燃气集团会议管理制度

燃气集团会议管理制度第一章总则第一条为规范会议管理，理顺会议程序，避免会议冲突，提高会议效率，保证会议质量，建立标准化的会议管理体系，建立健全决策机制，提升公司运营水平，特制定本制度。第二条本制度只用于燃气集团本部及各成员企业。第二章会议分类第三条会议共分为四类：一类会议：集团总部批准的、以集团名义召开的，要求成员企业管理层和集团本部管理层参加的会议；二类会议：集团本部召开的，要求集团本部管理层参加的会议；三类会议：集团本部各部门召开的，要求有关部门人员召开的会议；四类会议：除以上三类会议以外的其他会议。第三章会议原则第四条会议有序。会议须有计划性，且计划执行和会议协调的优先级或规则均明确。第五条注重效率和质量。会议目的和议程明确，有会必议，议则必果，果则必践，践则必馈。会议规则清晰，会议计划、会前筹备、会中控制、会后落实等规则明确。第六条降低成本。采取电话会议等远程会议形式及邮件、电话沟通等非会议方式，以及合并同类会议、统筹安排等措施减少面对面会议的数量和频率，降低会议成本。第四章权限及职责第七条集团行政部门根据自身定位，主要负责：1.制订集团会议管理制度，并监督执行；2.根据会议分类，明确各部门会议计划并统筹协调；3.制订年度会议计划，并协调、落实阶段性会议计划；4.协调或协助组织全局性会议；5.指导集团其他类别会议；6.创新和评估集团会议管理状况，并持续改进；7.指导、培训会议人员，提升会议管理水平。第五章会议管理第八条会议计划1.会议计划1.1年度会议计划制定每年11月份，根据集团战略绩效主线关键节点计划，结合各单位年度重大会议计划及其他类别会议或培训的计划，经过充分沟通后，形成年度会议计划。年度会议计划每季度滚动修订一次。1.2月度会议计划制定每月25日前，根据年度计划、集团主要领导的下月日程安排，结合集团本部各部门、各成员企业每月22日前上报的本单位会议或培训计划，经过充分沟通协调后，形成下月会议计划。1.3周会议计划制定每周周四前，根据月度会议计划和集团主要领导下周日程安排，经过充分协调沟通后，形成下周会议计划。在会议计划内的，要填写《会议登记表》。2.会议严格按计划执行，一般不得调整；未列入计划的会议，原则上不得召开。因各种原因，会议不能按计划召开的，发起部门必须提前一天通过行政部取消会议。未经行政部同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。3.会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。因处置突发事件而着急的紧急会议不受本规定限制。第九条会议组织1.选择会议形式选择会议形式时，遵循“效果优先、兼顾成本”的原则。会议形式及适用范围如下：面对面会议：可适用于全部会议的召集。电话会议：主要适用于无须与会者面对面沟通且无会议材料演示的各类会议。2.确定会议议程会议主题必须鲜明突出，会议要达成的成果要明确；会议议程设置必须与主题相一致，并利于导出会议成果；会议议程时间分配要合理有效，有充分的沟通和决策时间。3.落实参会人员对会议成果起到决定性作用的人必须划入参会范围，如：决策性会议有决策权的领导必须到会，协调性会议协调双方代表必须到会，发布性会议则考虑与会人员覆盖面是否足够。避免无关人员或对会议贡献不大者到会。明确主持人、各环节主要发言人、会议秘书等会议中的角色。4.发布会议通知会议通知内容需明确会议目的（会议输出）、会议议程（议题）会议时间、地点、主持人、参会人员、参会要求、注意事项等内容。会议通知由会议召集单位起草，经本单位领导审核，报会议主持人批准后发布，并报会议管理部门备案。凡使用集团邮件系统的单位，必须利用邮件系统发布会议通知（会议邀请），以提高办公效率。5.会议通知正式发布一类会议的通知至少提前3天发布。以集团邮件系统发布的、备期限超过一个月的一级重要会议的通知（会议邀请）须至少提前十天发布。二类会议至少提前2天发布会议通知。三类会议至少提前1天发布会议通知。会议主办部门应提前到达会议会场（视会议规模等合理安排到场时间），按时清点人数，及时催请未到者，会前半小时加催与会领导。第十条会议资料和会务准备1.会议资料准备会议资料由会议发起方提供（明确发放及回收要求），交会议承办方备发和回收。2.会议资源和会议服务协调会议资源指会议所需的场地、设施、设备、文具、茶歇、水果、纪念品、奖品等。会议服务包括会场布置、茶水服务、多媒体调试等服务。会议承办部门对《会议登记表》所需的会议资源和服务进行确认。行政部对在会议室举行的、一类会议提供会议服务，其他会议原则上实行自主服务（即由参会人员自理，行政部提供支持和配合）或由会议承办方安排解决。第十一条会议进程管理1.会议签到正式会议必须进行会议签到。会议签到由会议承办部门派专人提前到会场负责签到工作，并收集整理《会议签到表》。2.会议主持会议主持人应遵守以下规定：主持人应不迟于会前10分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确。第十二条会议记录公司各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员在会议进行期间必须全面记录会议的内容，准确记录参会人的意见，对结论性发言做重点记录。会议记录员要在会议结束24小时内整理好原始记录，需要形成会议纪要的要在次日呈报总经理审核签发，重要决议必须经所有参会人员阅读签字后存档。第十三条会议决议、纪要1.会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定，并由行政部存档备查。2.各部门的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管，同时将一份副本送行政部统一归档备查。3.会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按照公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。第十三四条会议跟进1.会议形成的决议、纪要包括会议基本事项，重要结论，要采取的措施及落实举措的单位和人员。2.会议决议、决策事项的会后跟进落实，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的，从主持人指定。3.会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。4.凡会议议定事项涉及的部门，部门负责人要认真组织落实，承担相应责任，并注意向主管领导汇报落实情况。第十五条会议纪律1、要严格遵守会议的开始时间，提前3分钟到达会议现场。不得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会情况。迟到则赞助50元，迟到每超过一分钟增加10元，依次累加。如需请假需经会议召集人批准。无故缺席者，赞助100元。2、所有参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态。会议期间，所有与会人员不得看报纸杂志、听音乐、接听手机等做与会议无关的动作。发现有以上情况者，一次赞助50元，成长10次。3、会议需要表决时，原则上采取少数服从多数的方法，特殊情况可集中，一经会议决议之事，应按期完成。管理级别未能兑现承诺的每次赞助100元。对于需要在会议上讨论的问题，提前与会议发起人沟通，以便于及时通知所有参会人，在提出问题的时候应该同时提交对该问题的解决方案。第十六条附则：本制度由行政部负责解释，如有未尽事宜，将按公司相关规定执行。

附件1:会议登记表模板会议登记表登记日期：申请单位会议主题会议须解决的问题会议时间及地点开始时间：预计结束时间：会议地点会议分级（）一类（）二类（）三类（）四类拟邀领导参会人员会务协助人员会议议程所需的会议资源和服务（）会议室（）笔记本电脑（）投影仪（）音响话筒（）电话会议设备（）会场布置（要求：）（）茶水服务（）多媒体调试服务（）其他：（需其他部门协助事项）费用总预算

附件2：会议签到表模板燃气集团会议签到表时间：地点：会议议题：参会人员：序号部门职务应到人员姓名签到（实到人员）签到时间备注

附件3：会议费用预算模板燃气集团会议费用预算表项目数量费用小计备注酒店费用房费餐费……会务费用背景或横幅鲜花水果矿泉水茶歇……考察费用门票饮料……其他费用市内交通费用市外交通费用通讯费用……总费用经办人：所属部门：部门负责人：分管领导：总经理：

附件4：会议记录模板燃气集团会议记录会议名称会议时间会议地点出席人员缺席人员会议主持人记录人主要议题发言记录

附件5：会议室管理规定会议室管理规定一．目的为节约公司资源，提高各部门会议效率，保障会议室的正常使用状态，行政人事部现面向公司内部实施会议室使用管理制度，具体事项如下。二．适用范围本制度适用于公司会议室的管理与使用。三.权责使用规定：1.为了避免会议室使用时发生冲突，各部门如需使用会议室，需提前一天由向公司行政部提出申请，填写会议室使用登记表，以便统一安排。2.各部门申请使用会议室时，需明确使用设备、使用时间、参加人数、以及与会后与行政部门检查交接会议室的人员等3.临时召开的紧急会议需要使用会议室时，要及时通知公司行政部并在会后完善登记4.如遇公司紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，公司会议优先于部门会议，部门会议之间由部门之间本着重要、紧急优先的原则协商解决。5.按申请的先后顺序使用。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。但行政部不负责协商，由使用者自行协调。6.部门及个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过10分钟未到达会议室的，行政部有权对会议室的使用权另作安排。7.部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长使用时，请及时通知行政人事部，如在紧接的时间段内已安排了给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室。8.会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的整洁，不允许有乱扔垃圾等不讲卫生的行为；使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原，离开时关闭电源、空调。9.如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。四.定义1会议室指的是四楼会议室、二楼会议室。2洽谈室、贵宾房等根据先到先用原则使用。3会议室用途：公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型活动、竞赛活动等的场所，不做其它用途。附表：如下会议室使用登记表年月日会议名称人数使用部门负责人会议时间会议地使用设备会议室检查情况是否有损坏□有□无损坏明细填入下表使用部门交接人行政部门交接人说明1：请不要改变会议室设备、家具的位置，爱护会场设施2：使用完毕后，使用部门负责清洁会场，填写完毕使用登记表后交行政部留档备案。附件6：全时电话会议系统操作指引全时电话会议系统操作指引一、目的为进一步规范电话会议系统的管理，提高电话会议系统的使用效率和传输质量，确保电话会议系统稳定、高效运行，特制定此操作指引。二、适用范围公司使用全时电话会议系统召开电话会议，会议由主持人和参会人共同参与。遵循经济高效的原则，召开两方（不包括两方）以上的电话会议，可使用全时电话会议系统。一场高质量、高效率的电话会议需要主持人和参会方共同配合完成，主持人和参会人要认真阅读本操作指引，规范使用全时电话会议系统，确保电话会议顺利举行。三、主持人操作指引主持人可通过宝利通终端和电脑管理软件两种方式召开电话会议。（一）宝利通终端操作指引1.会前准备主持人需提前一天将会议时间、会议主题、参会人密码等信息发送给参会人，确保参会人准时参与。主持人需提前10分钟，连接好电话会议终端设备。2.建立会场步骤一：主持人拨打+“66293933”，按照语音提示依次输入密码“91346566”+“#”号键，进入电话会议系统。步骤二：由参会人拨打，按照语音提示依次输入密码“91349889”+“#”号键，加入电话会议系统。3.会中控制*0，在会议中遇到任何问题，按*0寻求会议助理的帮助。*4，会场全体参会人静音状态切换。此功能键仅主持人可用。首次按此功能键，主持人关闭其他参会人的语音输入功能，而主持人发言不受影响；取消则再按*4。*6，自我静音状态切换。此功能键主持人和参会人都可用。首次按此功能键，在不发言时避免噪音传入会议中。取消则再按*6。4.结束会议按键，结束呼叫。5.会后管理会议结束后，主持人要确认关闭电话会议系统，关闭电源，将电话终端设备放回会议室指定位置。（二）电脑管理软件操作指引1.会前准备（1）确定会议主题、时间、参会人员名单，建立“通讯录”。通讯录建立方法：方式一：点击“新建联系人”，输入联系人信息，姓名为必填项，手机、工作电话、备用电话须填写一项。方式二：下载全时百应标准Excel文件，按照该文档的格式输入联系人信息后，上传此文件，快速导入联系人信息。（2）电脑需满足以下配置：（3）主持人需提前10分钟，连接电话会议设备和电脑。2.建立会场步骤一：登陆全时电话会议系统。从IE或火狐Fireforx登陆公司专属站点，站点名：，输入账号密码：91346566和验证码，进入全时电话会议系统。步骤二：外呼主持人及参会人。首页点击“立即召开会议”，进入“我的会议”，填写会议主题，点击“单独选择其他联系人作为参会人”，添加主持人和参会人，点击“开始呼叫”，将主持人和参会人加入电话会议。3.会中监控从“我的会议”列表中“进入监控”。录音：选择点击“录音”，对电话会议进行录音。全体静音：选择点击“全体静音”，参会人全体静音。启用问答：选择点击“启用问答”，告知参会人“请在话机上按*1申请提问