的管理及做参考性的排名。.管控供给商交货的准时度和质量状况,可自行输入,也可由[供给商评级]更新.蔡佳玲向采购科长报告新供给商状况，并请科长进行核准。核准状况假设核准状况为2.尚待核准或3.不准交易，那么后续交易单据中无法选择该供给商。录入品号信息〔采购〕作业目的重点栏位用于录入商品与存货\采购\生产等相关的基本信息主供应商补货政策固定前置天数\变动前置天数、批量标准进价、最近进价、供应商核价进价控制超收管理录入品号信息〔采购〕成功集团采购部-蔡佳玲最近在寻找品号910001「数码相机-SL系列」的主要采购供给商，经过一阵询比议价后，决定是「三星公司」了。后续该品号的默认采购供给商录入品号信息〔采购〕成功集团采购部-蔡佳玲最近在寻找品号910001「数码相机-SL系列」的主要采购供给商，经过一阵询比议价后，决定是「三星公司」了。遇到存货即将缺乏时的补货方法，依据品号特性选择补货政策意义依补货点是一个存量水平，当存货数量下降到补货点时，即应发起请购与采购活动，期望能确保物料供应不会短缺。可通过【库存再补货建议明细表】进行补货依MRP需求系统会按照品号的需求与供给缺口，自动产生各项产品的生产计划及采购计划MRP是以物料本身的需求为计划目标，所有和这个品号有关的供需都会被纳进来计算。

依LRP需求LRP则可按订单、按工单、或是按销售预测等不同来源，来产生特定的物料需求计划。适用于企业的紧急插单状况频繁，或是用料复杂的情况。录入品号信息〔采购〕成功集团采购部-蔡佳玲最近在寻找品号910001「数码相机-SL系列」的主要采购供给商，经过一阵询比议价后，决定是「三星公司」了。计算出前置天数，作为推算预计采购日的依据。字段意义固定前置天数企业不管采购1个还是多个，固定花费的天数变动前置天数根据采购数量不同，花费的时间是变动的批量配合变动前置天数使用，例如供应商生产1000个料件，需要耗费1天的时间录入品号信息〔采购〕某一采购品号需于7/20交货2,000pcs；9天

7天1天)(

x1,0002,000=+=固定前置天数变动前置天数批量采购量采购前置天数+=)x(1,000pcs批量变动前置天数固定前置天数7654321预计采购日期（未考虑假日表）7/207/11交货日采购日采购取价顺序标准近价最近进价供应商核价作业位置录入品号信息（采购）录入品号信息（采购）录入供应商料件价格方式手动输入最近一笔进货回写手动录入或者更新核价采购取价顺序321进价管制超收管理意义限制品号的采购进价不得超过上限价格当采购料件进货时，可以设定进货数量是否可以超过原始采购的数量。计算公式最高采购单价=供应商单价x(1+单价上限比率)最大可进货量=(采购数量x(1+超收率))－采购已交量售价须>=例如：「数码相机-SL系列」向「三星公司」采购的第一取价顺位是4,000元。表示采购单价必须低于或等于4,200元「单价上限率」设置为5%最高采购单价=供给商单价x(1+单价上限比率)=4,000x(1+0.05)=4,200需勾选超收管理当采购料件进货时，可以设定进货数量是否可以超过原始采购的数量。进货数量最多只能到110pcs最大可进货量=(采购数量x(1+超收率))－采购已交量=100x(1+0.1)-0=110例如：「数码相机-SL系列」的采购数量100pcs。「超收率」设置为10%设置采购单据性质单据性质更新核价核对采购直接开票进价控制31.请购单▲32.核价单▲33.采购单▲▲34.进货单▲▲▲▲35.退货单▲▲36.询价单▲小试牛刀Q1:【录入供给商信息】中最近交易日是由后续哪一支作业更新的？Q2:采购取价顺序是如何？Q3:成功集团要向供给商三星公司，采购3000pcs的光学镜片，需求日是7月31日，固定前置天数为5天，变动前置天数为2天，批量为1000，请问预计采购日是？〔不需考虑假日表信息〕Q4请问哪些单据性质可以设置更新核价选项？日常业务流程日常业务流程管理采购流程日常业务流程管理采购变更流程请购流程验退流程退货流程进货/进货验收流程请购流程公司内部管理需求，在寄发正式采购单给供给商前，先进行内部需求的审查，由授权主管审查此需求的合理性。再由仓管或相关单位来确认是否已经有库存了，或是有可以取代的库存品，这样一来就可以预防多买，或是造成呆滞等本钱浪费的状况发生。采购部门需求部门未核准核准录入请购单打印单据凭证核准1.MRP单据修改请购单凭证留底存查请购来源(由系统自动产生请购单)2.LRP3.再补货建议表

4.BOM自动请购

5.订单转请购

维护请购信息采购流程9.其它新增录入询价录入询价单询价单「选定」输入各家供给商的报价价格决定交易的供给商否是业务场景7月11日，采购部门接到需购置数码相机-SL系列200台的请购需求。〔该商品为外购产品，非自制件，且公司需走请购流程〕作业名称作业目的重点字段说明录入请购单用于企业内部使用的单据来源最低补量需求日期录入请购单采购流程-采购单如何协助公司购置到「价廉物美」的物料，也就是如何「降低合理本钱」、「提高及稳定质量」、「确保交货期限」，更重要是「提高工作效率」，帮助销售与生产的运作顺畅，不发生停工待料。正式下采购通知给供给商的对外凭证，记录着供给商、商品、数量、单价、预计交货日…。同时也用来追踪后续商品进货的进度录入采购单

采购部门需求部门未核准核准录入请购单打印单据凭证核准单据修改采购单凭证传给供给商直接采购维护请购信息

从请购单生成采购单

采购预计进货表供应商采购交货状况表进货追踪采购审查无请购流程零星采购紧急采购

业务场景7月12日成功集团针对请购部门人员提出的请购需求，做审核采购的程序。程序为(1)维护请购信息(2)从请购单生成采购单(3)系统产生“录入采购单〞。作业名称作业目的重点字段说明维护请购信息采购人员针对品号管辖范围已审核的请购信息，进行采购审查动作，并且做采购发单前最后相关信息的审核指定结束钮单身维护请购信息如供应商编号、锁定码采购码、采购单号从请购单生成采购单当采购人员在“维护请购信息”做好最后的采购信息维护后，即可执行此作业，产生正式的采购单。发放采购购可以根据锁定选项选择已锁定、未锁定、全部利用「修改」功能进行维护

维护采购信息如果采购人员审查后，因某些因素决议不要购置此品号时，点击「指定结束」钮。结束码就会更新为「

y：指定结束」

将「锁定码」打勾，表示这笔要采购且已经审核过了。如果请购单很多，一局部要采购，一局部尚不要采购，便可以利用「锁定码」选项筛选请购单。生成后的采购单单号

采购变更流程作业目的：

可记录采购单变更的历史信息，以方便信息的查询，并可将变更单打印成书面，转交相关部门，便于协调后续的备料及生产。采购部门供给商端未核准核准打印单据凭证核准单据修改采购变更单凭证采购单凭证录入采购变更单1.预计进货表2.供应商采购交货状况表采购单进度追踪后续追踪传送给供给商供给商提出变更录入采购单更新业务场景7月13日成功集团采购员把采购合同传真给日升公司相关负责人之后，供给商日升公司核实之后，预交货日可提前至7月19日，成功集团拿到修改后的采购合同，在ERP系统中通过录入采购变更单作业进行合同的变更动作。作业名称作业目的重点字段说明录入采购变更单当已经审核的采购单发生变更需求时，为了记录变更的历史和保留变更前后的原始信息，可以通过采购变更单来管理同时将变更单凭证打印出来转交给相关部门，便于协调后续的备料及生产作业变更版次变更原因系统自动显示此为第几版的变更，每变更一次，「变更版本」就会＋1。版次的编号原那么为0001-9999，表示每一张订单单号最多可变更9999次。(一天可变更的次数无限制)。前一个版本的变更未完成审核，不得进行下一个版本的变更。例如：「0001」的变更版本尚未审核，无法新增0002版变更。限制1同一张采购单有较大版次的变更单时，不可撤销作废或撤销审核较小版次的变更单。限制2输入此次变更的原因，方便后续主管的审核和数据的查询。输入此次变更的原因，方便后续主管的审核和数据的查询。进货/进货验收流程作业目的：进货指录入采购进货相关信息。

进货验收指阶段式收料时，记录进货验收的动作，可由质检部门来维护检验状态。供给商端仓管部门采购部门质检部门免检待验验收否录入进货单更新合格数量送质检部门采购单凭证录入采购单数量增加对库存的影响进货单验收合格退回验收件供给商送货进货单凭证不合格录入进货单供应商评核管理供应商ABC分析表供应商进货统计表供应商进货异常表..审核业务场景7月19日三星集团把200台SL型数码相机送到成功集团，由成功集团的仓管人员进行入库收料，质检局部进行验收的动作。结果发现有198台合格，2台由瑕疵。作业名称作业目的重点字段说明录入进货单录入采购进货相关信息复制前置单据、验收数量、验退数量、计价数量进货单验收指阶段式收料时，记录进货验收的动作，可由品管部门来维护检验状态。验收数量、验退数量、检验状态复制前置单据

采购单的内容复制到进货单，带出后需要查看是否无误。

验收数量为实际入库，库存增加的数量。只要输入验收数量，系统会自行计算验退数量。〔验退数量=进货数量－验收数量〕

有验退量，检验状态会自动呈现「不良」。进货验收单更新进货验收数量、验退数量更新已交量、结束状态码验退流程作业目的：当进货验收，发生不良品需退回供给商时，等待退回的商品称为「验退件」当供给商取回验退不良品时，将退回信息记录在「退回验退件」里。供给商端仓管部门采购部门质检部门待验录入进货单送质检部门采购单凭证录入采购单进货单验收检验退回验收件供给商送货进货单凭证不合格通知仓管人员数量无影响对库存的影响通知采购人员取回验退件业务场景成功集团负责人请供给商将不合格的2台数码相机拿回，并要求尽快补2台货过来。作业名称作业目的重点字段说明录入进货单录入采购进货相关信息复制前置单据、验收数量、验退数量、计价数量进货单验收指阶段式收料时，记录进货验收的动作，可由品管部门来维护检验状态。验收数量、验退数量、检验状态系统自动带出

不合格的商品从来没有允收入库过，只是从企业的进料检验区退回给供给商，所以登录数据后，并不会影响「应付账款」。同时，对原有的库存数量也不会造成任何影响。退货流程作业目的：如果原材料或零组件在入库后，才发现料件质量不良，或因特殊原因必须将料件退回给原供给商时，就需按退货流程处理。由采购人员负责和供给商协调后，通过「录入退货单」记录退货及折让信息产品确定退回，使用退货单记录退回商品信息，之后可能换取新货。产品不退回，而以应付金额减少的方式处理，称为折让。

采购部门打印单据凭证仓管部门录入退货单（审核）